小議集采機構(gòu)的分段式模式
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發(fā)布日期：2011年02月01日
將現(xiàn)代內(nèi)控制度引入政府采購組織實施過程，并非一種理論的探討。集中采購機構(gòu)過往的實踐和探索，都有意或無意地體現(xiàn)了重視內(nèi)控的理念，這在內(nèi)部機構(gòu)和組織流程的設(shè)計上體現(xiàn)得尤為鮮明。什么樣的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程最能實現(xiàn)規(guī)范與效率的雙重目標？盡管業(yè)內(nèi)人士并沒有形成共識，但從近年來許多省市改革動向來看，越來越多的集中采購機構(gòu)把答案投給了分段式模式?？蛇@種模式真能實現(xiàn)規(guī)范與效率的雙重目標嗎？
分段牽制，相互制衡
從2010年4月開始，南寧市政府集中采購中心進行了內(nèi)設(shè)機構(gòu)調(diào)整，從政府采購項目的一人或一個部門負責到底轉(zhuǎn)向了由多個科室分段操作的模式。此后，西安市政府采購中心也改變了原來按政府采購項目招標流程操作的一人負責制，而改用分段負責制，將招標文件制作和招標投標事宜一分為二，成立標書制作組和開標組，負責項目招標中這兩個重要的采購流程。
據(jù)記者了解，近年來，不少省市的政府集中采購機構(gòu)都在內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置上進行了改革，方向也大多是轉(zhuǎn)向分段式模式。這種模式基本是依據(jù)采購流程來設(shè)置內(nèi)部機構(gòu)，主要框架是將項目受理、政府采購文件編制、開評標活動組織、項目履約管理等標前、標中、標后工作置于不同職能部門，實行分段負責制，從而在集中采購機構(gòu)內(nèi)部形成一種相互制衡和監(jiān)督的內(nèi)控機制。目前，遼寧省政府采購中心、河北省省級政府采購中心、湖南省省直機關(guān)政府采購中心等許多省級集采機構(gòu)都是實行的此種模式。
比如，河北省省級政府采購中心在中心內(nèi)部設(shè)立綜合信息部、采購一部、采購二部和監(jiān)督部，分別負責采購項目受理、采購文件編制、評標活動組織和簽訂采購合同及履約4個階段的具體工作。河北省省級政府采購中心主任辛培堂表示，分段“鏈條式”管理將每一個政府采購項目細化為采購項目受理、采購文件編制、評標活動組織和簽訂采購合同及履約4段，明確了各段的職責分工。以事定崗，做到了分工明晰；以崗定人，確保了責任到人。這種管理模式使得各部門間互相監(jiān)督，互相制約，不給商業(yè)賄賂行為的發(fā)生留下空間。
沈陽市政府采購中心于2005年提出了分段式模式的理念。中心相關(guān)工作人員告訴記者，采用分段式主要是從內(nèi)部制衡、互相監(jiān)督這個角度考慮，使得程序性更加嚴謹。中心在“四段式”外又增加了一個獨立的監(jiān)察處，對整個政府采購業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)實時監(jiān)察，監(jiān)察室在對外業(yè)務(wù)上負責處理政府采購的質(zhì)疑投訴事項，對內(nèi)也進行檢查考核，加強了重點監(jiān)控，從而提高了隊伍的安全性。
分段式催生“多面手”
“互相牽制，互相制衡，利于
內(nèi)部管理?！贝蠖鄶?shù)采用分段式模式的集采機構(gòu)負責人都對分段式模式給予了這種肯定。但這種被叫好的模式也對集采機構(gòu)的工作提出了更多的要求。
“由于實行分段負責制，每名工作人員需要熟悉采購項目每一環(huán)節(jié)，隨著政府采購規(guī)模的逐年增大，對中心工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求?！蹦呈〖壖胁少彊C構(gòu)的有關(guān)負責人告訴記者，原來一名工作人員可能只熟悉某一類政府采購項目就可以了，但采用分段式后，要求每名工作人員都必須熟悉各類政府采購項目的具體運作流程，成為政府采購“多面手”。
內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購中心主任劉恒斌進一步分析說，專門制作招標文件的工作人員雖然接觸的領(lǐng)域很多，比如IT、家具、電梯等項目，但經(jīng)常接觸和反復(fù)制作標書也會形成一種規(guī)范，使得標書的制作更加標準化。
銜接不暢制約了效率？
“對于采購項目復(fù)雜程度較高，采購量較大的集采機構(gòu)，分段式的效果更顯著，而對于采購項目較為單一，采購量較小的機構(gòu)，這種方式有時反而顯得效率不高?！睂幭幕刈遄灾螀^(qū)政府采購中心相關(guān)負責人認為，分段式模式不一定適合所有的集采機構(gòu)。
在業(yè)內(nèi)人士看來，分段式模式有一個“軟肋”：各部門之間雖然能形成相互制約的機制，但各部門相互分離、各司其職容易在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過渡階段出現(xiàn)管理的“真空地帶”?！胺侄问侥Ｊ綄τ诠ぷ餍实挠绊懼饕w現(xiàn)在工作的銜接上，采購人可能需要跟多個人、多個處室打交道。如果工作銜接不暢，就會降低工作效率?！眲⒑惚蠓治稣f。
如何組織銜接不同階段的工作？各地嘗試和探索了不同的做法。河北省省級政府采購中心在采購文件的編制方面實施了“四稿定稿制”，把采購一部和采購二部緊密聯(lián)系起來。采購一部負責采購文件前三稿的編制，采購二部負責采購文件第四稿的編制和政府采購項目開標、評標的組織工作。從2007年以來，湖南省省直機關(guān)政府采購中心研發(fā)了政府采購業(yè)務(wù)操作流程OA智能辦公系統(tǒng)，制約了各部門在操作執(zhí)行過程的權(quán)利和義務(wù)，通過系統(tǒng)的智能呼叫，明確采購活動各個環(huán)節(jié)的辦理時限以及環(huán)節(jié)之間銜接流轉(zhuǎn)時限，有效減少了項目執(zhí)行中的自由裁量空間。內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購中心則從2006年5月以來啟動了質(zhì)量管理體系的認證工作。劉恒斌介紹說：“引入并推行ISO9000質(zhì)量認證管理體系使我們的工作流程更加規(guī)范化，目前已經(jīng)形成了良好的管理模式。此外，在分段式工作流程中，工作人員對于自己所處的階段工作不斷積
累經(jīng)驗、提高效率、對流程越來越熟悉，但做了四五年可能會厭煩，所以我們采取了輪崗的形式，兩年一輪?！?
業(yè)內(nèi)人士表示，從理論上并不存在一種完美無缺的組織框架設(shè)計。對于分段式模式而言，如何通過機制設(shè)計消除其劣勢，需要集采機構(gòu)做出更多的探索。
來源：中國采購與招標網(wǎng)
分段牽制，相互制衡
從2010年4月開始，南寧市政府集中采購中心進行了內(nèi)設(shè)機構(gòu)調(diào)整，從政府采購項目的一人或一個部門負責到底轉(zhuǎn)向了由多個科室分段操作的模式。此后，西安市政府采購中心也改變了原來按政府采購項目招標流程操作的一人負責制，而改用分段負責制，將招標文件制作和招標投標事宜一分為二，成立標書制作組和開標組，負責項目招標中這兩個重要的采購流程。
據(jù)記者了解，近年來，不少省市的政府集中采購機構(gòu)都在內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置上進行了改革，方向也大多是轉(zhuǎn)向分段式模式。這種模式基本是依據(jù)采購流程來設(shè)置內(nèi)部機構(gòu)，主要框架是將項目受理、政府采購文件編制、開評標活動組織、項目履約管理等標前、標中、標后工作置于不同職能部門，實行分段負責制，從而在集中采購機構(gòu)內(nèi)部形成一種相互制衡和監(jiān)督的內(nèi)控機制。目前，遼寧省政府采購中心、河北省省級政府采購中心、湖南省省直機關(guān)政府采購中心等許多省級集采機構(gòu)都是實行的此種模式。
比如，河北省省級政府采購中心在中心內(nèi)部設(shè)立綜合信息部、采購一部、采購二部和監(jiān)督部，分別負責采購項目受理、采購文件編制、評標活動組織和簽訂采購合同及履約4個階段的具體工作。河北省省級政府采購中心主任辛培堂表示，分段“鏈條式”管理將每一個政府采購項目細化為采購項目受理、采購文件編制、評標活動組織和簽訂采購合同及履約4段，明確了各段的職責分工。以事定崗，做到了分工明晰；以崗定人，確保了責任到人。這種管理模式使得各部門間互相監(jiān)督，互相制約，不給商業(yè)賄賂行為的發(fā)生留下空間。
沈陽市政府采購中心于2005年提出了分段式模式的理念。中心相關(guān)工作人員告訴記者，采用分段式主要是從內(nèi)部制衡、互相監(jiān)督這個角度考慮，使得程序性更加嚴謹。中心在“四段式”外又增加了一個獨立的監(jiān)察處，對整個政府采購業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)實時監(jiān)察，監(jiān)察室在對外業(yè)務(wù)上負責處理政府采購的質(zhì)疑投訴事項，對內(nèi)也進行檢查考核，加強了重點監(jiān)控，從而提高了隊伍的安全性。
分段式催生“多面手”
“互相牽制，互相制衡，利于
內(nèi)部管理?！贝蠖鄶?shù)采用分段式模式的集采機構(gòu)負責人都對分段式模式給予了這種肯定。但這種被叫好的模式也對集采機構(gòu)的工作提出了更多的要求。
“由于實行分段負責制，每名工作人員需要熟悉采購項目每一環(huán)節(jié)，隨著政府采購規(guī)模的逐年增大，對中心工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求?！蹦呈〖壖胁少彊C構(gòu)的有關(guān)負責人告訴記者，原來一名工作人員可能只熟悉某一類政府采購項目就可以了，但采用分段式后，要求每名工作人員都必須熟悉各類政府采購項目的具體運作流程，成為政府采購“多面手”。
內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購中心主任劉恒斌進一步分析說，專門制作招標文件的工作人員雖然接觸的領(lǐng)域很多，比如IT、家具、電梯等項目，但經(jīng)常接觸和反復(fù)制作標書也會形成一種規(guī)范，使得標書的制作更加標準化。
銜接不暢制約了效率？
“對于采購項目復(fù)雜程度較高，采購量較大的集采機構(gòu)，分段式的效果更顯著，而對于采購項目較為單一，采購量較小的機構(gòu)，這種方式有時反而顯得效率不高?！睂幭幕刈遄灾螀^(qū)政府采購中心相關(guān)負責人認為，分段式模式不一定適合所有的集采機構(gòu)。
在業(yè)內(nèi)人士看來，分段式模式有一個“軟肋”：各部門之間雖然能形成相互制約的機制，但各部門相互分離、各司其職容易在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過渡階段出現(xiàn)管理的“真空地帶”?！胺侄问侥Ｊ綄τ诠ぷ餍实挠绊懼饕w現(xiàn)在工作的銜接上，采購人可能需要跟多個人、多個處室打交道。如果工作銜接不暢，就會降低工作效率?！眲⒑惚蠓治稣f。
如何組織銜接不同階段的工作？各地嘗試和探索了不同的做法。河北省省級政府采購中心在采購文件的編制方面實施了“四稿定稿制”，把采購一部和采購二部緊密聯(lián)系起來。采購一部負責采購文件前三稿的編制，采購二部負責采購文件第四稿的編制和政府采購項目開標、評標的組織工作。從2007年以來，湖南省省直機關(guān)政府采購中心研發(fā)了政府采購業(yè)務(wù)操作流程OA智能辦公系統(tǒng)，制約了各部門在操作執(zhí)行過程的權(quán)利和義務(wù)，通過系統(tǒng)的智能呼叫，明確采購活動各個環(huán)節(jié)的辦理時限以及環(huán)節(jié)之間銜接流轉(zhuǎn)時限，有效減少了項目執(zhí)行中的自由裁量空間。內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購中心則從2006年5月以來啟動了質(zhì)量管理體系的認證工作。劉恒斌介紹說：“引入并推行ISO9000質(zhì)量認證管理體系使我們的工作流程更加規(guī)范化，目前已經(jīng)形成了良好的管理模式。此外，在分段式工作流程中，工作人員對于自己所處的階段工作不斷積
累經(jīng)驗、提高效率、對流程越來越熟悉，但做了四五年可能會厭煩，所以我們采取了輪崗的形式，兩年一輪?！?
業(yè)內(nèi)人士表示，從理論上并不存在一種完美無缺的組織框架設(shè)計。對于分段式模式而言，如何通過機制設(shè)計消除其劣勢，需要集采機構(gòu)做出更多的探索。
來源：中國采購與招標網(wǎng)
