目前，我國政府采購的代理機構(gòu)內(nèi)部管理存在諸多弊端。尤其是項目管理的不分層次、不設(shè)重點、沒有目標(biāo)，嚴(yán)重影響了采購代理機構(gòu)為客戶提供更好的服務(wù)，也制約了自身的發(fā)展。本文作者就從項目管理的角度為采購代理機構(gòu)提出建議，旨在使他們加強管理，應(yīng)對挑戰(zhàn)。
在市場經(jīng)濟中，采購代理機構(gòu)常會受到市場風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險和管理風(fēng)險的內(nèi)外夾擊。而管理風(fēng)險是內(nèi)部的，隱而不現(xiàn)的，因而其危害更為可怕。它不僅會使采購代理機構(gòu)收益下降，市場份額減少，而且更為嚴(yán)重的是它可能使采購代理機構(gòu)陷入法律訴訟的窘境。因此，采購代理機構(gòu)要想在市場競爭中健康、穩(wěn)定地長足發(fā)展，建立、健全自身的內(nèi)部管理制度，降低管理風(fēng)險很關(guān)鍵。
從目前來看，采購代理機構(gòu)的內(nèi)部管理狀況通常存在如下兩大缺陷：一是管理內(nèi)容簡單，管理層次膚淺，僅滿足于法律規(guī)定的最起碼要求；二是管理內(nèi)容零散，未形成一個統(tǒng)一的體系，管理形成的信息尚不能為決策服務(wù)。
項目管理是什么
所謂項目管理，簡單講是由專人進行的專項管理。專人管理，指管理工作由懂得業(yè)務(wù)且經(jīng)驗豐富的人士來進行。專項管理是指在將采購代理機構(gòu)的所有項目納入統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)范的前提下，結(jié)合采購代理機構(gòu)的經(jīng)營管理策略，根據(jù)重要性原則，對重要項目實行專門管理，形成關(guān)鍵控制點，在管理中做到有的放矢。
良好的項目管理，不僅提高了管理的層次和深度，使各項管理制度的實施不再流于形式，而且有助于采購代理機構(gòu)拓展市場、穩(wěn)定收入，同時又大大降低風(fēng)險。
三層次完善項目管理
在項目管理的實際過程中，根據(jù)采購代理機構(gòu)管理層的需要，可以進行如下三個層次的管理：
層次一：針對性管理 由于采購代理機構(gòu)的采構(gòu)項目繁多，不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)，其管理方式和側(cè)重點是有所區(qū)別的，用統(tǒng)一的要求來管理顯然是不合理的，更是不科學(xué)的。要對項目進行良好的管理，首先要對其按業(yè)務(wù)性質(zhì)來分類，一般可劃分為常規(guī)采購項目、特殊采購項目。如對計算機、汽車、辦公設(shè)備等經(jīng)常性項目，應(yīng)當(dāng)側(cè)重對產(chǎn)品價格、服務(wù)、品質(zhì)的信息調(diào)研；而對一些諸如醫(yī)療設(shè)備等專業(yè)設(shè)備的采購，則應(yīng)當(dāng)側(cè)重對供應(yīng)商的各項資質(zhì)、業(yè)績及產(chǎn)品性能的審查核實。在管理過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地督促采購代理機構(gòu)內(nèi)部采購執(zhí)業(yè)人員按照“公開、公平、公正”的原則，堅持規(guī)范的采購運作程序。對于常規(guī)性項目，采購一般會保持一定的穩(wěn)定性，因此需對該類項目建立動態(tài)的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包括下列信息：項目供應(yīng)商的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍等，以了解各供應(yīng)商在行業(yè)中的地位、行業(yè)風(fēng)險及商業(yè)信用、服務(wù)質(zhì)量；項目負責(zé)人和助理人員，以對機構(gòu)內(nèi)人員進行監(jiān)督；采購期間，前后采購期間的對比，可為改進工作、提高效率提供依據(jù)等等。
層次二：重點管理 在上述分類的基礎(chǔ)上，還可按業(yè)務(wù)的規(guī)模進行細分，業(yè)務(wù)規(guī)模大的采購項目無疑是管理的重點。隨著政府采購制度的不斷深入發(fā)展，越來越多的采購項目進入到政府采購市場中來，尤其是一些大批量的貨物采購、市政工程建設(shè)項目等，對整個采購代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)收入而言，關(guān)系重大。在這種情況下，有兩方面必須考慮：一是由于這類業(yè)務(wù)收入在整個采購代理機構(gòu)業(yè)務(wù)收入中占較大的比重，在采購代理機構(gòu)的經(jīng)濟利益可能受到影響的情況下，是否能保持其公正性；二是由于這類項目業(yè)務(wù)一旦喪失，會使采購代理機構(gòu)大受損失，因此必須與采購人建立良好的公共關(guān)系，最大程度地為采購人提供滿意的服務(wù)。由此，對這類項目進行單獨管理，針對每一項目的特定情況研究制定相適應(yīng)的采購策略與辦法，就顯得尤為重要。
對業(yè)務(wù)規(guī)模小的項目也不能忽視，因其可能存在兩種情況：一是由于采購代理機構(gòu)在該方面的知識和經(jīng)驗不足，應(yīng)對其質(zhì)量是否達到有關(guān)規(guī)定或服務(wù)是否令采購人滿意予以關(guān)注；二是該類采購項目市場尚待開拓。
層次三：進取性管理 對項目可進一步細化，如按采購人行政層次可分為中央級、省級、地市級、區(qū)縣級、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級項目采購；按采購項目種類可分為貨物類、服務(wù)類、工程類等。通過這種細分得到的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并結(jié)合政府公布的統(tǒng)計數(shù)據(jù)及其他資料，就可以大致推斷出采購代理機構(gòu)的市場份額，并對采購代理機構(gòu)的發(fā)展前景作出判斷，觀察出新的市場機會。采購代理機構(gòu)此時可以結(jié)合自己的人才優(yōu)勢，積極開拓新的政府采購市場。
來源：政府采購信息網(wǎng) 作者：徐瑛
