投標(biāo)保證金的管理一直是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)心頭之痛，它的重復(fù)性強(qiáng)、工作量大，在計(jì)還利息的規(guī)定出臺(tái)之后更是雪上加霜，手工操作和管理導(dǎo)致工作效率低下，而且非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。財(cái)務(wù)部門對(duì)此普遍感到苦不堪言，而且認(rèn)為根本不創(chuàng)造價(jià)值，工作滿意度很低。
筆者所在單位中煤招標(biāo)有限責(zé)任公司（簡(jiǎn)稱“我公司”）在新建設(shè)的電子招投標(biāo)平臺(tái)中，利用流程優(yōu)化、系統(tǒng)整合等先進(jìn)理念，以及銀企直連等先進(jìn)技術(shù)，成功解決了這些難題，實(shí)現(xiàn)了投標(biāo)保證金與招標(biāo)項(xiàng)目及投標(biāo)人的自動(dòng)匹配，以及財(cái)務(wù)計(jì)賬功能的高度自動(dòng)化，提升了工作效率和管理水平。
一、保證金管理情況及面臨的問題
對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來講，投標(biāo)保證金的數(shù)量與業(yè)務(wù)量相關(guān)。項(xiàng)目越多，平均每個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)人越多，保證金的筆數(shù)就越多，財(cái)務(wù)工作量也就越大。這樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下保證金的管理就成為一個(gè)非常棘手的事情。
先來看看我公司在舊一代招標(biāo)投標(biāo)信息平臺(tái)時(shí)期投標(biāo)保證金管理的流程。
1.業(yè)務(wù)平臺(tái)管理。在開標(biāo)前，投標(biāo)人按照招標(biāo)公告中提供的公司統(tǒng)一的保證金銀行賬號(hào)，將投標(biāo)保證金款項(xiàng)匯入該賬號(hào)中，并把相關(guān)單據(jù)作為憑證于開標(biāo)時(shí)遞交給我公司業(yè)務(wù)人員。
開標(biāo)后，業(yè)務(wù)人員將投標(biāo)人提供的投標(biāo)保證金單據(jù)進(jìn)行登記，按照投標(biāo)人參加的標(biāo)段分別錄入到業(yè)務(wù)平臺(tái)。財(cái)務(wù)部門收到銀行的單據(jù)后，與業(yè)務(wù)人員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如果查詢到該筆費(fèi)用到賬，則在業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和確認(rèn)。
項(xiàng)目結(jié)束后，需退回投標(biāo)人的投標(biāo)保證金時(shí)，業(yè)務(wù)人員要提交退款申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)申請(qǐng)單信息無誤，再交由銀行進(jìn)行退款操作，銀行退款成功后，財(cái)務(wù)部門在業(yè)務(wù)平臺(tái)做出退款成功的狀態(tài)標(biāo)記。
2.ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理。業(yè)務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)只是與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，但業(yè)務(wù)平臺(tái)的費(fèi)用往來最終需要在財(cái)務(wù)軟件中管理，進(jìn)行開票、退票、收款、退款等處理，這就只能由財(cái)務(wù)人員手工完成。我公司的財(cái)務(wù)平臺(tái)是中煤集團(tuán)統(tǒng)一建設(shè)的ERP系統(tǒng)（Oracle）中的財(cái)務(wù)模塊，財(cái)務(wù)平臺(tái)與業(yè)務(wù)平臺(tái)之間不聯(lián)通，財(cái)務(wù)人員需要在兩個(gè)平臺(tái)上同時(shí)操作，相當(dāng)于一個(gè)工作需要做兩遍。重復(fù)勞動(dòng)不僅不創(chuàng)造價(jià)值，而且損害員工的工作積極性和滿意度。
總體來講，之前的投標(biāo)保證金管理流程存在如下問題：
1.工作量較大，涉及環(huán)節(jié)多，效率低。我公司每月都有幾千到上萬筆的投標(biāo)保證金，每筆保證金都需要業(yè)務(wù)人員收單據(jù)、錄入，財(cái)務(wù)人員手動(dòng)查詢、確認(rèn)、核對(duì)、做賬等，每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目都需要反反復(fù)復(fù)做這項(xiàng)工作，事項(xiàng)單一，但是總體工作非常煩瑣。由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)平臺(tái)沒有實(shí)現(xiàn)互動(dòng)，無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，不僅效率低下，還經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。
2、工作質(zhì)量不高，開展電子招投標(biāo)存在困難。在實(shí)際業(yè)務(wù)過程中，業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、投標(biāo)人對(duì)保證金的管理感到不滿意。比如，投標(biāo)人需要盡快查詢保證金是否到賬，業(yè)務(wù)人員也需要及時(shí)知道各個(gè)投標(biāo)人的保證金是否已經(jīng)支付以及是否足額支付。投標(biāo)人有時(shí)候會(huì)針對(duì)一個(gè)項(xiàng)目多次匯款，或者一筆匯款針對(duì)多個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目，這些情況導(dǎo)致實(shí)際到賬費(fèi)用和在線錄入的數(shù)據(jù)不一致，從而給業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的識(shí)別、匹配帶來困難，需要花費(fèi)時(shí)間去查詢核實(shí)。業(yè)務(wù)人員在收退保證金過程中，需要多次提交紙質(zhì)單據(jù)給財(cái)務(wù)部門，浪費(fèi)大量紙張，而且工作煩瑣，花費(fèi)大量不必要的時(shí)間和精力。
二、電子招投標(biāo)平臺(tái)保證金解決方案
為解決投標(biāo)保證金管理工作中面臨的各種問題，滿足平臺(tái)之間互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)同步的需求，我公司在新一代電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)建設(shè)期間，與國(guó)內(nèi)多家銀行進(jìn)行咨詢交流、探討解決方案，最終選定中信銀行的方案。在新平臺(tái)技術(shù)開發(fā)方強(qiáng)有力的支持下，我公司經(jīng)過需求交流、方案磋商、綜合對(duì)比、完善優(yōu)化等環(huán)節(jié)，方案終于達(dá)到比較成熟、可靠的程度。同時(shí)，我們與中煤集團(tuán)ERP系統(tǒng)的開發(fā)商進(jìn)行交流，探討業(yè)務(wù)平臺(tái)與ERP財(cái)務(wù)模塊接口對(duì)接、數(shù)據(jù)同步的實(shí)現(xiàn)可能和具體方案。我們最終確定了如下技術(shù)方案：
1.業(yè)務(wù)平臺(tái)與銀行系統(tǒng)直連對(duì)接，設(shè)立虛擬賬號(hào)。中信銀行的銀行賬號(hào)管理體系中，可以在企業(yè)開戶的銀行主賬號(hào)下分配多個(gè)虛擬賬號(hào)，虛擬賬號(hào)的資金實(shí)際都存在于主賬號(hào)中。我公司采取一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目中一個(gè)投標(biāo)人分配一個(gè)虛擬賬號(hào)的方案，投標(biāo)人在同一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目下無論參加幾個(gè)標(biāo)段，都只分配一個(gè)虛擬賬號(hào)。投標(biāo)人確定參加項(xiàng)目投標(biāo)后，系統(tǒng)自動(dòng)為該投標(biāo)人分配虛擬賬號(hào)，在開標(biāo)前投標(biāo)人可以通過各種方便的方式（網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬、銀行電匯等）繳納投標(biāo)保證金到我公司提供的虛擬賬號(hào)。投標(biāo)保證金的數(shù)據(jù)從銀行到達(dá)我公司業(yè)務(wù)平臺(tái)后，按照分配的虛擬賬號(hào)，自動(dòng)歸屬到投標(biāo)人參加的項(xiàng)目下。
費(fèi)用到賬后，通過業(yè)務(wù)平臺(tái)，財(cái)務(wù)人員可以看到保證金到賬信息及金額，業(yè)務(wù)人員可及時(shí)看到保證金是否到賬，但在開標(biāo)前只能看到保證金有無，而不能看到具體金額。
項(xiàng)目結(jié)束后，業(yè)務(wù)人員可通過業(yè)務(wù)平臺(tái)提交投標(biāo)保證金退還信息，經(jīng)過內(nèi)部審核流程后，退還信息發(fā)送到銀行，實(shí)現(xiàn)一鍵自動(dòng)原路退還功能。
2 .與ERP系統(tǒng)做接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。我們與ERP系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)維單位經(jīng)過交流，確認(rèn)了電子招標(biāo)業(yè)務(wù)平臺(tái)與中煤ERP系統(tǒng)應(yīng)收模塊、主數(shù)據(jù)模塊的接口程序開發(fā)、Web Service接口開發(fā)、接口程序安裝調(diào)試等工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)平臺(tái)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)到中煤ERP系統(tǒng)應(yīng)收數(shù)據(jù)的同步對(duì)接，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)應(yīng)收模塊的開票（創(chuàng)建事務(wù)處理）、退票（創(chuàng)建貸項(xiàng)事務(wù)處理）、收款（含核銷發(fā)票）、退款（含撤銷核銷）等功能。
開發(fā)這個(gè)功能的目的，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一鍵記賬至ERP系統(tǒng)當(dāng)中，而不用財(cái)務(wù)人員手動(dòng)錄入、手工制作憑證。目前我公司投標(biāo)保證金相關(guān)的財(cái)務(wù)工作，自動(dòng)化程度達(dá)到了99%，除個(gè)別特殊需求和意外情況之外，正常情況不再需要人工介入。
三 、目前實(shí)現(xiàn)的功能及效果
1.投標(biāo)保證金自動(dòng)匹配，工作量大幅下降。業(yè)務(wù)平臺(tái)上線之后，目前基本實(shí)現(xiàn)了投標(biāo)保證金的全自動(dòng)匹配，解決了保證金與招標(biāo)項(xiàng)目匹配一對(duì)多、多對(duì)一、金額不符、查找困難等難題，簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)工作，保證及時(shí)、準(zhǔn)確地形成業(yè)務(wù)匹配。以前投標(biāo)保證金到賬核對(duì)至少需要兩三天，目前在一天內(nèi)即可全部處理完畢。
投標(biāo)人在支付保證金后，能夠及時(shí)看到自己的保證金是否到賬，免去了等待和電話詢問的工作。這也解放了業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員，減少了以前大量的手工勞動(dòng)，以前兩個(gè)財(cái)務(wù)人員1天只能處理上百筆保證金，現(xiàn)在一個(gè)人1天即可處理上千乃至上萬筆保證金，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量。
2.保證金管理效率提高，為在線開標(biāo)打下良好基礎(chǔ)。根據(jù)這套方案，投標(biāo)人可在開標(biāo)前及時(shí)看到自己繳納的保證金是否到賬，可自行給一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目下的各個(gè)標(biāo)段分配投標(biāo)保證金。在開展網(wǎng)上開標(biāo)時(shí)，可在開標(biāo)過程中及時(shí)展示各投標(biāo)人提交投標(biāo)保證金的情況，為推行在線開標(biāo)帶來很大的便利。
3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，進(jìn)一步提高工作效率。目前，除了個(gè)別特殊情況需要財(cái)務(wù)人員手動(dòng)在ERP財(cái)務(wù)模塊中處理之外，業(yè)務(wù)平臺(tái)的基本賬項(xiàng)都已自動(dòng)同步到ERP系統(tǒng)中，不用手工在財(cái)務(wù)平臺(tái)中錄入客戶名稱、金額，不用手工處理開票、退票、收款、退款等事項(xiàng)。如果保證金需要退款，業(yè)務(wù)人員提交退款申請(qǐng)后，財(cái)務(wù)部門按照投標(biāo)人的來款路徑，可以實(shí)現(xiàn)快速一鍵退款。整個(gè)流程的時(shí)間從以前的大約3〜5天到現(xiàn)在1天內(nèi)即可完成，極大地提高了工作效率。
4.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)辦公無紙化，踐行綠色環(huán)保理念。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的一體化，實(shí)現(xiàn)了招投標(biāo)平臺(tái)中投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)的無紙化辦公，在加快辦公效率的同時(shí)，降低了紙張的使用率，減少了資源浪費(fèi)，有效踐行了綠色環(huán)保的理念。
通過此項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，打通了各個(gè)環(huán)節(jié)壁壘，減小了溝通成本，提高了辦事效率，優(yōu)化了業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程，將財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)人員從大量煩瑣的重復(fù)工作中解脫出來，降低了因?yàn)槿斯そ槿雽?dǎo)致的錯(cuò)誤。此項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，得到了業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的歡迎，為我們平臺(tái)的深入應(yīng)用和快速推廣做好了鋪墊，打下了良好基礎(chǔ)。
四、進(jìn)一步探討
1.提高準(zhǔn)確性和效率。通過系統(tǒng)對(duì)接的方式，難免會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)接口或網(wǎng)絡(luò)故障，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、差錯(cuò)的情況。需要通過日常觀察和仔細(xì)分析，進(jìn)一步完善和優(yōu)化系統(tǒng)，達(dá)到100%的準(zhǔn)確率。
2.符合國(guó)家法律法規(guī)要求。按照法律法規(guī)要求，投標(biāo)保證金要實(shí)現(xiàn)計(jì)息、退息等功能。目前平臺(tái)中雖然已有此項(xiàng)功能，但在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)還存在偶爾計(jì)算出錯(cuò)、難以快速退費(fèi)的情況，這也是接下來需要完善的地方。
此項(xiàng)功能上線以后取得了良好的使用效果，得到了各方的認(rèn)可。我們將在使用過程中不斷完善和提高，并進(jìn)行推廣，爭(zhēng)取在行業(yè)內(nèi)得到廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步推動(dòng)招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化，為電子招投標(biāo)工作的推進(jìn)做出貢獻(xiàn)。
來源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》 (作者: 楊 華單位：中煤招標(biāo)有限責(zé)任公司)
