文/姜妍慧
采購成本相關(guān)概念
了解采購成本，應(yīng)從采購流程開始。采購的基本流程可以劃分為采購計(jì)劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、對廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫、倉儲保管、出庫配送、供銷結(jié)算等。采購成本就是在上述采購流程中所支出的費(fèi)用。有些成本是看得見的，即比較容易分析出來或者可以直接從財務(wù)報表中得出的成本；有些是看不見的，即較難分析或易被忽略的，將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
顯性成本
1、采購計(jì)劃編制的成本。準(zhǔn)確的采購計(jì)劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購資金的占用，同時還要對供應(yīng)市場進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評估和選擇供應(yīng)商，
采購計(jì)劃的編制可以說是采購整個流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購計(jì)劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本。原材料、半成品或成品的成本是指貨品購進(jìn)的價格。影響所采購物資價格高低的原因有很多，包括商品市場價格、商品質(zhì)量、市場供求關(guān)系等等。
3、采購管理成本。采購業(yè)務(wù)行為過程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本。采購物資的運(yùn)輸一定是會發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購成本。
5、驗(yàn)收成本。采購回來的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫，一定要嚴(yán)把物資的入庫檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉儲成本。倉存儲成本指的是物資在庫存過程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品(如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品)的存儲環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫存檔案，及時對庫存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫存的積壓，也會增加倉儲成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉儲管理是降低采購供應(yīng)成本的一個有效手段。
隱性成本
隱性成本是相對于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財務(wù)報表中表現(xiàn)出來的、易被人忽視，但是又非常重要的一部分成本，例如：
1、時間成本。由于響應(yīng)顧客需求的過長時間所產(chǎn)生的時間成本。
2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。這一部分成本在財務(wù)報表中是體現(xiàn)不出來的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對企業(yè)聲譽(yù)也會造成很大的影響。
3、庫存積壓成本。相對缺貨成本，庫存積壓成本則是由于庫存產(chǎn)品過多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來的成本。庫存積壓使運(yùn)輸、倉儲費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時，在倉庫存儲的過程中還會出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來的損失。因此過多的庫存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本。
上述采購活動中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。
在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時，我們要從采購所有權(quán)成本出發(fā)，同時根據(jù)不同物料區(qū)分采購成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購成本的因素，制定有針對性的采購計(jì)劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購成本最低的目標(biāo)。
影響采購成本的因素
企業(yè)采購總成本的影響因素有許多，總體可歸納為企業(yè)內(nèi)部因素和外部因素。
企業(yè)內(nèi)部因素
采購批次與采購批量
供需原理告訴我們采購物資的單價與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購的價格就越低?，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)不可能一次采購過多的物資，因?yàn)檫@樣雖然節(jié)約了一部分采購成本，但庫存的積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來的成本遠(yuǎn)比所節(jié)約的成本多。因此采購批次和采購批量，可以影響企業(yè)的采購成本。
交貨期、供貨地點(diǎn)與付款期
采購物資的價格成本雖然占采購總成本的一大部分，但供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也影響到企業(yè)庫存的大小及采購成本的高低。如果以上所說的任何一個條件無法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的話，價格再低也是不能夠滿足企業(yè)完美完成采購業(yè)務(wù)的。因此，供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也是影響采購成本的一組重要因素。
部門間的溝通與協(xié)作
采購業(yè)務(wù)的實(shí)行不僅僅是采購部門的職責(zé)，它還涉及到計(jì)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。因此，這就需要企業(yè)各部門之間的良好溝通、協(xié)作才能完美地完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)。假如計(jì)劃部門物料需求計(jì)劃預(yù)測不準(zhǔn)，生產(chǎn)計(jì)劃則會隨之變化，一旦變化頻繁就會造成緊急采購的增加，采購成本也就高；假如設(shè)計(jì)部門沒有進(jìn)行價值工程分析，而只考慮設(shè)計(jì)的美感與獨(dú)特性，就會導(dǎo)致物料品類差異大，形成不了采購批量，也就形成不了供應(yīng)商所給的價格優(yōu)勢；還有可能就是由于質(zhì)量檢驗(yàn)部門對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)過于嚴(yán)苛，采購部門對于供應(yīng)商的選擇也會十分謹(jǐn)慎，最終導(dǎo)致采購成本增加。
價格成本分析與談判能力
對供應(yīng)商產(chǎn)品的成本、價格構(gòu)成的分析是確定采購價格和取得與供應(yīng)商談判主動的基礎(chǔ)。采購部門在實(shí)施采購談判之前，必須詳細(xì)調(diào)查、分析所處市場的現(xiàn)行形勢。這樣才能針對不同的供應(yīng)商選取不同的、有效的談判議價方法，以最終達(dá)到降低采購價格的目的。
外部因素
市場供需狀況
市場供需狀況直接影響采購成本。市場資源短缺、商品供不應(yīng)求時，供應(yīng)商就會因此漲價；相反，若是供過于求則會選擇降價。
供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平
若供應(yīng)商的生產(chǎn)能力強(qiáng)大、生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量良好，產(chǎn)品銷售價格一般就會比較高。因此，采購部門就應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)對產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量以及交貨期的要求，科學(xué)合理地選擇適合的供應(yīng)商，爭取達(dá)到良好的性價比。
供應(yīng)商成本
在企業(yè)處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，采購數(shù)量會比較少，供應(yīng)商成本一般就會較高；之后進(jìn)入成長期，隨著采購量的增加、技術(shù)的成熟，供應(yīng)商成本便會隨之降低，產(chǎn)品供應(yīng)價格就會有所下降。
供應(yīng)商的營銷策略
供應(yīng)商的銷售策略及其報價方式直接影響到采購成本。如供應(yīng)商一開始會為了開拓市場獲得訂單而將價格報得相對較低，到占領(lǐng)一定的市場之后價格就會有所提高。
企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系
在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，供需雙方若能夠建立長期合作的伙伴關(guān)系，通過共同努力，就能夠?qū)崿F(xiàn)采購成本的降低，以達(dá)到共贏的目的。
基于所有權(quán)總成本的采購成本控制策略
構(gòu)建并完善采購系統(tǒng)
采購成本控制的基礎(chǔ)工作就是要建立并且完善采購系統(tǒng)。在實(shí)施采購業(yè)務(wù)活動之前，做好最基礎(chǔ)的工作——采購制度的制訂是十分必要的，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提。
傳統(tǒng)采購觀念的轉(zhuǎn)變
企業(yè)一定要遵循“所有權(quán)成本最低”原則，不僅要關(guān)注顯性成本，更要注重“看不見”的隱性成本。采購業(yè)務(wù)行為應(yīng)該是基于“總成本最低”原則而不單只是追求“采購價格最低”。企業(yè)必須改變現(xiàn)有這樣的傳統(tǒng)采購觀念，要有控制總體成本的遠(yuǎn)見，要能夠?qū)Σ少徚鞒讨兴婕暗年P(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本進(jìn)行評估。這樣才能夠從各個環(huán)節(jié)、各個細(xì)節(jié)，在總成本上節(jié)約采購成本。一種正確的采購觀念是決定企業(yè)能否科學(xué)、合理進(jìn)行采購成本控制的首要關(guān)鍵因素。采購成本的控制不僅只是采購部門的事，它還承擔(dān)著全面成本管理的責(zé)任，進(jìn)而影響著后續(xù)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)。
建立嚴(yán)格的采購制度
針對目前有些采購人員“吃回扣”等腐敗行為，防止采購腐敗行為，企業(yè)應(yīng)該建立一套嚴(yán)格、完善的采購制度。這樣不僅能預(yù)防采購腐敗之類的不良行為，而且還可以規(guī)范企業(yè)的采購業(yè)務(wù)行為、優(yōu)化流程，進(jìn)而提高采購效率。采購制度應(yīng)針對企業(yè)所需采購產(chǎn)品品項(xiàng)的分類來進(jìn)行不同的規(guī)范制定。不同產(chǎn)品品項(xiàng)規(guī)定物資采購的申請類別、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可、原材料采購的方式和最終的審批等。并一定要明確相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，一定不可越級操作，導(dǎo)致最后流程的混亂、權(quán)責(zé)不分。當(dāng)然，采購制度能否得以順暢實(shí)施就取決于企業(yè)整個采購團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，采購人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購活動的穩(wěn)定和高效的關(guān)鍵因素。
采購計(jì)劃的合理制定
制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應(yīng)信息。采購業(yè)務(wù)活動在企業(yè)中自始至終處于為生產(chǎn)服務(wù)的地位，物資采購計(jì)劃的制定主要是依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的具體要求，是從生產(chǎn)需求部門的實(shí)際情況出發(fā)的，而不是任意采購。同時還要考慮供應(yīng)市場的波動可能性和庫存成本等一系列因素，最終得出合理、科學(xué)的采購時間、采購批量、訂貨周期和交貨方式，編制科學(xué)、可執(zhí)行的采購計(jì)劃。
供應(yīng)定位模型 采購成本控制
供應(yīng)定位模型是從企業(yè)所采購產(chǎn)品支出金額的多少和其對企業(yè)的影響、供應(yīng)風(fēng)險和機(jī)會兩個方面，對所采購的產(chǎn)品進(jìn)行項(xiàng)目分類，是企業(yè)采購在確定需求、獲取與選擇報價、供應(yīng)商評價等活動中起指導(dǎo)作用的一種分析工具。本文將從另外一個角度利用供應(yīng)定位模型，從采購所有權(quán)總成本的角度考慮，借助分析該模型來幫助探究采購成本控制策略。
供應(yīng)定位模型(圖1)，采用矩陣的形式對產(chǎn)品進(jìn)行分類：橫軸是根據(jù)帕累托的20/80法則，對采購支出金額的劃分；縱軸則是機(jī)遇、風(fēng)險和影響可能性的綜合定位分類。供應(yīng)定位模型將企業(yè)所要采購的產(chǎn)品分為四個大類：日常、瓶頸、杠桿、關(guān)鍵。
日常類——供應(yīng)管理
日常類產(chǎn)品采購屬于低值采購，其機(jī)遇、風(fēng)險和影響發(fā)生可能性也是相對來說比較低的，所以基于所有權(quán)總成本該類產(chǎn)品采購所要降低的成本就在于顯性成本中的采購管理成本。采購管理成本包括很多方面：供應(yīng)商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費(fèi)用等其他一些成本。因此這里我們重點(diǎn)考慮的是降低供應(yīng)商管理成本，針對日常類產(chǎn)品的特征采取一些成本控制策略。
瓶頸類——風(fēng)險控制
瓶頸類產(chǎn)品采購屬于低值采購，但是其機(jī)遇、風(fēng)險和影響發(fā)生可能性卻是相對來說較高的。風(fēng)險的發(fā)生就意味著成本的上升，該類成本是我們無法在所謂的一些報表上看到的隱性成本。因此，對于該類產(chǎn)品采購成本控制的重點(diǎn)就在于控制其風(fēng)險的發(fā)生，盡量降低供應(yīng)風(fēng)險。
杠桿類——價格管理
杠桿類產(chǎn)品采購金額支出水平高，其機(jī)遇、風(fēng)險和影響發(fā)生可能性不高。對于此類產(chǎn)品采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于產(chǎn)品價格的變化。要想最大限度降低此類產(chǎn)品的采購成本，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注其市場供應(yīng)價格，通過降低價格和交貨成本來降低采購所有權(quán)總成本。
關(guān)鍵類——質(zhì)量管理
關(guān)鍵類產(chǎn)品采購是高值采購，機(jī)遇、風(fēng)險和影響發(fā)生可能性大而且采購金額支出水平也高。此時，我們所要重點(diǎn)關(guān)注就是供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性了。一旦質(zhì)量這一關(guān)鍵要素出現(xiàn)問題，不僅是采購成本的增加，也會給企業(yè)帶來不可彌補(bǔ)的損失。質(zhì)量問題風(fēng)險帶來的成本屬于隱性成本，我們無法預(yù)測其何時發(fā)生以及損失多大，所以提前預(yù)防將是一個很好的預(yù)防措施。
采購成本控制方法
目前流行的采購成本控制方法包括供應(yīng)商數(shù)量決策、采購授權(quán)、VA/VE價值分析法/價值工程法、四象限分類法及采購標(biāo)準(zhǔn)化等。本文著重介紹四象限分類法及采購標(biāo)準(zhǔn)化。
四象限分類法
將采購的產(chǎn)品劃分為不同的類型，有針對性地采取不同的采購策略，是降低采購成本的一個基本前提。四象限分類法就是根據(jù)采購物資對企業(yè)的重要程度，以及對采購成本影響因素，將采購物資分為四大類，如圖2所示，縱軸表示采購物資對企業(yè)生產(chǎn)的重要程度，橫軸表示采購物資對采購成本的影響程度，從而就得出了由四個區(qū)域組成的矩陣，分別對應(yīng)著不同采購物資和相對應(yīng)的采購方法。
1、Ⅰ類物資：招標(biāo)采購。這類物資對企業(yè)生產(chǎn)重要程度高且對采購成本影響程度大，企業(yè)應(yīng)盡量爭取價格和非價格因素的平衡，避免由于信息不對稱性交易而造成的資源浪費(fèi)。企業(yè)通過招標(biāo)采購使不同供應(yīng)商之間產(chǎn)生良性競爭，進(jìn)而改善采購業(yè)務(wù)中的不足，讓企業(yè)自身擁有更大的自主選擇權(quán)。按照性價比最高、服務(wù)最優(yōu)原則進(jìn)行采購，既保證了企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)，又可以大幅縮減采購成本。
2、Ⅱ類物資：戰(zhàn)略庫存。這類物資采購一般成本不高，采購數(shù)量也比較小，但卻是會給企業(yè)生產(chǎn)造成直接影響的輔助材料。企業(yè)對這類物資進(jìn)行采購時，該考慮的是能否及時地保證其生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行和最終商品的質(zhì)量。這類物資的采購以保有充足的庫存為首要目標(biāo)，價格只是參考條件。通過庫存控制來確定其采購頻率和采購數(shù)量，可以減少不必要的浪費(fèi)，同時也可以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。
3、Ⅲ類物資：反向拍賣。對于該類物資的采購，價格是最關(guān)鍵的考慮因素。其對采購成本的影響程度大大超過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。反向拍賣指的是企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布其期望的最高價，然后供應(yīng)商依據(jù)自身的條件進(jìn)行競價。供應(yīng)商所報的價格必須低于企業(yè)的最高價或者當(dāng)前供應(yīng)商所能給的最低價，最后企業(yè)再對出價的供應(yīng)商進(jìn)行選擇和評估。
4、Ⅳ類物資：定點(diǎn)采購。這類物資一般是辦公用品之類的零星物資，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和采購成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購與管理花費(fèi)了采購部門大量的人力、物力，這樣算下來的話管理成本也就增加了。所以，采購部門會將采購任務(wù)授權(quán)于各個需要部門，采用定點(diǎn)采購的方法滿足各個部門的不同需求。最后只需在一個所定的周期后進(jìn)行采購款的結(jié)算和支付即可。
現(xiàn)實(shí)的采購業(yè)務(wù)工作中，其過程涉及許多方面，是十分繁雜的，所遇到的困難也是各式各樣的，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的能力和實(shí)際情況靈活實(shí)施、開展采購成本控制策略。
采購標(biāo)準(zhǔn)化
采購標(biāo)準(zhǔn)化是指物資的尺寸、性能、質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、測試的標(biāo)準(zhǔn)方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護(hù)方法的編碼等。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化可以令公司減少開發(fā)明細(xì)單所需要的人力、物力和時間，可使企業(yè)大批量采購較少的品種，進(jìn)而同少數(shù)供應(yīng)商達(dá)成更好的談判價格，質(zhì)量水平也會因此而改進(jìn)?？偠灾?，內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個方面的降低都是有所作用的，是可供企業(yè)選用的一個良好的采購成本控制方法。
企業(yè)若想降低采購成本，應(yīng)認(rèn)真分析采購成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購成本控制策略與方法，從所有權(quán)總成本出發(fā)，降低采購總成本。
(作者單位：神華物資集團(tuán))
來源：中金在線
