政府采購(gòu)要重視檔案管理
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發(fā)布日期：2011年02月23日
政府采購(gòu)文件檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下3個(gè)方面：
一是政府采購(gòu)文件的檔案管理是有關(guān)財(cái)政部門對(duì)政府采購(gòu)監(jiān)督管理的基礎(chǔ)性工作。采購(gòu)文件是反映采購(gòu)活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購(gòu)文件，可以為政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。檔案的開發(fā)利用才是檔案管理的目的，否則這些資料就是一個(gè)文字載體而不是檔案。通過對(duì)地區(qū)采購(gòu)檔案的綜合統(tǒng)計(jì)分析研究，可以為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的決策提供有價(jià)值的參考意見。
二是政府采購(gòu)文件的檔案管理是政府采購(gòu)合同爭(zhēng)議、糾紛和訴訟的重要證據(jù)。政府采購(gòu)活動(dòng)的結(jié)束，表明采購(gòu)人已經(jīng)獲得了其需要的采購(gòu)對(duì)象，但采購(gòu)事件和交易行為并未終結(jié)。經(jīng)常出現(xiàn)的情況有，一是采購(gòu)活動(dòng)中潛在的問題一般是在采購(gòu)?fù)瓿珊蟛疟┞?，具有一定的滯后性。二是已?jīng)發(fā)生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時(shí)間要視解決方式而異，如進(jìn)入司法程序的案件，審理時(shí)間較長(zhǎng)并具有不確定性。三是供應(yīng)商履約情況有待實(shí)踐檢驗(yàn)，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，采購(gòu)人有可能要退貨或者換貨。發(fā)生糾紛的，還可能打官司或者申請(qǐng)仲裁。采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，法律規(guī)定采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)，保存的期限至少為15年。規(guī)模大、價(jià)值高、性能復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)文件保存的時(shí)間應(yīng)當(dāng)更長(zhǎng)一些。
三是對(duì)政府采購(gòu)文件的檔案管理是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)為提高自身綜合素質(zhì)，分析、總結(jié)、評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)的重要依據(jù)。采購(gòu)的過程屬于項(xiàng)目管理，依據(jù)項(xiàng)目管理的基本原理，在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)有一個(gè)總結(jié)、評(píng)價(jià)、提高的環(huán)節(jié)，我們知道，在項(xiàng)目管理中會(huì)形成大量文件，當(dāng)工作一個(gè)階段之后，需要按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件系統(tǒng)地進(jìn)行歸集整理，整理的最終結(jié)果是把單份文件組合在一起，形成一個(gè)個(gè)數(shù)量不等的集合體，這些由互有聯(lián)系的若干文件組成的集合體（又稱檔案保管單位）就叫做案卷，這種把零散文件歸集、組合成案卷的工作就是文書組卷工作，也稱立卷。將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)就是歸檔。而這些檔案資料就是第三方或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)采購(gòu)質(zhì)量、提高采購(gòu)水平的重要依據(jù)。
來(lái)源: 中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)
一是政府采購(gòu)文件的檔案管理是有關(guān)財(cái)政部門對(duì)政府采購(gòu)監(jiān)督管理的基礎(chǔ)性工作。采購(gòu)文件是反映采購(gòu)活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購(gòu)文件，可以為政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。檔案的開發(fā)利用才是檔案管理的目的，否則這些資料就是一個(gè)文字載體而不是檔案。通過對(duì)地區(qū)采購(gòu)檔案的綜合統(tǒng)計(jì)分析研究，可以為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的決策提供有價(jià)值的參考意見。
二是政府采購(gòu)文件的檔案管理是政府采購(gòu)合同爭(zhēng)議、糾紛和訴訟的重要證據(jù)。政府采購(gòu)活動(dòng)的結(jié)束，表明采購(gòu)人已經(jīng)獲得了其需要的采購(gòu)對(duì)象，但采購(gòu)事件和交易行為并未終結(jié)。經(jīng)常出現(xiàn)的情況有，一是采購(gòu)活動(dòng)中潛在的問題一般是在采購(gòu)?fù)瓿珊蟛疟┞?，具有一定的滯后性。二是已?jīng)發(fā)生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時(shí)間要視解決方式而異，如進(jìn)入司法程序的案件，審理時(shí)間較長(zhǎng)并具有不確定性。三是供應(yīng)商履約情況有待實(shí)踐檢驗(yàn)，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，采購(gòu)人有可能要退貨或者換貨。發(fā)生糾紛的，還可能打官司或者申請(qǐng)仲裁。采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)。因此，法律規(guī)定采購(gòu)文件是解決這些問題的直接證據(jù)，保存的期限至少為15年。規(guī)模大、價(jià)值高、性能復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)文件保存的時(shí)間應(yīng)當(dāng)更長(zhǎng)一些。
三是對(duì)政府采購(gòu)文件的檔案管理是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)為提高自身綜合素質(zhì)，分析、總結(jié)、評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)的重要依據(jù)。采購(gòu)的過程屬于項(xiàng)目管理，依據(jù)項(xiàng)目管理的基本原理，在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)有一個(gè)總結(jié)、評(píng)價(jià)、提高的環(huán)節(jié)，我們知道，在項(xiàng)目管理中會(huì)形成大量文件，當(dāng)工作一個(gè)階段之后，需要按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件系統(tǒng)地進(jìn)行歸集整理，整理的最終結(jié)果是把單份文件組合在一起，形成一個(gè)個(gè)數(shù)量不等的集合體，這些由互有聯(lián)系的若干文件組成的集合體（又稱檔案保管單位）就叫做案卷，這種把零散文件歸集、組合成案卷的工作就是文書組卷工作，也稱立卷。將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)就是歸檔。而這些檔案資料就是第三方或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)采購(gòu)質(zhì)量、提高采購(gòu)水平的重要依據(jù)。
來(lái)源: 中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)
