“檔案管理與我們有關(guān)系嗎？檔案都保存在采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)那里了?！碑?dāng)提到這個(gè)話題，大多數(shù)采購(gòu)人均一臉茫然，或者一副“事不關(guān)己，高高掛起”的神情。
在剛剛結(jié)束不久的全國(guó)政府采購(gòu)執(zhí)行情況專項(xiàng)檢查中，政府采購(gòu)檔案的保存和使用狀況不容樂(lè)觀，被列為存在違規(guī)行為較為突出的重點(diǎn)問(wèn)題之一。檔案保存不真實(shí)完整、無(wú)專人管理、使用混亂、職責(zé)不清等問(wèn)題嚴(yán)重影響了政府采購(gòu)工作的順利開(kāi)展。
就目前情況而言，政府采購(gòu)檔案的歸檔保存大多數(shù)是由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，采購(gòu)人參與較少。但是否政府采購(gòu)檔案的保存和管理真的與采購(gòu)人無(wú)關(guān)？
答案當(dāng)然是否定的。《政府采購(gòu)法》的第四十二條早已明確規(guī)定：“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀?！庇纱丝梢?jiàn)，采購(gòu)人與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)有同樣的職責(zé)。
當(dāng)然，或許具體問(wèn)題應(yīng)該具體分析。有的采購(gòu)人說(shuō)，“我們將項(xiàng)目委托給采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，檔案的保存和管理當(dāng)然得由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)”。無(wú)可否認(rèn)，這是一個(gè)事實(shí)。但即便如此，采購(gòu)人也不能認(rèn)為與自己一點(diǎn)關(guān)系都沒(méi)有，作為采購(gòu)人或者重要用戶，政府采購(gòu)合同及其他一些采購(gòu)文件還是應(yīng)該掌握的。一方面，一旦出現(xiàn)糾紛，這些檔案資料都是維護(hù)自身權(quán)益的重要證明；另一方面，也將形成本機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)支出狀況分析等重要數(shù)據(jù)和管理記錄。
為了避免推卸責(zé)任，為了明確采購(gòu)人與采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在這個(gè)問(wèn)題上的職責(zé)，日前，某省出臺(tái)了專門(mén)的政府采購(gòu)檔案管理辦法。該辦法明確規(guī)定，由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)的項(xiàng)目，檔案由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)保送采購(gòu)單位存檔備查。分散采購(gòu)和采購(gòu)人自行采購(gòu)的項(xiàng)目，檔案則由采購(gòu)單位負(fù)責(zé)歸檔。
因而，政府采購(gòu)檔案的歸檔和保管，并非部分采購(gòu)人認(rèn)為的那樣，是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)或者其他檔案管理部門(mén)的職責(zé)。采購(gòu)人也應(yīng)明確自身在其中的重要作用，協(xié)助完成必要的工作。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息報(bào)
