淺析招標文件編制過程中的問題及對策
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發(fā)布日期：2014年12月08日
目前招標投標已成為組織內(nèi)部采購貨物、工程和服務的重要方式。由于招標投標堅持公開、公平、公正和競爭擇優(yōu)原則，把權力運作公開化，決策過程置于各方監(jiān)督之下，從而有效預防了暗箱操作和濫用職權現(xiàn)象的發(fā)生，成為懲治和預防腐敗現(xiàn)象的重要手段。尤其是近年來審計機關對政府采購活動中招投標環(huán)節(jié)審計力度的加大，對規(guī)范政府采購活動合法合規(guī)進行，維護政府采購資金安全使用發(fā)揮了重要作用，但同時在審計過程中也對政府采購活動中招標環(huán)節(jié)尤其是招標文件編制中存在的問題進行了歸納和總結(jié)，希望對招標文件編制過程能夠起到一定的規(guī)范作用。下面就招標文件編制環(huán)節(jié)存在的問題展開論述。
一、招標文件的內(nèi)容及作用
招標文件是由招標人或招標代理機構根據(jù)擬招標項目的特點和需要編制的，向投標人表明招標意向和要求的書面法律文件。關于招標文件的內(nèi)容《中華人民共和國招投標法》第十九條規(guī)定“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件，以及擬簽訂合同的主要條款”?！墩少徹浳锖头照型稑斯芾磙k法》第十八條規(guī)定”招標文件包括以下內(nèi)容：（1）投標邀請；（2）投標人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；(3)投標人應當提交的資格、資信等證明文件;(4)投標報價要求、投標文件編制要求和投標保證金交納方式；（5）招標項目的技術規(guī)格、要求和數(shù)量，包括附件、圖紙等；（6）合同主要條款及合同簽訂方式；（7）交貨和提供服務的時間；（8）評標方法、評標標準和廢標條款；（9）投標截止時間、開標時間及地點；（10)省級以上財政部門規(guī)定的其他事項”。
招標文件的作用主要表現(xiàn)在（1）是招標人或招標代理人組織招投標活動的依據(jù)；（2）投標人編制投標活動的依據(jù)；（3）評標委員會評標的依據(jù)；（4）招投標監(jiān)督管理機構監(jiān)管的參考資料；（5）擬定合同的基礎（6）審計機關進行招標過程監(jiān)督的重要依據(jù)。招標文件是投標工作的指南，一旦發(fā)售，對當事人具有共同的約束力，不能隨意更改。招標文件存在的問題將對招標的組織、投標文件的編制、評標等工作產(chǎn)生不利影響，關乎招投標的結(jié)果。同時招標文件除了對招投標活動作程序性規(guī)定外，還對技術指標、評標方法和標準、主要合同條款等提出了要求，它的作用已超出招投標活動本身，延伸到合同履行的全過程。
二、招標文件編制過程中存在的問題
通過對招投標環(huán)節(jié)的審計，發(fā)現(xiàn)不同組織的招標文件不盡相同，同一組織的不同招標項目的招標文件也不盡相同，但歸納起來主要有以下幾種類型。
（1）時間安排緊，要求投標響應的時間短。有些招投標項目從立項、組織招標到履行合同，時間安排倉促。招標公告的時間達不到法定最低時限要求，在廣大潛在投標人不知道的情況下倉促進行，限定合同履行時間太短，外地投標人根本無法響應。
（2）招標公告發(fā)布媒體范圍有限。有些招投標項目僅在一些知名度不高的媒體上發(fā)表招標公告，有些招標項目不上網(wǎng)發(fā)布，導致一些潛在投標人因不知道項目的存在無法參與投標競爭。
（3）提前內(nèi)定中標人，按照準中標人的資格條件設定準入標準，設置不合理條件限排斥或限制其他潛在投標人的參與。
（4）招標方式的選擇不符合規(guī)定，評標方法和評標標準模糊不清。打著公開招標的名義行邀請招標或競爭性談判之實。招標文件中沒有明確的評標方法，或簡單的標明“綜合評估法”，但評標標準和評價因素不明確。
（5）擬簽訂的合同的主要條款不完整。對于采用標準文本的招標項目，其通用條款部分一般比較完整，但針對具體項目特點的專用條款卻存在規(guī)定不清，特別對于項目如何進行結(jié)算部分的條款沒有詳細規(guī)定，影響到該項目的合同履行和結(jié)算審計的開展。
（6）存在文字表述不恰當、語言不流暢、邏輯混亂等現(xiàn)象，在行文中不正確使用專業(yè)術語，意思表達不清晰。
三、招標文件編制過程存在的問題產(chǎn)生的原因
對于以上存在的問題產(chǎn)生的原因是多方面的，主要有以下幾個方面。
（1)招標編制單位法律意識淡薄，未嚴格按照招投標法的有關規(guī)定嚴格編制招標文件。
（2)招標編制單位工作計劃性不強，一旦上級安排項目，為使項目盡快上馬，匆匆組織項目招標，忽略了項目招標過程固有的規(guī)律。
（3)為達到非法目的，設定目標中標人，設置阻礙其他潛在投標人參與投標的資格條件和標準。
（4)對招標的項目缺乏了解，市場考察不足，在招標過程中為以后項目的變更埋下伏筆。
（5）在招標文件編制過程中與相關各方的溝通了解不夠，信息不暢。
（6）招標文件編制人員文字水平不高，對文字的駕馭能力尤其是專業(yè)術語的使用能力不高，導致招標文件存在的一些文字錯誤和語言邏輯問題。
四、解決招標文件編制過程中存在問題的對策建議
（1）切實加強招標編制隊伍建設，提高人員素質(zhì)
人才是一個組織能達到目標的關鍵因素。招標文件編制存在問題的關鍵在招標工作人員，各招標編制單位應切實重視人才培養(yǎng)，將勝任招標文件編制的人員調(diào)整到招標文件編制崗位；加大崗位培訓力度，聘請有關專家學者進行定期培訓，提高招標工作人員的招標文件編制能力。在單位內(nèi)部要形成一套行之有效的獎懲制度，對編制能力強的工作人員要大膽提拔使用，形成人人比學趕超的良好氛圍。
（2）建立項目招標文件編制的溝通機制和復核制度
招標文件編制單位要搭建溝通平臺，在項目文件編制初期，要與其他相關部門進行充分的溝通，充分了解項目的背景，內(nèi)容和演變規(guī)律。根據(jù)溝通結(jié)果不斷調(diào)整招標文件，同時要建立復核審簽制度。招標文件編制出來以后要經(jīng)過復核組的復核，盡可能讓招標文件能夠準確全面的反映項目的實際。
（3）建立特殊項目分析論證和市場調(diào)查制度，
對于一些特殊項目可以在招標前先進性專家論證，由于行業(yè)內(nèi)專家了解行業(yè)的特點，潛在投標人的技術水平，通過他們的參與可以使招標文件在后續(xù)的招標過程中具有可行性。在具體編制過程中可以進行市場考察，也可以通過網(wǎng)絡查詢、電話調(diào)查等手段充分掌握市場信息，使招標文件能夠切實發(fā)揮尋找最佳投標的作用。
（4）加大單位內(nèi)部監(jiān)督力度，切實防范審計風險
招標編制單位可建立相關內(nèi)審機構，對招標文件的初稿針進行內(nèi)部審計，通過合規(guī)性審計使招投標活動符合法律法規(guī)的要求；通過完整性審計保證招標文件內(nèi)容的完整和編制程序的完整；通過合理性審計使招標文件能夠最大限度體現(xiàn)投標人的合理意愿。內(nèi)部審計的作用是為了防止外部審計介入時發(fā)現(xiàn)重大問題的風險，通過內(nèi)部審計將外部審計的風險降至最低，最大限度降低損失的發(fā)生。（作者：張海濱 郎兆銀）
來源： 政府采購信息網(wǎng)
