高校工程貨物采供過程中的管理問題與改進思路
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發(fā)布日期：2014年11月07日
摘要：從工程貨物采供過程管理的事前、事中、事后三個階段來看，目前，我國高校工程貨物采購過程中存在事前采購準備欠充分、事中工作聽憑其發(fā)展、事后管理責任推他方等問題。筆者結(jié)合實際，提出了加強業(yè)務知識學習、充分做好采購準備；增強全程規(guī)章約束、監(jiān)督履行崗位職責；強化采購預期意識、加強工作責任追究三個解決問題、改進工作的對策，為高校工程貨物采供管理工作提供了有益借鑒。
一、引 言
眾所周知，一般貨物采購供應過程，按其工作內(nèi)容可分為采購計劃編制、采購招標投標、簽訂采購合同、供貨交付驗收、售后質(zhì)量維保幾個主要階段；而按采購時間順序又大致分為事先、事中和事后三大階段，其采購過程管理涵蓋各個階段與每個環(huán)節(jié)、節(jié)點。工程貨物采購不僅如此，還需考慮具體建設工程項目的設計需求，因此，加強采購過程管理，對于發(fā)現(xiàn)問題、糾偏改錯（例如監(jiān)管核查工程鋁合金門窗現(xiàn)場實測的生產(chǎn)制作尺寸，還需在安裝前查對圖紙設計傳熱系數(shù)條件下鋁合金門窗配置中空玻璃的中間隔條厚度）意義重大，堅決杜絕合同違約既成事實后不了了之現(xiàn)象的發(fā)生，進而確保正確采購工程貨物，順利推進工程建設。我們通過對部分在寧高校當前基建材料設備采購供應管理工作的調(diào)查了解，總結(jié)出高校工程貨物采購過程管理中存在的主要問題，供同行探討。
二、工程貨物采供過程管理方面存在的問題
（一）事前采購準備欠充分
通常建設工程的貨物采購供應都是應急事項，采購經(jīng)辦人從得到采購供應計劃到供應到位，往往只有短短的十幾天，其根本原因在于部分基層工程管理與采購管理人員對采購前期的準備工作重視程度不夠。現(xiàn)在一定規(guī)模數(shù)量的工程貨物采購通常需要通過采購招標完成，而標前工作只是簡單明確采購計劃（數(shù)量與規(guī)格）而已，其他具體工作均希望招標文件編寫人員完成，顯然準備不夠充分?，F(xiàn)在招標采購正常運作的時間從計劃到貨物到達施工現(xiàn)場一般需要2個月以上。如果采購招標前期準備工作不充分，可能導致采購招標失敗或者最終采購而來的產(chǎn)品并不是采購人真正想要的。例如，工程用墻地磚采購項目，標前不僅需要掌握數(shù)量，還需要掌握采購產(chǎn)品具體規(guī)格、花式與品質(zhì)定位（強度、光潔度、耐污染等級）等要求。按照國家標準購買瓷質(zhì)磚、炻瓷磚、細炻磚還是炻質(zhì)磚？按破壞強度要求各類材質(zhì)墻地磚的強度下限要求是多少？其地磚厚度要求是≥7.5mm還是＜7.5mm？耐污染等級？花色選擇？可見標前的準備工作很細、很專業(yè)，僅僅寫招標采購優(yōu)質(zhì)磁磚或拋光磚是無法進行采購招標評標操作的，由此招標采購而來的產(chǎn)品不滿足設計要求或與預期相差很大也是必然的。
（二）事中工作聽憑其發(fā)展
當工程貨物采購合同簽訂后，是否就與采購人的關系不大了？回答當然是否定的。然而，現(xiàn)在一些高校采購人，習慣在采購合同簽訂后坐享其成，結(jié)果往往有些失望。例如，某高校學生宿舍家具及工程配套壁櫥柜采購過程中，就是簽訂供需合同后等待供應商來現(xiàn)場制作安裝。采購合同中明確所用的三聚氰胺裝飾面板為某省某森林工業(yè)有限公司生產(chǎn)的板材。當工程接近尾聲且臨近學校開學時，合同供應商才開始制作組裝家具及工程配套壁櫥柜，這時已很難判斷供應商已經(jīng)下料成為規(guī)格材的三聚氰胺飾面板是否為某森林工業(yè)有限公司所生產(chǎn)，而是否全部為該公司生產(chǎn)的就更加難以判別，無奈之下采購部門相關人員就不能過分認真計較，只能讓合同供應商把家具及配套壁櫥柜按時組裝起來并保證開學后學生可以使用即可。至于板材生產(chǎn)廠家及產(chǎn)品質(zhì)量，只好讓供應商重新送樣檢測，獲取檢測報告，再附上原始的質(zhì)量保證書便完成采購貨物相關質(zhì)量保證資料的匯集。也不再思考商家追求利益最大化情形下可能進行不利于采購人的原材料選擇問題，全部寄希望于供應商憑良心選擇使用合格等級以上的原材料（構(gòu)件）。至于其質(zhì)量驗收的把控方式方法及規(guī)范性、科學性也不再講究。可想而知，該批次定制的學生公寓專用家具及配套壁櫥柜最終質(zhì)量狀況并沒有預期的那么理想。
（三）事后管理責任推他方
我們認為工程貨物采購的全過程應該包括事前、事中、事后三個階段，而事后階段一般是貨物采購交付至其質(zhì)量保證期限結(jié)束的一段時間?，F(xiàn)在通常的情形是：基建工程貨物采購到位后，首先交付給工程施工單位使用，從這時開始，其工程貨物的售后服務就開始了，工程貨物的正常維護、保養(yǎng)，貨物自身的質(zhì)量問題一般由貨物供應商負責解決，在這一階段，似乎與采購經(jīng)辦人沒有什么關系，要么是供應商的事，要么是終端用戶的事，要么是工程項目物業(yè)管理部門的事，表面上看采購經(jīng)辦人只是終端使用者、物業(yè)管理者、供應者這三者間的聯(lián)系人角色，其實他是參與工程貨物供應的主要管理參與者。采購貨物交付后把所有事后管理責任都推給其他方，是缺少工作擔當?shù)囊环N表現(xiàn)。例如，電梯采購項目（現(xiàn)在從安裝驗收交付至質(zhì)保期結(jié)束會有1～2年時間）的事后管理工作，習慣做法都是由終端用戶使用與維護、報修與報檢，采購單位只負責提供相關電梯的采購合同與質(zhì)保資料。在質(zhì)保期內(nèi)遇到問題，終端用戶也很少找采購單位，一般都是直接報修或自行解決。因此，在部分采購經(jīng)辦人的概念里也存在工程貨物采購事后管理方面的問題都應該屬于其他方的膚淺認識。但是我們認為作為工程貨物供應的主要管理參與者，尤其在工程貨物交付后的質(zhì)保期時間內(nèi)，在管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題還應該由采購部門或其經(jīng)辦人依據(jù)采購供需合同來全權(quán)處理的，終端用戶只是協(xié)助配合采購單位或其經(jīng)辦人來完成。
三、探究改進管理工作解決實際問題的思路
（一）加強業(yè)務知識學習、充分做好采購準備
從采購過程反映出來的問題看，采購人尚缺乏工程貨物科學采購決策的業(yè)務常識，更缺少相關建材的專業(yè)知識，要解決這些實際問題，必須切實改進其管理工作。首先要解決采購業(yè)務常識與建材專業(yè)知識貧乏的問題。例如，電梯招標采購的招標文件里，對其合同主要內(nèi)容條款擬定時，必然會遇到的電梯采購預付款額度與合同尾款留存比例問題，就應該根據(jù)當前國內(nèi)電梯采購供應市場的實際情況進行草擬，并針對電梯生產(chǎn)商、代理商在參與市場競爭過程中會出現(xiàn)不同應對策略而全面考慮擬定合同條款，不能簡單認為電梯采購和一般建材采購供應管理要求可以相同，能夠不付任何預付款，并留存10%的合同尾款至質(zhì)保期結(jié)束且在沒有質(zhì)量問題情況下再付清?，F(xiàn)實市場情形是：如果是與電梯生產(chǎn)商簽訂供需合同的，其合同簽訂后需要付合同價20%～30%不等的預付貨款，提取電梯或發(fā)出電梯設備時即需要付清全部電梯貨款。即使電梯供需合同中有留尾款要求的，大多數(shù)情況下經(jīng)過供需雙方不斷的溝通協(xié)調(diào)，最后可能較為理想的結(jié)果只是生產(chǎn)商提供了與合同尾款等額的銀行保函而已，而不能夠按合同要求扣留了合同的實在尾款。但是，如果是與電梯代理商（或經(jīng)銷商）簽訂供需合同，其采購電梯貨款結(jié)算方式的市場情形會有所改變，誠然也需要根據(jù)雙方當時的實際情況而定。它需要采購經(jīng)辦人加強業(yè)務學習并開展市場調(diào)研，認真做好采購準備工作。
（二）增強全程規(guī)章約束、監(jiān)督履行崗位職責
古人云：沒有規(guī)矩不成方圓。工程貨物采購各階段都需要有完善的規(guī)章制度進行約束保證，才能確保不折不扣地實現(xiàn)工程貨物的采購供應目標。比方說工程貨物采購計劃編制階段需要其采購計劃申報規(guī)則；采購招標階段需要有工程貨物采購招標投標管理實施細則；而當工程貨物采購到貨后又需要有采購貨物驗收入庫與交付使用的管理規(guī)定；采購貨物交付使用后則需要建立貨物正常使用與日常維護保養(yǎng)、應急報修處理規(guī)章。有了各項管理規(guī)章制度并不等于其采購管理工作水平就一定上了一個新的臺階，我們不能只是讓法律法規(guī)在書上、管理規(guī)章在墻上、是否執(zhí)行在口上、如何管好在會上、履行好壞在紙上，而要切實加強工程貨物采購的監(jiān)督與管理，努力把采購的各項管理規(guī)章制度對應落實到具體崗位與環(huán)節(jié)，職責細化落實到每位工作人員，工程貨物采購工作全程力求做到執(zhí)行法律法規(guī)不打折、履行規(guī)章制度不變形，堅持工作紀律不走樣。并且有效貫徹人、崗、責相統(tǒng)一，責、權(quán)、利相協(xié)調(diào)的工作方針，充分調(diào)動工程貨物采購管理人員的工作積極性、遵規(guī)自覺性與履職責任性。
（三）強化采購預期意識、施行工作責任追究
工程貨物采購標的物的預期（主要指標的物供貨期、價格、品質(zhì)、供應與售后服務）是否真實充分達到原設計要求并完全實現(xiàn)預先期待？是我們每次工程貨物采購工作完成后需要認真思考的專業(yè)問題，根據(jù)原采購計劃的目標任務，通過比對調(diào)研預測價格與實際合同價格；采購合同履行期限與實際供應時間；標的物驗收確認結(jié)果與合同目標要求以及質(zhì)保期內(nèi)采購標的物質(zhì)量全貌體現(xiàn)實況；供應商全程服務水準與同行業(yè)服務水平來正確認識和把握貨物采購預期的實現(xiàn)狀況，及時總結(jié)工程貨物采購供應工作的經(jīng)驗與教訓，同時強化相關工作人員關注工程貨物采購預期的意識，再通過推行工程貨物的采購后評估工作來科學規(guī)范、調(diào)整今后工程類似貨物采購的預期來滿足實際建設工程需求。眾所周知，采購全過程管理不僅需要完善的規(guī)章制度，還需要及時的跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題后的及時糾偏改錯，更需要在出現(xiàn)問題后問責追究，增強采購人員的工作責任感與危機感。因此，我們建議在高校工程貨物的采購供應管理環(huán)節(jié)建立全程跟蹤監(jiān)督管理機制，專崗專職專人、一人一事一責，定期通報獎懲并舉。
本文認為部分高校工程貨物采購過程管理工作因為種種原因被相關部門輕視或忽視，尤其有些工程專用貨物生產(chǎn)過程中所用原材料及構(gòu)成配套設備的實際構(gòu)成件配備與選用問題，因故不在工程貨物供需合同簽訂后的生產(chǎn)之初或生產(chǎn)途中去供應商生產(chǎn)基地核查貨物采購供需合同履約的實際狀況，而到貨后有的工程貨物又無法現(xiàn)場核查其合同規(guī)定的構(gòu)成材料與配套設備（或構(gòu)件）選擇情況；也有的雖能核查其構(gòu)成原材料與配套設備（或構(gòu)件）配備情況，但事實已經(jīng)造成即使發(fā)現(xiàn)問題也沒有時間返工的局面。由此可見，高校工程貨物采購供應過程中所出現(xiàn)的管理與監(jiān)督“斷檔”或“短路”現(xiàn)象，是我們今后工程貨物采購過程管理中需要特別加以注意與防范的重要事項。 （作者：高國民南京林業(yè)大學 王磊 江蘇南大蘇富特科技股份有限公司）
來源：《招標采購管理》
