創(chuàng)新國企采購管理的思考與建議
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發(fā)布日期：2014年10月27日
摘要：本文通過分析目前國有企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀和存在的主要問題，以跨國企業(yè)在采購管理方面的實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)為借鑒，提出創(chuàng)新國有企業(yè)采購管理的幾點(diǎn)思考和建議，即在采購理念上應(yīng)從傳統(tǒng)職能向戰(zhàn)略采購轉(zhuǎn)變；在采購組織設(shè)計(jì)上應(yīng)從權(quán)利集中向分權(quán)制衡轉(zhuǎn)變；在采購目標(biāo)上應(yīng)從注重節(jié)資防腐向?qū)崿F(xiàn)物有所值轉(zhuǎn)變；在操作執(zhí)行上應(yīng)從注重程序合規(guī)向?qū)I(yè)化采購轉(zhuǎn)變；在監(jiān)管方式上，應(yīng)從注重過程控制向結(jié)果評價(jià)轉(zhuǎn)變。
隨著黨的十八屆三中全會提出“市場在資源配置中起決定性作用”、“實(shí)現(xiàn)國家治理的現(xiàn)代化”以及供應(yīng)鏈管理理論的發(fā)展，國有企業(yè)采購管理越來越受到企業(yè)高層的重視。一方面在保證質(zhì)量的前提下，采購成本節(jié)約的杠桿效應(yīng)可以使企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境中獲得發(fā)展優(yōu)勢，另一方面采購組織、流程和制度的設(shè)計(jì)對于企業(yè)在防止腐敗問題方面將起到至關(guān)重要的作用。對國有企業(yè)特別是大型央企而言，預(yù)防采購中的腐敗問題更是重中之重。本文通過對國有企業(yè)采購現(xiàn)狀的分析，并對照采購管理較為先進(jìn)的跨國企業(yè)，從權(quán)利制衡的視角出發(fā)，探究國有企業(yè)如何建立科學(xué)、高效、安全的采購管理權(quán)利制衡機(jī)制和體系。
一、我國國有企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀和存在的主要問題
我國國有企業(yè)的采購管理起步較晚，隨著《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》與《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》相繼頒布實(shí)施，國有企業(yè)也先后經(jīng)歷了從無制度到有制度，從分散采購到集中采購，從傳統(tǒng)采購到電子采購的發(fā)展歷程。特別是部分走在前列的大型央企，已將集中采購、網(wǎng)上采購等先進(jìn)采購方法相結(jié)合，大大降低了企業(yè)的采購成本，提高了采購效率和透明度。但是毋庸置疑，即使部分企業(yè)已經(jīng)走在采購管理的前列，但是在采購領(lǐng)域中各種“關(guān)系采購”、“人情采購”、“明招暗定”等腐敗問題還是時(shí)有發(fā)生，形勢依然嚴(yán)峻，同時(shí)與國際知名企業(yè)相比在采購制度設(shè)計(jì)、操作手段、過程控制和績效評價(jià)等方面仍然有不少差距，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
1．采購管理制度不系統(tǒng)、不健全，規(guī)范操作水平不高
國有企業(yè)大多數(shù)都有采購管理規(guī)章制度，但這些制度并不完善，多數(shù)是集中于某個(gè)微觀層面的具體操作。從宏觀層面看，集團(tuán)公司缺乏制度的頂層設(shè)計(jì)，采購管理整體決策體系相對欠缺。有些企業(yè)沒有根據(jù)自身情況制定詳細(xì)的采購制度和實(shí)施細(xì)則，規(guī)范化操作水平不高。
2.采購管理理念落后，專業(yè)化程度不高
多數(shù)國有企業(yè)還未意識到采購本身的重要性和戰(zhàn)略地位，對采購并不是十分重視。具體表現(xiàn)在物資采購工作難以上升到戰(zhàn)略高度，還未能從供應(yīng)鏈的角度看待采購管理，思想意識局限在滿足具體工作任務(wù)的完成。物資采購部門的職責(zé)還沒有從傳統(tǒng)作業(yè)性的工作上升為策略性的工作，沒有根據(jù)采購對象的市場特點(diǎn)選擇采購方式、采購模式，半數(shù)以上的采購決策依賴經(jīng)驗(yàn)。
3.供應(yīng)商選擇和管理理念相對落后，對于供應(yīng)商的選擇較多關(guān)注采購交易環(huán)節(jié)成本而忽略采購對象的總擁有成本
除了國家法律法規(guī)規(guī)定必須招標(biāo)的項(xiàng)目外，多數(shù)國有企業(yè)為了規(guī)避采購責(zé)任，不論采購對象的市場供應(yīng)情況如何，技術(shù)特點(diǎn)如何，一律采用招標(biāo)方式。事實(shí)上，對于不同的采購對象其市場供應(yīng)情況千差萬別，招標(biāo)未必是最好的采購方式。例如：對于有些市場供應(yīng)不足或緊缺的瓶頸型物資或者對企業(yè)至關(guān)重要的戰(zhàn)略型物資，可能采用談判的采購方式能夠獲得更好的產(chǎn)品和價(jià)格。此外，多數(shù)企業(yè)的招標(biāo)采購還停留在重程序、輕結(jié)果的階段。特別是有些標(biāo)的很大的招標(biāo)項(xiàng)目僅憑一份投標(biāo)文件就決定哪個(gè)投標(biāo)人中標(biāo)，這種情況有時(shí)也不夠客觀。以貨物采購為例，生產(chǎn)設(shè)備、制造工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平、售后服務(wù)等有時(shí)很難通過一份投標(biāo)文件就能客觀反映，因此對于供應(yīng)商的選擇應(yīng)該在招標(biāo)采購前建立一系列供應(yīng)商現(xiàn)場調(diào)查、核實(shí)工作的制度和措施，以免招標(biāo)流于形式，雖然程序合規(guī)，但結(jié)果未必合理。
4.有采購制度，沒有考核
許多國有企業(yè)對供應(yīng)商合同履約和績效有相應(yīng)的制度規(guī)定，但對采購部門及相關(guān)人員的考核普遍缺乏正式的采購目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致制度沒有約束力，缺乏可執(zhí)行性。在采購中，重大問題往往是依賴領(lǐng)導(dǎo)決策，而對領(lǐng)導(dǎo)決策又缺乏有效制衡機(jī)制，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)采購決策過程帶有一定的主觀性、隨意性和盲目性，盡管執(zhí)行相關(guān)的招標(biāo)采購制度，但多數(shù)是“走過場”。
5.缺乏相應(yīng)的制衡機(jī)制
有些國有企業(yè)由于缺乏縱向與橫向的分權(quán)制衡機(jī)制，沒有把職責(zé)不相容的采購申請人、操作人、決策人、收貨人、付款人從制度上分開，企業(yè)的采購活動主要由采購管理部門操作，其他部門缺少發(fā)言權(quán)，不能客觀、系統(tǒng)地反映供應(yīng)商水平。對采購活動多數(shù)沒有做到事前多部門參與、事中監(jiān)督、事后控制，采購決策權(quán)力集中于少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)手中，對領(lǐng)導(dǎo)決策權(quán)沒有制衡機(jī)制，處于失控狀態(tài)。
二、跨國企業(yè)采購管理的實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)
很多世界領(lǐng)先的國際企業(yè)無論從企業(yè)規(guī)模還是涉足的領(lǐng)域、行業(yè)和地區(qū)，均是較大部分國內(nèi)企業(yè)更復(fù)雜，但是在跨國公司中采購效率和效益要優(yōu)于國內(nèi)企業(yè)，采購腐敗行為也要少于國內(nèi)企業(yè)，尤其那些頂級的跨國公司更是如此。那么跨國公司有什么好的經(jīng)驗(yàn)?zāi)?？總結(jié)起來，其采購實(shí)踐的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
1．采購被認(rèn)為是企業(yè)戰(zhàn)略的重要組成部分
跨國公司認(rèn)為采購直接關(guān)系到企業(yè)的利潤、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)能力以及采購策略的制定。大多數(shù)跨國企業(yè)都有戰(zhàn)略采購的思想，戰(zhàn)略采購從關(guān)注單價(jià)到更多的關(guān)注總成本；供應(yīng)商的數(shù)目由多到少甚至到單一；供應(yīng)商的關(guān)系由短期交易到長期合作；采購部門的角色由被動執(zhí)行到主動參與。
2．采購部門組織分工明確、相互制衡
跨國公司的采購部內(nèi)部組織分工細(xì)致而且相互制約。通常根據(jù)采購物品種類的不同來區(qū)分重要性，并且以此為依據(jù)確定采購成員的組成以及流程規(guī)范的嚴(yán)格程度。為了防止腐敗，在內(nèi)部制度設(shè)計(jì)上把不相容的職責(zé)分開，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)采購申請的人，不得參與所批項(xiàng)目的具體采購，負(fù)責(zé)具體采購的人不得批準(zhǔn)支付，即采購決策、采購實(shí)施、采購支付三分離。此外，成立跨部門的采購委員會，采購主管權(quán)限相互制約。
3．供應(yīng)商的開發(fā)和選擇明細(xì)化
跨國公司在對供應(yīng)商的開發(fā)過程中，需要不同部門對供應(yīng)商的各項(xiàng)認(rèn)證資格進(jìn)行考核，為今后供應(yīng)商資格的確認(rèn)提供參考。供應(yīng)商的資格確認(rèn)種類根據(jù)采購產(chǎn)品或服務(wù)的類型和重要性，以及產(chǎn)品或服務(wù)對最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響不同而不同。
供應(yīng)商的選擇是采購的第一道關(guān)口，選擇可靠、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商才能保證產(chǎn)品質(zhì)量?？鐕就ǔＪ菍Σ煌匾潭鹊墓?yīng)商采用不同的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。對于那些關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量的供應(yīng)商需要嚴(yán)格按照事先已經(jīng)形成的固化標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行資格認(rèn)證，并且每一個(gè)步驟都需要獨(dú)立的采購部的不同團(tuán)隊(duì)來完成批準(zhǔn)和審核。
4．供應(yīng)商考核的定期化、定量化與固化
供應(yīng)商監(jiān)測的目的在于衡量供應(yīng)商績效并且執(zhí)行對供應(yīng)商的績效考核，績效跟蹤包括下列方面：
質(zhì)量方面：針對每個(gè)供應(yīng)商提供一份驗(yàn)收與缺陷記錄；
交付方面：提供一份實(shí)際交付日期與采購系統(tǒng)記錄日期相比較的文件，并且記錄交付延遲百分比及交付提交百分比；
價(jià)格績效：每月提供一份供應(yīng)商材料價(jià)格指數(shù)的記錄。
對供應(yīng)商進(jìn)行確實(shí)可行的考核是保證采購績效的必要途徑。很多企業(yè)也對供應(yīng)商有考核的措施，但只有考核標(biāo)準(zhǔn)明確、指標(biāo)細(xì)化量化，并且形成固化的制度規(guī)范才能為使考核辦法落到實(shí)處而發(fā)揮其效力。
5．成熟的績效考核制度
績效考核不但是調(diào)動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動中非職業(yè)行為的重要手段，在采購管理中也是如此。好的績效考核可以達(dá)到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個(gè)人謀利的空間。跨國公司通過量化業(yè)務(wù)目標(biāo)和等級評價(jià)對采購工作進(jìn)行績效考核。
在年初和年中，跨國公司都會集中進(jìn)行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。針對采購部門的人員，首先就是對采購管理的業(yè)績進(jìn)行回顧評價(jià)和未來目標(biāo)制定。在考核中，交替運(yùn)用業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個(gè)人素質(zhì)指標(biāo)體系。業(yè)務(wù)指標(biāo)體系主要包括：采購成本、采購質(zhì)量、供應(yīng)商的服務(wù)、采購是否有效地支持了其他部門、采購管理水平和技能等。個(gè)人素質(zhì)指標(biāo)體系主要包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等。其次把這些指標(biāo)一一量化，并同上一年的相同指標(biāo)進(jìn)行對比得到采購人員的綜合評價(jià)。在評估完成之后，將員工劃分成若干個(gè)等級，或給予晉升、獎(jiǎng)勵(lì)，或維持現(xiàn)狀，或給予警告或辭退?？傊?，采購績效考核與員工的切身利益緊密聯(lián)系。
在績效評估結(jié)束后，安排職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)包含下一個(gè)半年的主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和為完成這些指標(biāo)所需要的行動計(jì)劃。這其中又有兩個(gè)原則：第一是量化原則，這些業(yè)務(wù)指標(biāo)能夠量化的盡量予以量化，如質(zhì)量事故的次數(shù)、成本量、供貨量等。第二是改進(jìn)原則，在大多數(shù)情況下，僅僅維持現(xiàn)狀是不行的，必須在上一次的績效基礎(chǔ)上有所提高，但提高的幅度要依具體情況而定。國內(nèi)企業(yè)也進(jìn)行績效考核，但是這些考核有些流于形式，其缺陷就是沒有量化的指標(biāo)和能力評價(jià)，考核時(shí)也不夠嚴(yán)肅，同時(shí)缺乏培訓(xùn)安排。
三、創(chuàng)新國有企業(yè)采購管理的幾點(diǎn)建議及措施
上述跨國企業(yè)的采購管理實(shí)踐及經(jīng)驗(yàn)給了我們很好的啟發(fā)，在采購理念上要從傳統(tǒng)職能向戰(zhàn)略采購轉(zhuǎn)變；在采購組織設(shè)計(jì)上要從權(quán)利集中向分權(quán)制衡轉(zhuǎn)變；在采購目標(biāo)上要從注重節(jié)資防腐向?qū)崿F(xiàn)物有所值轉(zhuǎn)變；在操作執(zhí)行上要從注重程序合規(guī)向?qū)I(yè)化采購轉(zhuǎn)變；在監(jiān)管方式上要從注重過程控制向結(jié)果評價(jià)轉(zhuǎn)變。
1．轉(zhuǎn)變采購管理理念
認(rèn)識到專業(yè)化的采購為企業(yè)帶來的戰(zhàn)略意義，全面推行集中采購模式，克服在多級分散的傳統(tǒng)管理模式下突出保供應(yīng)、輕效益的取向。建立一套與企業(yè)其他制度相匹配的科學(xué)、完善的采購管理制度和一套嚴(yán)格規(guī)范的采購工作流程，從而提高采購的效率、效益。
2．在組織設(shè)計(jì)上融入“三權(quán)分立”思想，分權(quán)制衡
在采購制度的設(shè)計(jì)上融入“三權(quán)分立”思想，通過制衡的機(jī)制和流程來規(guī)范權(quán)力，將采購人職責(zé)按照不相容職責(zé)分離的原則進(jìn)行分解和制衡。例如將采購需求提報(bào)、采購規(guī)則制定、采購具體操作、采購決策、采購收貨、采購支付等不相容的職能分開，由不同部門或人員承擔(dān)。采購決策由集中決策轉(zhuǎn)變?yōu)槊裰鳑Q策，由單個(gè)部門決策轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗖块T參與。在這種權(quán)力架構(gòu)下，任何一個(gè)部門想控制采購過程都是非常困難的。權(quán)力通過有效制衡，形成了一個(gè)穩(wěn)定的三角制衡機(jī)制。
3．利用信息手段，使采購過程更加公開、透明、高效
采購防止腐敗的關(guān)鍵是信息公開、透明，提升采購工作效率也離不開信息化手段的支撐。在電子商務(wù)日益發(fā)達(dá)的今天，開發(fā)和運(yùn)用信息系統(tǒng)輔助采購，對采購需求計(jì)劃提報(bào)、采購尋源、合同簽訂、配送、倉儲、回收等實(shí)行信息系統(tǒng)全過程閉環(huán)管理，利用信息手段在更大程度上實(shí)現(xiàn)采購信息公開，采購流程固化，減少人為干預(yù)，提高采購效率、效益。
以聯(lián)想集團(tuán)為例：聯(lián)想集團(tuán)投資3000萬元采用SAP公司的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）軟件后，在2000年初基本實(shí)現(xiàn)了通過ERP對公司進(jìn)行管理。在聯(lián)想的ERP管理流水線中，總經(jīng)理和部門經(jīng)理的權(quán)力更多地體現(xiàn)為監(jiān)管范圍的大小，聯(lián)想集團(tuán)董事長楊元慶有權(quán)監(jiān)察從采購到銷售整個(gè)流程近8000人的行為，所有采購人員在供應(yīng)經(jīng)理那里都是透明的，除了受上級監(jiān)管外，所有人的開支都要經(jīng)得起財(cái)務(wù)監(jiān)管。
4．在企業(yè)內(nèi)建立采購價(jià)格信息庫和供應(yīng)商信息庫
建立企業(yè)采購價(jià)格和供應(yīng)商信息庫,實(shí)現(xiàn)采購資源的積累和有效利用。通過信息庫實(shí)現(xiàn)采購價(jià)格的比對、跟蹤和趨勢預(yù)測，為采購策略的制定提供依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)采購信息及供應(yīng)商的科學(xué)、高效、動態(tài)管理。
5．重視采購人員素質(zhì)的提高,強(qiáng)化內(nèi)部控制制度
采購管理的專業(yè)化首先是采購人員的專業(yè)化，提升采購人員職業(yè)操守、提高采購人員專業(yè)能力勢在必行。首先要不斷加強(qiáng)采購人員廉潔從業(yè)教育，其次要根據(jù)采購人員現(xiàn)狀、采購崗位專業(yè)能力要求有針對性地開展培訓(xùn)，第三要加強(qiáng)采購人員工作績效的考核。
6．建立行之有效的采購績效考核制度
行之有效的采購績效考核制度是采購工作不斷改進(jìn)和完善的基礎(chǔ)。處于不同階段、不同特點(diǎn)的企業(yè)需要制定不同的采購績效考核標(biāo)準(zhǔn)和考核制度。采購績效考核標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，而是動態(tài)的，需要隨著組織的發(fā)展而發(fā)展。采購績效考核標(biāo)準(zhǔn)一般會著重考核如下領(lǐng)域：業(yè)務(wù)采購績效（包括采購質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間、價(jià)格、業(yè)務(wù)成本等）；與其他部門的協(xié)作關(guān)系；采購組織和采購系統(tǒng)；預(yù)算的執(zhí)行情況；創(chuàng)造性業(yè)績；政策的制定；計(jì)劃和預(yù)測等。把實(shí)際績效與績效考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對比得到的各種數(shù)據(jù)對于采購組織調(diào)整、采購業(yè)務(wù)人員素質(zhì)提升均會起到積極作用。
來源：《招標(biāo)采購管理》 作者：楊 揚(yáng) 單位：國網(wǎng)物資有限公司
