合同管理，是對本單位簽訂的合同及其履行情況所進(jìn)行的自我規(guī)范和自我保護(hù)活動。合同管理伴隨著采購活動同步進(jìn)行，采購活動都直接或間接地表現(xiàn)為利用合同來實現(xiàn)其職能，因此合同管理成為軍隊集中采購的核心內(nèi)容之一。軍隊集中采購工作應(yīng)在遵守法律的基礎(chǔ)上，對合同進(jìn)行“全方位”管理和“全過程”管理。
在集中采購中，采購合同具有重要地位，它直接反映采購的質(zhì)量和效益。因此，了解《合同法》的有關(guān)規(guī)定，掌握合同設(shè)立、履行以及違約責(zé)任的具體要求，用制度化手段加強(qiáng)軍隊集中采購中的合同管理工作，非常重要。
合同管理組織制度
設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)并明確其職責(zé)。在采購機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)指定專門部門進(jìn)行合同管理，并明確其擔(dān)負(fù)以下職責(zé)：擬訂合同管理制度；統(tǒng)一管理簽訂的合同；對合同依法進(jìn)行審核、登記、歸檔、辦理合同簽證、公證、登記、審批事宜。
對合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止情況進(jìn)行檢查和督促，解答咨詢，協(xié)調(diào)關(guān)系，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)主管部門反映匯報，并提出解決措施；按有關(guān)規(guī)定填報統(tǒng)計報表，并做出統(tǒng)計分析；負(fù)責(zé)合同文本、格式合同文本、合同專用章的領(lǐng)取、發(fā)放、使用，以及授權(quán)委托的管理。
任命合同管理員并明確其職責(zé)。設(shè)專人擔(dān)負(fù)起合同管理員的職責(zé)：積極宣傳、貫徹執(zhí)行《合同法》；依法簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同；對所簽合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)行的責(zé)任，并反映匯報合同履行情況。
對合同文本或合同有關(guān)的材料進(jìn)行核實、審查、編號，建立合同臺賬，填報和提供各類合同報表；及時向領(lǐng)導(dǎo)通報合同履行中發(fā)生的問題，并提出解決建議和方案；依法參加合同糾紛的和解、調(diào)解、仲裁、訴訟活動；在離崗前應(yīng)妥善辦理合同文書、資料、檔案移交手續(xù)，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意后離任。
合同準(zhǔn)備階段的管理制度
市場調(diào)查制度。主要是了解需采購的物資的生產(chǎn)、銷售企業(yè)的情況，市場上物資的品牌、規(guī)格、質(zhì)量的情況，對調(diào)查的情況應(yīng)建立檔案，積累資料，以備簽訂合同時參考。
采購信息公布制度。主要是公布需采購的物資的種類、用途、質(zhì)量、性能等要求，讓更多的供應(yīng)商了解并取得信任，以爭取采購到質(zhì)優(yōu)價廉的物資。
合同簽訂階段的管理制度
合同訂立制度。訂立合同盡量采用書面形式，包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等；應(yīng)遵守法定程序，經(jīng)過要約、承諾兩個階段；嚴(yán)格履行簽字、蓋章、報經(jīng)登記和審批等合同生效手續(xù)。
會簽制度。在合同訂立之前，要由采購機(jī)構(gòu)、需求部門和有關(guān)財務(wù)審計部門人員參加，共同研究，并出具能否訂立合同的意見，以保證合同的合法性、可行性，并促使采購活動中各職能部門之間相互銜接和協(xié)調(diào)。采購機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)采購項目和規(guī)模等情況制定合同會簽的規(guī)定，并制定附帶采購合同和會簽程序安排的“簽訂合同申請表”。
匯報登記制度。采購機(jī)構(gòu)簽訂合同后，應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)需求部門、財務(wù)部門和采購業(yè)務(wù)管理部門匯報；合同管理員則將合同的有關(guān)內(nèi)容登記到相關(guān)的臺賬上，以便監(jiān)督檢查。
審查制度。審查就是對合同對方當(dāng)事人的資格、資金、信譽(yù)、合同訂立過程等情況進(jìn)行審查。審查制度的內(nèi)容應(yīng)包括審查的機(jī)構(gòu)與人員、審查的內(nèi)容與方法、審查失誤的責(zé)任等。審查的內(nèi)容一般包括：主體是否合格，條款是否明確、全面、合法，合同是否可行，設(shè)立擔(dān)保情況，登記、批準(zhǔn)手續(xù)是否辦理等。
審批制度。審批是指合同經(jīng)哪個機(jī)構(gòu)或人員簽署意見后方可加蓋公章，才能正式對外簽訂合同。
合同履行階段的管理制度
合同臺賬制度。一方面，建立合同臺賬旨在通過對合同臺賬的登記、檢查、分析，使領(lǐng)導(dǎo)和合同管理人員掌握合同的訂立、履行、變更、終止等情況，從而更好地管理好采購活動和合同行為。另一方面，按照采購操作流程、機(jī)構(gòu)設(shè)置，結(jié)合合同履行的環(huán)節(jié)，編制合同運(yùn)行程序圖，以便按合同編制計劃，按合同組織采購，按合同發(fā)送物資，按合同辦理結(jié)算。
履約檢查制度。合同管理員要定期或不定期地對合同的履行情況進(jìn)行檢查，其目的是提高合同的履約率，即通過這些具體規(guī)定的落實，督促雙方認(rèn)真履行合同義務(wù)。如可以規(guī)定每月一日為合同履行檢查日。這一天，采購業(yè)務(wù)管理部門、采購機(jī)構(gòu)和相關(guān)需求部門有關(guān)人員組成合同管理檢查小組，查閱合同履行情況，特別是對標(biāo)的金額較大或履行期限較長的合同，更應(yīng)實行中途檢查的規(guī)定。
索賠制度。若出現(xiàn)違約，應(yīng)指定專門部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，依法及時向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求，追究對方違約責(zé)任，充分利用法律提供的救濟(jì)途徑，制定索賠計劃、措施和策略，以挽回因?qū)Ψ竭`約行為造成的經(jīng)濟(jì)損失。
合同履行后的管理制度
統(tǒng)計報表制度。將合同的簽訂、履行、變更、解除及發(fā)生糾紛的處理等項情況以報表的形式定期進(jìn)行統(tǒng)計匯總，并進(jìn)行分析和上報。
考核制度。通過引進(jìn)激勵機(jī)制，將合同管理納入采購責(zé)任制考核范圍?？己丝捎刹少彉I(yè)務(wù)管理部門和采購機(jī)構(gòu)聯(lián)合組織，考核內(nèi)容包括合同簽約率指標(biāo)、履約率指標(biāo)，合同送審時間，合同內(nèi)容的合法性及條款的完備性，合同臺賬、報表、檔案的管理情況；考核辦法可實行競賽評比，對每一項考核內(nèi)容打分，并根據(jù)考核結(jié)果實施獎罰。
檔案制度。第一，合同檔案應(yīng)做到規(guī)范化、科學(xué)化、統(tǒng)一化；第二，合同管理員要對已經(jīng)生效的合同編號登記，逐個建立檔案；第三，檔案的內(nèi)容包括合同文本及附件，合同簽訂申請表，簽約談判紀(jì)要，變更、解除合同的協(xié)議，交貨、付款、檢驗等合同履行情況記錄，有關(guān)票據(jù)、單證，合同糾紛處理情況卷宗等；第四，合同檔案管理實行平時立卷，年終一次歸檔，專人保管的制度。（作者單位：空軍物資采購供應(yīng)站）
來源：政府采購信息網(wǎng)
