物資采購檔案是部隊的無形資產(chǎn)，其價值在于其內(nèi)容中所蘊涵的各種信息。檔案是各項物資采購工作活動中形成的真實歷史記錄，檔案作為一種信息資源，不僅記錄了各項工作任務(wù)的歷史過程，而且記載了其中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。
今年以來，武警部隊下發(fā)了《武警部隊物資采購項目實施文件類檔案整理與歸檔技術(shù)要求》，顯示了對物資采購檔案管理工作的重視。檔案是物資采購工作的重要組成部分，是維護采購過程歷史真實面貌的重要依據(jù)。物資采購檔案的作用具體表現(xiàn)在以下三方面：
實施考評的重要依據(jù)
首先，檔案是過去工作、歷史情況和過程的記錄，它可為采購工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真實憑證，是第一手的參考材料，它是在采購實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，是最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有機關(guān)或個人印信；有些是以照片、錄音、視頻資料的形式存在的，這也是檔案具有憑證作用的證明。參考檔案材料，可以為準確地進行工作績效考評打好基礎(chǔ)。
解決糾紛、厘清責(zé)任的重要證據(jù)
采購檔案不僅在規(guī)范森林部隊采購工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險方面也將起到關(guān)鍵作用。采購活動結(jié)束，但采購事件和交易行為并未終結(jié)。采購活動中潛在的問題一般是在采購?fù)瓿珊蟛艜┞叮哂幸欢ǖ臏笮?。采購?fù)瓿珊蟀l(fā)生的問題需要予以解決，所需要解決的問題要在時間要求和解決方式上都有不同，如進入司法程序的案件，審理時間較長并具有不確定性。供應(yīng)商的履約情況還有待實踐檢驗，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題或者未履行有關(guān)承諾，用戶部門有可能要退貨或者換貨。發(fā)生的糾紛，還可能司法解決或者申請仲裁。采購文件是解決這些問題的直接證據(jù)。所以做好物資采購檔案的管理，是做好森林部隊采購系統(tǒng)工程中必不可少的一項重要的工作。
規(guī)范采購行為的重要手段
規(guī)范森林部隊采購行為，提高森林部隊采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護事業(yè)部門的合法權(quán)益，促進廉政建設(shè)，"公開、公平、公正、誠實、信用"是森林部隊物資采購工作的最終目的。因此，只有加強采購內(nèi)部管理，才能體現(xiàn)"陽光采購"的合法性和透明性。隨著物資采購工作改革的不斷深化、法制的不斷完善，對部隊采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實行跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成上規(guī)模的集中采購已勢在必行。因此，物資采購檔案管理必須與物資采購事業(yè)的快速發(fā)展相適應(yīng)，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，以此規(guī)范采購行為，服務(wù)物資采購改革。
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來源： 政府采購信息報
