如何做好招標(biāo)業(yè)務(wù)工作
http://www.scshapp.com/index.php
發(fā)布日期：2011年01月11日
在招標(biāo)工作中，一個(gè)很重要的特點(diǎn)就是嚴(yán)謹(jǐn)、索碎、溝通很多，程序復(fù)雜，在這一過程中如何能夠少出或者不出差錯(cuò)，保證招標(biāo)工作的順利進(jìn)行，這是招標(biāo)從業(yè)人員需要長(zhǎng)期積累的素質(zhì)，筆者不揣冒味提出一些體會(huì)和大家討論。
1、要根據(jù)具體項(xiàng)目情況反復(fù)學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)以加深理解
人們總是抱怨招標(biāo)法規(guī)太多太亂，但你就是做這項(xiàng)工作的，或者說這就是你的工作，當(dāng)然你可以大加批判，但做為業(yè)內(nèi)中人，具體工作中還是要以如何懂法和用法為主要工作。遇到問題就要下點(diǎn)功夫來查法律法規(guī)，不能想當(dāng)然認(rèn)為該怎么辦，法規(guī)大概是什么意思，要舍得下點(diǎn)力量查清相關(guān)法律法規(guī)的要求，弄清楚法律是怎樣規(guī)定的，法規(guī)有無相關(guān)規(guī)定，究竟有沒有相關(guān)條款要求？是有一個(gè)地方還是有不止一個(gè)地方做出規(guī)定，查清之后再研究應(yīng)當(dāng)如何執(zhí)行，如果當(dāng)時(shí)招標(biāo)工作來不及就等不忙時(shí)解決這個(gè)問題，今天解決一個(gè)，明天解決一個(gè)，久而久之，你對(duì)法律法規(guī)的理解就會(huì)加深，你對(duì)法律法規(guī)的記憶也會(huì)不斷加強(qiáng)，最后你就會(huì)對(duì)法律法規(guī)的運(yùn)用游刃有余，只有下了功夫才會(huì)有回報(bào)。
2、必須反復(fù)溝通以統(tǒng)一行動(dòng)
招標(biāo)的一個(gè)重要特點(diǎn)是法律多，程序多，如何能夠讓招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所有相關(guān)工作人員統(tǒng)一按招標(biāo)文件要求的規(guī)定行動(dòng)，關(guān)鍵在反復(fù)溝通。通常在編制招標(biāo)文件的時(shí)候招標(biāo)人的想法和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)針對(duì)這個(gè)具體項(xiàng)目特點(diǎn)所做的具體程序要求寫進(jìn)了招標(biāo)文件，但這只是招標(biāo)工作正式開始的第一步，等到開標(biāo)的時(shí)候又過了一段時(shí)間，相關(guān)的招標(biāo)人招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否清楚這些規(guī)定？如何貫徹招標(biāo)文件的具體要求，有無新的情況需要補(bǔ)充細(xì)化招標(biāo)文件的要求？都需要招標(biāo)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人及時(shí)掌握有關(guān)情況，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員溝通，都知道本次招標(biāo)的具體程序要求，步調(diào)一致的行動(dòng)，才能保證招標(biāo)工作順利進(jìn)行，特別是當(dāng)本次招標(biāo)程序有了一些變化時(shí)特別需要溝通。
3、接到新項(xiàng)目時(shí)要著重分析和以前所做項(xiàng)目的差異性
在接到一個(gè)新的項(xiàng)目時(shí)，一般習(xí)慣性的會(huì)考慮自己以前做過的類似項(xiàng)目，看看可否用以前的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)文件套用到新的項(xiàng)目當(dāng)中，但在這種時(shí)候要著重考慮這個(gè)項(xiàng)目和以前自己所做過的項(xiàng)目有什么差異性，這種差別有多大，需要做如何考慮？自己已有的經(jīng)驗(yàn)?zāi)芊裰苯討?yīng)用到這個(gè)項(xiàng)目當(dāng)中，或者這種差異以現(xiàn)有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)還不足以掌控，需要搜集新的資料、需要做新的了解和研究，補(bǔ)充相關(guān)的知識(shí)，制定相應(yīng)的解決辦法，做出適應(yīng)本項(xiàng)目的招標(biāo)文件和招標(biāo)方案。具體說來，從編制招標(biāo)文件的角度來說，主要從三個(gè)方面考慮，一招標(biāo)程序、二商務(wù)條件主要是合同條款、三技術(shù)現(xiàn)范。一般說來，技術(shù)規(guī)范變化較小時(shí)對(duì)招標(biāo)程序和商務(wù)條款影響不大，但當(dāng)招標(biāo)內(nèi)容和技術(shù)規(guī)范變化較大時(shí)商務(wù)條款和招標(biāo)程序就有可能做相應(yīng)的調(diào)整和改變。比如說當(dāng)設(shè)備從單一設(shè)備到大型設(shè)備到大型成套設(shè)備時(shí)，就會(huì)使招標(biāo)程序和商務(wù)合同條件發(fā)生實(shí)質(zhì)性的變化。
4、招標(biāo)文件一定是反映招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編寫人和招標(biāo)監(jiān)管人員的共識(shí)
如以前所說，招標(biāo)文件是對(duì)于即將開展招標(biāo)項(xiàng)目的總劇本，是招標(biāo)人，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、招標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)和投標(biāo)人共同遵守的小憲法，招標(biāo)文件的編寫過程并不是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編寫人員在閉門造車，而是以編寫人員，或編寫小組，或招標(biāo)項(xiàng)目小組與招標(biāo)人和招標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)形成共識(shí)的過程，認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，就會(huì)理解為什么要在編寫過程中反復(fù)與招標(biāo)人溝通，必要時(shí)請(qǐng)招標(biāo)監(jiān)管人員審查并解釋修改再審看再修改溝通直至達(dá)成共識(shí)。（雖然在很多場(chǎng)合不需要招標(biāo)監(jiān)管人員審看標(biāo)書或備案，但某些招標(biāo)監(jiān)管部門還是在要求審批招標(biāo)文件，做為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還是要按要當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的要求執(zhí)行。）由于招標(biāo)文件是三方達(dá)成的共識(shí)，所以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的編寫人員雖然有時(shí)是一個(gè)人在和招標(biāo)人溝通或者和監(jiān)管部門溝通，但你一定切記不是二方的共識(shí)而是三方的共識(shí)，要在溝通時(shí)時(shí)時(shí)想到不在場(chǎng)的那一方的意見，要在第一時(shí)間及時(shí)和第三方溝通討論，并和己方的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)請(qǐng)示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)，這樣形成三方共識(shí)的文件在執(zhí)行當(dāng)中才會(huì)比較順利。因?yàn)槭谴蠹业墓餐斫?，在溝通?dāng)中既要尊重對(duì)方，又要充分表達(dá)己方的正確觀點(diǎn)，堅(jiān)持相關(guān)法規(guī)確定的正確的原則。常常出現(xiàn)的問題有：或者是溝通不夠，或者是溝通不全，造成有一方不知道你做出的某項(xiàng)改動(dòng)，或者是一味遷就某方的意見，沒有溝通到一個(gè)正確的原則和方法上去，給執(zhí)行造成了更大的困難或者以后出現(xiàn)后遺癥。
5、審核的必要性
標(biāo)書編制完成要履行審批手續(xù)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審核，這從形式上是為了將個(gè)人意見轉(zhuǎn)成單位意見，由單位承擔(dān)編制責(zé)任，更為重要的是使招標(biāo)文件融入單位整體的智慧和經(jīng)驗(yàn)。
一項(xiàng)招標(biāo)文件要具備技術(shù)規(guī)范上成熟準(zhǔn)確，能夠完整反映招標(biāo)人的要求，能夠了解國(guó)內(nèi)外相關(guān)技術(shù)產(chǎn)品發(fā)展領(lǐng)域的最新成果，本著先進(jìn)、適用、技術(shù)成熟、可靠的要求，在現(xiàn)有國(guó)際國(guó)內(nèi)技術(shù)條件下通過本招標(biāo)文件的要求，能夠準(zhǔn)確篩選出符合要求的投標(biāo)人。 90av`L/N
在商務(wù)要求方面，要求根據(jù)招標(biāo)人項(xiàng)目實(shí)施的總體要求確定工期付款等商務(wù)條款，根據(jù)國(guó)內(nèi)外買方和賣方同類產(chǎn)品市場(chǎng)情況確定相應(yīng)的合同條件。 $Tx,clm4MO
在法律方面，要求招標(biāo)文件符合招標(biāo)法，合同法等所有相關(guān)的津律法規(guī)，同時(shí)又能使招標(biāo)活動(dòng)盡可能方便實(shí)施，方便操作。
招標(biāo)文件要達(dá)到這三個(gè)方面的要求，要求招標(biāo)文件編制人具備這三個(gè)方面的較高的技術(shù)、業(yè)務(wù)、法學(xué)水平，個(gè)人水平有限的情況下就要求單位整體達(dá)到這一水平，通過審核提高保證招標(biāo)文件的水平，單位如果也有差距就要整體提高全體人員的素質(zhì)和水平。
6、標(biāo)段劃分
招標(biāo)標(biāo)段劃分主要考慮三項(xiàng)因素
一、技術(shù)上的可行性，如果一座樓施工，你分成二個(gè)標(biāo)段，最后二家來施工肯定無法協(xié)調(diào)，這個(gè)例子簡(jiǎn)單，實(shí)際工程項(xiàng)目情況千變?nèi)f化，標(biāo)段劃分道先后技術(shù)上分開不同的中標(biāo)人進(jìn)行行是否可行方便；
二、經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)上的可行性，如果技術(shù)上可行，但標(biāo)段太小，沒有投標(biāo)人應(yīng)標(biāo)也不行，經(jīng)濟(jì)規(guī)模上要吸引足夠數(shù)量的投標(biāo)人來參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，在本項(xiàng)招標(biāo)標(biāo)項(xiàng)目上形成一個(gè)招投標(biāo)的小市場(chǎng)；
三、招標(biāo)人管理控制力度，因?yàn)闃?biāo)段越多，招標(biāo)開標(biāo)合同簽屬執(zhí)行工作量越大，所以標(biāo)段劃分要和招標(biāo)人的管理體制和管理經(jīng)驗(yàn)相適應(yīng)。
標(biāo)段劃分在《招標(biāo)采購(gòu)與專業(yè)實(shí)務(wù)》4．2中有詳細(xì)分析，這里是一個(gè)簡(jiǎn)單敘述。
7、在評(píng)標(biāo)過程中的時(shí)刻待命
開標(biāo)及評(píng)標(biāo)的過程中，由于招標(biāo)內(nèi)容不同，招標(biāo)人投標(biāo)人的不同，招標(biāo)程序、工作安排會(huì)有很大差別，招標(biāo)代理機(jī)應(yīng)當(dāng)盡可能在開標(biāo)前研究本次招標(biāo)的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的工作計(jì)劃、人員分工、物資準(zhǔn)備，著力控制好每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以保證整體工作的成功。 nk-|BJ f
在另一方面，再周密的計(jì)劃也不能確?？紤]到每一個(gè)細(xì)節(jié)或變動(dòng)，這就要求參加工作的每個(gè)人要根據(jù)統(tǒng)一的基本崗位分工積極主動(dòng)的做好各項(xiàng)工作，有的事情看到了就要主動(dòng)做，或主動(dòng)協(xié)助他人，實(shí)在沒有事情可做，就要在自己的崗位上或便于服務(wù)和觀察的地點(diǎn)處于隨時(shí)待命裝態(tài)，不能覺得沒有事干就可以休息、聊天、松懈、外出或做其它事情，待命狀態(tài)也是工作。
8、評(píng)標(biāo)專家的現(xiàn)場(chǎng)管理
因?yàn)榘船F(xiàn)行招標(biāo)相關(guān)法規(guī)，評(píng)標(biāo)專家是從專家?guī)祀S機(jī)抽取，評(píng)標(biāo)專家的專業(yè)技術(shù)水平、職業(yè)道德素質(zhì)、處事風(fēng)格、對(duì)招標(biāo)標(biāo)法規(guī)的了解程度、評(píng)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)也成為隨機(jī)狀態(tài)，不能預(yù)知，也不一定每次都處于理想狀態(tài)，專家們相互也不一定認(rèn)識(shí)，能否在很短時(shí)間組成一個(gè)高效率的評(píng)標(biāo)專家組織完成評(píng)標(biāo)工作也成為一項(xiàng)有一定難度的工作，有時(shí)比較理想，也有時(shí)放任會(huì)使評(píng)委們很長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)入不了工作狀態(tài)，使評(píng)標(biāo)工作進(jìn)度受到影響。所以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)要在評(píng)標(biāo)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)協(xié)助招標(biāo)人依法組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)，提交專家抽取申請(qǐng)時(shí)要盡可能最大程度符合招標(biāo)項(xiàng)目對(duì)評(píng)標(biāo)工作的具體要求，必要時(shí)協(xié)助評(píng)委會(huì)的工作，以方便評(píng)標(biāo)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)介紹開標(biāo)投標(biāo)的有關(guān)情況，必要時(shí)介紹招標(biāo)評(píng)標(biāo)相關(guān)法規(guī)、評(píng)標(biāo)紀(jì)律、招標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)辦法評(píng)標(biāo)內(nèi)容的要求，使評(píng)委能夠在很短時(shí)間迅速開展評(píng)標(biāo)工作，保持適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度，圓滿完成招標(biāo)人委托的招標(biāo)評(píng)標(biāo)工作。
9、嚴(yán)格程序 不能通融
招標(biāo)工作講究的就是程序嚴(yán)謹(jǐn)，以程序公正做為標(biāo)志，但往往為一些招標(biāo)人和投標(biāo)人所不滿，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)照顧，殊不知，照顧了他們就是害了他們，也害了自己，遇到投訴和檢查，你又如何面對(duì)的呢？所以要給招標(biāo)人和投標(biāo)人講清道理，嚴(yán)謹(jǐn)程序是對(duì)他們的保護(hù)，也是對(duì)自己的保護(hù)。
10、 為招標(biāo)人把住法規(guī)關(guān)
招標(biāo)人有時(shí)候會(huì)提出一些不符合招標(biāo)相關(guān)法規(guī)的要求，有的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)就會(huì)迎合這些要求而不管是否合乎法規(guī)，這樣往往會(huì)埋下隱患，甚至當(dāng)時(shí)就做不下去。人家委托你做招標(biāo)，就是看重你在招標(biāo)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)招標(biāo)法規(guī)的了解，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)就應(yīng)當(dāng)為招標(biāo)人把住法規(guī)關(guān)，在招標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)上都符合法律法規(guī)特別是招標(biāo)法規(guī)的要求，在招標(biāo)過程和后續(xù)完善的工作中對(duì)于出現(xiàn)的問題都能夠合規(guī)合法的去解決，不會(huì)出現(xiàn)違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，這樣對(duì)招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)都有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益，如果為當(dāng)時(shí)某些人的要求在執(zhí)行法規(guī)方面做了讓步，實(shí)際上就會(huì)使招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)承擔(dān)了違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，也就損害了招標(biāo)人、投標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的根本利益直到相關(guān)每個(gè)人的根本利益?？紤]到這個(gè)根本利益就要在招標(biāo)工作中剛剛有人提出不合理要求時(shí)就予以制止，通過做風(fēng)險(xiǎn)提示或合規(guī)解決方案的建議使招標(biāo)過程保持在合規(guī)的軌道上，要做到這一點(diǎn)，每一個(gè)工作人員特別是招標(biāo)工作的負(fù)責(zé)人首先要有對(duì)工作和對(duì)委托人高度的責(zé)任心，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格操作，認(rèn)真細(xì)致，其次就是較高的工作水平和法規(guī)政策水平，在合規(guī)的前提下完成委托人招標(biāo)項(xiàng)目。這就要求不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高無止境，只有這樣才能防止類似3500萬天價(jià)網(wǎng)站等問題的發(fā)生。
11、 善于打持久戰(zhàn)
一項(xiàng)招標(biāo)業(yè)務(wù)大體分兩個(gè)階段，一是承攬階段或者爭(zhēng)取委托階段，二是委托協(xié)議簽訂后招標(biāo)階段，兩個(gè)階段都要準(zhǔn)備打持久戰(zhàn)，第一個(gè)階段隨著項(xiàng)目進(jìn)度的深入和競(jìng)爭(zhēng)者的加入，使得承攬委托的可能性不斷變化，要隨著形勢(shì)的變化及時(shí)改進(jìn)方式，不斷提供相應(yīng)的招標(biāo)前期服務(wù)工作，在協(xié)助招標(biāo)人項(xiàng)目進(jìn)度工作中最終獲得招標(biāo)委托；第二個(gè)階段時(shí)長(zhǎng)時(shí)短，有時(shí)委托后業(yè)主就想最好是第二天就開標(biāo)，一切工作盡量往前趕，但也有時(shí)隨著項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)了各種因素影響而慢了下來，今天做了一點(diǎn)，過一段時(shí)間又要修改，又停一段時(shí)間，反反復(fù)復(fù)拖延很長(zhǎng)時(shí)間，甚至也有拖黃的時(shí)候，這時(shí)對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來說就要有一個(gè)打持久戰(zhàn)的心態(tài)和作法，不能著急也不能提不起精神，每一步做的時(shí)候都能全力以赴，并且認(rèn)真考慮前后聯(lián)貫性，每個(gè)步驟都做的扎扎實(shí)實(shí)，不留任何瑕疵，也通過斷斷續(xù)續(xù)的機(jī)會(huì)認(rèn)真思考所做工作的優(yōu)劣，必要時(shí)加以改正和彌補(bǔ)，使工作做的更周到和細(xì)致。就象拍電影，拍的時(shí)候一個(gè)鏡頭一個(gè)鏡頭的拍，總是中斷，但最后看起來是一氣哈成，嘆為天成，沒有停頓和斷續(xù)的感覺。
來源：中國(guó)采購(gòu)與招標(biāo)網(wǎng)
