操作小實(shí)務(wù)之“標(biāo)后工作”系列談（七）
《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！墩少徹浳锖头?wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》也再次強(qiáng)調(diào)，招標(biāo)采購單位應(yīng)當(dāng)建立真實(shí)完整的招標(biāo)采購檔案，妥善保管每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件，并不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
然而在采購實(shí)踐中，有的采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)采購文件的處理卻很輕率。采購活動(dòng)結(jié)束不久，一些采購文件就“不翼而飛”了。對(duì)此，某采購代理機(jī)構(gòu)的工作人員不以為然地說：“將采購合同備案并保存就可以了，沒必要搞得那么復(fù)雜?！?
不過筆者卻認(rèn)為，做政府采購工作，該復(fù)雜的時(shí)候就必須得復(fù)雜。根據(jù)《政府采購法》，采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中，采購活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：（一）采購項(xiàng)目類別、名稱；（二）采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)注明原因；（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；（六）廢標(biāo)的原因；（七）采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。因此，采購文件的“歸檔”應(yīng)當(dāng)包括上述所有內(nèi)容。采購代理機(jī)構(gòu)在對(duì)采購文件進(jìn)行歸檔時(shí)，不能丟三落四，否則可能會(huì)讓各方都遭受到不必要的損失。
但在具體操作中，筆者卻發(fā)現(xiàn)有的采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)采購文件的處理顯得很隨意，個(gè)別采購代理機(jī)構(gòu)甚至因?yàn)橥稑?biāo)供應(yīng)商多、投標(biāo)文件數(shù)量大，而將其當(dāng)作廢品處理。這種做法可能會(huì)泄露供應(yīng)商的商業(yè)秘密，并造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，筆者有必要提醒相關(guān)人士：處理供應(yīng)商的投標(biāo)文件必須慎之又慎，投標(biāo)文件中的內(nèi)容可能會(huì)涉及供應(yīng)商的商業(yè)秘密。根據(jù)《政府采購法》，供應(yīng)商的商業(yè)秘密應(yīng)該受到采購代理機(jī)構(gòu)的保護(hù)。采購活動(dòng)結(jié)束后，采購代理機(jī)構(gòu)同樣有義務(wù)對(duì)采購活動(dòng)中涉及的供應(yīng)商商業(yè)秘密進(jìn)行保護(hù)。
來源： 政府采購信息報(bào)
