政府采購(gòu)檔案管理制度需完善
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發(fā)布日期：2010年05月19日
自2003年《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》頒布以來(lái)，政府采購(gòu)作為我國(guó)主要的財(cái)政支出手段，其采購(gòu)金額規(guī)模及范圍日益擴(kuò)大，采購(gòu)程序及具體實(shí)施辦法相對(duì)比較完善，但相應(yīng)采購(gòu)資料的檔案管理制度及實(shí)施辦法卻相對(duì)滯后。
在政府采購(gòu)法第四十二條明確規(guī)定“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷(xiāo)毀。采購(gòu)文件的保存期限從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r(shí)政府采購(gòu)法對(duì)“采購(gòu)文件”內(nèi)容做了詳細(xì)的規(guī)定，但對(duì)采購(gòu)資料的檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則確遲遲沒(méi)有出臺(tái)。
采購(gòu)資料檔案管理作為政府采購(gòu)的基礎(chǔ)工作，作為整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行情況全過(guò)程記錄，是財(cái)政及各有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行全過(guò)程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對(duì)政府采購(gòu)程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對(duì)政府采購(gòu)的審批和采購(gòu)結(jié)果的監(jiān)督，也是審計(jì)部門(mén)進(jìn)行政府采購(gòu)活動(dòng)審計(jì)的重要依據(jù)。另外加強(qiáng)政府采購(gòu)資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進(jìn)政府采購(gòu)廉政建設(shè)和提升政府采購(gòu)形象。
從制度建設(shè)來(lái)講，各主管部門(mén)對(duì)政府采購(gòu)執(zhí)行程序制定了詳細(xì)的執(zhí)行規(guī)范及細(xì)則，且在采購(gòu)實(shí)踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購(gòu)資料檔案管理制度建設(shè)及實(shí)施細(xì)則上則沒(méi)有明確規(guī)定，這是檔案管理實(shí)施上的制度漏洞。
政府采購(gòu)法只是規(guī)定了采購(gòu)資料的保存及期限，但對(duì)如何保存沒(méi)有具體規(guī)定，一般來(lái)說(shuō)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)均應(yīng)當(dāng)保存采購(gòu)活動(dòng)記錄，而且政府采購(gòu)法中也明確規(guī)定了采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)文件進(jìn)行保存，從各地操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門(mén)都保存采購(gòu)檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費(fèi)，因?yàn)椴少?gòu)人、代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)都需建立自己的檔案部門(mén)，還需要安排專人負(fù)責(zé)；考慮到各部門(mén)之間的關(guān)系及各單位對(duì)檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購(gòu)相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購(gòu)模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬(wàn)別。
從目前我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理的模式來(lái)看，主要是依靠代理機(jī)構(gòu)或政府采購(gòu)中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級(jí)政府政府采購(gòu)檔案管理中心。但代理機(jī)構(gòu)或者是采購(gòu)中心僅僅是負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)中間的一個(gè)環(huán)節(jié)，且作為代理機(jī)構(gòu)或采購(gòu)中心僅僅是代理本機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目，檔案管理僅僅局限在本機(jī)構(gòu)、本單位采購(gòu)活動(dòng)的資料檔案管理；而且對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)前期和后期的檔案不能及時(shí)歸檔也無(wú)權(quán)管理。從而采購(gòu)前期的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、預(yù)算審批、采購(gòu)方式變更、實(shí)施采購(gòu)到采購(gòu)后期的合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目驗(yàn)收及款項(xiàng)的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購(gòu)活動(dòng)涉及眾多部門(mén)，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購(gòu)中心或代理機(jī)構(gòu)實(shí)施采購(gòu)檔案管理明顯是不現(xiàn)實(shí)的。隨著采購(gòu)規(guī)模的日益擴(kuò)大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購(gòu)程序的單位保存采購(gòu)活動(dòng)記錄，驗(yàn)收單位保存驗(yàn)收材料，支付款項(xiàng)的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門(mén)各自為政會(huì)導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購(gòu)結(jié)果不一致，嚴(yán)重的時(shí)候可能會(huì)相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行付款，對(duì)其中的變更無(wú)法進(jìn)一步審查和核實(shí)；或者是供應(yīng)商工程項(xiàng)目完工后，因?yàn)樵?xiàng)目管理人員的變更或其它原因造成項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收，從而人為加大供應(yīng)商回款風(fēng)險(xiǎn)，給政府采購(gòu)工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過(guò)程來(lái)講，政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)往往重視采購(gòu)程序的執(zhí)行過(guò)程及情況，對(duì)采購(gòu)結(jié)束后的驗(yàn)收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的活動(dòng)記錄，對(duì)其它和采購(gòu)有關(guān)的活動(dòng)重視不夠。
從廉政建設(shè)來(lái)看，嚴(yán)格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購(gòu)活動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)政府采購(gòu)法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對(duì)以上存在問(wèn)題，有以下幾點(diǎn)建議：
財(cái)政部門(mén)出臺(tái)政府采購(gòu)檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則；建立統(tǒng)一的政府采購(gòu)檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進(jìn)行管理，同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購(gòu)和公共財(cái)政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程的記錄，還應(yīng)包括對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的最終評(píng)價(jià)以及為財(cái)政投資提供科學(xué)決策的依據(jù)。
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)
在政府采購(gòu)法第四十二條明確規(guī)定“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷(xiāo)毀。采購(gòu)文件的保存期限從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r(shí)政府采購(gòu)法對(duì)“采購(gòu)文件”內(nèi)容做了詳細(xì)的規(guī)定，但對(duì)采購(gòu)資料的檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則確遲遲沒(méi)有出臺(tái)。
采購(gòu)資料檔案管理作為政府采購(gòu)的基礎(chǔ)工作，作為整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行情況全過(guò)程記錄，是財(cái)政及各有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行全過(guò)程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對(duì)政府采購(gòu)程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對(duì)政府采購(gòu)的審批和采購(gòu)結(jié)果的監(jiān)督，也是審計(jì)部門(mén)進(jìn)行政府采購(gòu)活動(dòng)審計(jì)的重要依據(jù)。另外加強(qiáng)政府采購(gòu)資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進(jìn)政府采購(gòu)廉政建設(shè)和提升政府采購(gòu)形象。
從制度建設(shè)來(lái)講，各主管部門(mén)對(duì)政府采購(gòu)執(zhí)行程序制定了詳細(xì)的執(zhí)行規(guī)范及細(xì)則，且在采購(gòu)實(shí)踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購(gòu)資料檔案管理制度建設(shè)及實(shí)施細(xì)則上則沒(méi)有明確規(guī)定，這是檔案管理實(shí)施上的制度漏洞。
政府采購(gòu)法只是規(guī)定了采購(gòu)資料的保存及期限，但對(duì)如何保存沒(méi)有具體規(guī)定，一般來(lái)說(shuō)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)均應(yīng)當(dāng)保存采購(gòu)活動(dòng)記錄，而且政府采購(gòu)法中也明確規(guī)定了采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)文件進(jìn)行保存，從各地操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門(mén)都保存采購(gòu)檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費(fèi)，因?yàn)椴少?gòu)人、代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門(mén)都需建立自己的檔案部門(mén)，還需要安排專人負(fù)責(zé)；考慮到各部門(mén)之間的關(guān)系及各單位對(duì)檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購(gòu)相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購(gòu)模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬(wàn)別。
從目前我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理的模式來(lái)看，主要是依靠代理機(jī)構(gòu)或政府采購(gòu)中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級(jí)政府政府采購(gòu)檔案管理中心。但代理機(jī)構(gòu)或者是采購(gòu)中心僅僅是負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)中間的一個(gè)環(huán)節(jié)，且作為代理機(jī)構(gòu)或采購(gòu)中心僅僅是代理本機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目，檔案管理僅僅局限在本機(jī)構(gòu)、本單位采購(gòu)活動(dòng)的資料檔案管理；而且對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)前期和后期的檔案不能及時(shí)歸檔也無(wú)權(quán)管理。從而采購(gòu)前期的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、預(yù)算審批、采購(gòu)方式變更、實(shí)施采購(gòu)到采購(gòu)后期的合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目驗(yàn)收及款項(xiàng)的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購(gòu)活動(dòng)涉及眾多部門(mén)，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購(gòu)中心或代理機(jī)構(gòu)實(shí)施采購(gòu)檔案管理明顯是不現(xiàn)實(shí)的。隨著采購(gòu)規(guī)模的日益擴(kuò)大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購(gòu)程序的單位保存采購(gòu)活動(dòng)記錄，驗(yàn)收單位保存驗(yàn)收材料，支付款項(xiàng)的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門(mén)各自為政會(huì)導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購(gòu)結(jié)果不一致，嚴(yán)重的時(shí)候可能會(huì)相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行付款，對(duì)其中的變更無(wú)法進(jìn)一步審查和核實(shí)；或者是供應(yīng)商工程項(xiàng)目完工后，因?yàn)樵?xiàng)目管理人員的變更或其它原因造成項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收，從而人為加大供應(yīng)商回款風(fēng)險(xiǎn)，給政府采購(gòu)工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過(guò)程來(lái)講，政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)往往重視采購(gòu)程序的執(zhí)行過(guò)程及情況，對(duì)采購(gòu)結(jié)束后的驗(yàn)收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的活動(dòng)記錄，對(duì)其它和采購(gòu)有關(guān)的活動(dòng)重視不夠。
從廉政建設(shè)來(lái)看，嚴(yán)格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購(gòu)活動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)政府采購(gòu)法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對(duì)以上存在問(wèn)題，有以下幾點(diǎn)建議：
財(cái)政部門(mén)出臺(tái)政府采購(gòu)檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則；建立統(tǒng)一的政府采購(gòu)檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進(jìn)行管理，同時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購(gòu)和公共財(cái)政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程的記錄，還應(yīng)包括對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的最終評(píng)價(jià)以及為財(cái)政投資提供科學(xué)決策的依據(jù)。
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)
