在政府采購招投標活動中，招標文件是重要的“信息源”，潛在供應商就是依據招標文件所傳遞的信息決定是否投標。所謂招標文件，是指招標人向投標人提供的與進行投標工作告知和要求的書面材料。
招標是一種預約采購，因此招標文件就是一種邀約行為，把采購項目的各種要求、全部條件等，以約定的形式在標書中明確。所以，招標文件的作用在于：闡明采購標的的性質，通報招標活動將依據的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件，以及投標供應商必須響應的要件。
招標文件既是投標人編制投標文件的依據，也是采購人與中標供應商簽訂合同的基礎和依據。招標文件在整個采購過程中起著至關重要的作用。如果說政府采購集中采購目錄和限額標準是政府采購工作的基礎性文體，那么招標文件則是政府采購工作的關鍵性文體。政府采購招標文件是整個招標投標活動中比較重要的信息源，招標文件編制的好壞，直接影響到投標人投標文件的編制，決定著招投標活動的成敗和招標項目的實施。因此，招標文件的制作和信息量必須要素齊全，應符合“五性”原則，即合法性、規(guī)范性、嚴謹性、易解性和完整性。
合法性 必須以現行法律法規(guī)為依據
招標文件首先必須合法合規(guī)。招標文件在編制過程中，必須以法律為依據，不得違反我國現行的法律法規(guī)。這里所說的“不得違反法律法規(guī)”，既包括要符合政府采購方面的相關法律法規(guī)要求，也包括要符合與政府采購政策功能相關的法律法規(guī)要求，還要符合政府采購的有關規(guī)定等。合法性是招標文件的基本要求，它還包括對供應商的資格要求必須合法合規(guī)，也包括對采購標的物的描述必須合法合規(guī)。
規(guī)范性 不能有地域性限制和要求
政府采購市場是一個全國性的大市場，對供應商不能有地域方面的限制，更不能有歧視性條款。所以，招標文件必須符合規(guī)范性要求，雖然采購對象分為貨物、工程和服務，且標的物眾多，但招標文件必須統一規(guī)范。
在招標文件編制的規(guī)范性方面，要重點做好五方面的工作。
一是招標文件的文體格式要統一規(guī)范。招標文件的格式不能各地“各吹各的調”，不能讓供應商每參與一個地方的項目投標就要適應一個地方的要求，不能讓供應商總在“學習和理解”中。二是招標文件所用的字體和打印格式要統一規(guī)范。特別是在網上下載招標文件時，更要使用統一的軟件。三是招標文件使用的語言要統一規(guī)范。我國是一個多民族的國家，不僅國家規(guī)定可使用少數民族多種文字，而且還存在大量的地方方言，特別是當下網絡語言的流行，在招標文件中可能出現大量不規(guī)范的“現代語言”，容易給后期項目的履約驗收埋下隱患，因此必須對文字性表述加以規(guī)范。四是招標文件上的數字運用要統一規(guī)范。五是招標文件中的技術標準描述要統一規(guī)范。如用國家標準就全部用國家標準，用國際標準就統一全部用國際標準，不能一會兒是國家標準，一會兒又是國際標準。
嚴謹性 不能使用模棱兩可或帶有歧義的詞句
招標文件的嚴謹性，是指在招標文件制作過程中必須符合邏輯性要求和用詞的嚴謹性要求。招標文件不僅不能前后矛盾，還要與招標公告相對應，不能超出招標公告要約的范疇。招標文件的嚴謹性，表現在表述標的時，在用詞方面要準確無誤，要表述清楚，一是一、二是二，不允許用“大概”“大約”等無法確定的詞語，以及表達上含糊不清或者模棱兩可的語句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語言，防止投標人出現理解上的誤差。
易懂性 語言要簡單明了易讀易懂
招標文件的重要作用之一，就是幫助投標人有針對性地編制投標文件，并切實響應招標文件。
所以，招標文件應盡量讓供應商讀懂，并準確理解采購人的購買意圖，以便于實質性響應和編制投標文件。
為了使招標文件達到易解性的目的，招標人在編制招標文件前應周密考慮，將方方面面可能的因素都考慮進去，把采購人的想法、思想、設計都提出來，做到百密不漏。不怕做不到，就怕想不到，特別是在采用二階段招標時，投標人更要盡早參與設計，更應做到詳細、詳實。同時，招標文件要以最簡單明了的語言，把采購的目的、采購的要求、采購的進度、采購的售后服務說清楚。
完整性 四部分要素須完備無缺
規(guī)范的招標文件必須內容完整。我國《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第十八條規(guī)定，“招標采購單位應當根據招標項目的特點和需求編制招標文件?！闭袠宋募ㄒ韵聝热荩阂皇峭稑搜?；二是投標人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；三是投標人應當提交的資格、資信證明文件；四是投標報價要求、投標文件編制要求和投標保證金交納方式；五是招標項目的技術規(guī)格、要求和數量，包括附件、圖紙等；六是合同主要條款及合同簽訂方式；七是交貨和提供服務的時間；八是評標方法、評標標準和廢標條款；九是投標截止時間、開標時間及地點；十是省級以上財政部門規(guī)定的其他事項。
《政府采購法實施條例》第十七條規(guī)定，“參加政府采購活動的供應商應當具備政府采購法第二十二條第一款規(guī)定的條件，提供下列材料：一是法人或者其他組織的營業(yè)執(zhí)照等證明文件，自然人的身份證明；二是財務狀況報告，依法繳納稅收和社會保障資金的相關材料；三是具備履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力的證明材料；四是參加政府采購活動前3年內，在經營活動中沒有重大違法記錄的書面聲明；五是具備法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件的證明材料?！?/p>
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第三十條規(guī)定，投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應對招標文件提出的要求和條件做出實質性響應。投標文件由商務部分、技術部分、價格部分和其他部分組成。
既然投標文件由四個部分組成，而且還要求投標文件要按照招標文件的要求逐一作出實質性響應，那么，招標文件也應當具備四個要素，即分別也應是商務部分、技術部分、價格部分和其他部分。
商務部分：招標人及招標項目的基本情況；投標邀請；投標人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；投標截止時間、開標時間及地點；投標人應當提交的資格、資信證明文件；評標方法、評標標準、無效投標（投標無效）條款、廢標條款；合同主要條款及合同簽訂方式；投標文件編制要求及采用的格式等。
技術部分：項目的情況簡介；項目的技術規(guī)格、要求和采購數量，包括附件、圖紙等。
價格部分：各項目的投標報價及總價；投標保證金交納方式；付款方式的響應。
其他部分：采購人提出的相關要求；特殊服務條件；供應商采用聯合體或分包方式的說明及相關資料。（作者：宋軍）
來源：政府采購信息報/網
