備案管理現(xiàn)狀不理想
現(xiàn)行政府采購管理工作中，采購資料備案的管理在制度、內(nèi)容等方面存在一定的缺陷。形成了有項目、無管理，有審批、無手續(xù)，有內(nèi)容、無資料的備案，不利于政府采購制度實施和管理。
備案制度不健全。隨著代理政府采購業(yè)務(wù)的中介機構(gòu)增多以及部門集中采購、分散采購業(yè)務(wù)的增加，對這些政府采購項目的備案管理日益顯得薄弱。很多地方?jīng)]有對社會中介代理機構(gòu)、部門集中采購、分散采購的政府采購活動建立和制定備案制度與措施。因此造成監(jiān)管機構(gòu)在一些資料匯總、情況調(diào)查、質(zhì)疑投訴中無第一手資料，形成政府采購活動中書證的空白。
備案觀念淡薄。按照有關(guān)規(guī)定，對開標前公告的發(fā)布、標書都要進行備案，可是一些采購單位對經(jīng)批準后的部門采購、分散采購活動資料備案意識缺乏。盡管監(jiān)管部門再三督促，可采購單位錯誤認為既然批準了部門或分散采購，就是部門自己的事了，在政府采購活動程序、不同方式的規(guī)范上就導(dǎo)致很多難以管理的問題，備案也就隨之淡薄。
備案內(nèi)容不明。由于制度上的空白和備案觀念的不強，在很多專地方備案的內(nèi)容不統(tǒng)一，該備案的沒有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購代理機構(gòu)保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價格的資料，有的監(jiān)管機構(gòu)要求備案，而對開標評標的記錄卻不要求備案，對一些招標公告、中標公告等應(yīng)該備案的沒有要求，卻要對專家評審資料、專家打分匯總表等本屬于代理機構(gòu)保存的材料要求備案。使代理機構(gòu)無所適從，左右為難。
備案時間不一。有關(guān)地方規(guī)定：采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購活動實施前一個工作日，分別將招標公告、招標書、評標辦法、評分標準及評審專家名單報同級政府采購監(jiān)管部門備案。有的地方是要求到開標后再將標書，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門要審查標書，有的只是備案。
備案手續(xù)不全。主要是對備案的一些資料沒有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對備案資料提出意見，事后迎檢時卻說一些項目沒有備案，資料不全，程序和內(nèi)容和法規(guī)的要求不相符等，使得監(jiān)管和操作出現(xiàn)不必要的誤會和摩擦。
建立和完善備案制度的建議
建立健全備案制度。一是要出臺相應(yīng)的管理辦法，使采購代理機構(gòu)有法可依，有規(guī)可行；二是明確相應(yīng)的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對主要環(huán)節(jié)資料相關(guān)招標活動程序進行備案，如項目審批計劃、方式的批復(fù)、招標公告、中標結(jié)果等；三是根據(jù)《政府采購法》，加強對采購代理機構(gòu)的每項采購活動的采購文件的管理和監(jiān)督。做到備案項目與采購活動中采購文件一致，做到備案內(nèi)容一致、保存時間一致、管理制度一致。
強化部門采購和分散采購的備案管理措施。在制定部門集中采購和分散采購相應(yīng)的備案制度的同時，一是把握對部門集中采購和分散采購的項目審批、方式審批資料的備案。二是對其采購過程必要資料如公告、標書、評標辦法、中標公告等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強采購單位在實施部門采購和分散采購的檔案建設(shè)工作和備案資料檢查，防止虛假招標等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
完善和規(guī)范備案內(nèi)容、時間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細具體內(nèi)容，結(jié)合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，重點要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認定工作，做到事前沒有備案的后面的工作就不予以批準，使政府采購制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。
來源：政府采購信息報
