操作小實(shí)務(wù)之提高工程采購(gòu)質(zhì)量（五）
政府采購(gòu)工程項(xiàng)目具有金額大、工期長(zhǎng)、社會(huì)關(guān)注度高等特點(diǎn)，在實(shí)施過程中大量存在不可預(yù)見且不斷變化的因素，這決定了政府采購(gòu)工程項(xiàng)目操作與一般的貨物、服務(wù)項(xiàng)目有所不同。
實(shí)踐中，不少采購(gòu)單位抓住工程項(xiàng)目的這些特點(diǎn)，以時(shí)間緊、任務(wù)重等為借口，規(guī)避公開招標(biāo)甚至是政府采購(gòu)。這就要求采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)切實(shí)提高工程采購(gòu)效率，在保證質(zhì)量的前提下，如期完成工程項(xiàng)目政府采購(gòu)程序。結(jié)合業(yè)界經(jīng)驗(yàn)，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以從五個(gè)方面入手，提高工程項(xiàng)目采購(gòu)效率。
一是合理安排時(shí)間，縮短采購(gòu)周期。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以將工程采購(gòu)周期分為不可變時(shí)間和可變時(shí)間。不可變時(shí)間包括投標(biāo)報(bào)名、投標(biāo)文件編制、中標(biāo)結(jié)果公示等有法定時(shí)限要求的時(shí)間；可變時(shí)間包括投標(biāo)資格確定、資格預(yù)審文件和招標(biāo)文件編制、文件確認(rèn)、中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)等，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以通過熟悉政府采購(gòu)業(yè)務(wù)、理順內(nèi)部工作機(jī)制、借助電子化辦公等手段節(jié)約時(shí)間。同時(shí)，明確采購(gòu)各階段的工作內(nèi)容、工作時(shí)間和完成時(shí)限，盡量壓縮可變時(shí)間，縮短采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率。
二是及時(shí)跟進(jìn)，梳理原因。具體而言，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)記錄項(xiàng)目進(jìn)展情況，遇到問題認(rèn)真分析并提出解決辦法，對(duì)運(yùn)行中的政府采購(gòu)工程項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行梳理，對(duì)未辦結(jié)時(shí)間較長(zhǎng)的政府采購(gòu)工程項(xiàng)目要分析原因。
三是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理安排工作。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)內(nèi)部各科室的工作情況，合理安排采購(gòu)項(xiàng)目，明確工作內(nèi)容和工作職責(zé)，確保前后段項(xiàng)目交接及時(shí)，完整移交采購(gòu)文件和相關(guān)材料。同時(shí)，及時(shí)召開內(nèi)部會(huì)議，匯總項(xiàng)目進(jìn)展情況，提高采購(gòu)項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在采購(gòu)過程中，相關(guān)人員要提前考慮問題，將部分工作內(nèi)容前移或并行，例如提前與采購(gòu)單位溝通，了解工程項(xiàng)目的特點(diǎn)；提前向設(shè)計(jì)單位、建設(shè)部門、規(guī)劃部門了解項(xiàng)目的申報(bào)情況；規(guī)模較小的項(xiàng)目，在招標(biāo)公告中明確報(bào)名家數(shù)，并采取資格后審制度，以節(jié)約時(shí)間。
四是與建設(shè)等相關(guān)部門主動(dòng)溝通。在各地的采購(gòu)實(shí)踐中，"埋頭苦干"型的政府采購(gòu)部門不在少數(shù)，很多采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)部門溝通不多，為工程項(xiàng)目的順利實(shí)施埋下隱患。為了做好工程采購(gòu)項(xiàng)目，政府采購(gòu)相關(guān)各方應(yīng)加強(qiáng)與建設(shè)、規(guī)劃、招投標(biāo)管理辦公室等部門的溝通聯(lián)系，取得其支持和配合，加快工程招標(biāo)進(jìn)度。比如，及時(shí)了解新出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定，宣傳介紹政府采購(gòu)工作流程，共同編制招標(biāo)文件范本等。
五是引入績(jī)效考核，力爭(zhēng)早發(fā)現(xiàn)問題，提高工作質(zhì)量?？?jī)效考核對(duì)激勵(lì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)工作人員、提高工作效率有很好的促進(jìn)作用。部分采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在工程采購(gòu)項(xiàng)目中引入了績(jī)效考核機(jī)制，通過采購(gòu)周期、節(jié)支率、采購(gòu)人滿意度、供應(yīng)商滿意度、文件質(zhì)量、評(píng)審質(zhì)量等定量或定性指標(biāo)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)，借此發(fā)現(xiàn)工作中的漏洞，提高工作效率和質(zhì)量。
來源： 政府采購(gòu)信息報(bào) 作者：零 度
