采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)與采購(gòu)人進(jìn)行溝通是采購(gòu)過程中不可缺少的一部分，溝通是貫穿于整個(gè)采購(gòu)過程的一項(xiàng)重要工作。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，從接受委托前至驗(yàn)收以后，在采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)驗(yàn)收各個(gè)階段都需要與采購(gòu)人進(jìn)行溝通。
采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)與采購(gòu)人的溝通包括口頭和書面兩種方式。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，口頭溝通較多。如向采購(gòu)人詢問項(xiàng)目的基本情況、使用目的，與采購(gòu)人就采購(gòu)的有關(guān)問題進(jìn)行討論等。這種口頭溝通非常重要，不僅可以澄清某些事實(shí)、弄清問題，還為采購(gòu)人創(chuàng)造了提供更多信息的機(jī)會(huì)。但對(duì)于某些重要事項(xiàng)，建議還是應(yīng)當(dāng)采用書面方式。在采購(gòu)整個(gè)過程中都需要保持暢通的信息溝通渠道，具體實(shí)施時(shí)應(yīng)盡量達(dá)到以下要求。
采購(gòu)計(jì)劃時(shí)
接受委托采購(gòu)前 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在接受委托前應(yīng)當(dāng)就政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和基本情況進(jìn)行溝通，以使雙方對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)和基本情況取得一致的看法。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)具體了解采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、項(xiàng)目的貨物配置、服務(wù)要求、付款方式、采購(gòu)預(yù)算、資金來(lái)源等基本情況。
其次，了解采購(gòu)人的基本情況。通過了解，一方面確定是否接受委托；另一方面可以安排下一步的采購(gòu)工作。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)了解的采購(gòu)人基本情況，包括預(yù)算外收入來(lái)源；年初政府采購(gòu)預(yù)算安排資金情況；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及工作組織；其他與簽訂政府采購(gòu)委托代理協(xié)議相關(guān)的事項(xiàng)等。
簽訂委托代理協(xié)議時(shí) 在簽訂政府采購(gòu)委托代理協(xié)議時(shí)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)就協(xié)議書中的基本條款與采購(gòu)人進(jìn)行溝通，以達(dá)成一致意見。主要包括簽約雙方的名稱、委托事項(xiàng)、簽約雙方的責(zé)任和義務(wù)、完成采購(gòu)業(yè)務(wù)的時(shí)間要求、采購(gòu)后貨物的驗(yàn)收責(zé)任、采購(gòu)項(xiàng)目收費(fèi)、違約責(zé)任等。當(dāng)然，對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目要求、采購(gòu)預(yù)算、資金來(lái)源等，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)也需要在簽約前與采購(gòu)人進(jìn)行溝通，并在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上簽訂委托代理協(xié)議書。
編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí) 在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)就以下事項(xiàng)與采購(gòu)人溝通：采購(gòu)人資金情況及其項(xiàng)目的最新要求；新的法規(guī)或制度對(duì)采購(gòu)進(jìn)展的影響；采購(gòu)項(xiàng)目所需的專業(yè)或行業(yè)資料等。
采購(gòu)實(shí)施時(shí)
采購(gòu)預(yù)備階段 這一階段，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)就以下事項(xiàng)與采購(gòu)人進(jìn)行溝通：采購(gòu)計(jì)劃中確定的需要采購(gòu)人協(xié)助的工作，如某些專業(yè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)的確定、相關(guān)專業(yè)供應(yīng)商信息、專業(yè)人才信息等。二是采購(gòu)人對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的解釋、聲明及提供的其他信息。
另外，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在采購(gòu)之前，應(yīng)提出或提醒采購(gòu)人對(duì)相關(guān)規(guī)格要求咨詢?cè)u(píng)標(biāo)專家或供應(yīng)商的意見。例如依據(jù)電腦的不同用途，在采購(gòu)中的配置要求可以有別，需要進(jìn)行專業(yè)制圖、教學(xué)等用途的電腦配置要高些，中小學(xué)生用機(jī)則大眾標(biāo)準(zhǔn)配置亦可行。在采購(gòu)前如此溝通，可以有利于節(jié)約資源，使有限的資金發(fā)揮最大的效益。
采購(gòu)實(shí)施階段 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)就投標(biāo)人應(yīng)具備的資格、提供的相關(guān)技術(shù)證明文件等與采購(gòu)人進(jìn)行溝通，確保文件的有效性、完整性和真實(shí)性。并且，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)與采購(gòu)人應(yīng)就成交價(jià)涵蓋的具體內(nèi)容表述達(dá)成一致，如明確報(bào)價(jià)應(yīng)包括完成采購(gòu)項(xiàng)目所涉及的各項(xiàng)費(fèi)用，包括貨物價(jià)格、運(yùn)輸、安裝調(diào)試、售后服務(wù)、軟件升級(jí)等。如果在評(píng)標(biāo)過程中，發(fā)現(xiàn)新發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目還應(yīng)該就此進(jìn)行溝通，并讓供應(yīng)商“白紙落黑字”，以防成交后供應(yīng)商簽訂合同時(shí)或在具體操作時(shí)推諉扯皮，導(dǎo)致合作上的不愉快。
合同簽訂階段 在簽訂合同時(shí)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)與采購(gòu)人及供應(yīng)商應(yīng)就合同的各條款依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，取得一致認(rèn)同，明確各自的責(zé)任和義務(wù)。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)在采購(gòu)過程中注意到的重大錯(cuò)誤、舞弊或可能違反法規(guī)的行為，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷少?gòu)人，以期問題提前得到預(yù)防或解決。
采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)
驗(yàn)收準(zhǔn)備階段 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)就與采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)的各種資料與采購(gòu)人進(jìn)行溝通，包括采購(gòu)項(xiàng)目本身及執(zhí)行過程中存在的問題和處理結(jié)果、驗(yàn)收申請(qǐng)的遞交時(shí)間、采購(gòu)人對(duì)申請(qǐng)驗(yàn)收所持的意見等事項(xiàng)。并在條件成熟時(shí)，編制項(xiàng)目驗(yàn)收實(shí)施方案。方案的編制要科學(xué)可行，擬定的驗(yàn)收專家應(yīng)符合項(xiàng)目要求，驗(yàn)收小組組成人員應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。
驗(yàn)收實(shí)施階段 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)人共同組織驗(yàn)收小組并召開項(xiàng)目驗(yàn)收預(yù)備會(huì)，就項(xiàng)目基本情況、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收小組組成人員及各自在驗(yàn)收活動(dòng)中的職責(zé)分工做明確規(guī)定。驗(yàn)收預(yù)備會(huì)結(jié)束后，現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)檢查，逐項(xiàng)按照政府采購(gòu)合同、國(guó)家有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目說明書等進(jìn)行實(shí)地驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收中存在的問題做好記錄，并提出改正意見。
驗(yàn)收?qǐng)?bào)告階段 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)人進(jìn)行溝通，共同召開項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)定會(huì)，匯總驗(yàn)收意見，評(píng)定驗(yàn)收結(jié)論。在驗(yàn)收評(píng)定會(huì)上，驗(yàn)收小組各成員就自己所負(fù)責(zé)的驗(yàn)收事項(xiàng)做匯報(bào)，分別交換驗(yàn)收意見。驗(yàn)收意見包括項(xiàng)目的成功點(diǎn)、存在的問題、修改意見等。然后根據(jù)驗(yàn)收小組各成員就項(xiàng)目驗(yàn)收的總體評(píng)價(jià)確定驗(yàn)收的層次，如優(yōu)良、合格、不合格，并形成書面的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
