招標采購過程中的內(nèi)部控制
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發(fā)布日期：2011年11月03日
案例簡介——金錢開道，各個招標環(huán)節(jié)輕松破
據(jù)媒體報道，為了獲得一起標的額5500多萬元幕墻工程，投標人廣東金剛公司在各個環(huán)節(jié)中用金錢開道，腐蝕了招投標過程中幾乎所有關(guān)節(jié)，靠著赤裸裸的行賄拿到了中標通知書。
2008年，南京一家研究所幕墻工程開始招標。為了防止打招呼說情的情況，該研究所委托江蘇某工程咨詢有限公司作為代理，對這個幕墻工程進行公開招標，這個任務(wù)落在了該公司項目經(jīng)理周某身上。
周某委托南京市工程建設(shè)項目貨物招標投標中心(下稱“市貨招中心”)招標。
這塊“大蛋糕”引起了從事幕墻業(yè)務(wù)的廣東金剛公司王某注意，一起大案由此引發(fā)。王強很快就將周某約出來吃飯。席間王某塞了2萬元給周某，并達成口頭約定：廣東金剛公司如果中標，將支付25萬元給周某。
此后王某一番打聽得知，一朋友與市貨招辦負責(zé)抽取評委的具體工作人員戴某熟悉，就托他給戴某送去了5000元和2盒大閘蟹。
2008年10月1日，戴某開始電腦隨機抽取3名本地評委。雖然公證處能夠證明這是隨機抽取，但戴某和周某事后立刻將3名本地評委的名單分別告訴了王某。而此前幾天王某已經(jīng)從戴某那里得知了3名外地評委的名單，并對評委進行賄賂。
除了給評委行賄，王某等人還在忙著給競爭對手行賄。經(jīng)過一番聯(lián)系，深圳、重慶和上海的3家公司業(yè)務(wù)員答應(yīng)了他們的條件。
2008年10月22日，專家評分結(jié)果出臺，廣東金剛公司獲得第一名。
2008年11月26日，南京市紀委領(lǐng)導(dǎo)收到一封匿名舉報信，市紀委迅速行動進行調(diào)查，這起被包裹在合法外衣下的串通招投標大案漸漸浮出水面，相關(guān)人員將受到法律制裁。
案例分析和啟示——
招標采購是提高采購質(zhì)量和效率并且降低采購成本的有效方式之一，但從實踐中看，一些企業(yè)招標采購未起到預(yù)期控制效果，分析其原因，從外部環(huán)境來說，是由于我國招投標市場還很不規(guī)范；而從內(nèi)部原因來分析，則是招標采購方招標流程存在缺陷，招標流程不夠嚴密、規(guī)范和有效。
在此對我國企業(yè)招標過程各環(huán)節(jié)常見問題及對策作一剖析。
1.職責(zé)分離不夠。在招標幾個重要環(huán)節(jié)，在由單位自行組織招標時，“編制招標書、發(fā)標、回標、開標、評標、決標”等職責(zé)基本都是由采購實施部門（或工程項目管理部）主導(dǎo)完成的。雖然評標是由招標管理小組進行的，但招標管理小組成員也采購實施部門（或工程項目管理部）人員構(gòu)成。由1至2個部門從頭到尾完成招標是不符合內(nèi)控要求的，因此，要注意對邀標與評標、開標與評標、評標與決標等職責(zé)要適當分離，并建立監(jiān)督措施。在委托招標代理時，應(yīng)選擇合適的招標代理單位，并對招標代理工作進行必要監(jiān)督。
2.發(fā)標。在選擇投標單位和發(fā)標環(huán)節(jié)，在邀請招標時，通常由招標工作小組擬定3家或以上邀標對象，主觀性很大；在公開招標時，則由公司則在公司網(wǎng)站公示，并向熟悉的供應(yīng)商單位發(fā)出通知，由項目公司接受投標單位的報名，但在選擇入圍單位上，權(quán)限仍主要集中在項目管理人員。由于沒有供應(yīng)商名錄，是由工作小組主觀決定雖可入圍參加投標工作，導(dǎo)致在招標開始階段就可能使得將一些真正優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商被排除在外，而與甲方人員關(guān)系“密切”的供應(yīng)商單位則相對容易入選。
3.開標。一些甲方公司公開開標時，將各家投標單位名稱、投標報價及服務(wù)承諾登記到開標記錄表，由投標單位代表在開標記錄表上簽字確認。這種做法帶來弊端是各家投標信息都沒有秘密，在評標后與意向中標單位談判時比較被動，很難要求對方再降低價格或給予優(yōu)惠，因為意向中標單位已經(jīng)了解到其他投標單位的底牌，便不再給予降價。
4.項目招標未編制標底，對低價接標的風(fēng)險防范不足。在操作中，公司由于未聘請專業(yè)人員編制標底，使得評標時不能判斷報價合理性，而單純以價格高低來評標，可能導(dǎo)致投標單位以惡意低價投標的風(fēng)險，并在中標后實施過程中逐步要求提高報價。
5.評標方式和過程存在缺陷。有些單位評標時主要是依據(jù)標書以招標領(lǐng)導(dǎo)小組開討論會、發(fā)表意見來進行，有些單位招標是由招標小組進行，評標過程主觀，缺少客觀的評標依據(jù)。。
6.缺乏詢標環(huán)節(jié)。在評標之后，決標之前，沒有詢標環(huán)節(jié)，在決標后，與投標單位進行商務(wù)談判，往往難有成效，因為對方知道他無論讓步與否，都能拿到合同，就不愿再作讓步。
因此，在決標之前，應(yīng)根據(jù)評標結(jié)果的順序，進行詢標，爭取更優(yōu)惠的條款。根據(jù)詢標情況，再報送領(lǐng)導(dǎo)審批，決定最終中標單位，簽訂合同。
7.招投標缺乏“保密制度”、“回避制度”等規(guī)定，沒有保密制度及相關(guān)具體措施，導(dǎo)致投標單位能打聽到競爭對手信息，從而會串標或根據(jù)對手投標情況來調(diào)整標書，不能真正發(fā)揮投標的競爭作用；而評標過程沒有回避制度，則可能導(dǎo)致評標人與投標單位存在利益關(guān)系時，仍然參與評標，則評標會失去公平性。
8.招標流程操作缺乏操作時限規(guī)定。由于從開始準備招標到最后談判、簽訂合同等，涉及到多個部門的參與，時間較長。由于流程缺乏明確的時限規(guī)定，導(dǎo)致招標工作有時拉得很長，而不能及時滿足項目需要，一些項目便以工作效率為由，不愿意采用招標采購，因此，需對招標過程的操作時限加以規(guī)定。
來源：中國會計報
據(jù)媒體報道，為了獲得一起標的額5500多萬元幕墻工程，投標人廣東金剛公司在各個環(huán)節(jié)中用金錢開道，腐蝕了招投標過程中幾乎所有關(guān)節(jié)，靠著赤裸裸的行賄拿到了中標通知書。
2008年，南京一家研究所幕墻工程開始招標。為了防止打招呼說情的情況，該研究所委托江蘇某工程咨詢有限公司作為代理，對這個幕墻工程進行公開招標，這個任務(wù)落在了該公司項目經(jīng)理周某身上。
周某委托南京市工程建設(shè)項目貨物招標投標中心(下稱“市貨招中心”)招標。
這塊“大蛋糕”引起了從事幕墻業(yè)務(wù)的廣東金剛公司王某注意，一起大案由此引發(fā)。王強很快就將周某約出來吃飯。席間王某塞了2萬元給周某，并達成口頭約定：廣東金剛公司如果中標，將支付25萬元給周某。
此后王某一番打聽得知，一朋友與市貨招辦負責(zé)抽取評委的具體工作人員戴某熟悉，就托他給戴某送去了5000元和2盒大閘蟹。
2008年10月1日，戴某開始電腦隨機抽取3名本地評委。雖然公證處能夠證明這是隨機抽取，但戴某和周某事后立刻將3名本地評委的名單分別告訴了王某。而此前幾天王某已經(jīng)從戴某那里得知了3名外地評委的名單，并對評委進行賄賂。
除了給評委行賄，王某等人還在忙著給競爭對手行賄。經(jīng)過一番聯(lián)系，深圳、重慶和上海的3家公司業(yè)務(wù)員答應(yīng)了他們的條件。
2008年10月22日，專家評分結(jié)果出臺，廣東金剛公司獲得第一名。
2008年11月26日，南京市紀委領(lǐng)導(dǎo)收到一封匿名舉報信，市紀委迅速行動進行調(diào)查，這起被包裹在合法外衣下的串通招投標大案漸漸浮出水面，相關(guān)人員將受到法律制裁。
案例分析和啟示——
招標采購是提高采購質(zhì)量和效率并且降低采購成本的有效方式之一，但從實踐中看，一些企業(yè)招標采購未起到預(yù)期控制效果，分析其原因，從外部環(huán)境來說，是由于我國招投標市場還很不規(guī)范；而從內(nèi)部原因來分析，則是招標采購方招標流程存在缺陷，招標流程不夠嚴密、規(guī)范和有效。
在此對我國企業(yè)招標過程各環(huán)節(jié)常見問題及對策作一剖析。
1.職責(zé)分離不夠。在招標幾個重要環(huán)節(jié)，在由單位自行組織招標時，“編制招標書、發(fā)標、回標、開標、評標、決標”等職責(zé)基本都是由采購實施部門（或工程項目管理部）主導(dǎo)完成的。雖然評標是由招標管理小組進行的，但招標管理小組成員也采購實施部門（或工程項目管理部）人員構(gòu)成。由1至2個部門從頭到尾完成招標是不符合內(nèi)控要求的，因此，要注意對邀標與評標、開標與評標、評標與決標等職責(zé)要適當分離，并建立監(jiān)督措施。在委托招標代理時，應(yīng)選擇合適的招標代理單位，并對招標代理工作進行必要監(jiān)督。
2.發(fā)標。在選擇投標單位和發(fā)標環(huán)節(jié)，在邀請招標時，通常由招標工作小組擬定3家或以上邀標對象，主觀性很大；在公開招標時，則由公司則在公司網(wǎng)站公示，并向熟悉的供應(yīng)商單位發(fā)出通知，由項目公司接受投標單位的報名，但在選擇入圍單位上，權(quán)限仍主要集中在項目管理人員。由于沒有供應(yīng)商名錄，是由工作小組主觀決定雖可入圍參加投標工作，導(dǎo)致在招標開始階段就可能使得將一些真正優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商被排除在外，而與甲方人員關(guān)系“密切”的供應(yīng)商單位則相對容易入選。
3.開標。一些甲方公司公開開標時，將各家投標單位名稱、投標報價及服務(wù)承諾登記到開標記錄表，由投標單位代表在開標記錄表上簽字確認。這種做法帶來弊端是各家投標信息都沒有秘密，在評標后與意向中標單位談判時比較被動，很難要求對方再降低價格或給予優(yōu)惠，因為意向中標單位已經(jīng)了解到其他投標單位的底牌，便不再給予降價。
4.項目招標未編制標底，對低價接標的風(fēng)險防范不足。在操作中，公司由于未聘請專業(yè)人員編制標底，使得評標時不能判斷報價合理性，而單純以價格高低來評標，可能導(dǎo)致投標單位以惡意低價投標的風(fēng)險，并在中標后實施過程中逐步要求提高報價。
5.評標方式和過程存在缺陷。有些單位評標時主要是依據(jù)標書以招標領(lǐng)導(dǎo)小組開討論會、發(fā)表意見來進行，有些單位招標是由招標小組進行，評標過程主觀，缺少客觀的評標依據(jù)。。
6.缺乏詢標環(huán)節(jié)。在評標之后，決標之前，沒有詢標環(huán)節(jié)，在決標后，與投標單位進行商務(wù)談判，往往難有成效，因為對方知道他無論讓步與否，都能拿到合同，就不愿再作讓步。
因此，在決標之前，應(yīng)根據(jù)評標結(jié)果的順序，進行詢標，爭取更優(yōu)惠的條款。根據(jù)詢標情況，再報送領(lǐng)導(dǎo)審批，決定最終中標單位，簽訂合同。
7.招投標缺乏“保密制度”、“回避制度”等規(guī)定，沒有保密制度及相關(guān)具體措施，導(dǎo)致投標單位能打聽到競爭對手信息，從而會串標或根據(jù)對手投標情況來調(diào)整標書，不能真正發(fā)揮投標的競爭作用；而評標過程沒有回避制度，則可能導(dǎo)致評標人與投標單位存在利益關(guān)系時，仍然參與評標，則評標會失去公平性。
8.招標流程操作缺乏操作時限規(guī)定。由于從開始準備招標到最后談判、簽訂合同等，涉及到多個部門的參與，時間較長。由于流程缺乏明確的時限規(guī)定，導(dǎo)致招標工作有時拉得很長，而不能及時滿足項目需要，一些項目便以工作效率為由，不愿意采用招標采購，因此，需對招標過程的操作時限加以規(guī)定。
來源：中國會計報
