讀者來(lái)信
貴報(bào)于1555期刊發(fā)的《構(gòu)建科學(xué)高效業(yè)務(wù)銜接機(jī)制》一文對(duì)軍隊(duì)物資采購(gòu)分段業(yè)務(wù)管理的介紹，筆者學(xué)習(xí)后深有啟發(fā)，結(jié)合工作單位情況和多年業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，撰寫(xiě)此文交流。文本立足軍隊(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)分段管理模式要求和軍隊(duì)物資采購(gòu)機(jī)構(gòu)單位人員編制實(shí)際，以某單位采購(gòu)機(jī)構(gòu)為例，分析了該模式設(shè)計(jì)的基本依據(jù)，介紹了該模式的崗位設(shè)置、職責(zé)分工和配套機(jī)制，此外，本文還對(duì)采購(gòu)模式分段管理模式中可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出三點(diǎn)應(yīng)變性措施建議。
分段管理 陽(yáng)光采購(gòu)的內(nèi)在要求
建立規(guī)范高效的分段管理采購(gòu)模式，是提高采購(gòu)效率效益和規(guī)范化水平的重要途徑。從全軍來(lái)看，大單位物資采購(gòu)機(jī)構(gòu)人員編制少，且多根據(jù)所域區(qū)域地理位置特征和保障對(duì)象分布等實(shí)際情況設(shè)立派出機(jī)構(gòu)，相對(duì)獨(dú)立承擔(dān)局部區(qū)域物資采購(gòu)保障任務(wù)。加之行政管理人員占用編制名額，真正在采購(gòu)保障一線崗位上的人員更是有限。某大單位物資采購(gòu)站根據(jù)采購(gòu)流程特點(diǎn)和分段管理要求，探索形成了"項(xiàng)目負(fù)責(zé)與分段管理相結(jié)合"的管理模式，有效緩解了"崗多人少"的矛盾。
分段管理是陽(yáng)光采購(gòu)的內(nèi)在要求，是近年軍隊(duì)物資采購(gòu)改革的重要成果，是促進(jìn)依法采購(gòu)、廉潔采購(gòu)的重要手段，是探索創(chuàng)新采購(gòu)管理模式和運(yùn)行機(jī)制的重要前提和出發(fā)點(diǎn)。
規(guī)范公正嚴(yán)控采購(gòu)關(guān)鍵點(diǎn) 采購(gòu)操作主要關(guān)鍵點(diǎn)有：受領(lǐng)采購(gòu)任務(wù)、供應(yīng)商隨機(jī)抽取、采購(gòu)文件編制、評(píng)審專家隨機(jī)選取、采購(gòu)評(píng)審與組織、合同簽訂、生產(chǎn)檢查、貨物驗(yàn)收、后續(xù)服務(wù)等環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)要做到相互分離、相互制約，不能一人"包辦到底"，搞一人"說(shuō)了算"，要置于嚴(yán)格監(jiān)督管理之下，不能聽(tīng)之任之。
對(duì)于主要節(jié)點(diǎn)，應(yīng)成立兩人以上小組共同負(fù)責(zé)，實(shí)行"一崗雙人"，不能讓一個(gè)人獨(dú)自完成。如果一個(gè)人獨(dú)自完成某環(huán)節(jié)，缺乏監(jiān)督，容易形成"暗箱操作"；也可以避免遇經(jīng)辦人有事影響后續(xù)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展；也有利于業(yè)務(wù)人員崗位鍛煉和人才培養(yǎng)。
分合適度兼顧制約與銜接 一人負(fù)責(zé)到底，會(huì)嚴(yán)重影響采購(gòu)的公開(kāi)性、公正性，極易造成"暗箱操作"，但如果在分段管理過(guò)程缺乏科學(xué)合理規(guī)劃，缺乏對(duì)分段管理內(nèi)核實(shí)質(zhì)的把握，純粹為了"分"而"分"，容易造成信息分割、"分"而不"合"，相互掣肘，嚴(yán)重影響分段管理的效用發(fā)揮，也影響采購(gòu)保障效率。
分段管理的目的是陽(yáng)光透明、規(guī)范高效，"合力"完成采購(gòu)項(xiàng)目，該"分"的必須"分"，但應(yīng)兼顧"分"與"合"的有機(jī)結(jié)合，相互之間應(yīng)銜接配合好。從這點(diǎn)來(lái)看，"分"是手段，是為了照亮"暗箱"部分，"合"是目的，是為了做到采購(gòu)流程上"合一"，保障力量上的"合力"，兩者是一致的。
方便用戶提升服務(wù)滿意度 采購(gòu)重在服務(wù)，難在協(xié)調(diào)，貴在讓用戶滿意。在與用戶協(xié)調(diào)過(guò)程中，除技術(shù)、商務(wù)等采購(gòu)需求本身之外，還需要重點(diǎn)解決兩個(gè)問(wèn)題：一是控制采購(gòu)速度，不同采購(gòu)需求的時(shí)限性，甚至是同一批次不同物資的區(qū)別都很大，輕重緩急節(jié)奏要把握好，真正了解領(lǐng)會(huì)使用單位的需求；二是歸口協(xié)調(diào)匯報(bào)，扣除生產(chǎn)過(guò)程和駐廠檢查外，一般采購(gòu)項(xiàng)目從受領(lǐng)采購(gòu)計(jì)劃到貨物驗(yàn)收交付持續(xù)時(shí)間較短，實(shí)行分段管理，與使用單位的溝通聯(lián)系，應(yīng)盡量歸口匯報(bào)，避免造成使用單位不知道找誰(shuí)，或者因環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)導(dǎo)致信息缺失，甚至使用單位需要向不同環(huán)節(jié)經(jīng)辦人多次重申。為此，該物資采購(gòu)站在實(shí)行分段管理過(guò)程中，設(shè)置了"項(xiàng)目負(fù)責(zé)制"，負(fù)責(zé)具體承辦項(xiàng)目的協(xié)調(diào)匯報(bào)和整體安排。
建立配套機(jī)制 確保高效運(yùn)行
該物資采購(gòu)站"項(xiàng)目負(fù)責(zé)與分段管理相結(jié)合"的采購(gòu)管理模式，共設(shè)置"綜合計(jì)劃、項(xiàng)目負(fù)責(zé)、’兩庫(kù)’維護(hù)、合同管理、檔案資料管理和網(wǎng)上競(jìng)價(jià)"等共6個(gè)業(yè)務(wù)崗位類型，建立有"會(huì)議通報(bào)、交接審核、’五個(gè)分開(kāi)’"等共3項(xiàng)運(yùn)行機(jī)制。
科學(xué)設(shè)置業(yè)務(wù)崗位 將采購(gòu)程序劃分為九個(gè)"采購(gòu)段"，即："采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件制作、供應(yīng)商選取、評(píng)審專家抽取、評(píng)審組織、合同簽訂、貨物驗(yàn)收、服務(wù)跟蹤和信息公開(kāi)"。據(jù)此，設(shè)綜合計(jì)劃、項(xiàng)目管理、"兩庫(kù)"維護(hù)、合同管理、檔案資料管理等崗位。
其中，采購(gòu)計(jì)劃受領(lǐng)由采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，采購(gòu)文件制作、評(píng)審組織、服務(wù)跟蹤由項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，供應(yīng)商選取、評(píng)審專家抽取由"兩庫(kù)"維護(hù)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，合同簽訂由合同管理業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，信息公開(kāi)由負(fù)責(zé)網(wǎng)上采購(gòu)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，貨物驗(yàn)收不單設(shè)業(yè)務(wù)人員。
合理規(guī)劃職責(zé)分工 本著"誰(shuí)辦公誰(shuí)負(fù)責(zé)"、"無(wú)監(jiān)督不采購(gòu)"的原則，對(duì)各業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行了職責(zé)區(qū)分。采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)受領(lǐng)采購(gòu)任務(wù)，設(shè)置采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)，指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況，適時(shí)調(diào)整任務(wù)分工。綜合計(jì)劃，一般由其中一名項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員兼任，具體負(fù)責(zé)編制業(yè)務(wù)臺(tái)賬和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，發(fā)售采購(gòu)文件，通知財(cái)務(wù)收退業(yè)務(wù)費(fèi)用，以及其他未明確具體經(jīng)辦人的臨時(shí)事項(xiàng)。項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)人員，具體負(fù)責(zé)采購(gòu)文書(shū)編制、有關(guān)質(zhì)詢疑問(wèn)解答、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員協(xié)調(diào)、采購(gòu)評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)組織、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商確認(rèn)、采購(gòu)活動(dòng)情況上報(bào)，以及期間與使用單位的溝通協(xié)調(diào)、前期的設(shè)計(jì)咨詢、售后服務(wù)和跟蹤回訪等。
合同管理業(yè)務(wù)人員，具體負(fù)責(zé)采購(gòu)合同草案送審、正式合同簽訂、合同貨款結(jié)算跟蹤協(xié)調(diào)、協(xié)助采購(gòu)費(fèi)用收退辦理等；采取授予合同方式簽訂合同的項(xiàng)目，還需負(fù)責(zé)編發(fā)《授予合同通知書(shū)》、催收合同文本。"兩庫(kù)"維護(hù)業(yè)務(wù)人員，具體負(fù)責(zé)"兩庫(kù)"資源維護(hù)拓展、審核上報(bào)、抽取使用、考評(píng)記錄，并牽頭成立考察小組，抽取使用時(shí)，需要成立3人以上抽取小組，邀請(qǐng)紀(jì)檢人員參加，并做好記錄存檔。
檔案資料管理業(yè)務(wù)人員，具體負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案資料的收集核對(duì)、整理歸檔和借閱管理；責(zé)任區(qū)分上，檔案資料管理業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)檔案資料的完整性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)檔案資料的催要追收。網(wǎng)上采購(gòu)業(yè)務(wù)人員，具體負(fù)責(zé)網(wǎng)上采購(gòu)操作、采購(gòu)信息公告審核發(fā)布等，網(wǎng)上采購(gòu)開(kāi)標(biāo)由單位業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人雙重密鑰打開(kāi)，并邀請(qǐng)紀(jì)檢人員參與監(jiān)督，所有操作行為系統(tǒng)均有日志記錄。項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)，根據(jù)貨物特性、使用單位特點(diǎn)、交貨時(shí)間地點(diǎn)等情況，選取行業(yè)專家，臨時(shí)組成貨物驗(yàn)收小組實(shí)施驗(yàn)收。
建立配套運(yùn)行機(jī)制 業(yè)務(wù)銜接是開(kāi)展分段管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題，直接影響到采購(gòu)保障任務(wù)的完成質(zhì)量，該物資采購(gòu)站結(jié)合"項(xiàng)目負(fù)責(zé)與分段管理相結(jié)合"采購(gòu)管理模式的特點(diǎn)，逐步形成了三項(xiàng)配套機(jī)制。
會(huì)議通報(bào)制度 以會(huì)議的形式，項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員匯報(bào)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)展情況、遇到的矛盾問(wèn)題以及需要其他分段業(yè)務(wù)人員銜接支持的事項(xiàng)。其主要目的：一是交流經(jīng)驗(yàn)心得，便于大家學(xué)習(xí)借鑒、共同提高；二是讓單位業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，便于優(yōu)化任務(wù)的合理分配和力量的調(diào)配使用；三是讓分段業(yè)務(wù)人員了解進(jìn)度，預(yù)有準(zhǔn)備，做好任務(wù)銜接。一般每周一次，特殊情況，隨時(shí)通報(bào)。
交接審核制度 在各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，做好交接審核，"誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)"，規(guī)范手續(xù)，分清責(zé)任，避免出現(xiàn)責(zé)任不清、手續(xù)不全、資料不完整等問(wèn)題。主要關(guān)注：一是"兩庫(kù)"抽取，抽取記錄要全，通知確認(rèn)供應(yīng)商和專家等要有記錄；二是檔案資料移交，移交要有清單，缺失、遺漏、丟損有責(zé)任人，歸檔借閱都要有記錄；三是合同送審簽訂，合同助理員與使用單位、供應(yīng)商之間的合同草案、正式合同等文件送傳，以及歸檔移交要做好記錄；四是貨物驗(yàn)收，要完備驗(yàn)收手續(xù)，明確驗(yàn)收內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量等，驗(yàn)收參與方簽字存檔。
"五個(gè)分開(kāi)"制度 在采購(gòu)中，影響采購(gòu)公平公正的環(huán)節(jié)要相互分開(kāi)，具體要做到"五分開(kāi)"。具體為：一是預(yù)算控制與項(xiàng)目承辦分開(kāi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員不掌握項(xiàng)目預(yù)算；二是標(biāo)書(shū)制作與標(biāo)書(shū)發(fā)售分開(kāi)，避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員與參與報(bào)價(jià)供應(yīng)商碰面；三是標(biāo)書(shū)發(fā)售與供應(yīng)商抽取分開(kāi)，避免購(gòu)買(mǎi)標(biāo)書(shū)的供應(yīng)商與實(shí)際抽取的供應(yīng)商不一致；四是專家抽取與評(píng)審組織分開(kāi)，確保專家獨(dú)立評(píng)審；五是合同簽訂與貨物驗(yàn)收，兩者相互制約、相互印證，避免簽訂"黑白"合同，杜絕貨物驗(yàn)收蒙混過(guò)關(guān)。
靈活應(yīng)對(duì) 克服分段管理弊端
為更好地發(fā)揮"項(xiàng)目負(fù)責(zé)制與分段管理相結(jié)合"采購(gòu)管理模式的優(yōu)勢(shì)，該物資采購(gòu)站在運(yùn)行過(guò)程中，加強(qiáng)信息手段支撐，注重業(yè)務(wù)人員的崗位鍛煉和能力培養(yǎng)，充分體現(xiàn)了該管理模式既能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)又能彌補(bǔ)劣勢(shì)的特點(diǎn)，取得了很好的效果。
網(wǎng)絡(luò)信息彌補(bǔ)人力不足 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)支撐和開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)平臺(tái)，能夠有效提高采購(gòu)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)、采購(gòu)操作的效率和質(zhì)量，可以大量節(jié)省人力，在采購(gòu)人員相對(duì)較少的單位效果更是明顯。該物資采購(gòu)站建立運(yùn)行多年的"辦公設(shè)備網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)"，有效提升了規(guī)格型號(hào)統(tǒng)一、貨源充足、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的小型辦公設(shè)備、攝錄設(shè)備和家用電器三類項(xiàng)目的采購(gòu)效率，效果顯著。同時(shí)，信息化是促進(jìn)廉潔規(guī)范、高效采購(gòu)的有效手段。加強(qiáng)信息化手段的運(yùn)用，提高采購(gòu)過(guò)程的技術(shù)監(jiān)管手段和力度，使監(jiān)督和管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)適時(shí)掌控和監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
按人設(shè)崗克服人員變動(dòng)難題 該物資采購(gòu)站在"項(xiàng)目負(fù)責(zé)與分段管理相結(jié)合"的采購(gòu)管理模式下，立足業(yè)務(wù)人員數(shù)量變化，適時(shí)調(diào)整劃分"采購(gòu)段"，及時(shí)對(duì)"采購(gòu)段"進(jìn)行"分""合"處理，有效解決業(yè)務(wù)人員變動(dòng)和大項(xiàng)保障任務(wù)需求。比如，人員緊缺的，實(shí)行"一崗多責(zé)"；人手富足的，適當(dāng)增加崗位，或加強(qiáng)部分崗位力量。但在組合調(diào)整過(guò)程中，必須堅(jiān)持"五個(gè)分開(kāi)"，比如，項(xiàng)目負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員不能擔(dān)任自己負(fù)責(zé)項(xiàng)目的"兩庫(kù)"抽取和貨物驗(yàn)收等，否則，就會(huì)回到"一人包辦"的老套路上去。
合理輪崗培養(yǎng)"多面手" 實(shí)行內(nèi)部輪崗，既滿足了上級(jí)"敏感崗位實(shí)行輪換"和"正風(fēng)保廉"的要求，又解決了采購(gòu)人員"專業(yè)化"和"留下來(lái)"的問(wèn)題。有利于切斷"利益鏈"，不同的崗位與外界的接觸點(diǎn)不同，在崗時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，難免會(huì)產(chǎn)生人際關(guān)系熟識(shí)和利益關(guān)系糾葛，增加了權(quán)力尋租的隱患，輪崗可以有效阻斷利益鏈；有利于培養(yǎng)"多面手"，多崗鍛煉是培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力的有效手段之一，通過(guò)輪崗，讓大家在不同崗位得到鍛煉，有利于培養(yǎng)業(yè)務(wù)的"多面手"，有利于新老業(yè)務(wù)人員有序更替和業(yè)務(wù)技能傳幫帶。
來(lái)源： 政府采購(gòu)信息報(bào) 作者：黎克青
