“六個關(guān)鍵階段”決定詢價采購成敗
http://www.scshapp.com/index.php
發(fā)布日期：2010年12月22日
詢價是《政府采購法》規(guī)定的政府采購方式之一，是一種相對簡單而又快捷的采購方式，主要適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng) 一、貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，它既能滿足一些數(shù)量不多、金額較小、時間要求緊的采購需求，同時也能有效地節(jié)約采購成本，對于一些采購規(guī)模不大、采購任務相對較少的地區(qū)和中小城市的集中采購機構(gòu)來說，是一種較為常用的政府采購方式?！墩少彿ā返谒氖畻l規(guī)定了詢價采購方式的基本程序，即成立詢價小組、確定被詢價的供應商名單、詢價、確定成交供應商。在政府采購實踐中，詢價采購往往分兩個階段實施，即詢價準備階段和詢價階段。筆者根據(jù)多年來從事政府集中采購工作的經(jīng)驗，認為實施完整的詢價采購，關(guān)鍵是應做好六個階段的工作。
詢價準備階段
這個階段主要是完成詢價前的相關(guān)準備工作，具體有：一是要對采購人委托提交的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等方面進行全方位綜合分析，為確定科學的采購方案和完整的采購項目清單做好準備。二是要會同采購人及有關(guān)方面的專家對項目采購方案進行論證和可行性分析，如有必要，還應組織有關(guān)方面進行現(xiàn)場考察，以完善采購方案，并確定項目采購清單，明確項目內(nèi)容和有關(guān)技術(shù)及商務要求。三是編制詢價文件。詢價文件是集中采購機構(gòu)在實施詢價采購過程中所使用的書面法律文件，用以闡明詢價項目內(nèi)容和技術(shù)要求，并告知供應商響應詢價的做法和應達到的要求。完整的詢價文件應包括詢價公告（或報價邀請函）、項目內(nèi)容和要求、報價須知、商務要求、報價文件格式等五個部分。其中，詢價公告也稱為報價邀請函，主要是說明采購項目概況、供應商資格要求、獲取詢價文件的辦法及時間以及報價時間、地點、方式和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；項目內(nèi)容和要求主要是說明采購項目的內(nèi)容和技術(shù)要求、項目清單、供應商參與報價的條件要求等；報價須知主要是說明詢價文件的基本構(gòu)成內(nèi)容、詢價過程和具體要求、報價文件的格式及內(nèi)容、報價方式和時間要求、評審方法和原則、確定成交原則及辦法等；商務要求主要是說明項目內(nèi)容及質(zhì)量要求、工期、保修期、合同價款包含的內(nèi)容及付款方式、合同雙方的權(quán)利和義務、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法及其它有關(guān)要求等；報價文件格式主要是說明報價文件的格式和要求以及對資格證明文件的規(guī)定等。這五個部分可以分別單獨編制，也可以將其合并在一起，但必須確保其基本要素齊全。四是將編制完成的詢價文件送采購人審核確認。五是按照詢價文件的規(guī)定邀請相關(guān)供應商前來參與報價，可采取公開方式和有限邀請方式。六是對有興趣參與報價的供應商進行資格預審，主要是對其提交的有關(guān)資格證明文件進行審查，包括基本資格審查和專業(yè)資格審查等。七是向符合項目要求的供應商發(fā)售詢價文件。八是成立詢價小組，詢價小組由采購單位代表和有關(guān)方面專家等組成，成員人數(shù)一般為三人以上的單數(shù)，其中專家人數(shù)應占三分之二以上。九是制作評審辦法和評審文件。評審辦法和評審文件是詢價小組成員在評審過程中使用的有關(guān)材料，包括評審標準、評審辦法、相關(guān)表格及資料等。
詢價及評審階段
這個階段，主要工作是接收供應商的報價并組織詢價小組對報價進行評審并確定成交供應商，具體有：一是在詢價文件規(guī)定的時間接收供應商的遞交的報價文件，供應商只能一次報出一個不可更改的價格，在報價文件提交后不得對報價文件進行修改；采購機構(gòu)應指定專人接收報價文件，對在截止時間后遞交的報價文件應拒絕接收；報價時間截止后，要公開舉行報價儀式，公開報出各供應商提供的報價，公開報價儀式應邀請采購人、供應商、監(jiān)督方代表參加。二是組織詢價小組集中審閱供應商遞交的報價文件，主要是審查報價文件的完整性、對采購方案的完全響應性、供應商資格及資質(zhì)的符合性、報價文件的有效性等，審閱過程中應確保公平地對待每一家供應商和每一份報價文件。三是組織詢價小組對各供應商的報價進行綜合評審，評審的依據(jù)是詢價文件、評審辦法和文件及事先制定的評審標準，在此過程中詢價小組應公平對待每一家供應商的報價，且不得同某一供應商就其報價進行談判。四是詢價小組根據(jù)綜合評審情況，推選預成交供應商名單。五是詢價小組編寫并向集中采購機構(gòu)出具評審結(jié)果報告，結(jié)果報告的內(nèi)容主要包括響應詢價的供應商名單、詢價小組成員及工作人員名單、評審日期和地點、評審方法和標準、報價文件審閱情況及報價無效的供應商名單及原因說明、評審情況及記錄、確定預成交的建議等。六是根據(jù)詢價小組的評審結(jié)果報告及其推選的預成交單位名單確定成交供應商，確定成交的原則是符合采購要求、質(zhì)量和服務相等且報價最低，這三條原則缺一不可。七是向成交供應商簽發(fā)成交通知書，并將成交結(jié)果通知給所有參加報價的供應商和采購人及相關(guān)單位，同時送政府采購監(jiān)管機構(gòu)備案，并在有關(guān)媒體上發(fā)布成交公告。八是組織成交供應商和采購人簽訂政府采購合同，簽訂合同的依據(jù)是成交通知書、詢價文件、成交供應商的報價文件，集中采購機構(gòu)對供需雙方簽訂的采購合同還要進行審核、確認。
項目實施階段
項目實施階段，也就是合同履行階段。在這個階段，供方（成交供應商）、需方（采購人）應按照已生效的采購合同，在集中采購機構(gòu)的協(xié)調(diào)、監(jiān)督下，履行各自的責任和義務；合同在履行過程中，一般不得隨意變更合同條款，如有特殊情況需要變更的，供需雙方應按合同有關(guān)條款協(xié)商解決，并按合同簽訂程序報經(jīng)集中采購機構(gòu)審核、確認；對涉及重大變更事項的協(xié)商，由供需雙方提出申請，在集中采購機構(gòu)的組織下進行協(xié)商、洽談；經(jīng)協(xié)商一致的變更事項，應簽訂書面補充協(xié)議，集中采購機構(gòu)經(jīng)審核認為符合有關(guān)規(guī)定的，予以確認，并組織供需雙方繼續(xù)履行合同。
項目驗收階段
全部項目完工后，為了檢驗采購結(jié)果和供應商履約情況，應組織對項目完成情況進行總體驗收。驗收的依據(jù)是該項目的合同書及國家有關(guān)質(zhì)量標準（驗收依據(jù)和標準應事先在合同中規(guī)定）。完工驗收一般應由采購人單位負責組織；對較大的或比較復雜的一些項目，應由集中采購機構(gòu)組成項目驗收小組，由驗收小組進行驗收；對于一些特殊的項目，應申請具有檢驗資格的省及省級以上有關(guān)質(zhì)檢部門組織驗收。在集中采購機構(gòu)組織驗收時，應由供方先向需方提交驗收申請報告，需方對供方提交的驗收申請報告進行審核，并對完工項目進行初檢，確認合格時，應在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機構(gòu)審查；集中采購機構(gòu)審查后，認為已具備驗收條件時，應組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機構(gòu)代表、相關(guān)質(zhì)檢機構(gòu)、有關(guān)方面的技術(shù)專家組成（其中專家人數(shù)不少于總?cè)藬?shù)的三分之二）。項目經(jīng)驗收合格的，采購人或驗收小組應出具項目完工驗收報告，驗收報告上應有驗收小組成員的共同簽字，并加蓋供需雙方、集中采購機構(gòu)、相關(guān)質(zhì)檢機構(gòu)公章。驗收報告一經(jīng)形成，即產(chǎn)生效力，對供需雙方和有關(guān)各方均有共同約束力；經(jīng)驗收不合格的，應由供方限期改正，經(jīng)改正合格且具備驗收條件后再由驗收小組重新組織驗收。
采購結(jié)算和采購文件整理階段
在這個階段，主要工作是采購資金結(jié)算和采購文件整理。一是采購資金結(jié)算。項目驗收結(jié)束后，由集中采購機構(gòu)依據(jù)驗收報告，按照采購合同規(guī)定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續(xù)；政府采購資金管理部門根據(jù)集中采購機構(gòu)的款項支付手續(xù)，向供應商支付采購資金，并進行政府采購資金結(jié)算賬務處理（采購人位自行結(jié)算的情形除外）。二是做好采購文件的整理。集中采購機構(gòu)按照《政府采購法》對采購文件管理的有關(guān)規(guī)定，整理整個詢價采購過程的采購文件、資料，歸集采購業(yè)務檔案，并匯總、上報政府采購信息。
售后服務階段
這個階段是詢價采購活動的最后一個階段，在這一階段，供需雙方應繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責任和義務；集中采購機構(gòu)應按照政府采購制度規(guī)定和合同條款約定，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中雙方的矛盾和糾紛，對雙方履約情況特別是供方的售后服務情況進行監(jiān)督、檢查。合同履行過程中有爭議，經(jīng)協(xié)商不能解決的，應建議其申請有關(guān)部門裁決或按司法程序進行訴訟。
來源：中國政府采購網(wǎng)
詢價準備階段
這個階段主要是完成詢價前的相關(guān)準備工作，具體有：一是要對采購人委托提交的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等方面進行全方位綜合分析，為確定科學的采購方案和完整的采購項目清單做好準備。二是要會同采購人及有關(guān)方面的專家對項目采購方案進行論證和可行性分析，如有必要，還應組織有關(guān)方面進行現(xiàn)場考察，以完善采購方案，并確定項目采購清單，明確項目內(nèi)容和有關(guān)技術(shù)及商務要求。三是編制詢價文件。詢價文件是集中采購機構(gòu)在實施詢價采購過程中所使用的書面法律文件，用以闡明詢價項目內(nèi)容和技術(shù)要求，并告知供應商響應詢價的做法和應達到的要求。完整的詢價文件應包括詢價公告（或報價邀請函）、項目內(nèi)容和要求、報價須知、商務要求、報價文件格式等五個部分。其中，詢價公告也稱為報價邀請函，主要是說明采購項目概況、供應商資格要求、獲取詢價文件的辦法及時間以及報價時間、地點、方式和聯(lián)系人及聯(lián)系方式等；項目內(nèi)容和要求主要是說明采購項目的內(nèi)容和技術(shù)要求、項目清單、供應商參與報價的條件要求等；報價須知主要是說明詢價文件的基本構(gòu)成內(nèi)容、詢價過程和具體要求、報價文件的格式及內(nèi)容、報價方式和時間要求、評審方法和原則、確定成交原則及辦法等；商務要求主要是說明項目內(nèi)容及質(zhì)量要求、工期、保修期、合同價款包含的內(nèi)容及付款方式、合同雙方的權(quán)利和義務、驗收標準和方式、違約責任、糾紛處理方法及其它有關(guān)要求等；報價文件格式主要是說明報價文件的格式和要求以及對資格證明文件的規(guī)定等。這五個部分可以分別單獨編制，也可以將其合并在一起，但必須確保其基本要素齊全。四是將編制完成的詢價文件送采購人審核確認。五是按照詢價文件的規(guī)定邀請相關(guān)供應商前來參與報價，可采取公開方式和有限邀請方式。六是對有興趣參與報價的供應商進行資格預審，主要是對其提交的有關(guān)資格證明文件進行審查，包括基本資格審查和專業(yè)資格審查等。七是向符合項目要求的供應商發(fā)售詢價文件。八是成立詢價小組，詢價小組由采購單位代表和有關(guān)方面專家等組成，成員人數(shù)一般為三人以上的單數(shù)，其中專家人數(shù)應占三分之二以上。九是制作評審辦法和評審文件。評審辦法和評審文件是詢價小組成員在評審過程中使用的有關(guān)材料，包括評審標準、評審辦法、相關(guān)表格及資料等。
詢價及評審階段
這個階段，主要工作是接收供應商的報價并組織詢價小組對報價進行評審并確定成交供應商，具體有：一是在詢價文件規(guī)定的時間接收供應商的遞交的報價文件，供應商只能一次報出一個不可更改的價格，在報價文件提交后不得對報價文件進行修改；采購機構(gòu)應指定專人接收報價文件，對在截止時間后遞交的報價文件應拒絕接收；報價時間截止后，要公開舉行報價儀式，公開報出各供應商提供的報價，公開報價儀式應邀請采購人、供應商、監(jiān)督方代表參加。二是組織詢價小組集中審閱供應商遞交的報價文件，主要是審查報價文件的完整性、對采購方案的完全響應性、供應商資格及資質(zhì)的符合性、報價文件的有效性等，審閱過程中應確保公平地對待每一家供應商和每一份報價文件。三是組織詢價小組對各供應商的報價進行綜合評審，評審的依據(jù)是詢價文件、評審辦法和文件及事先制定的評審標準，在此過程中詢價小組應公平對待每一家供應商的報價，且不得同某一供應商就其報價進行談判。四是詢價小組根據(jù)綜合評審情況，推選預成交供應商名單。五是詢價小組編寫并向集中采購機構(gòu)出具評審結(jié)果報告，結(jié)果報告的內(nèi)容主要包括響應詢價的供應商名單、詢價小組成員及工作人員名單、評審日期和地點、評審方法和標準、報價文件審閱情況及報價無效的供應商名單及原因說明、評審情況及記錄、確定預成交的建議等。六是根據(jù)詢價小組的評審結(jié)果報告及其推選的預成交單位名單確定成交供應商，確定成交的原則是符合采購要求、質(zhì)量和服務相等且報價最低，這三條原則缺一不可。七是向成交供應商簽發(fā)成交通知書，并將成交結(jié)果通知給所有參加報價的供應商和采購人及相關(guān)單位，同時送政府采購監(jiān)管機構(gòu)備案，并在有關(guān)媒體上發(fā)布成交公告。八是組織成交供應商和采購人簽訂政府采購合同，簽訂合同的依據(jù)是成交通知書、詢價文件、成交供應商的報價文件，集中采購機構(gòu)對供需雙方簽訂的采購合同還要進行審核、確認。
項目實施階段
項目實施階段，也就是合同履行階段。在這個階段，供方（成交供應商）、需方（采購人）應按照已生效的采購合同，在集中采購機構(gòu)的協(xié)調(diào)、監(jiān)督下，履行各自的責任和義務；合同在履行過程中，一般不得隨意變更合同條款，如有特殊情況需要變更的，供需雙方應按合同有關(guān)條款協(xié)商解決，并按合同簽訂程序報經(jīng)集中采購機構(gòu)審核、確認；對涉及重大變更事項的協(xié)商，由供需雙方提出申請，在集中采購機構(gòu)的組織下進行協(xié)商、洽談；經(jīng)協(xié)商一致的變更事項，應簽訂書面補充協(xié)議，集中采購機構(gòu)經(jīng)審核認為符合有關(guān)規(guī)定的，予以確認，并組織供需雙方繼續(xù)履行合同。
項目驗收階段
全部項目完工后，為了檢驗采購結(jié)果和供應商履約情況，應組織對項目完成情況進行總體驗收。驗收的依據(jù)是該項目的合同書及國家有關(guān)質(zhì)量標準（驗收依據(jù)和標準應事先在合同中規(guī)定）。完工驗收一般應由采購人單位負責組織；對較大的或比較復雜的一些項目，應由集中采購機構(gòu)組成項目驗收小組，由驗收小組進行驗收；對于一些特殊的項目，應申請具有檢驗資格的省及省級以上有關(guān)質(zhì)檢部門組織驗收。在集中采購機構(gòu)組織驗收時，應由供方先向需方提交驗收申請報告，需方對供方提交的驗收申請報告進行審核，并對完工項目進行初檢，確認合格時，應在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機構(gòu)審查；集中采購機構(gòu)審查后，認為已具備驗收條件時，應組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機構(gòu)代表、相關(guān)質(zhì)檢機構(gòu)、有關(guān)方面的技術(shù)專家組成（其中專家人數(shù)不少于總?cè)藬?shù)的三分之二）。項目經(jīng)驗收合格的，采購人或驗收小組應出具項目完工驗收報告，驗收報告上應有驗收小組成員的共同簽字，并加蓋供需雙方、集中采購機構(gòu)、相關(guān)質(zhì)檢機構(gòu)公章。驗收報告一經(jīng)形成，即產(chǎn)生效力，對供需雙方和有關(guān)各方均有共同約束力；經(jīng)驗收不合格的，應由供方限期改正，經(jīng)改正合格且具備驗收條件后再由驗收小組重新組織驗收。
采購結(jié)算和采購文件整理階段
在這個階段，主要工作是采購資金結(jié)算和采購文件整理。一是采購資金結(jié)算。項目驗收結(jié)束后，由集中采購機構(gòu)依據(jù)驗收報告，按照采購合同規(guī)定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續(xù)；政府采購資金管理部門根據(jù)集中采購機構(gòu)的款項支付手續(xù)，向供應商支付采購資金，并進行政府采購資金結(jié)算賬務處理（采購人位自行結(jié)算的情形除外）。二是做好采購文件的整理。集中采購機構(gòu)按照《政府采購法》對采購文件管理的有關(guān)規(guī)定，整理整個詢價采購過程的采購文件、資料，歸集采購業(yè)務檔案，并匯總、上報政府采購信息。
售后服務階段
這個階段是詢價采購活動的最后一個階段，在這一階段，供需雙方應繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責任和義務；集中采購機構(gòu)應按照政府采購制度規(guī)定和合同條款約定，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中雙方的矛盾和糾紛，對雙方履約情況特別是供方的售后服務情況進行監(jiān)督、檢查。合同履行過程中有爭議，經(jīng)協(xié)商不能解決的，應建議其申請有關(guān)部門裁決或按司法程序進行訴訟。
來源：中國政府采購網(wǎng)
