招標(biāo)工作中該注意的20個(gè)細(xì)節(jié)
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發(fā)布日期：2011年07月29日
1、 采購范圍和內(nèi)容，一定要明確，要在招標(biāo)文件中說完全。這是核實(shí)投標(biāo)和統(tǒng)一評標(biāo)的依據(jù)。如果有較多的選購內(nèi)容，最好在招標(biāo)文件中明確 ：單獨(dú)報(bào)價(jià)，不計(jì)入投標(biāo)總價(jià)內(nèi)。
2 、對于招標(biāo)文件的澄清要求，一定要讓投標(biāo)方以書面方式提出，采購機(jī)構(gòu)與最終用戶商量后，以書面方式回答。
避免口頭問答和澄清。這是避免以后糾紛的重要辦法。
3、如果對于投標(biāo)有特殊要求，比如：允許報(bào)出“折扣”、允許報(bào)出同時(shí)中標(biāo)多“包”的優(yōu)惠條件等，則應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中用黑體字標(biāo)明：“必須在開標(biāo)一覽表中注明，開標(biāo)時(shí)唱出，方才有效 ，”等等內(nèi)容。避免部分內(nèi)容不公開，引起誤解、爭議和投訴。
4、出售招標(biāo)文件的登記表，應(yīng)當(dāng)每個(gè)投標(biāo)方單獨(dú)一張。還要求注明擬投標(biāo)的是某某制造廠還是某某代理商。不可共用一張表格，那樣容易泄露消息。
5、如果開標(biāo)地點(diǎn)發(fā)生變化，與出售標(biāo)書的地點(diǎn)不一致，比如，在外租用開標(biāo)會(huì)議室的情況，一定要用書面通知的辦法，而且要求投標(biāo)方回復(fù)收悉。對于外地投標(biāo)方，考慮其可能不熟悉地理位置，應(yīng)當(dāng)說明白，最好附一個(gè)簡圖。如果有單行路等交通限制的，也應(yīng)說明。
6、如果在某會(huì)議室開標(biāo)，最好另外告知采購機(jī)構(gòu)工作人員的移動(dòng)電話或就近的固定電話。
這是為了防止投標(biāo)方臨時(shí)需要聯(lián)系，而找不到采購機(jī)構(gòu)具體聯(lián)系人的情況發(fā)生。
7、如果在某高層寫字樓或賓館的會(huì)議室開標(biāo)，應(yīng)當(dāng)注意寫明會(huì)議室的房間號(hào)碼。避免投標(biāo)方在投標(biāo)截至?xí)r間前趕到，匆匆忙忙，找不到準(zhǔn)確的投標(biāo)地點(diǎn)。
8、如果在某高層寫字樓或賓館的會(huì)議室開標(biāo)，應(yīng)當(dāng)注意通知大樓的服務(wù)臺(tái)、保衛(wèi)和本單位的其他人員，不得擅自接收和簽收投標(biāo)文件。
以防止個(gè)別投標(biāo)方鉆孔子，在投標(biāo)時(shí)間截至?xí)r間已過時(shí)，以之為借口向采購機(jī)構(gòu)投標(biāo)。
9、如果投標(biāo)方采用現(xiàn)金作為投標(biāo)保證金時(shí)，應(yīng)該提醒他們最好提前半小時(shí)到場，以免因?yàn)楸P點(diǎn)現(xiàn)鈔耽誤時(shí)間，影響準(zhǔn)時(shí)開標(biāo)。
10、采購機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備一些檔案袋、熒光筆、塑料繩、粘膠帶、印油、膠水等物品，當(dāng)投標(biāo)方的投標(biāo)文件沒有按照規(guī)定密封的時(shí)候，采取適當(dāng)措施。避免因?yàn)橹?jié)問題，導(dǎo)致廢標(biāo)。
11、開標(biāo)大會(huì)的簽到表，應(yīng)當(dāng)分設(shè)。投標(biāo)方單獨(dú)一張簽到表。最終用戶代表和其他工作人員一張表，評委（或公證人員、紀(jì)檢監(jiān)督人員等）單獨(dú)一張表。避免不必要的信息泄露。
采購機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員，也應(yīng)簽到。
12、對于采用計(jì)算機(jī)抽取辦法產(chǎn)生的評標(biāo)委員，不宜僅僅為了保密，而使評委匆匆忙忙，糊里糊涂參加評標(biāo)。盡可能使其了解評標(biāo)涉及的主要技術(shù)要求內(nèi)容，有所準(zhǔn)備。此外，盡可能提前使其熟悉采購招標(biāo)涉及的法律法規(guī)。
13、不宜采取對待學(xué)生參加考試的辦法對待參加評標(biāo)的專家。某種意義上講，專家是客人，是請來幫忙的。為了保密，是采取“臨時(shí)上繳手機(jī)”的措施，還是“要求關(guān)閉手機(jī)”，“都放在桌面上”？是先發(fā)聘書，再簽“評標(biāo)承諾書”；還是只立“責(zé)任狀”；是允許專家就較復(fù)雜的技術(shù)問題討論，還是規(guī)定“一律獨(dú)立評標(biāo)，不得交頭接耳”；做法不同，人性味道不同，效果也各異。
14、如果開標(biāo)大會(huì)邀請公證處參加并公證，則應(yīng)當(dāng)要求公證人員必需著裝。而且事先特別提醒最終用戶代表、評委和投標(biāo)方代表，帶齊身份證、資質(zhì)證等文件證明的原件，以備查。
15、如果開標(biāo)后，安排有澄清或者質(zhì)詢，則必須要求投標(biāo)方等候或者留下移動(dòng)電話以便聯(lián)系。在此情況下，不可只詢問質(zhì)詢意向中的一兩家，而對其他投標(biāo)方在等候幾個(gè)小時(shí)后，告訴“不問了，回去吧”。那樣不僅僅對投標(biāo)人員不“人性化”，而且容易激怒他們，引發(fā)投訴。最后，發(fā)布中標(biāo)結(jié)果公示時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮告知投標(biāo)方各自不中標(biāo)的原因。
16、應(yīng)當(dāng)注意保存所有開標(biāo)評標(biāo)的原始文件資料，包括簽到表、評委的評標(biāo)質(zhì)詢問答記錄（最好有評標(biāo)全程記錄或者錄音錄像）、評委打分原始表格等等。一律要求用不退色的墨水筆書寫，不可使用鉛筆。
17、不僅僅要求評委和所有工作人員對評標(biāo)過程細(xì)節(jié)保密，而且需要提醒采購機(jī)構(gòu)的其他領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、最終采購單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)注意保密。
18、注意保管計(jì)算機(jī)中的招投標(biāo)有關(guān)信息，包括各個(gè)投標(biāo)方聯(lián)系電話、評委的信息以及評標(biāo)報(bào)告等。如果辦公室的計(jì)算機(jī)處容易有外人來來往往，需特別注意。
19、添加刻錄機(jī)。每個(gè)項(xiàng)目（或者幾個(gè)項(xiàng)目）的采購招標(biāo)結(jié)束后，將資料刻成光盤保管，便于今后參考。而且，如果招標(biāo)文件含有附錄圖紙，則刻成光盤，比復(fù)印工程圖方便，價(jià)格還便宜。
20、提倡項(xiàng)目采購人員，每次招標(biāo)結(jié)束后，寫下項(xiàng)目小結(jié)和體會(huì)，日積月累，總會(huì)有進(jìn)步。
來源：中國采購與招標(biāo)網(wǎng)
