隨著政府采購制度的不斷深入和發(fā)展，采購模式和監(jiān)督機(jī)制的不斷完善，采購中心集中采購、中介機(jī)構(gòu)委托代理、部門采購相對獨(dú)立、分散采購有效補(bǔ)充，都需要監(jiān)督部門加強(qiáng)事前、事中和事后的有效管理，對不同部門實(shí)施的采購事項(xiàng)中一些主要環(huán)節(jié)的資料進(jìn)行備案，并做到有項(xiàng)可立、有資料可看，由此可見，對政府采購活動在管理中的開始和完結(jié)后的資料備案越來越顯得十分重要。
政府采購備案的現(xiàn)狀
現(xiàn)行政府采購管理工作中，采購監(jiān)管和操作已經(jīng)分設(shè)，相應(yīng)的計(jì)劃審批、公告管理、資金管理、程序監(jiān)督等方面規(guī)范的力度較大，而同時(shí)對采購中心實(shí)施的集中采購監(jiān)督和整個(gè)過程應(yīng)當(dāng)備案的資料管理較為規(guī)范，對采購代理機(jī)構(gòu)、部門采購、分散采購備案資料的管理在制度、內(nèi)容等方面存在一定的缺陷。形成了有項(xiàng)目、無管理，有審批、無手續(xù)，有內(nèi)容、無資料的備案，不利于政府采購制度實(shí)施和管理，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面。
備案制度空白。很多地方雖然都建立和完善了政府采購很多制度和措施，但隨著代理政府采購業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)增多和部門采購、自行采購業(yè)務(wù)的增加，對這些政府采購項(xiàng)目的管理和備案就顯得十分薄弱。而在實(shí)際工作中，很多地方?jīng)]有對集中采購、社會中介代理機(jī)構(gòu)、部門采購、分散采購的政府采購活動建立和制定備案制度與措施。對集中采購機(jī)構(gòu)也只是在相關(guān)文件中作了一些不是十分明確和具體的規(guī)定，因此造成監(jiān)管機(jī)構(gòu)在一些資料匯總、情況調(diào)查、質(zhì)疑投訴中無第一手資料，形成在政府采購活動中書證的空白。
備案觀念淡薄。按照有關(guān)省市出臺的規(guī)定，對開標(biāo)前公告的發(fā)布、標(biāo)書都要進(jìn)行事前備案，可是一些采購單位對批準(zhǔn)的部門采購、分散采購一些環(huán)節(jié)資料的備案根本就沒有這個(gè)觀念，盡管監(jiān)管部門的再三督促，可采購單位認(rèn)為你批準(zhǔn)我自己采購，就是我自己的事了，所以在政府采購活動程序、不同方式的規(guī)范上就存在很多無法管理問題。備案也就隨之淡薄。
備案內(nèi)容不明。由于制度上的空白和備案觀念的不強(qiáng)，在很多專地方備案的內(nèi)容不統(tǒng)一，該備案的沒有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購代理機(jī)構(gòu)保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價(jià)格的資料，有的監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求備案，而對開標(biāo)評標(biāo)的記錄卻不要求備案，對一些招標(biāo)公告、中標(biāo)公告等應(yīng)該備案的沒有要求，卻要對專家評審資料、專家打分匯總表等屬于代理機(jī)構(gòu)備案的卻要求備案。使代理機(jī)構(gòu)無所事從，左右為難。
備案時(shí)間不一。有關(guān)省市一些文件規(guī)定：采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購活動實(shí)施前一個(gè)工作日，分別將招標(biāo)公告、招標(biāo)書、評標(biāo)辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)及評審專家名單，評標(biāo)報(bào)告形成后一個(gè)工作日，報(bào)同級政府采購監(jiān)管部門備案。有的地方是開標(biāo)前再將標(biāo)書，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門要審查標(biāo)書，有的只是備案。
備案手續(xù)不全。主要是對備案的一些資料沒有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對備案資料提出意見，事后迎檢時(shí)卻說一些項(xiàng)目沒有備案，資料不全，程序和內(nèi)容和法規(guī)的不相符等，使得監(jiān)督和操作出現(xiàn)不必要的誤會和摩擦。
對建立和完善政府采購制度備案建議
建立健全備案制度建設(shè)。一是要出臺相應(yīng)的管理辦法，使采購代理機(jī)構(gòu)有法可依，有規(guī)可行；二是建立和做好不同監(jiān)督部門的備案制度，如紀(jì)檢、綜合招標(biāo)管理辦公室的備案等，明確相應(yīng)的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對主要環(huán)節(jié)資料相關(guān)招標(biāo)活動程序進(jìn)行備案，如項(xiàng)目審批計(jì)劃、方式的批復(fù)、招標(biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果等；三是根據(jù)《政府采購法》，加強(qiáng)對采購代理機(jī)構(gòu)的每項(xiàng)采購活動的采購文件的管理和監(jiān)督。做到備案項(xiàng)目與采購活動中采購文件一致性，做到備案內(nèi)容一致、保存時(shí)間一致、管理制度一致。
強(qiáng)化部門采購和分散采購的備案管理措施。在制定集中采購和分散采購相應(yīng)的備案制度的同時(shí)，一是把握對部門采購和分散采購的項(xiàng)目審批、方式審批資料的備案；二是對其采購過程必要資料如公告、標(biāo)書、供應(yīng)商的資格審查、評標(biāo)辦法、中標(biāo)公告等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強(qiáng)采購單位在實(shí)施部門采購和分散采購的檔案建設(shè)工作和備案資料檢查，防止虛假招標(biāo)等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
完善和規(guī)范備案內(nèi)容、時(shí)間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細(xì)具體內(nèi)容，結(jié)合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，重點(diǎn)要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時(shí)間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認(rèn)定工作，做到事前沒有備案的后面的工作就不預(yù)批準(zhǔn)，使政府采購制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。
提高政府采購制度備案制度的認(rèn)識、宣傳和解釋。增強(qiáng)其重要性認(rèn)識，是監(jiān)督管理和質(zhì)疑投訴中重要信息來源和書證，是對采購代理機(jī)構(gòu)采購活動程序監(jiān)督的佐證，是防止弄虛作假的一種手段。同時(shí)也是對政府采購檔案工作另一方面的檢驗(yàn)。要充分認(rèn)識到它是采購監(jiān)督日常工作，采購監(jiān)督管理部門要大力宣傳備案工作是站在對采購代理采購活動的支持與幫助，做好解釋工作，使采購代理機(jī)構(gòu)在日常的政府采購活動中主動備案，確保政府采購監(jiān)督與操作工作相互協(xié)調(diào)，采購活動順利進(jìn)行。
來源： 中國政府采購網(wǎng) 李坤
