政采存檔應(yīng)當(dāng)做得更細致
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發(fā)布日期：2011年07月12日
政府采購從業(yè)人員大多都知道，根據(jù)《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
據(jù)了解，目前，絕大多數(shù)政府采購代理機構(gòu)都有專門的人對采購文件進行整理并歸檔。歸檔的內(nèi)容也包括了《政府采購法》第四十二條要求的采購活動記錄、采購預(yù)算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中采購活動記錄也包含了采購項目類別、名稱；采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應(yīng)記載等法律條文列出的七大部分內(nèi)容。
但盡管如此，還是有政府采購代理機構(gòu)因為采購文件的存檔問題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購代理機構(gòu)就因為一個檢測設(shè)備項目采購的投訴案而被查出了“采購文件的存檔不完整”這一問題。據(jù)介紹，在這個被投訴的檢測設(shè)備項目采購中，代理機構(gòu)針對檢測設(shè)備的技術(shù)參數(shù)集中征詢過供應(yīng)商的意見，專家評標過程中，又讓一位投標人對其投標文件中含義不明確的內(nèi)容進行過說明。但后來供應(yīng)商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調(diào)查時，代理機構(gòu)卻無法找到這兩項工作的相應(yīng)文件和記載。最終，雖然此次采購活動并不存在供應(yīng)商投訴的“指定供應(yīng)商”的問題，但代理機構(gòu)還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機構(gòu)的采購文件保存不完整。
在當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的相關(guān)負責(zé)人看來，從代理機構(gòu)對項目集中征詢供應(yīng)商的意見時，采購活動就已經(jīng)開始，此時的相應(yīng)文件就應(yīng)該妥善保存；而根據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對投標文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文件和計算錯誤的內(nèi)容，評標委員會可以書面形式（應(yīng)當(dāng)由評標委員會專家簽字）要求投標人作出必要的澄清、說明或者糾正。投標人的澄清、說明或者補正應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由其授權(quán)的代表簽字。關(guān)于供應(yīng)商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應(yīng)該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購代理機構(gòu)在實踐中應(yīng)該根據(jù)其大的原則和方向去操作。
《政府采購法》第四十二條關(guān)于采購文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內(nèi)容全都列出來。但在這條規(guī)定中，關(guān)于采購文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購活動涉及到的采購文件后，還附上了“及其他有關(guān)文件、資料”。因此，筆者建議，在采購活動中，根據(jù)法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時，無論是哪個環(huán)節(jié)的文件，無論《政府采購法》第四十二條有沒有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對采購活動的記載、反映。
來源：中國政府采購網(wǎng)
據(jù)了解，目前，絕大多數(shù)政府采購代理機構(gòu)都有專門的人對采購文件進行整理并歸檔。歸檔的內(nèi)容也包括了《政府采購法》第四十二條要求的采購活動記錄、采購預(yù)算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中采購活動記錄也包含了采購項目類別、名稱；采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評標標準及確定中標人的原因；廢標的原因；采用招標以外采購方式的相應(yīng)記載等法律條文列出的七大部分內(nèi)容。
但盡管如此，還是有政府采購代理機構(gòu)因為采購文件的存檔問題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購代理機構(gòu)就因為一個檢測設(shè)備項目采購的投訴案而被查出了“采購文件的存檔不完整”這一問題。據(jù)介紹，在這個被投訴的檢測設(shè)備項目采購中，代理機構(gòu)針對檢測設(shè)備的技術(shù)參數(shù)集中征詢過供應(yīng)商的意見，專家評標過程中，又讓一位投標人對其投標文件中含義不明確的內(nèi)容進行過說明。但后來供應(yīng)商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調(diào)查時，代理機構(gòu)卻無法找到這兩項工作的相應(yīng)文件和記載。最終，雖然此次采購活動并不存在供應(yīng)商投訴的“指定供應(yīng)商”的問題，但代理機構(gòu)還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機構(gòu)的采購文件保存不完整。
在當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的相關(guān)負責(zé)人看來，從代理機構(gòu)對項目集中征詢供應(yīng)商的意見時，采購活動就已經(jīng)開始，此時的相應(yīng)文件就應(yīng)該妥善保存；而根據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對投標文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文件和計算錯誤的內(nèi)容，評標委員會可以書面形式（應(yīng)當(dāng)由評標委員會專家簽字）要求投標人作出必要的澄清、說明或者糾正。投標人的澄清、說明或者補正應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由其授權(quán)的代表簽字。關(guān)于供應(yīng)商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應(yīng)該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購代理機構(gòu)在實踐中應(yīng)該根據(jù)其大的原則和方向去操作。
《政府采購法》第四十二條關(guān)于采購文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內(nèi)容全都列出來。但在這條規(guī)定中，關(guān)于采購文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購活動涉及到的采購文件后，還附上了“及其他有關(guān)文件、資料”。因此，筆者建議，在采購活動中，根據(jù)法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時，無論是哪個環(huán)節(jié)的文件，無論《政府采購法》第四十二條有沒有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對采購活動的記載、反映。
來源：中國政府采購網(wǎng)
