政采檔案堆積如山的思考
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發(fā)布日期：2014年01月20日
■ 范靜暉
《政府采購法》規(guī)定，采購人、采購代理機構（集采機構）對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，時限為15年。經過10余年的項目累計保存，各省集中采購機構保留的政府采購檔案平均約有10000冊之多，檔案室占地面積達到400-500平方米。如此之多的檔案，保管和查閱需要耗費相當?shù)娜肆Α⑽锪?，這讓集采機構叫苦不迭。政府采購檔案的保存是否是可有可無、政府采購檔案是否發(fā)揮了真正的作用等成為大家探討的話題。
筆者認為，政府采購檔案留存有五大作用。
一是項目回溯的依據(jù)。一個項目音像和紙質的檔案成為真實記載項目細節(jié)和過程的載體，接受社會的廣泛監(jiān)督。
二是項目執(zhí)行的依據(jù)。項目檔案完整保存，可在有效的時間內提供最初由供應商作出的書面承諾，有效解決在項目實施過程中更換負責人的問題。
三是項目分析的真實材料。集采機構完成項目后，將資料進行自查，并根據(jù)項目的情況開展業(yè)務分析活動。這是提高集采機構業(yè)務能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。在政府采購各項政策完善發(fā)展過程中，檔案起到了強力支撐作用。
五是各集采機構沉淀技術積累的基礎。各省集采機構經過10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎上，已經完成了技術上的積累，并逐步發(fā)展成熟。
從目前的狀況來看，政府采購檔案還需要加強改善一些薄弱環(huán)節(jié)。
一是檔案崗位應得到更多重視。集采機構人員編制少，因此，常有其他崗位人員兼任檔案管理工作的情況。檔案人員忙于整理、接收已經開標的項目，沒有時間進行檔案歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)抓取不及時，依據(jù)數(shù)據(jù)開展研究存在困難。
二是檔案保存的期限需要科學制定。政府采購檔案存檔時間只有根據(jù)項目來確定，才能更好地利用存儲空間，達到靈活運用的效果，真正解決檔案堆積如山的問題。
三是檔案保存內容應更明確。特別是近幾年來隨著電子信息化平臺采購的發(fā)展，對于電子標留存內容應作更明確具體的規(guī)范，無需留存的項目資料應統(tǒng)一去除，達到精簡實用的目的。
來源：中國政府采購報
《政府采購法》規(guī)定，采購人、采購代理機構（集采機構）對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，時限為15年。經過10余年的項目累計保存，各省集中采購機構保留的政府采購檔案平均約有10000冊之多，檔案室占地面積達到400-500平方米。如此之多的檔案，保管和查閱需要耗費相當?shù)娜肆Α⑽锪?，這讓集采機構叫苦不迭。政府采購檔案的保存是否是可有可無、政府采購檔案是否發(fā)揮了真正的作用等成為大家探討的話題。
筆者認為，政府采購檔案留存有五大作用。
一是項目回溯的依據(jù)。一個項目音像和紙質的檔案成為真實記載項目細節(jié)和過程的載體，接受社會的廣泛監(jiān)督。
二是項目執(zhí)行的依據(jù)。項目檔案完整保存，可在有效的時間內提供最初由供應商作出的書面承諾，有效解決在項目實施過程中更換負責人的問題。
三是項目分析的真實材料。集采機構完成項目后，將資料進行自查，并根據(jù)項目的情況開展業(yè)務分析活動。這是提高集采機構業(yè)務能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。在政府采購各項政策完善發(fā)展過程中，檔案起到了強力支撐作用。
五是各集采機構沉淀技術積累的基礎。各省集采機構經過10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎上，已經完成了技術上的積累，并逐步發(fā)展成熟。
從目前的狀況來看，政府采購檔案還需要加強改善一些薄弱環(huán)節(jié)。
一是檔案崗位應得到更多重視。集采機構人員編制少，因此，常有其他崗位人員兼任檔案管理工作的情況。檔案人員忙于整理、接收已經開標的項目，沒有時間進行檔案歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)抓取不及時，依據(jù)數(shù)據(jù)開展研究存在困難。
二是檔案保存的期限需要科學制定。政府采購檔案存檔時間只有根據(jù)項目來確定，才能更好地利用存儲空間，達到靈活運用的效果，真正解決檔案堆積如山的問題。
三是檔案保存內容應更明確。特別是近幾年來隨著電子信息化平臺采購的發(fā)展，對于電子標留存內容應作更明確具體的規(guī)范，無需留存的項目資料應統(tǒng)一去除，達到精簡實用的目的。
來源：中國政府采購報
