除了《政府采購法》規(guī)定的，“保存15年”的時間要求外，日常檔案管理工作還涉及哪些內(nèi)容？
采購文件是采購過程的詳細記錄，它為采供雙方合同履行、糾紛和投訴處理、采購過程監(jiān)督提供了重要依據(jù)。采購文件及與采購活動有關(guān)的資料經(jīng)收集、整理、保存后形成采購檔案，保證采購文件及資料的真實、完整是采購檔案管理的基本要求。但在實際工作中，重采購，輕檔案管理的現(xiàn)象還比較普遍。工作中，要重點在采購資料收集、整理、檔案移交、保管、利用、補充和銷毀等七個環(huán)節(jié)抓好管理工作：
采購資料收集完整
資料收集要及時 為防止原始資料丟失，在采購項目結(jié)束后，采購項目經(jīng)辦人必須及時將采購資料或工作中所形成的各種記錄隨時收集、整理歸檔。在每個月的月初，檔案管理人員應對照采購編號查對上個月的采購檔案是否歸檔；每年年初，對照上一年度所有采購項目，查對檔案是否全部歸檔，并將歸檔情況及時上報給主管檔案工作的領(lǐng)導。
資料內(nèi)容收集應完整 檔案資料收集范圍應包括《政府采購法》規(guī)定的內(nèi)容和相關(guān)的會議記錄。凡在采購過程中形成的與政府采購有關(guān)的重要文件資料，即使不是法律法規(guī)規(guī)定的內(nèi)容，也必須向檔案管理機構(gòu)移交。有些原始資料需要進入財務檔案或由其他部門保管的，應將原件復印，并在復印件上注明原件的存放位置和去處，原件保管單位簽字蓋章后確認。對多個項目共有的文件資料，由項目經(jīng)辦人按月或季向檔案管理人員移交，檔案管理人員按年度裝訂成冊。無法補齊資料的要書面說明原因，并向有關(guān)負責人報告，在檔案中注明。在工作中形成的廢紙、復印紙，凡是不需保留的，必須及時銷毀，不得隨意扔掉。
檔案資料分類整理
檔案書寫符合要求 凡需要歸檔的各種采購原始記錄、文件資料必須真實、準確、完整，字跡應工整清楚、圖樣清晰。書寫工具應采用鋼筆或簽字筆，書寫墨水宜用藍黑墨水或碳素墨水；凡是采用電腦打印的文件，不得隨意在行間、字間插字、修改。如確實需要修改的，修改人應在修改處簽字或蓋章。各種記錄本應事先編好頁碼，記錄不當?shù)膹U頁，應保留，不得撕去。書寫材料應使用規(guī)格統(tǒng)一、質(zhì)量優(yōu)良的書寫用紙，以便于檔案的整理和長期保存。在采購過程中，工作人員要認真檢查，凡不符合要求的資料，應及時提醒有關(guān)人員更正。
檔案資料整理裝訂要規(guī)范 政府采購資料收集齊全后，應按檔案文件目錄順序整理組卷。整理完成后，立卷人應填寫案卷封面、擬寫案卷標題，劃定檔案保管期限，注明密級。在卷首填寫歸檔說明和卷內(nèi)目錄，在卷末填寫卷末備考表，案卷標題應文字簡明，能確切反映案卷的主要內(nèi)容。案卷內(nèi)頁按順序編排頁碼，內(nèi)頁如遇未留裝訂邊或裝訂邊上有領(lǐng)導批示的，應貼補加寬，保留批示字跡。破損的重要材料及領(lǐng)導的重要批示都要裱糊成張裝訂歸檔。另外，資料文字方向盡量一致。如材料大于卷皮的，應按規(guī)定折疊，并保持平整、整齊，案卷用線裝訂，不宜采用鐵釘裝訂。內(nèi)容太多的則應分冊裝訂，并在檔案封面上注明冊數(shù)，不能裝訂的采購資料，可放入檔案盒或檔案袋內(nèi)歸檔保存。圖紙、照片的立卷，應收集成套，保持完整。同一采購項目有多個合同或多個支付申請的，合同和申請應存放在一個檔案中。
檔案移交歸檔及時
檔案整理完畢后，要及時歸檔。歸檔時要嚴格執(zhí)行驗收和移交制度，驗收工作由項目經(jīng)辦科室負責人、檔案工作分管領(lǐng)導、檔案管理人員負責，驗收時應對照卷內(nèi)目錄，查看采購資料是否齊全、文件書寫和整理是否規(guī)范。符合要求的，由檔案管理人員接收，辦理接收手續(xù)。對采購資料不完整或不符合質(zhì)量要求的，檔案管理人員可拒絕接收。檔案移交時，應填寫案卷移交記錄，履行移交手續(xù)，驗收人、移交人、接收人分別在案卷移交記錄上簽字。
檔案保管完備
所有采購檔案必須由檔案管理機構(gòu)或檔案管理人員集中保管。采購檔案歸檔后，檔案管理人員按采購編號順序統(tǒng)一編制檔案登記號，按年度和檔案登記號順序登記造冊建賬，依次排放。在保管過程中，檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得私自摘抄、復印或通過電話、傳真、計算機網(wǎng)絡、移動存儲設(shè)備等傳播檔案內(nèi)容，以確保采購檔案內(nèi)容不失密、不泄密。檔案管理機構(gòu)和管理人員應定期對歸檔的檔案、庫房設(shè)施及保管條件進行檢查，保證采購檔案保管良好、賬物相符。如發(fā)現(xiàn)采購檔案霉爛、蟲蛀、破損、字跡褪變的，應及時采取措施進行搶救。如遇檔案丟失的，應及時報告本單位的有關(guān)部門和分管領(lǐng)導，查明原因，采取補救措施，最大限度地減少檔案的損失。在保管條件方面，要有專用的、足夠面積和存放聲像等特殊載體的重要項目的檔案庫房。
嚴格檔案查閱流程
對檔案的查閱要建立查閱審批和登記制度。本單位人員調(diào)閱檔案時，必須填寫調(diào)閱單，經(jīng)主管檔案工作的負責人批準，在檔案管理部門登記后方可查閱。檔案查閱登記應記載查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、批準人等內(nèi)容，沒有借閱申請或未經(jīng)批準的，不得查閱。外單位查閱檔案，應持查閱單位蓋章的介紹信，寫明查閱原因和查閱期限，經(jīng)管理部門主要負責人批準后方可查閱。對貴重的檔案資料，除領(lǐng)導特許外，一律不得查閱。查閱檔案，一律實行現(xiàn)場查閱，不得將檔案帶至檔案室外。查閱人員在查閱時應愛護檔案，嚴禁在檔案上涂改、標記，更不得拆封、調(diào)換或轉(zhuǎn)借他人。查閱人應對投標人的商業(yè)秘密、開評標情況等需要保密的信息進行保密。對檔案內(nèi)容需要復制的，須經(jīng)主管檔案的領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員為其復印，并在登記表上注明卷號、頁數(shù)和復制內(nèi)容等。凡規(guī)定不能查閱和不能摘抄的檔案材料，一律不得查閱、摘抄和復印。
有條件的單位，可為檔案管理部門配備復印、錄像和計算機等設(shè)備，做到檔案復制不出門。檔案借閱時，應嚴格履行審批手續(xù)，規(guī)定歸還期限。歸還案卷時，檔案管理人員應對檔案資料進行認真清點和檢查。
資料補充須審批
對已歸檔的采購檔案，如有資料需要補充，補充的內(nèi)容必須經(jīng)業(yè)務負責人和檔案管理分管領(lǐng)導的批準后方可補充，在檔案中應注明補充內(nèi)容、補充人、審批人和補充時間等。
檔案銷毀分狀況
《政府采購法》第42條和財政部第18號令規(guī)定，采購文件的保存期限為采購結(jié)束之日起至少保存15年，采購檔案保存期滿后，可以進行銷毀。
如何銷毀？筆者認為，銷毀檔案應當嚴格履行審批手續(xù)，禁止擅自銷毀檔案。需銷毀的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號、編號、冊數(shù)、起止年度和應保管期限、已保管期限等內(nèi)容，報經(jīng)主管檔案的領(lǐng)導和單位負責人審核批準，同時報送上級主管單位和有業(yè)務領(lǐng)導關(guān)系的當?shù)貦n案管理機關(guān)備案后，方可銷毀。銷毀檔案時，由檔案管理負責人指定銷毀人、監(jiān)督銷毀人和銷毀時間、地點，邀請同級政府財政部門、主管部門和有業(yè)務領(lǐng)導關(guān)系的當?shù)貦n案管理機關(guān)派員監(jiān)督銷毀。
在銷毀檔案前，監(jiān)督銷毀人應當按照采購檔案銷毀清冊內(nèi)容仔細清點核對。銷毀后，銷毀人、監(jiān)督銷毀人應在檔案銷毀清冊上簽字。履約未結(jié)束的采購檔案不得銷毀，應當單獨保存。單獨保存的采購檔案，應當在檔案銷毀清冊和采購檔案登記表中列明，履約結(jié)束后按規(guī)定程序進行銷毀。
來源：政府采購信息報
