詢價采購的適用條件其實很簡單，就是采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。
在詢價采購過程中，其實是采購當事人各方密切配合，相互監(jiān)督的過程，任何采購活動都是當事人共同努力的結果，詢價采購由于習慣上缺少評委的定標環(huán)節(jié)，更需要大家的協同作戰(zhàn)，分擔責任與成果。
明確采購當事人職責
由于項目規(guī)格參數的固定化，法律要求的最低價中標符合詢價采購的特點，供應商和采購人也很能接受，所以開標現場也不需要評委參加，基本上是采購人、供應商和集中采購機構在唱主角。
采購機構組織開標，供應商和采購人要遵循固有的政府采購程序，而采購機構的實際操作也要在采購人和供應商的監(jiān)督下進行，維護政府采購公平、公正、公開和誠信的原則。
供應商對于詢價采購的信息對稱性、采購項目描述的完整性、準入門檻的高低、供貨質量、售后服務等方面有要求，希望能夠做到統(tǒng)一標準，公平對待，只要采購人提供的方案沒有歧視性內容，采購機構的采購組織科學合理，他們對于中標結果大多是沒有疑義的，配合起來就很容易，反之，可能會出現很多問題。
采購人在詢價采購活動中，應該說是全程參與者，對于采購活動的順利開展至關重要。采購人首先要保持的是心態(tài)的平穩(wěn)，尊重政府采購程序，對選擇供應商權利的旁落、對于心儀供應商的落標、對于可能出現的質量和價格問題，要客觀地對待。采購人在采購中要做到統(tǒng)一標準，對于驗收環(huán)節(jié)要嚴格認真，不能在失去監(jiān)督的環(huán)境中發(fā)生交易行為，保證合同地位的平等。可以看到，采購人的所作所為，直接影響到詢價采購質量的提高，影響到政府采購環(huán)境的改善，詢價采購少不了采購人的積極參與。
集中采購機構是詢價采購的組織者，應該站在中間立場上，不偏不倚地維護采購人與供應商的合法利益，忠實執(zhí)行法律法規(guī)的各項規(guī)定，不卑不亢地處理詢價過程中出現的任何問題。任何采購項目由評委評標，采購中心沒有決定權，采購中心是受采購人委托執(zhí)行政府采購，在征得采購人的同意的前提下，采購中心代表采購人作出中標信息。
詢價采購是特殊的采購方式，在信息公開，項目執(zhí)行在采購人與所有供應商的監(jiān)督下，中標結果是清晰的，而且供應商對于自己的利益受到損害時可以第一時間提出來，同時采購中心的采購組織行為是在更在大的社會環(huán)境的監(jiān)督下進行的，自覺接受著社會公眾、紀委，政府采購監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，采購中心在詢價采購上的代表決定權是授權組織、水到渠成的宣布結果而已。
操作需公正與監(jiān)督并重
采購中心在組織現場報價時，一定要嚴格程序，不要因為相對簡單的詢價項目而放低要求，不能因為關系熟悉而放棄原則。
采購中心作為組織者要嚴格規(guī)范的事項主要有：報價是一次性的，不得更改，供應商要承擔報價錯誤的風險，開標截止時間要嚴格執(zhí)行；報價單上的公章必須完整；項目自行修改應作無效報價處理；開標現場要公開所有的報價，報價前有疑問時要與采購人協商一致，統(tǒng)一報價標準，有必要的話，可以現場要求報價人就某些類別進行更改；最低報價現場公布，接受采購人代表與供應商的監(jiān)督，發(fā)現問題可以及時指出來，經采購人認可的報價要當場公布中標事宜，采購人要在匯總的報價單上簽字確認，遇到只有兩家報價的情況，采購機構不能做主，要由采購人定。
可以看出，整個詢價采購程序是在采購中心的組織協調下，各方密切配合的結果，共同依據的就是法律法規(guī)的具體要求。
合同要約束供需雙方
確定單項或者多項的中標人以后，由供需雙方簽訂合同，一般不需要發(fā)布中標公告和中標通知書，當然有需要的話可以發(fā)布。合同對雙方的約束效力是同等的，采購人要克服高高在上的潛意識，驗收付款不得攜帶額外條件，鼓勵供應商對于履約過程中發(fā)生在采購人身上的故意刁難行為進行反映，維護自己的合理利益；采購人也不要借自己似乎不受監(jiān)督的權利搞起不正當的交易，一旦這樣做最終難逃法律的制裁。
同時，為保證購買物品的質量，采購單位對維保方案和相關憑證要安排專人負責。采購人要做有心人，做好基礎性的數據收集工作非常重要，一旦合同出了問題，就能有保障的渠道。
政府采購需要社會投入客觀公正的眼光，采購單位也要積極配合，做好相關的工作，供應商也要目光遠大，注重企業(yè)信譽，保證貨物質量。
采購人應組織驗收
驗收環(huán)節(jié)是保證產品質量的重要步驟，這個環(huán)節(jié)不能走過場。筆者發(fā)現有些采購人對于事關大局的驗收工作，掉以輕心，或者即使做了也是輕描淡寫，這種態(tài)度是對詢價質量的保證是不負責任的；而有些采購人又走向另一面，借重驗收環(huán)節(jié)搞一些“花邊新聞”，如故意為難供應商，提出苛刻條件，遲遲不驗收，耽誤項目付款等。
正確的組織驗收的方法，是依據事實和采購文件的具體規(guī)定，實事求是進行公正的驗收，符合要求的要確認，履行后期手續(xù)，不符合要求的，也不姑息遷就，進行正常的處理，退貨、調換、維修甚至是處罰，都要有根據。
出現雙方理解上的分歧，質量標準性問題，采購中心要進行溝通、協商以及調查處理，有些原則性的問題不能讓步，對于某些非原則性的問題，采購中心不要介入太深，要給予供需雙方充分的溝通空間和時間，根據雙方協商的結果進行妥善處理。
來源： 政府采購信息報 趙昌文
