三大環(huán)節(jié)影響采購(gòu)效率
政府采購(gòu)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其主要流程包括立項(xiàng)、落實(shí)采購(gòu)資金、擬訂采購(gòu)需求、網(wǎng)上申報(bào)計(jì)劃、計(jì)劃審批、采購(gòu)實(shí)施、簽訂合同、履約驗(yàn)收、合同款支付等，這些環(huán)節(jié)或多或少都會(huì)對(duì)政府采購(gòu)效率產(chǎn)生影響。政府采購(gòu)中心作為具體組織實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)的集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)，其實(shí)只在采購(gòu)實(shí)施這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)效率產(chǎn)生影響，在此環(huán)節(jié)，影響政府采購(gòu)效率的因素主要有采購(gòu)文件編制、公告時(shí)限及其他不確定因素等。在這三個(gè)因素中，只有采購(gòu)文件編制是可以控制的；公告時(shí)限是法定的，不可逾越；不確定因素是不以主觀意志為轉(zhuǎn)移的。
根據(jù)需求編制采購(gòu)文件
政府采購(gòu)的需求全部體現(xiàn)在采購(gòu)文件中，采購(gòu)文件是采購(gòu)活動(dòng)的唯一依據(jù)。政府采購(gòu)中心在編制采購(gòu)文件時(shí)，是根據(jù)采購(gòu)單位提出的需求進(jìn)行的，如果提出的需求細(xì)致、詳盡，編制采購(gòu)文件所需時(shí)間則較短，一般情況下2至3個(gè)工作日即可完成；如果提出的需求很粗略，采購(gòu)中心必須與采購(gòu)單位充分溝通，只有在弄清需求的前提下才能編制采購(gòu)文件，在這種情況下，編制采購(gòu)文件所需時(shí)間則較長(zhǎng)。工程項(xiàng)目，需要具有工程造價(jià)資格的中介機(jī)構(gòu)編制工程量清單，一些技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，有可能還需要邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行論證等，這些工作的完成均需要一定的時(shí)間予以保證。
公告環(huán)節(jié)法定時(shí)限不能改
根據(jù)政府采購(gòu)法律法規(guī)的規(guī)定，采購(gòu)公告必須在法定媒體上發(fā)布，而且不同的采購(gòu)方式，公告時(shí)間也不盡相同。采取公開招標(biāo)方式采購(gòu)的，從招標(biāo)文件發(fā)出之日起至投標(biāo)截止時(shí)點(diǎn)其法定時(shí)限不少于20日；采取競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)的，從談判文件發(fā)出之日起至規(guī)定的談判開始時(shí)間，一般項(xiàng)目不得少于5日，大型或技術(shù)復(fù)雜項(xiàng)目不得少于10日，其中工作日均不得少于3日。上述時(shí)限規(guī)定不能滿足采購(gòu)單位緊急需要，需縮短采購(gòu)信息公告時(shí)限的，應(yīng)在采購(gòu)信息發(fā)布前獲得市財(cái)政局批準(zhǔn)；采取詢價(jià)方式采購(gòu)的，從詢價(jià)文件發(fā)出之日起到供應(yīng)商開始報(bào)價(jià)，一般不少于3日。
其他不確定因素多
主要是采購(gòu)文件編制是否合理，是否存在傾向性和歧視性條款，是否損害了供應(yīng)商的權(quán)益，等等。政府采購(gòu)法規(guī)定，供應(yīng)商認(rèn)為采購(gòu)文件使自己的權(quán)益受到損害的，可以在知道或者應(yīng)該知道其權(quán)益受到損害之日起七個(gè)工作日內(nèi)，以書面形式向采購(gòu)人或采購(gòu)中心提出質(zhì)疑，采購(gòu)人或采購(gòu)中心應(yīng)當(dāng)在收到供應(yīng)商的書面質(zhì)疑后七個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。如果質(zhì)疑成立，就有可能修改采購(gòu)文件，具體采購(gòu)時(shí)點(diǎn)自然順延。
采取公開招標(biāo)方式采購(gòu)的，自修改后的招標(biāo)文件發(fā)出之日起順延不少于15天后方能開標(biāo)。
編好采購(gòu)文件
綜上所述，影響政府采購(gòu)效率的三個(gè)因素中，公告時(shí)限屬于“高壓線”，絕對(duì)不能碰，少一天都屬于違法行為，即使采購(gòu)了，結(jié)果也是無效的。提高政府采購(gòu)效率只能在壓縮編制采購(gòu)文件時(shí)間和消除其他不確定因素上做文章。為此，我們建議采購(gòu)單位及早申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)確認(rèn)采購(gòu)需求，一些技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目可以邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行論證，聽取多方面的意見和建議，盡可能在采購(gòu)活動(dòng)開始前做好完善采購(gòu)方案等準(zhǔn)備工作。同時(shí)，可以在申報(bào)計(jì)劃前就咨詢政府采購(gòu)中心，讓采購(gòu)中心提前介入，便于采購(gòu)中心詳細(xì)了解采購(gòu)需求，并從法律的角度和操作層面上提出建議，以免因采購(gòu)文件可能存在傾向性和歧視性條款而引起供應(yīng)商質(zhì)疑從而延長(zhǎng)采購(gòu)時(shí)間和影響采購(gòu)效率，在條件允許的情況下，還可以預(yù)先把采購(gòu)文件編制完畢，一旦計(jì)劃審批通過后，立即投入采購(gòu)。
此外，為了提高采購(gòu)效率，南京市對(duì)部分通用且采購(gòu)頻繁的產(chǎn)品實(shí)行協(xié)議供貨，一些服務(wù)類項(xiàng)目實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，采購(gòu)單位申報(bào)的計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)即可自行實(shí)施采購(gòu)。
價(jià)格控制需采購(gòu)人與采購(gòu)中心緊密配合
協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)以手續(xù)便捷、中間環(huán)節(jié)少、效率高頗受政府采購(gòu)當(dāng)事人的好評(píng)。如果不搞協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)，一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)項(xiàng)目地逐一實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)，不僅難以滿足采購(gòu)單位在采購(gòu)時(shí)間上的要求，也是不經(jīng)濟(jì)和低效率的。我們經(jīng)常聽到一些采購(gòu)單位反映項(xiàng)目很急，需要緊急采購(gòu)，巴不得明天就能到貨。殊不知，政府采購(gòu)是有嚴(yán)格的程序和法定的時(shí)間要求的，并不是采購(gòu)中心拿個(gè)支票滿街跑，立馬就能把東西扛回家。另外，政府采購(gòu)是不能指定品牌和特定供應(yīng)商的，因此，通過政府集中采購(gòu)的結(jié)果，有時(shí)也會(huì)采購(gòu)到并非是采購(gòu)人主觀上想要的品牌，有時(shí)新采購(gòu)的產(chǎn)品也難以保證與原有項(xiàng)目的一致性，這些不確定因素采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)予以充分考慮。
價(jià)高原因分析
協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)，雖然較好地解決了效率問題，但是，我們經(jīng)常聽到一些采購(gòu)單位抱怨價(jià)格不優(yōu)惠，有的甚至還高于自己在市場(chǎng)上了解到的價(jià)格。出現(xiàn)這種情況主要有以下幾個(gè)原因：
一是協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)是一次招標(biāo)，在協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)有效期內(nèi)分期購(gòu)買，際上是“靜態(tài)招標(biāo)、動(dòng)態(tài)采購(gòu)”，從價(jià)格上來講，政府采購(gòu)中心在招標(biāo)的那一時(shí)刻是靜態(tài)的，價(jià)格是比較優(yōu)惠的，而采購(gòu)單位在整個(gè)協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)有效期內(nèi)實(shí)施采購(gòu)是動(dòng)態(tài)的，招標(biāo)時(shí)確定的價(jià)格在那個(gè)時(shí)點(diǎn)或許是合理的，但隨著時(shí)間的推移和市場(chǎng)價(jià)格的變化，就會(huì)感到價(jià)格偏高。
二是通常情況下，IT產(chǎn)品價(jià)格總體趨勢(shì)是逐步走低，而有的供應(yīng)商卻沒有“隨行就市”對(duì)中標(biāo)產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)價(jià)。
三是政府采購(gòu)的服務(wù)要求高，基本上都是要求供應(yīng)商提供免費(fèi)送貨上門、免費(fèi)安裝調(diào)試和免費(fèi)上門維修等服務(wù)，事實(shí)上，供應(yīng)商提供的這些服務(wù)是需要成本的，這種高要求的服務(wù)，可能導(dǎo)致政府采購(gòu)的價(jià)格高于個(gè)人采購(gòu)價(jià)格。
四是政府采購(gòu)是“賒賬”采購(gòu)，有比較長(zhǎng)的賬期。一般情況下，采購(gòu)單位最早在驗(yàn)收合格后五個(gè)工作日內(nèi)，才能通過國(guó)庫(kù)集中支付將貨款通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。“賒賬”采購(gòu)與現(xiàn)款現(xiàn)貨交易相比，資金的時(shí)間價(jià)值也會(huì)在價(jià)格上有所體現(xiàn)。
五是由于各供應(yīng)商的進(jìn)貨渠道不同、經(jīng)營(yíng)成本不同，其銷售價(jià)格也不同。
六是個(gè)別采購(gòu)單位對(duì)協(xié)議供貨產(chǎn)品價(jià)格存在理解上的誤區(qū)。政府采購(gòu)中心網(wǎng)站公布的協(xié)議供貨價(jià)格是政府采購(gòu)的最高限價(jià)，并非政府采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格，采購(gòu)單位實(shí)際采購(gòu)時(shí)的成交價(jià)格只要不超過最高限價(jià)，均是合理和正常的。
另外，不同配置、不同商務(wù)條件的價(jià)格也不同。尤其像計(jì)算機(jī)這類產(chǎn)品，即使是同一品牌、相同配置的商用機(jī)和家用機(jī)，所用元器件的品質(zhì)、生產(chǎn)工藝、性能、服務(wù)和質(zhì)保年限等因素也會(huì)有差別，這也會(huì)最終反映到價(jià)格上來。
避免高價(jià)格的注意事項(xiàng)
對(duì)采購(gòu)單位來說，控制協(xié)議供貨和定點(diǎn)采購(gòu)項(xiàng)目?jī)r(jià)格高要注意以下幾個(gè)問題：第一，要價(jià)比三家，采購(gòu)協(xié)議供貨和定點(diǎn)服務(wù)項(xiàng)目時(shí)一定要向三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，既可以向協(xié)議（定點(diǎn)）供應(yīng)商詢價(jià)，也可以向非協(xié)議（定點(diǎn)）供應(yīng)商詢價(jià)，按照符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等的原則，確定最低報(bào)價(jià)的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。協(xié)議供貨供應(yīng)商都是生產(chǎn)廠家推薦的，正常情況下，其產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)是有保障的，如果協(xié)議供貨供應(yīng)商提供的產(chǎn)品有質(zhì)量問題，或者在服務(wù)上沒有履行承諾而受到采購(gòu)單位有效投訴的話，生產(chǎn)廠家將承擔(dān)連帶責(zé)任，會(huì)與供應(yīng)商同時(shí)受到違約處理。另外，如果采購(gòu)單位在詢價(jià)時(shí)發(fā)現(xiàn)非協(xié)議供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格明顯低于協(xié)議供貨的價(jià)格，在承諾質(zhì)量和服務(wù)問題自行解決的前提下，采購(gòu)中心同意向非協(xié)議供應(yīng)商購(gòu)買，并為其辦理合同見證。第二，要同品牌、同型號(hào)、同配置詢價(jià)，否則就沒有可比性。第三，采購(gòu)單位如果發(fā)現(xiàn)協(xié)議供貨產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格與協(xié)議供貨最高限價(jià)相比相差幅度較大，可以及時(shí)向政府采購(gòu)中心進(jìn)行信息反饋。采購(gòu)中心將根據(jù)招標(biāo)要求和與供應(yīng)商簽訂的框架協(xié)議敦促供應(yīng)商及時(shí)降價(jià)，使所有的采購(gòu)單位都可以享受到這一更好的優(yōu)惠價(jià)格。采購(gòu)單位反映的問題一定要具體以便于采購(gòu)中心調(diào)查處理。
做好履約保質(zhì)量
影響質(zhì)量的三個(gè)因素
從政府采購(gòu)實(shí)踐看，影響產(chǎn)品質(zhì)量主要有以下幾個(gè)因素：
第一，采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。由于政府采購(gòu)不能指定品牌和特定的供應(yīng)商，只能在采購(gòu)文件中提出功能、性能和技術(shù)參數(shù)等標(biāo)準(zhǔn)，什么樣的標(biāo)準(zhǔn)，決定了什么樣的質(zhì)量。
第二，供應(yīng)商的誠(chéng)信程度。少數(shù)誠(chéng)信程度不高的供應(yīng)商往往虛假承諾，無論你提出什么樣的要求他都能滿足，而在供貨時(shí)，不是以假充真，就是以次充好。
第三，驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)。
第四，個(gè)別產(chǎn)品質(zhì)量影響了整批產(chǎn)品。產(chǎn)品開箱合格率如果是99%，那1%的不合格相對(duì)于采購(gòu)單位來說就是100%不合格。
認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)
第一，采購(gòu)單位在提出具體采購(gòu)需求時(shí)，盡可能把所要采購(gòu)產(chǎn)品的功能、性能、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝、材質(zhì)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等描述詳盡，是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)一定要明確。第二，可以要求供應(yīng)商提供樣品。像家具、地板、裝修裝潢材料、窗簾等定制產(chǎn)品，在供應(yīng)商投標(biāo)時(shí)提供樣品評(píng)標(biāo)，一旦供應(yīng)商中標(biāo)，應(yīng)將其樣品進(jìn)行封存，樣品是驗(yàn)收的主要依據(jù)。第三，協(xié)議供貨項(xiàng)目可以選擇信譽(yù)程度高、服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商供貨。第四，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的履約驗(yàn)收。采購(gòu)單位應(yīng)組織對(duì)供應(yīng)商的履約驗(yàn)收，大型或復(fù)雜項(xiàng)目，以及采購(gòu)單位認(rèn)為必要時(shí)可以邀請(qǐng)國(guó)家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)和政府采購(gòu)中心參與驗(yàn)收。第五，政府采購(gòu)中心要重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行抽查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問題，根據(jù)《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《合同法》以及供應(yīng)商的承諾，督促供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或返工，對(duì)不守誠(chéng)信或不按照合同約定履行的供應(yīng)商還可以通過扣繳履約保證金、暫停其參加政府采購(gòu)資格等手段，達(dá)到提高政府采購(gòu)質(zhì)量和威懾不誠(chéng)信供應(yīng)商的效果。第六，軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成和工程等項(xiàng)目可以聘請(qǐng)監(jiān)理，借助專業(yè)機(jī)構(gòu)的力量監(jiān)督供應(yīng)商的履約行為。
來源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
