招標(biāo)文件記載著招標(biāo)投標(biāo)活動的游戲規(guī)則。在招標(biāo)投標(biāo)全過程中，各相關(guān)主體除了遵守招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)的法律法規(guī)要求之外，還必須遵守招標(biāo)文件的要求，因此招標(biāo)文件具有法律效力。同時，招標(biāo)文件是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供服務(wù)最重要的成果文件之一。隨著招標(biāo)代理服務(wù)的市場化不斷深入，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面臨著從程序性服務(wù)向?qū)I(yè)化服務(wù)甚至顧問式服務(wù)的轉(zhuǎn)型，對招標(biāo)文件質(zhì)量的要求也就越來越高。
在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，所有的傳統(tǒng)應(yīng)用和服務(wù)都可能被互聯(lián)網(wǎng)改變，招標(biāo)文件的編制也應(yīng)與云計算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)相融合創(chuàng)新，產(chǎn)生新的模式。
一、招標(biāo)文件編制的難題
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和招標(biāo)行業(yè)的從業(yè)人員，是否會經(jīng)常為編制招標(biāo)文件而犯愁？編寫招標(biāo)文件時找不到合適的參考文檔，無從下手；拿一份歷史項目招標(biāo)文件編制時，反復(fù)檢查難免還是會漏改一些地方；每個業(yè)務(wù)員編寫的招標(biāo)文件格式都帶有明顯的個人特色，業(yè)務(wù)員水平各異，不審核不放心，審核工作量又太大；業(yè)主抱怨不同業(yè)務(wù)員提供的招標(biāo)文件風(fēng)格不盡相同，不夠?qū)I(yè)；多年下來招標(biāo)項目做了很多，公司卻沒沉淀下什么知識財富，核心業(yè)務(wù)員一走，很多事情就搞不定了；新進(jìn)員工上手非常慢，每個文檔都要逐字逐句審查。
這些問題相信在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)屬于普遍現(xiàn)象，那怎么處理呢？
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)或者業(yè)務(wù)能手為此煞費苦心，想了很多對策，主要包括：
（1）業(yè)務(wù)員整理一些招標(biāo)文件模板，將文件分類，方便使用；
（2）信息化能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)員自己建一個小的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，或者利用Office郵件合并功能，結(jié)合梳理的模板，替換些內(nèi)容，減輕些工作量；
（3）集結(jié)各業(yè)務(wù)能手或者請外部專業(yè)咨詢公司統(tǒng)一制訂幾套招標(biāo)文件模板，供業(yè)務(wù)員使用；
（4）聘請幾名行業(yè)資深專家專職負(fù)責(zé)審核招標(biāo)文件；
（5）建立OA系統(tǒng)，審批都從系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)。
以上這些方式都是非常值得肯定的嘗試，但它們還是無法系統(tǒng)性地解決招標(biāo)文件編制的問題。
二、信息化解決思路及執(zhí)行方案
信息技術(shù)發(fā)展到今天，為很多傳統(tǒng)問題的解決提供了行之有效的手段。就招標(biāo)文件編制而言，可以采用模板化和標(biāo)準(zhǔn)化的思路，通過招標(biāo)文件模板定義軟件及招標(biāo)文件編制軟件實現(xiàn)模板化的定義及編制，從而系統(tǒng)地解決招標(biāo)文件編制的難題。
筆者認(rèn)為，真正合適用來定義招標(biāo)文件模板和編制招標(biāo)文件軟件必須具備以下幾個要素：
（1）模板定義可按章節(jié)拆分編制并組合生成，并支持按章節(jié)鎖定內(nèi)容；
（2）模板支持自定義變量，設(shè)定變量的名稱、類型（日期、數(shù)字、文本或者下拉選擇等）、長度限制等，如招標(biāo)項目編號、招標(biāo)項目名稱、標(biāo)書售價；
（3）模板支持自定義表單，自由設(shè)定表單的列，列的名稱和屬性等，如投標(biāo)一覽表、分項報價表、技術(shù)參數(shù)表；
（4）支持歷史版本回溯，推送更新；
（5）承襲現(xiàn)有的作業(yè)模式，軟件結(jié)合成熟的文檔處理工具，如MS Office Word、WPS，隨心所欲設(shè)定文檔樣式，不需要另行安裝專用的文檔處理軟件。
如此，招標(biāo)文件模板就是固定文本、變量以及表單的結(jié)合體，并可細(xì)分成章節(jié)，可靈活的拆分組合。
招標(biāo)文件編制軟件必須具備以下要素：
①支持選擇合適的招標(biāo)文件模板編制；②支持按格式錄入模板內(nèi)設(shè)定的自定義變量數(shù)據(jù)；③支持按格式錄入模板內(nèi)設(shè)定的自定義表單數(shù)據(jù)；④替換招標(biāo)文件模板內(nèi)定義的變量和表單值，按章節(jié)自動合并成完整的招標(biāo)文件；⑤提交后可自動流轉(zhuǎn)至管理者處審批；⑥管理者只需查閱變量和表單數(shù)據(jù)以及未被鎖定的招標(biāo)章節(jié)內(nèi)容，審核通過或駁回，并加以批注；⑦最好支持自動轉(zhuǎn)換成PDF，流轉(zhuǎn)至簽章人員處進(jìn)行電子簽章；⑧招標(biāo)文件可保留歷史版本，供翻閱，并記錄版本摘要；⑨支持自動歸檔入庫，變量及表單數(shù)據(jù)形成格式化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，形成文檔庫，方便查詢和調(diào)閱；⑩承襲現(xiàn)有的作業(yè)模式，軟件結(jié)合成熟的文檔處理工具，如MS Office Word、WPS，隨心所欲設(shè)定文檔樣式，不需要另行安裝專用的文檔處理軟件。
招標(biāo)文件模板定義和招標(biāo)文件編制軟件的關(guān)系密切，原則上不應(yīng)彼此獨立存在，而且它們都是供招標(biāo)機(jī)構(gòu)員工使用的，因此完全可以很好地融合在一起，用同一個軟件覆蓋這兩類功能。
找到合適的招標(biāo)文件模板定義與招標(biāo)文件編制軟件之后，招標(biāo)機(jī)構(gòu)還必須不斷地梳理和總結(jié)各類招標(biāo)文件模板，這樣才能覆蓋更多類型的項目，并實現(xiàn)招標(biāo)文件的精細(xì)化管理。梳理招標(biāo)文件模板主要有以下工作：
（1）在公司內(nèi)組建模板編制的虛擬團(tuán)隊，團(tuán)隊由各業(yè)務(wù)專家組成或者聘請外部專業(yè)咨詢公司，主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)，制定完整的工作計劃；
（2）按多種維度梳理模板分類，根據(jù)項目分類產(chǎn)品品類資金來源以及業(yè)主類型等梳理出清單；
（3）按模板劃分章節(jié)目錄結(jié)構(gòu)，抽取出固定文本、變量和表單；
（4）將所有模板整理出的變量和表單匯總，合并抽取出共性部分，形成變量庫以及表單庫；
（5）將梳理的模板記錄入軟件，利用歷史項目數(shù)據(jù)編制文檔進(jìn)行適用性和正確性驗證，調(diào)整優(yōu)化；
（6）將驗證通過的模板正式投入使用，通過實際運行情況不斷優(yōu)化模板，發(fā)布新版本模板。
按照這樣的思路整理好招標(biāo)文件模板之后，可以發(fā)現(xiàn)，最初提出的問題得以解決，并可以收到很好的收益：一是規(guī)范了招標(biāo)文件格式，風(fēng)格及內(nèi)容高度統(tǒng)一；二是業(yè)務(wù)員編制招標(biāo)文件時只需關(guān)注變量及表單內(nèi)容，大大降低了人為差錯；三是新業(yè)務(wù)員上手編制業(yè)務(wù)招標(biāo)文件時只需調(diào)用模板后填充項目數(shù)據(jù)，并且可利用歷史的項目數(shù)據(jù)，上手難度大大降低；四是所有的文檔都?xì)w入文檔庫，便于知識積累、傳承和共享；五是所有抽取出的變量數(shù)據(jù)和表單數(shù)據(jù)形成完整的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，包括評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)庫、技術(shù)參數(shù)庫、分項目錄庫等，為公司的專業(yè)化道路打下堅實的基礎(chǔ)。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”編制招標(biāo)文件
利用信息化手段解決編制招標(biāo)文件的問題的確行之有效，但問題是否全部解決了呢？采用模板方式編制招標(biāo)文件的前提，是已有可以用作招標(biāo)文件模板的范本，但如果接手一個從未接觸過的行業(yè)或產(chǎn)品，沒有現(xiàn)成的范本供參考，又該如何下手呢？
這樣的問題招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)其實經(jīng)常會碰到。請專家性價比太低，如果不請，又會被招標(biāo)人質(zhì)疑不夠?qū)I(yè)，這種情況出現(xiàn)多了，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)將陷入流程服務(wù)的窘境。
俗話說，太陽底下無新鮮事。對于自身而言是新的行業(yè)、新產(chǎn)品，但其他代理機(jī)構(gòu)或者個人可能對此已是輕車熟路，早已有了成熟的范本和模板。那么，何不建設(shè)一個互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓大家共享招標(biāo)文件范本和模板呢？
也許有人會問，招標(biāo)公司最有價值的東西，也就是招標(biāo)文件范本和模板，拿出去分享會影響企業(yè)的競爭力。但是細(xì)究起來，真正的專業(yè)服務(wù)，遠(yuǎn)不止擁有一套招標(biāo)文件那么簡單，至少應(yīng)該擁有辨別文件好壞、更新招標(biāo)文件的能力。更進(jìn)一步，需要對標(biāo)的有深刻的理解，對業(yè)主的訴求有準(zhǔn)確的把握，對潛在投標(biāo)人的狀況有全面了解，這些知識和經(jīng)驗并非一朝一夕可以掌握的。再說，共享也未必完全免費，完全可以構(gòu)建一種新的定價機(jī)制。
時代在變遷，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，需要開放胸懷，敢于嘗試和創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)模式。一個人頂不過一個團(tuán)隊，一個團(tuán)隊也無法戰(zhàn)勝互聯(lián)網(wǎng)，越是封閉越是落后。變革已經(jīng)是當(dāng)務(wù)之急。相信不久就會有人邁出“互聯(lián)網(wǎng)+”編制招標(biāo)文件的第一步。 （作者：楊華，中煤招標(biāo)有限責(zé)任公司；湯海華，上海匯招信息技術(shù)有限公司）
來源：《招標(biāo)采購管理》
