陽光采購應(yīng)把好三關(guān)
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發(fā)布日期：2010年04月22日
三大環(huán)節(jié)影響采購效率
政府采購是一項系統(tǒng)工程，其主要流程包括立項、落實采購資金、擬訂采購需求、網(wǎng)上申報計劃、計劃審批、采購實施、簽訂合同、履約驗收、合同款支付等，這些環(huán)節(jié)或多或少都會對政府采購效率產(chǎn)生影響。政府采購中心作為具體組織實施政府采購活動的集中采購機構(gòu)，其實只在采購實施這個環(huán)節(jié)對效率產(chǎn)生影響，在此環(huán)節(jié)，影響政府采購效率的因素主要有采購文件編制、公告時限及其他不確定因素等。在這三個因素中，只有采購文件編制是可以控制的；公告時限是法定的，不可逾越；不確定因素是不以主觀意志為轉(zhuǎn)移的。
根據(jù)需求編制采購文件
政府采購的需求全部體現(xiàn)在采購文件中，采購文件是采購活動的唯一依據(jù)。政府采購中心在編制采購文件時，是根據(jù)采購單位提出的需求進行的，如果提出的需求細致、詳盡，編制采購文件所需時間則較短，一般情況下2至3個工作日即可完成；如果提出的需求很粗略，采購中心必須與采購單位充分溝通，只有在弄清需求的前提下才能編制采購文件，在這種情況下，編制采購文件所需時間則較長。工程項目，需要具有工程造價資格的中介機構(gòu)編制工程量清單，一些技術(shù)復(fù)雜的項目，有可能還需要邀請相關(guān)專家進行論證等，這些工作的完成均需要一定的時間予以保證。
公告環(huán)節(jié)法定時限不能改
根據(jù)政府采購法律法規(guī)的規(guī)定，采購公告必須在法定媒體上發(fā)布，而且不同的采購方式，公告時間也不盡相同。采取公開招標方式采購的，從招標文件發(fā)出之日起至投標截止時點其法定時限不少于20日；采取競爭性談判方式采購的，從談判文件發(fā)出之日起至規(guī)定的談判開始時間，一般項目不得少于5日，大型或技術(shù)復(fù)雜項目不得少于10日，其中工作日均不得少于3日。上述時限規(guī)定不能滿足采購單位緊急需要，需縮短采購信息公告時限的，應(yīng)在采購信息發(fā)布前獲得市財政局批準；采取詢價方式采購的，從詢價文件發(fā)出之日起到供應(yīng)商開始報價，一般不少于3日。
其他不確定因素多
主要是采購文件編制是否合理，是否存在傾向性和歧視性條款，是否損害了供應(yīng)商的權(quán)益，等等。政府采購法規(guī)定，供應(yīng)商認為采購文件使自己的權(quán)益受到損害的，可以在知道或者應(yīng)該知道其權(quán)益受到損害之日起七個工作日內(nèi)，以書面形式向采購人或采購中心提出質(zhì)疑，采購人或采購中心應(yīng)當在收到供應(yīng)商的書面質(zhì)疑后七個工作日內(nèi)作出答復(fù)。如果質(zhì)疑成立，就有可能修改采購文件，具體采購時點自然順延。
采取公開招標方式采購的，自修改后的招標文件發(fā)出之日起順延不少于15天后方能開標。
編好采購文件
綜上所述，影響政府采購效率的三個因素中，公告時限屬于“高壓線”，絕對不能碰，少一天都屬于違法行為，即使采購了，結(jié)果也是無效的。提高政府采購效率只能在壓縮編制采購文件時間和消除其他不確定因素上做文章。為此，我們建議采購單位及早申報采購計劃，及時確認采購需求，一些技術(shù)復(fù)雜的項目可以邀請相關(guān)專家進行論證，聽取多方面的意見和建議，盡可能在采購活動開始前做好完善采購方案等準備工作。同時，可以在申報計劃前就咨詢政府采購中心，讓采購中心提前介入，便于采購中心詳細了解采購需求，并從法律的角度和操作層面上提出建議，以免因采購文件可能存在傾向性和歧視性條款而引起供應(yīng)商質(zhì)疑從而延長采購時間和影響采購效率，在條件允許的情況下，還可以預(yù)先把采購文件編制完畢，一旦計劃審批通過后，立即投入采購。
此外，為了提高采購效率，南京市對部分通用且采購頻繁的產(chǎn)品實行協(xié)議供貨，一些服務(wù)類項目實行定點采購，采購單位申報的計劃一經(jīng)批準即可自行實施采購。
價格控制需采購人與采購中心緊密配合
協(xié)議供貨和定點采購以手續(xù)便捷、中間環(huán)節(jié)少、效率高頗受政府采購當事人的好評。如果不搞協(xié)議供貨和定點采購，一個項目一個項目地逐一實施招標采購，不僅難以滿足采購單位在采購時間上的要求，也是不經(jīng)濟和低效率的。我們經(jīng)常聽到一些采購單位反映項目很急，需要緊急采購，巴不得明天就能到貨。殊不知，政府采購是有嚴格的程序和法定的時間要求的，并不是采購中心拿個支票滿街跑，立馬就能把東西扛回家。另外，政府采購是不能指定品牌和特定供應(yīng)商的，因此，通過政府集中采購的結(jié)果，有時也會采購到并非是采購人主觀上想要的品牌，有時新采購的產(chǎn)品也難以保證與原有項目的一致性，這些不確定因素采購人應(yīng)當予以充分考慮。
價高原因分析
協(xié)議供貨和定點采購，雖然較好地解決了效率問題，但是，我們經(jīng)常聽到一些采購單位抱怨價格不優(yōu)惠，有的甚至還高于自己在市場上了解到的價格。出現(xiàn)這種情況主要有以下幾個原因：
一是協(xié)議供貨和定點采購是一次招標，在協(xié)議供貨和定點采購有效期內(nèi)分期購買，際上是“靜態(tài)招標、動態(tài)采購”，從價格上來講，政府采購中心在招標的那一時刻是靜態(tài)的，價格是比較優(yōu)惠的，而采購單位在整個協(xié)議供貨和定點采購有效期內(nèi)實施采購是動態(tài)的，招標時確定的價格在那個時點或許是合理的，但隨著時間的推移和市場價格的變化，就會感到價格偏高。
二是通常情況下，IT產(chǎn)品價格總體趨勢是逐步走低，而有的供應(yīng)商卻沒有“隨行就市”對中標產(chǎn)品進行調(diào)價。
三是政府采購的服務(wù)要求高，基本上都是要求供應(yīng)商提供免費送貨上門、免費安裝調(diào)試和免費上門維修等服務(wù)，事實上，供應(yīng)商提供的這些服務(wù)是需要成本的，這種高要求的服務(wù)，可能導(dǎo)致政府采購的價格高于個人采購價格。
四是政府采購是“賒賬”采購，有比較長的賬期。一般情況下，采購單位最早在驗收合格后五個工作日內(nèi)，才能通過國庫集中支付將貨款通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商?！百d賬”采購與現(xiàn)款現(xiàn)貨交易相比，資金的時間價值也會在價格上有所體現(xiàn)。
五是由于各供應(yīng)商的進貨渠道不同、經(jīng)營成本不同，其銷售價格也不同。
六是個別采購單位對協(xié)議供貨產(chǎn)品價格存在理解上的誤區(qū)。政府采購中心網(wǎng)站公布的協(xié)議供貨價格是政府采購的最高限價，并非政府采購執(zhí)行價格，采購單位實際采購時的成交價格只要不超過最高限價，均是合理和正常的。
另外，不同配置、不同商務(wù)條件的價格也不同。尤其像計算機這類產(chǎn)品，即使是同一品牌、相同配置的商用機和家用機，所用元器件的品質(zhì)、生產(chǎn)工藝、性能、服務(wù)和質(zhì)保年限等因素也會有差別，這也會最終反映到價格上來。
避免高價格的注意事項
對采購單位來說，控制協(xié)議供貨和定點采購項目價格高要注意以下幾個問題：第一，要價比三家，采購協(xié)議供貨和定點服務(wù)項目時一定要向三家以上供應(yīng)商進行詢價，既可以向協(xié)議（定點）供應(yīng)商詢價，也可以向非協(xié)議（定點）供應(yīng)商詢價，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等的原則，確定最低報價的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。協(xié)議供貨供應(yīng)商都是生產(chǎn)廠家推薦的，正常情況下，其產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)是有保障的，如果協(xié)議供貨供應(yīng)商提供的產(chǎn)品有質(zhì)量問題，或者在服務(wù)上沒有履行承諾而受到采購單位有效投訴的話，生產(chǎn)廠家將承擔(dān)連帶責(zé)任，會與供應(yīng)商同時受到違約處理。另外，如果采購單位在詢價時發(fā)現(xiàn)非協(xié)議供應(yīng)商所報的價格明顯低于協(xié)議供貨的價格，在承諾質(zhì)量和服務(wù)問題自行解決的前提下，采購中心同意向非協(xié)議供應(yīng)商購買，并為其辦理合同見證。第二，要同品牌、同型號、同配置詢價，否則就沒有可比性。第三，采購單位如果發(fā)現(xiàn)協(xié)議供貨產(chǎn)品的市場價格與協(xié)議供貨最高限價相比相差幅度較大，可以及時向政府采購中心進行信息反饋。采購中心將根據(jù)招標要求和與供應(yīng)商簽訂的框架協(xié)議敦促供應(yīng)商及時降價，使所有的采購單位都可以享受到這一更好的優(yōu)惠價格。采購單位反映的問題一定要具體以便于采購中心調(diào)查處理。
做好履約保質(zhì)量
影響質(zhì)量的三個因素
從政府采購實踐看，影響產(chǎn)品質(zhì)量主要有以下幾個因素：
第一，采購的標準。由于政府采購不能指定品牌和特定的供應(yīng)商，只能在采購文件中提出功能、性能和技術(shù)參數(shù)等標準，什么樣的標準，決定了什么樣的質(zhì)量。
第二，供應(yīng)商的誠信程度。少數(shù)誠信程度不高的供應(yīng)商往往虛假承諾，無論你提出什么樣的要求他都能滿足，而在供貨時，不是以假充真，就是以次充好。
第三，驗收把關(guān)不嚴。
第四，個別產(chǎn)品質(zhì)量影響了整批產(chǎn)品。產(chǎn)品開箱合格率如果是99%，那1%的不合格相對于采購單位來說就是100%不合格。
認真把好質(zhì)量關(guān)
第一，采購單位在提出具體采購需求時，盡可能把所要采購產(chǎn)品的功能、性能、技術(shù)標準、生產(chǎn)工藝、材質(zhì)、驗收標準等描述詳盡，是企業(yè)標準、行業(yè)標準，還是國家標準一定要明確。第二，可以要求供應(yīng)商提供樣品。像家具、地板、裝修裝潢材料、窗簾等定制產(chǎn)品，在供應(yīng)商投標時提供樣品評標，一旦供應(yīng)商中標，應(yīng)將其樣品進行封存，樣品是驗收的主要依據(jù)。第三，協(xié)議供貨項目可以選擇信譽程度高、服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商供貨。第四，加強對供應(yīng)商的履約驗收。采購單位應(yīng)組織對供應(yīng)商的履約驗收，大型或復(fù)雜項目，以及采購單位認為必要時可以邀請國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)和政府采購中心參與驗收。第五，政府采購中心要重點對供應(yīng)商履約情況進行抽查。對于發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問題，根據(jù)《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《合同法》以及供應(yīng)商的承諾，督促供應(yīng)商進行退換貨或返工，對不守誠信或不按照合同約定履行的供應(yīng)商還可以通過扣繳履約保證金、暫停其參加政府采購資格等手段，達到提高政府采購質(zhì)量和威懾不誠信供應(yīng)商的效果。第六，軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成和工程等項目可以聘請監(jiān)理，借助專業(yè)機構(gòu)的力量監(jiān)督供應(yīng)商的履約行為。
來源：政府采購信息報
政府采購是一項系統(tǒng)工程，其主要流程包括立項、落實采購資金、擬訂采購需求、網(wǎng)上申報計劃、計劃審批、采購實施、簽訂合同、履約驗收、合同款支付等，這些環(huán)節(jié)或多或少都會對政府采購效率產(chǎn)生影響。政府采購中心作為具體組織實施政府采購活動的集中采購機構(gòu)，其實只在采購實施這個環(huán)節(jié)對效率產(chǎn)生影響，在此環(huán)節(jié)，影響政府采購效率的因素主要有采購文件編制、公告時限及其他不確定因素等。在這三個因素中，只有采購文件編制是可以控制的；公告時限是法定的，不可逾越；不確定因素是不以主觀意志為轉(zhuǎn)移的。
根據(jù)需求編制采購文件
政府采購的需求全部體現(xiàn)在采購文件中，采購文件是采購活動的唯一依據(jù)。政府采購中心在編制采購文件時，是根據(jù)采購單位提出的需求進行的，如果提出的需求細致、詳盡，編制采購文件所需時間則較短，一般情況下2至3個工作日即可完成；如果提出的需求很粗略，采購中心必須與采購單位充分溝通，只有在弄清需求的前提下才能編制采購文件，在這種情況下，編制采購文件所需時間則較長。工程項目，需要具有工程造價資格的中介機構(gòu)編制工程量清單，一些技術(shù)復(fù)雜的項目，有可能還需要邀請相關(guān)專家進行論證等，這些工作的完成均需要一定的時間予以保證。
公告環(huán)節(jié)法定時限不能改
根據(jù)政府采購法律法規(guī)的規(guī)定，采購公告必須在法定媒體上發(fā)布，而且不同的采購方式，公告時間也不盡相同。采取公開招標方式采購的，從招標文件發(fā)出之日起至投標截止時點其法定時限不少于20日；采取競爭性談判方式采購的，從談判文件發(fā)出之日起至規(guī)定的談判開始時間，一般項目不得少于5日，大型或技術(shù)復(fù)雜項目不得少于10日，其中工作日均不得少于3日。上述時限規(guī)定不能滿足采購單位緊急需要，需縮短采購信息公告時限的，應(yīng)在采購信息發(fā)布前獲得市財政局批準；采取詢價方式采購的，從詢價文件發(fā)出之日起到供應(yīng)商開始報價，一般不少于3日。
其他不確定因素多
主要是采購文件編制是否合理，是否存在傾向性和歧視性條款，是否損害了供應(yīng)商的權(quán)益，等等。政府采購法規(guī)定，供應(yīng)商認為采購文件使自己的權(quán)益受到損害的，可以在知道或者應(yīng)該知道其權(quán)益受到損害之日起七個工作日內(nèi)，以書面形式向采購人或采購中心提出質(zhì)疑，采購人或采購中心應(yīng)當在收到供應(yīng)商的書面質(zhì)疑后七個工作日內(nèi)作出答復(fù)。如果質(zhì)疑成立，就有可能修改采購文件，具體采購時點自然順延。
采取公開招標方式采購的，自修改后的招標文件發(fā)出之日起順延不少于15天后方能開標。
編好采購文件
綜上所述，影響政府采購效率的三個因素中，公告時限屬于“高壓線”，絕對不能碰，少一天都屬于違法行為，即使采購了，結(jié)果也是無效的。提高政府采購效率只能在壓縮編制采購文件時間和消除其他不確定因素上做文章。為此，我們建議采購單位及早申報采購計劃，及時確認采購需求，一些技術(shù)復(fù)雜的項目可以邀請相關(guān)專家進行論證，聽取多方面的意見和建議，盡可能在采購活動開始前做好完善采購方案等準備工作。同時，可以在申報計劃前就咨詢政府采購中心，讓采購中心提前介入，便于采購中心詳細了解采購需求，并從法律的角度和操作層面上提出建議，以免因采購文件可能存在傾向性和歧視性條款而引起供應(yīng)商質(zhì)疑從而延長采購時間和影響采購效率，在條件允許的情況下，還可以預(yù)先把采購文件編制完畢，一旦計劃審批通過后，立即投入采購。
此外，為了提高采購效率，南京市對部分通用且采購頻繁的產(chǎn)品實行協(xié)議供貨，一些服務(wù)類項目實行定點采購，采購單位申報的計劃一經(jīng)批準即可自行實施采購。
價格控制需采購人與采購中心緊密配合
協(xié)議供貨和定點采購以手續(xù)便捷、中間環(huán)節(jié)少、效率高頗受政府采購當事人的好評。如果不搞協(xié)議供貨和定點采購，一個項目一個項目地逐一實施招標采購，不僅難以滿足采購單位在采購時間上的要求，也是不經(jīng)濟和低效率的。我們經(jīng)常聽到一些采購單位反映項目很急，需要緊急采購，巴不得明天就能到貨。殊不知，政府采購是有嚴格的程序和法定的時間要求的，并不是采購中心拿個支票滿街跑，立馬就能把東西扛回家。另外，政府采購是不能指定品牌和特定供應(yīng)商的，因此，通過政府集中采購的結(jié)果，有時也會采購到并非是采購人主觀上想要的品牌，有時新采購的產(chǎn)品也難以保證與原有項目的一致性，這些不確定因素采購人應(yīng)當予以充分考慮。
價高原因分析
協(xié)議供貨和定點采購，雖然較好地解決了效率問題，但是，我們經(jīng)常聽到一些采購單位抱怨價格不優(yōu)惠，有的甚至還高于自己在市場上了解到的價格。出現(xiàn)這種情況主要有以下幾個原因：
一是協(xié)議供貨和定點采購是一次招標，在協(xié)議供貨和定點采購有效期內(nèi)分期購買，際上是“靜態(tài)招標、動態(tài)采購”，從價格上來講，政府采購中心在招標的那一時刻是靜態(tài)的，價格是比較優(yōu)惠的，而采購單位在整個協(xié)議供貨和定點采購有效期內(nèi)實施采購是動態(tài)的，招標時確定的價格在那個時點或許是合理的，但隨著時間的推移和市場價格的變化，就會感到價格偏高。
二是通常情況下，IT產(chǎn)品價格總體趨勢是逐步走低，而有的供應(yīng)商卻沒有“隨行就市”對中標產(chǎn)品進行調(diào)價。
三是政府采購的服務(wù)要求高，基本上都是要求供應(yīng)商提供免費送貨上門、免費安裝調(diào)試和免費上門維修等服務(wù)，事實上，供應(yīng)商提供的這些服務(wù)是需要成本的，這種高要求的服務(wù)，可能導(dǎo)致政府采購的價格高于個人采購價格。
四是政府采購是“賒賬”采購，有比較長的賬期。一般情況下，采購單位最早在驗收合格后五個工作日內(nèi)，才能通過國庫集中支付將貨款通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商?！百d賬”采購與現(xiàn)款現(xiàn)貨交易相比，資金的時間價值也會在價格上有所體現(xiàn)。
五是由于各供應(yīng)商的進貨渠道不同、經(jīng)營成本不同，其銷售價格也不同。
六是個別采購單位對協(xié)議供貨產(chǎn)品價格存在理解上的誤區(qū)。政府采購中心網(wǎng)站公布的協(xié)議供貨價格是政府采購的最高限價，并非政府采購執(zhí)行價格，采購單位實際采購時的成交價格只要不超過最高限價，均是合理和正常的。
另外，不同配置、不同商務(wù)條件的價格也不同。尤其像計算機這類產(chǎn)品，即使是同一品牌、相同配置的商用機和家用機，所用元器件的品質(zhì)、生產(chǎn)工藝、性能、服務(wù)和質(zhì)保年限等因素也會有差別，這也會最終反映到價格上來。
避免高價格的注意事項
對采購單位來說，控制協(xié)議供貨和定點采購項目價格高要注意以下幾個問題：第一，要價比三家，采購協(xié)議供貨和定點服務(wù)項目時一定要向三家以上供應(yīng)商進行詢價，既可以向協(xié)議（定點）供應(yīng)商詢價，也可以向非協(xié)議（定點）供應(yīng)商詢價，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等的原則，確定最低報價的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。協(xié)議供貨供應(yīng)商都是生產(chǎn)廠家推薦的，正常情況下，其產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)是有保障的，如果協(xié)議供貨供應(yīng)商提供的產(chǎn)品有質(zhì)量問題，或者在服務(wù)上沒有履行承諾而受到采購單位有效投訴的話，生產(chǎn)廠家將承擔(dān)連帶責(zé)任，會與供應(yīng)商同時受到違約處理。另外，如果采購單位在詢價時發(fā)現(xiàn)非協(xié)議供應(yīng)商所報的價格明顯低于協(xié)議供貨的價格，在承諾質(zhì)量和服務(wù)問題自行解決的前提下，采購中心同意向非協(xié)議供應(yīng)商購買，并為其辦理合同見證。第二，要同品牌、同型號、同配置詢價，否則就沒有可比性。第三，采購單位如果發(fā)現(xiàn)協(xié)議供貨產(chǎn)品的市場價格與協(xié)議供貨最高限價相比相差幅度較大，可以及時向政府采購中心進行信息反饋。采購中心將根據(jù)招標要求和與供應(yīng)商簽訂的框架協(xié)議敦促供應(yīng)商及時降價，使所有的采購單位都可以享受到這一更好的優(yōu)惠價格。采購單位反映的問題一定要具體以便于采購中心調(diào)查處理。
做好履約保質(zhì)量
影響質(zhì)量的三個因素
從政府采購實踐看，影響產(chǎn)品質(zhì)量主要有以下幾個因素：
第一，采購的標準。由于政府采購不能指定品牌和特定的供應(yīng)商，只能在采購文件中提出功能、性能和技術(shù)參數(shù)等標準，什么樣的標準，決定了什么樣的質(zhì)量。
第二，供應(yīng)商的誠信程度。少數(shù)誠信程度不高的供應(yīng)商往往虛假承諾，無論你提出什么樣的要求他都能滿足，而在供貨時，不是以假充真，就是以次充好。
第三，驗收把關(guān)不嚴。
第四，個別產(chǎn)品質(zhì)量影響了整批產(chǎn)品。產(chǎn)品開箱合格率如果是99%，那1%的不合格相對于采購單位來說就是100%不合格。
認真把好質(zhì)量關(guān)
第一，采購單位在提出具體采購需求時，盡可能把所要采購產(chǎn)品的功能、性能、技術(shù)標準、生產(chǎn)工藝、材質(zhì)、驗收標準等描述詳盡，是企業(yè)標準、行業(yè)標準，還是國家標準一定要明確。第二，可以要求供應(yīng)商提供樣品。像家具、地板、裝修裝潢材料、窗簾等定制產(chǎn)品，在供應(yīng)商投標時提供樣品評標，一旦供應(yīng)商中標，應(yīng)將其樣品進行封存，樣品是驗收的主要依據(jù)。第三，協(xié)議供貨項目可以選擇信譽程度高、服務(wù)質(zhì)量好的供應(yīng)商供貨。第四，加強對供應(yīng)商的履約驗收。采購單位應(yīng)組織對供應(yīng)商的履約驗收，大型或復(fù)雜項目，以及采購單位認為必要時可以邀請國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)和政府采購中心參與驗收。第五，政府采購中心要重點對供應(yīng)商履約情況進行抽查。對于發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量問題，根據(jù)《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《合同法》以及供應(yīng)商的承諾，督促供應(yīng)商進行退換貨或返工，對不守誠信或不按照合同約定履行的供應(yīng)商還可以通過扣繳履約保證金、暫停其參加政府采購資格等手段，達到提高政府采購質(zhì)量和威懾不誠信供應(yīng)商的效果。第六，軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成和工程等項目可以聘請監(jiān)理，借助專業(yè)機構(gòu)的力量監(jiān)督供應(yīng)商的履約行為。
來源：政府采購信息報
