（四）以強(qiáng)化供應(yīng)商考核為重點(diǎn)，建立比較完善的質(zhì)量保證體系。
保障供應(yīng)，確保采購質(zhì)量，降低成本是集中采購的中心任務(wù)。為此，他們構(gòu)建了以供應(yīng)商考核為重點(diǎn)的質(zhì)量保證體系。
通過招投標(biāo)方式確定大宗物資合格供應(yīng)商。在27家通過招商簽定協(xié)議供貨合同的單位中，有栗陽市袁老太米業(yè)有限公司、杭州西湖味精集團(tuán)公司等7家一級(jí)供應(yīng)商，16家企業(yè)，12家個(gè)體戶，提高了一級(jí)供應(yīng)商和企業(yè)在供應(yīng)商中的比重。每一類物資的供應(yīng)均有2-3家供應(yīng)商，引進(jìn)了競爭機(jī)制，初步構(gòu)筑了比較科學(xué)合理的供應(yīng)保障體系，為2007年的餐飲物資供應(yīng)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。
加強(qiáng)合同管理。與大宗物資合格供應(yīng)商簽定協(xié)議供貨合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，規(guī)定了履約保證金和違約責(zé)任，對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量、數(shù)量、及時(shí)性、發(fā)票、售后服務(wù)等提出了嚴(yán)格的要求。按照合同規(guī)定，協(xié)議供應(yīng)商只有供貨資格，具體供應(yīng)周期內(nèi)的供貨要通過報(bào)價(jià)和考核來確定，這就構(gòu)建了供應(yīng)商動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理機(jī)制，引進(jìn)了競爭，有利于供應(yīng)商提高供應(yīng)質(zhì)量和合理報(bào)價(jià)。
加強(qiáng)索證管理。他們制定了《索證管理制度》并發(fā)給每個(gè)供應(yīng)商，指定專人負(fù)責(zé)索證管理工作。到目前為止，供應(yīng)商的三證（營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務(wù)登記證）已經(jīng)齊全，新鮮肉類檢疫檢驗(yàn)證每天提供，主要供應(yīng)物資（大米、面粉、油、味精、豆制品、冰豬肉、冰雞肉等）的檢驗(yàn)合格證已經(jīng)齊全。通過比較嚴(yán)格的索證管理保證了供應(yīng)質(zhì)量，規(guī)范了供應(yīng)商。
制定供應(yīng)商考核辦法，建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理機(jī)制和質(zhì)量投訴處理機(jī)制。建立完整的動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理機(jī)制和質(zhì)量投訴處理機(jī)制，是集中采購工作順利推進(jìn)的重要保證。為此，他們制定了《供應(yīng)商考核辦法》，采取了一些有效的措施，強(qiáng)化了售后服務(wù)和采購質(zhì)量的監(jiān)督管理。他們根據(jù)《協(xié)議供貨合同》，結(jié)合具體實(shí)際，制定了比較系統(tǒng)的《供應(yīng)商考核辦法》，使《協(xié)議供貨合同》中的有關(guān)要求落到實(shí)處，具備可操作性。并先后召開供應(yīng)商考核工作座談會(huì)和采購、驗(yàn)收等相關(guān)人員供應(yīng)商考核工作會(huì)議，確保制度得到正確有效的實(shí)施?！犊己宿k法》對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格、索證、服務(wù)等進(jìn)行全面考核，細(xì)化了指標(biāo)；規(guī)定了供應(yīng)商違反規(guī)定的處罰辦法，一是扣分，二是扣罰履約保證金，情節(jié)嚴(yán)重的，沒收履約保證金，暫停供應(yīng)、取消供應(yīng)資格等，年終根據(jù)扣分情況進(jìn)行綜合考評(píng)，優(yōu)秀的給予表彰，在下一輪招商中具有優(yōu)先權(quán)。驗(yàn)收人員發(fā)現(xiàn)問題，填寫《供應(yīng)商考核處理單》，上交采購部，采購部進(jìn)行調(diào)查處理。到目前為止，他們已經(jīng)對(duì)6個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行扣分，兩個(gè)扣罰了履約保證金，一個(gè)暫停供應(yīng)。通過狠抓制度落實(shí)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考核管理工作，降低了采購風(fēng)險(xiǎn)，確保安全，提高采購質(zhì)量，強(qiáng)化售后服務(wù)，建立了供應(yīng)商進(jìn)退機(jī)制。
實(shí)行采購員聯(lián)系食堂制度，加強(qiáng)驗(yàn)收監(jiān)督。采購項(xiàng)目驗(yàn)收雖然由倉庫管理部門和使用部門組織進(jìn)行，但采購中心必須參與監(jiān)督，防止降低驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或者不按規(guī)定的程序驗(yàn)收。他們實(shí)行采購員聯(lián)系食堂制度，規(guī)定每個(gè)采購員聯(lián)系一個(gè)食堂，每周不少于兩個(gè)早上到食堂參與驗(yàn)收，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，直接與使用部門、倉庫管理部門、供應(yīng)商進(jìn)行溝通、反饋。
（五）以強(qiáng)化服務(wù)為抓手，建立采購部門與使用部門、監(jiān)督部門、供應(yīng)商的互動(dòng)機(jī)制，不斷提高采購工作水平。
集中采購工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、工作難度大的全局性工作，特別是在目前管理體制尚未完全理順，機(jī)構(gòu)、職能和人員尚未到位的情況下，要做好這項(xiàng)新的工作，任務(wù)艱巨。集中采購涉及到利益的調(diào)整，大家需要有一個(gè)適應(yīng)的過程；而且它又是一個(gè)新生事物，尚有不足之處，需要有一個(gè)逐步完善的過程。在前期工作中使用部門由于對(duì)新的體制和運(yùn)行機(jī)制尚不適應(yīng)，意見較多。對(duì)此，公司領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)了宣傳教育，支持采配中心開展工作。同時(shí)，采配中心通過強(qiáng)化服務(wù)，加強(qiáng)與使用部門、監(jiān)督部門、供應(yīng)商的溝通交流，以自身的工作贏得大家的理解、支持、配合，使集中采購工作能夠持續(xù)健康地發(fā)展下去，不致出現(xiàn)反復(fù)。
明確自身定位，樹立服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化大局意識(shí)。采配中心成立以后，明確自身定位是——“后勤的后勤”，為使用部門服務(wù)好是自身職責(zé)。提出以“規(guī)范操作，保障供應(yīng)，提高效益，廉潔自律”為工作宗旨，以規(guī)范采購管理、提高采購效率為工作重點(diǎn)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)接受監(jiān)管，提高采購水平。中心要求采購員充分認(rèn)識(shí)到自身服務(wù)工作的好壞直接關(guān)系到集中采購工作能否持續(xù)下去，責(zé)任重大，不能辜負(fù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的信任。強(qiáng)化大局意識(shí)，寬容他人，對(duì)意見和建議虛心接受，不斷改進(jìn)，以自身出色的工作爭取大家的理解、支持，為集中采購工作作出貢獻(xiàn)。
加強(qiáng)與各部門的溝通，虛心聽取意見、建議。采配中心通過召開協(xié)調(diào)會(huì)、定價(jià)會(huì)、參與驗(yàn)收等方式與使用部門、倉庫部門加強(qiáng)溝通交流。到目前為止，中心主持召開的采購工作協(xié)調(diào)會(huì)議有4次，每月定期召開定價(jià)會(huì)4次，至今已24次，每次市場調(diào)查和采購冰貨、干貨物資都邀請(qǐng)使用部門人員參加，采購員定期到食堂參與驗(yàn)收，平時(shí)遇到問題中心都主動(dòng)與相關(guān)部門溝通。在日常采購工作中；通過落實(shí)《采購員聯(lián)系食堂制度》和《采購服務(wù)熱線制度》，采購人員深入各使用部門，認(rèn)真聽取反饋的信息，向具體使用人員了解情況。對(duì)使用部門和財(cái)務(wù)部門提出的合理的意見、建議，中心主動(dòng)、虛心接受。如開學(xué)初第一次定價(jià)會(huì)由于時(shí)間緊張未邀請(qǐng)使用部門參加（根據(jù)《采購管理辦法》也不必要求參加），事后使用部門意見較大，于是中心及時(shí)調(diào)整，并明確每次定價(jià)會(huì)，使用部門都必須派員參加；如財(cái)務(wù)部門提出每次使用現(xiàn)金采購不得超過一萬元，都必須有正規(guī)發(fā)票，要做到困難很大，為此中心領(lǐng)導(dǎo)專門赴市場調(diào)研，最終比較妥善地解決。如在5月的一次定價(jià)會(huì)上，一食堂經(jīng)理提出大宗物資定價(jià)前也需提供市場調(diào)查價(jià)，雖然大宗物資定價(jià)按制度規(guī)定由供應(yīng)商竟價(jià)確定，但為了更加科學(xué)合理地定價(jià)，中心立即采納該經(jīng)理的建議，并作為制度規(guī)定下來要求采購部遵守。中心還編輯《價(jià)格信息》，向使用部門傳遞有關(guān)信息。中心主動(dòng)邀請(qǐng)監(jiān)控部門上門檢查檔案工作。通過溝通和交流，得到了各部門的支持和理解、配合，采購部門與使用部門、監(jiān)督部門的關(guān)系不斷改善；同時(shí)不斷地改進(jìn)了自身的工作，操作更加規(guī)范。
加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，解決供應(yīng)商的實(shí)際困難，調(diào)動(dòng)供應(yīng)商積極性。采購工作涉及面廣，他們充分認(rèn)識(shí)到供需雙方是雙贏關(guān)系，沒有供應(yīng)商的配合，要提高采購質(zhì)量、保障供應(yīng)、降低價(jià)格是一句空話。他們一方面加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的考核，另一方面也幫助解決供應(yīng)商的實(shí)際困難，滿足供應(yīng)商的合理要求。如針對(duì)初期運(yùn)作中出現(xiàn)有個(gè)別供應(yīng)商過分壓價(jià)競爭的情況，他們?cè)诠?yīng)商座談會(huì)上明確要求供應(yīng)商要根據(jù)市場行情合理報(bào)價(jià)，并調(diào)整供應(yīng)方式，同一物資由不同供應(yīng)商分片供應(yīng)，進(jìn)行綜合考核，避免不正當(dāng)競爭。如雞蛋供應(yīng)商提出每天送貨，量過少，運(yùn)費(fèi)難以承擔(dān)，要求改為兩天送貨一次，他們覺得供應(yīng)商的要求是合理的，即與使用部門溝通，在確保雞蛋質(zhì)量的前提下同意兩天送貨一次。最受供應(yīng)商歡迎的是他們根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整了貨款結(jié)算周期。原有的供應(yīng)商貨款結(jié)算周期是以一個(gè)月供應(yīng)量的貨款為鋪底數(shù)，結(jié)算周期為一個(gè)月，每月5日至10日為對(duì)帳日，對(duì)帳無誤后開具正式發(fā)票，如無違約行為，對(duì)帳后15日內(nèi)支付上上月貨款。在實(shí)際運(yùn)行中，供應(yīng)商的貨款到第三個(gè)月時(shí)實(shí)際上已墊付了近2個(gè)半月，由于市場物價(jià)不斷上漲，供應(yīng)商要求調(diào)整貨款結(jié)算周期的呼聲較高。若不及時(shí)解決將挫傷供應(yīng)商的配送積極性，影響物資保障。為了充分調(diào)動(dòng)供應(yīng)商供應(yīng)積極性，中心積極與使用部門和財(cái)務(wù)部門商討，將情況通過書面的形式如實(shí)匯報(bào)集團(tuán)公司，并建議將貨款支付周期調(diào)整為一個(gè)月。集團(tuán)公司同意了中心關(guān)于調(diào)整貨款支付方式的建議。中心與協(xié)議供應(yīng)商簽定了補(bǔ)充協(xié)議，正式調(diào)整并確定了新的結(jié)算周期，非協(xié)議供應(yīng)商同時(shí)遵照此結(jié)算周期結(jié)算，使長期以來貨款支付時(shí)間長，墊款多的狀況得以改變，同時(shí)利用這次機(jī)會(huì)提高了履約保證金數(shù)額，發(fā)布了《供應(yīng)商考核辦法》。
全員積極參與，全力保障教評(píng)期間物資供應(yīng)。兵馬未動(dòng)，糧草先行。按照教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估的總體要求，根據(jù)學(xué)校、集團(tuán)公司迎評(píng)促建工作的總體部署，采配中心高度重視2007年教評(píng)期間的物資保障工作，在中心全體員工的大力支持和配合下，中心扎實(shí)工作，克服重重困難，確保教評(píng)期間物資保障工作按時(shí)、保質(zhì)、保量地供應(yīng)，有力地支持了學(xué)校的教評(píng)工作，配合了集團(tuán)公司其他部門的工作。為了給各部門新學(xué)期工作提供必要的硬件支持，改善相關(guān)部門的辦公條件，采配中心在寒假為接待中心采購客房家具。5月上旬為了配合飲服中心餐廳形象建設(shè)，以新的形象展示在全校師生員工和教評(píng)專家面前，中心根據(jù)飲服中心對(duì)員工工作服質(zhì)量和樣式等方面的要求，聯(lián)系相關(guān)服裝生產(chǎn)廠商，仔細(xì)比對(duì)，通過詢價(jià)采購的方式，如期順利完成了飲服中心工作服詢價(jià)采購工作。中心舍小家為大家，根據(jù)教評(píng)需要，將中心盡有的一輛采購用車供飲服中心用于送餐，并及時(shí)報(bào)告請(qǐng)求公司購買送餐車。
加大市場調(diào)查力度，努力提高效益。今年上半年豬肉、禽肉、禽蛋等各類農(nóng)副產(chǎn)品價(jià)格大幅上漲，同時(shí)其各類制成品也隨之上漲。為了緩解因價(jià)格上漲給使用部門帶來的壓力，中心在保障供應(yīng)的基礎(chǔ)上，不斷加大市場調(diào)查的力度，努力提高效益。每個(gè)星期的蔬菜類物資的夜間市場調(diào)查，為了真實(shí)反映市場價(jià)格行情，盡可能多地收集各類常用蔬菜的價(jià)格信息，中心負(fù)責(zé)市場調(diào)查的采購員經(jīng)常在夜間12點(diǎn)深入杭州筧橋蔬菜批發(fā)交易市場及周邊農(nóng)副產(chǎn)品市場調(diào)查價(jià)格；每個(gè)月的月底，為了確定下個(gè)月糧油等大宗物資的價(jià)格，采購員經(jīng)常奔波于杭州糧油市場、杭州食品市場等各類專業(yè)性大市場，了解各類大宗餐飲物資的價(jià)格行情。為合理定價(jià)提供了參照依據(jù)，有效地降低了價(jià)格，提高了效益。
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和廉政建設(shè)。集中采購是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要做好這項(xiàng)工作，必須建立一支“政治可靠、業(yè)務(wù)精通、勤政廉潔、服務(wù)周到”的采購隊(duì)伍。他們要求所有采購員主動(dòng)學(xué)習(xí)，樹立四種觀念或意識(shí)：一是規(guī)范操作的觀念。針對(duì)初期運(yùn)作中，部分采購員對(duì)規(guī)范操作、書面材料不夠重視甚至反感的情況，他們及時(shí)教育采購員，集中采購以后，采購部門的地位提高了，對(duì)采購工作的要求尤其是采購行為的規(guī)范也提高了，規(guī)范操作應(yīng)當(dāng)成為自身工作的根本要求。要自覺遵守有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，依法實(shí)施采購或管理。二是終身學(xué)習(xí)的觀念。要不斷用新思想、新理論、新知識(shí)武裝自己，努力學(xué)習(xí)采購知識(shí)，學(xué)習(xí)招投標(biāo)、談判、詢價(jià)等方面的知識(shí)，全面提高自身政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。中心組織了教評(píng)和公司文化知識(shí)學(xué)習(xí)競賽，在公司“紅五月”系列活動(dòng)——“我為教評(píng)服務(wù)大家談”征文比賽中，中心全體采購員全部參加并都獲獎(jiǎng)。三是服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)。通過提供優(yōu)良的、規(guī)范的服務(wù)，努力提高采購效率。要任勞任怨，寬容他人，勤于溝通，不把矛盾激化，虛心接受意見和建議，不斷改進(jìn)，以自身出色的工作爭取大家的理解、支持。四是廉潔自律的意識(shí)。采購工作是屬于離市場、離供應(yīng)商最近的領(lǐng)域之一，所有采購從業(yè)人員屬于“常在河邊走”的群體，因此，廉政建設(shè)對(duì)他們尤為重要。要自覺接受法律的監(jiān)督和群眾的監(jiān)督，經(jīng)得起利益的誘惑。尤其是對(duì)待供應(yīng)商，工作上要熱情，工作外要拉開距離，做到身正言慎，廉潔公正，堅(jiān)決做到“常在河邊走，就是不濕鞋”。中心一方面與供應(yīng)商簽定廉政協(xié)議，將廉政工作納入供應(yīng)商考核之中。另一方面，中心制定了《員工考核辦法》和《采配中心廉潔自律八大紀(jì)律》，經(jīng)常進(jìn)行教育，從思想上構(gòu)筑防腐堤壩；提高采購?fù)该鞫?，加?qiáng)監(jiān)督，杜絕腐敗可能。
集中采購工作的初步成效
集中采購工作逐步得到各部門及廣大員工的理解和支持。在集中采購之初，大家都呈觀望的態(tài)度甚至在個(gè)別人持懷疑的態(tài)度。采配中心全體員工發(fā)揚(yáng) “精細(xì)、高效、清廉”的工作作風(fēng)，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，執(zhí)行意識(shí)、大局意識(shí)，克服了部門成立之初面臨的種種困難。通過近半年的富有成效的辛苦努力，他們的工作得到了公司各部門和廣大員工的肯定和支持。
集中采購管理體制及其流程逐步理順。采配中心成立后，各項(xiàng)工作得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和其他相關(guān)部門的幫助，在近半年的時(shí)間里，陸續(xù)制定和出臺(tái)了多項(xiàng)集中采購管理制度，理清了工作思路，逐步理順了采購管理體制，明確了采購工作流程。
公開、透明、規(guī)范、有序的采購運(yùn)行機(jī)制已經(jīng)形成，采購行為得到規(guī)范，加強(qiáng)了監(jiān)督，促進(jìn)了廉政建設(shè)。公開、透明、規(guī)范、有序的采購運(yùn)行機(jī)制已經(jīng)形成，具體包括：（1）通過公開招投標(biāo)確定主要物資供應(yīng)商的供應(yīng)商選擇機(jī)制；（2）通過供應(yīng)商竟價(jià)、采購部門調(diào)查、召開定價(jià)會(huì)合理確定供貨價(jià)格的比較科學(xué)、合理的定價(jià)機(jī)制；（3）動(dòng)態(tài)的供應(yīng)商監(jiān)督管理機(jī)制和質(zhì)量投訴處理機(jī)制，比較完善的質(zhì)量保證體系；（4）采購部門與使用部門、監(jiān)督部門、供應(yīng)商的互動(dòng)監(jiān)督機(jī)制等。采購行為得到全面規(guī)范，操作公開、透明，采購檔案逐步健全，堵塞了漏洞，杜絕了腐敗行為的發(fā)生。到目前為止尚未發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商向采購人員行賄的現(xiàn)象，也未發(fā)現(xiàn)暗箱操作行為。
保障了供應(yīng)，提高了質(zhì)量和效益。到目前，尚未發(fā)現(xiàn)一例因供應(yīng)不及時(shí)而影響使用部門服務(wù)工作的情況，既使個(gè)別供應(yīng)商供貨不及時(shí)，采購部門也立即采取了補(bǔ)救措施保障了供應(yīng)；也未發(fā)現(xiàn)一例因供應(yīng)質(zhì)量問題而影響使用部門工作、侵害學(xué)生身心健康的情形，既使有供貨質(zhì)量問題，也在驗(yàn)收及采購部門的檢查環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)并處理。
來源：政府采購信息網(wǎng)
