保存政采文件須把握“五性”
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發(fā)布日期：2010年12月10日
采購文件是政府采購當事人是政府采購活動每一環(huán)節(jié)所作出的具有法律效力的文件和資料?！墩少彿ā返谒氖l規(guī)定：“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。” 保存采購文件是政府采購工作的重要環(huán)節(jié)，其作用不容小視。筆者認為，要保存好采購文件，采購人、采購代理機構要以高度的使命感和責任心把握好“五性”。
如實記錄采購活動，確保真實性。采購人、采購代理機構要如實準確記錄采購當事人的活動，不得偽造、變造、隱匿、銷毀或者涂改、更換相關記錄。確保采購文件的客觀準確、真實可靠。
全面收集采購文件，確保完整性。采購活動結束后，要根據(jù)采購文件所包括的內(nèi)容，全面系統(tǒng)地收集整理采購過程中的所有文件資料，做到“不遺漏，不損壞，不缺失”。同時，明確責任人，指定場所，完善必要的設備，專門妥善保存，確保采購文件的完整無缺。
保存采購文件不少于十五年，確保長期性。法律明確規(guī)定，保存期限為從采購結束之日起至少十五年。事實上，保存采購文件的時間是根據(jù)采購活動的實際需要而定的，并不是十五年就了結。盡管采購活動結束后，采購人的需求已得以滿足，但是采購事件和交易行為并未就此終止，很多事項有待以后檢驗和處理，需要很長的時間來備查，這就要求采購人、采購代理機構保存采購文件的時間比法律界定的更長一些，確保采購文件保存的長期性。
加強采購文件檔案管理，確保安全保密性。要加強采購文件的安全保密管理工作，防止人為丟失和破壞、銷毀行為，未經(jīng)監(jiān)管部門允許，不得隨意對外公開，或者查閱采購活動有關記錄，不得泄露各種采購秘密和供應商的商業(yè)秘密，維護好采購當事人的合法權益。
接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，確保保存采購文件的嚴肅性。一方面牢記《政府采購法》關于保存采購文件的有關規(guī)定，盡職盡責，嚴格管理，嚴格執(zhí)法，依法妥善保存好采購文件。另一方面對隱匿、銷毀應當保存的采購文件或偽造、變造采購文件的相關責任人要向政府采購監(jiān)管部門舉報，虛心接受處罰處理，決不姑息遷就，依法追究其違法責任，忠實履行法律賦予的責任和義務，為打造政府采購“陽光”形象，為政府采購制度的健康運行作出應有的貢獻。
來源：政府采購信息報
如實記錄采購活動，確保真實性。采購人、采購代理機構要如實準確記錄采購當事人的活動，不得偽造、變造、隱匿、銷毀或者涂改、更換相關記錄。確保采購文件的客觀準確、真實可靠。
全面收集采購文件，確保完整性。采購活動結束后，要根據(jù)采購文件所包括的內(nèi)容，全面系統(tǒng)地收集整理采購過程中的所有文件資料，做到“不遺漏，不損壞，不缺失”。同時，明確責任人，指定場所，完善必要的設備，專門妥善保存，確保采購文件的完整無缺。
保存采購文件不少于十五年，確保長期性。法律明確規(guī)定，保存期限為從采購結束之日起至少十五年。事實上，保存采購文件的時間是根據(jù)采購活動的實際需要而定的，并不是十五年就了結。盡管采購活動結束后，采購人的需求已得以滿足，但是采購事件和交易行為并未就此終止，很多事項有待以后檢驗和處理，需要很長的時間來備查，這就要求采購人、采購代理機構保存采購文件的時間比法律界定的更長一些，確保采購文件保存的長期性。
加強采購文件檔案管理，確保安全保密性。要加強采購文件的安全保密管理工作，防止人為丟失和破壞、銷毀行為，未經(jīng)監(jiān)管部門允許，不得隨意對外公開，或者查閱采購活動有關記錄，不得泄露各種采購秘密和供應商的商業(yè)秘密，維護好采購當事人的合法權益。
接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，確保保存采購文件的嚴肅性。一方面牢記《政府采購法》關于保存采購文件的有關規(guī)定，盡職盡責，嚴格管理，嚴格執(zhí)法，依法妥善保存好采購文件。另一方面對隱匿、銷毀應當保存的采購文件或偽造、變造采購文件的相關責任人要向政府采購監(jiān)管部門舉報，虛心接受處罰處理，決不姑息遷就，依法追究其違法責任，忠實履行法律賦予的責任和義務，為打造政府采購“陽光”形象，為政府采購制度的健康運行作出應有的貢獻。
來源：政府采購信息報
