在一些政府采購項目中，僅憑投標(biāo)文件無法準(zhǔn)確衡量和評價投標(biāo)供應(yīng)商所提供產(chǎn)品的真實水平，采購人往往要求供應(yīng)商提供樣品，作為投標(biāo)文件的重要組成部分。筆者結(jié)合工作實際，探討政府采購活動中如何規(guī)范樣品評審工作。
樣品的評分內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、分值設(shè)置應(yīng)科學(xué)合理。
不同的項目，其樣品在評標(biāo)辦法中所占重要性不盡相同，對樣品分值的設(shè)定也應(yīng)因項目而異。如某些項目，樣品只起輔助作用，重點為投標(biāo)人技術(shù)方案、產(chǎn)品的品牌、性能等內(nèi)容的評比，樣品分值不宜設(shè)置得太高，一般不超過總分的10%；而辦公家具、服裝采購等項目，樣品是重要的評標(biāo)依據(jù)，分值可設(shè)置得相對高些，占總分的10%-30%較為合理。
要求提供的樣品應(yīng)具代表性，且兼顧供應(yīng)商的投標(biāo)成本。
招標(biāo)文件在要求供應(yīng)商提供樣品的品種和數(shù)量時，應(yīng)把握以下原則：
一是要求提供的樣品具有代表性，即供應(yīng)商需要提供的樣品在采購項目中的數(shù)量或價值占整個項目的絕對比重大，保證在評審過程中不會出現(xiàn)較大偏差。
二是在保證評標(biāo)的基礎(chǔ)上，兼顧供應(yīng)商的投標(biāo)成本。如某辦公家具采購項目，要求投標(biāo)人提供長1.6m、寬0.8m的辦公桌樣品，而部分投標(biāo)人現(xiàn)有樣品中可能只有0.78m寬的樣品，沒有0.8m寬的樣品。如果按照招標(biāo)文件要求重新制作，一來增加了投標(biāo)成本，二來時間上可能來不及。而實際評審時，0.78m寬的樣品和0.8m寬的樣品并無太大差異。所以，該項目招標(biāo)文件在對樣品的要求中增加了一條：“樣品不齊全或樣品參數(shù)存在偏離將影響其技術(shù)得分，但中標(biāo)后必須嚴(yán)格按照招標(biāo)文件要求供貨”。允許樣品參數(shù)存在偏差，既增加了投標(biāo)人數(shù)量，確保充分競爭，也減少了廢標(biāo)和質(zhì)疑投訴。
做好樣品的接收工作。
代理機構(gòu)在接收樣品時，應(yīng)注意以下三點：
第一，招標(biāo)文件應(yīng)明確樣品提交的截止時間，避免供應(yīng)商因樣品運輸延誤時間、開標(biāo)前樣品未送達(dá)開標(biāo)現(xiàn)場而引起的爭執(zhí)。
二是接收樣品時，應(yīng)將樣品品種、數(shù)量清點后填寫《樣品接收登記表》，由投標(biāo)人授權(quán)代表簽字確認(rèn)。還應(yīng)要求投標(biāo)人去除樣品上顯示投標(biāo)人信息的標(biāo)志、標(biāo)識，一時無法去除的，可用白紙粘貼。某些代理要求投標(biāo)樣品上注明品牌、型號甚至供應(yīng)商的名稱以方便評審，筆者認(rèn)為，從保密性的角度考慮是不妥當(dāng)?shù)?。接收的樣品還應(yīng)拍照留存，發(fā)生各種情況時可提供證據(jù)使用。
三是為了防止供應(yīng)商在評審前對自己或他人的樣品做出不當(dāng)行為，最好設(shè)有樣品存放間，保證樣品存放安全。如沒有樣品間的，樣品最好放在視頻監(jiān)控區(qū)或派專人看護(hù)。
做好樣品評審的保密工作。
保證樣品評審工作的保密性，是樣品評審工作能否達(dá)到預(yù)期目的關(guān)鍵因素。首先，評審前要對樣品進(jìn)行抽簽編號，有條件的地方可委托公證處完成該項工作。公證處未參加開標(biāo)的，可邀請各投標(biāo)人上臺抽簽，抽到的數(shù)字即為投標(biāo)人的樣品編號。各投標(biāo)人應(yīng)在樣品的相同位置貼上貼紙，標(biāo)上自己抽到的編號。此前，筆者也考慮過編號工作由代理機構(gòu)完成，并對各投標(biāo)人保密，但因擔(dān)心投標(biāo)人質(zhì)疑該過程的公正性而作罷。
其次，評標(biāo)委員會對樣品進(jìn)行評審期間，應(yīng)及時清場，保證評審工作不受外界干擾。某些產(chǎn)品如需對樣品功能進(jìn)行演示的，投標(biāo)人可派一名工程師參加。
最后，由評標(biāo)委員會對樣品分進(jìn)行單獨打分，將樣品得分送至開標(biāo)室，請各投標(biāo)人報上自己的編號進(jìn)行核對，根據(jù)各投標(biāo)人的編號，得出各投標(biāo)人樣品分，再加上其他商務(wù)分，計算出各投標(biāo)人的技術(shù)分總分，宣布評審結(jié)果。如果在打分之前就核對樣品編號，再拿到評標(biāo)室匯總得分，容易讓投標(biāo)人認(rèn)為存在對照單位名稱打分的情況。按照上述方法，可確保打分結(jié)果的保密性。
做好樣品封存及退還工作。
開標(biāo)結(jié)束后，應(yīng)對中標(biāo)人的樣品及時封存，作為驗收依據(jù)。采購人、中標(biāo)人、代理機構(gòu)三方在場（有條件的可邀請公證處參加）封存樣品，簽名、拍照留存，然后移交采購人。未中標(biāo)人的樣品，如招標(biāo)文件中無特殊約定，應(yīng)現(xiàn)場退還，但要做好退還簽字手續(xù)，最好在視頻監(jiān)控區(qū)內(nèi)進(jìn)行該項工作。（作者：蔣世軍 單位：浙江省臨海市政府采購中心）
來源：中國政府采購報
