編者按 公開招標(biāo)是最能體現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)的一種政府采購方式，完整的招標(biāo)程序包括招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)5個(gè)階段。其中開標(biāo)的環(huán)節(jié)，承接著招標(biāo)、投標(biāo)與評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，在招標(biāo)、投標(biāo)之后，就要組織開標(biāo)，開標(biāo)之后就是評(píng)標(biāo)定標(biāo)。因此開標(biāo)工作是否順利，直接影響著后續(xù)的評(píng)標(biāo)定標(biāo)能否有序開展，決定著項(xiàng)目采購能否順利完成。如何確保開標(biāo)工作順利開展呢？開標(biāo)前扎實(shí)的準(zhǔn)備工作不可或缺。那么如何做好開標(biāo)前的準(zhǔn)備工作？以下三大方面16小項(xiàng)的梳理將為一線人員提供實(shí)戰(zhàn)參考。
一、材料準(zhǔn)備
1.招標(biāo)階段形成的文件材料
招標(biāo)文件編制中形成的文件材料：采購人委托項(xiàng)目時(shí)所提交資料+采購機(jī)構(gòu)組織項(xiàng)目前所編制的采購方案和歸集的資料+編制招標(biāo)文件時(shí)的分析論證資料+招標(biāo)文件底稿及正式招標(biāo)文件。
招標(biāo)文件發(fā)售中形成的文件資料：招標(biāo)公告信息發(fā)布資料+響應(yīng)招標(biāo)項(xiàng)目的供應(yīng)商信息+供應(yīng)商響應(yīng)報(bào)名時(shí)提交的資格證明文件材料+對(duì)供應(yīng)商資格審查的書面記錄及相關(guān)資料+經(jīng)審查合格供應(yīng)商名單和不合格供應(yīng)商名單及理由說明和證明材料等。
注意：有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單，要在一定范圍和一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)保密，以防投標(biāo)供應(yīng)商信息泄露。
2.投標(biāo)階段形成的文件材料
投標(biāo)過程中，由于投標(biāo)供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向代理機(jī)構(gòu)提出書面詢問，代理機(jī)構(gòu)要對(duì)詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)；投標(biāo)供應(yīng)商要向代理機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，代理機(jī)構(gòu)要接收投標(biāo)供應(yīng)商遞交的投標(biāo)文件并出具簽收證明等，這些工作都需要有書面文字記載，這就形成了投標(biāo)階段的文件材料。
注意：有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等，應(yīng)在一定范圍和一定時(shí)期內(nèi)保密，尤其要對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件妥善保管，以防泄露投標(biāo)信息。
3.開標(biāo)所需材料
根據(jù)開標(biāo)需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標(biāo)議程，開標(biāo)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)來賓及其他有關(guān)人員名單，開標(biāo)儀式主持詞，工作人員職責(zé)及注意事項(xiàng)，投標(biāo)人注意事項(xiàng)等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需講話的，還應(yīng)為出席會(huì)議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時(shí)所使用的相關(guān)文件材料。
4.評(píng)標(biāo)所需材料
根據(jù)評(píng)標(biāo)需要，使用的文件材料主要有：招標(biāo)文件，評(píng)標(biāo)工作安排，評(píng)標(biāo)程序，評(píng)標(biāo)工作紀(jì)律，評(píng)標(biāo)注意事項(xiàng)，評(píng)委會(huì)工作職責(zé)，評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分表格等，最主要的是評(píng)標(biāo)辦法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)表，已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備。
有些地方、有些機(jī)構(gòu)還要求評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)前要簽署廉政承諾書，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前把承諾書格式準(zhǔn)備齊備，在評(píng)標(biāo)開始前提供給評(píng)委會(huì)。
5.定標(biāo)所需材料
定標(biāo)所需的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)，一般都已在招標(biāo)文件中載明，但有些招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前細(xì)化。代理機(jī)構(gòu)在評(píng)標(biāo)結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)將評(píng)標(biāo)報(bào)告提交采購人，由采購人根據(jù)評(píng)標(biāo)報(bào)告確定中標(biāo)人，或者授權(quán)評(píng)委會(huì)或委托代理機(jī)構(gòu)根據(jù)評(píng)標(biāo)報(bào)告直接確定中標(biāo)人。不論采用哪種方式，都必須在開標(biāo)前將定標(biāo)所需文件材料準(zhǔn)備齊全。
二、人員準(zhǔn)備
6.組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)
評(píng)標(biāo)專家應(yīng)來源于政府采購監(jiān)管部門管理的專家?guī)?，由采購人和代理機(jī)構(gòu)代表于開標(biāo)前在監(jiān)管機(jī)構(gòu)監(jiān)督下隨機(jī)抽取。專家抽取后，應(yīng)通知采購人，由采購人確定其單位代表進(jìn)入評(píng)委會(huì)。
注意：采購人代表進(jìn)入評(píng)標(biāo)委員會(huì)的，應(yīng)當(dāng)有采購人單位法定代表人的授權(quán)，并作為評(píng)審成員之一。
7.確定開標(biāo)工作人員
開標(biāo)前工作人員：主要負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件和組織開標(biāo)活動(dòng)，辦理開標(biāo)籌備過程中的有關(guān)準(zhǔn)備事宜。
開標(biāo)工作人員：包括開標(biāo)人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人、記標(biāo)人，主要負(fù)責(zé)與開標(biāo)有關(guān)的各項(xiàng)工作，如開啟投標(biāo)文件、宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)、監(jiān)督開標(biāo)唱標(biāo)、記錄開標(biāo)過程有關(guān)情況等。
開標(biāo)后工作人員：主要負(fù)責(zé)收集與開標(biāo)有關(guān)的文件資料和開標(biāo)的后續(xù)工作以及與評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，負(fù)責(zé)與有關(guān)方面的聯(lián)系等。
8.確定評(píng)標(biāo)工作人員
評(píng)標(biāo)工作人員，主要是在評(píng)標(biāo)過程中為評(píng)委會(huì)提供服務(wù)的，如負(fù)責(zé)傳遞、收集、整理與評(píng)標(biāo)有關(guān)的文件、資料，記錄評(píng)標(biāo)過程，匯總、審核評(píng)標(biāo)結(jié)果，并負(fù)責(zé)代理機(jī)構(gòu)與評(píng)委會(huì)之間、評(píng)委會(huì)與投標(biāo)供應(yīng)商之間的聯(lián)系和聯(lián)絡(luò)。確定評(píng)標(biāo)工作人員數(shù)量的原則，要既滿足評(píng)標(biāo)工作需要，又確保評(píng)標(biāo)工作在相對(duì)保密的情況下開展。
9.通知采購人代表參加開標(biāo)
對(duì)采購人單位參加開標(biāo)的人員，應(yīng)在開標(biāo)前通知到采購人單位，由采購人單位通知到本人，特殊情況下可在征得采購人單位同意的情況下直接通知到本人，要求其按時(shí)參加開標(biāo)。對(duì)于招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)辦人需要參加開標(biāo)的，也應(yīng)提前通知到本人。
10.邀請(qǐng)監(jiān)督單位及監(jiān)督人員
政府采購監(jiān)督單位主要是政府采購監(jiān)管機(jī)構(gòu)和同級(jí)行政監(jiān)察機(jī)關(guān)。開標(biāo)前，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)將招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況和實(shí)施情況以書面方式告知，并將開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)通知他們，邀請(qǐng)屆時(shí)派員到場(chǎng)監(jiān)督。
11.預(yù)估參加開標(biāo)供應(yīng)商數(shù)量
有的供應(yīng)商雖提出了響應(yīng)，也購買了招標(biāo)文件，可能因故放棄投標(biāo)或臨時(shí)不參加，這就需要對(duì)參加投標(biāo)的供應(yīng)商及其人員作出預(yù)測(cè)，以提前做好接待工作。如有必要，可在開標(biāo)前某一時(shí)間（最好是開標(biāo)前一天）電話或傳真方式向已購買招標(biāo)文件的供應(yīng)商確認(rèn)。
注意：預(yù)測(cè)或確認(rèn)參加開標(biāo)的供應(yīng)商及其代表數(shù)量，應(yīng)在相對(duì)保密的情況下進(jìn)行，以防泄露投標(biāo)供應(yīng)商信息。
三、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備
12.會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備
選擇場(chǎng)地：要根據(jù)人數(shù)規(guī)模選擇適當(dāng)會(huì)場(chǎng)，場(chǎng)地?zé)艄狻⒁繇?、話筒、電源、空調(diào)等設(shè)施要符合開標(biāo)的基本條件，盡量選擇入口處在會(huì)議后方的會(huì)場(chǎng)。
場(chǎng)地布置：開標(biāo)會(huì)場(chǎng)要根據(jù)接標(biāo)、開標(biāo)、唱標(biāo)、監(jiān)標(biāo)、記標(biāo)等工作需要及參加開標(biāo)有關(guān)人員的活動(dòng)需要布置會(huì)場(chǎng)，會(huì)標(biāo)（橫幅）、主持臺(tái)、工作人員臺(tái)、與會(huì)人員臺(tái)、簽到臺(tái)以及開標(biāo)所用物品的擺放和布置，要根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整。
13.物料準(zhǔn)備
會(huì)務(wù)方面所需的物品，主要是開標(biāo)過程中所需的一些物品用具，包括以下幾方面：
工作人員需要的用品，如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書機(jī)、包裝袋、包裝箱、交通工具等；
參加開標(biāo)會(huì)的其他人員需要使用的用品，如記錄筆、記錄紙等；
評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)時(shí)需要使用的物品用料，如記錄筆、記錄紙、計(jì)算器等，也應(yīng)在開標(biāo)前準(zhǔn)備齊備；
開標(biāo)過程如需要照相、攝像、監(jiān)控，則應(yīng)在開標(biāo)前把照相、攝像以及監(jiān)控器材準(zhǔn)備齊備。
14.后勤服務(wù)
從開標(biāo)到評(píng)標(biāo)是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，一環(huán)套一環(huán)，中間不能有停頓和間歇，這個(gè)過程有可能是半天，也有可能是一天或者幾天，如果開評(píng)標(biāo)在短時(shí)間內(nèi)不能結(jié)束，有必要為有關(guān)人員做好后勤服務(wù)準(zhǔn)備工作。
比如說，工作人員及評(píng)委會(huì)成員的用餐，應(yīng)該提前做好安排，避免人員遠(yuǎn)離，造成現(xiàn)場(chǎng)渙散或者相關(guān)信息的 泄露。
15.標(biāo)前預(yù)備會(huì)
在開標(biāo)前，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)組織召開一個(gè)預(yù)備會(huì)，以了解、通報(bào)、匯總、檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的籌備情況，研究、部署、安排開標(biāo)及評(píng)標(biāo)過程中的有關(guān)事務(wù)性工作，重申開標(biāo)、評(píng)標(biāo)流程以及開標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程中的人員配合和工作紀(jì)律以及相關(guān)人員的責(zé)任問題，以進(jìn)一步明確每個(gè)工作人員以及相關(guān)人員的個(gè)人崗位定位，查漏補(bǔ)缺，充分考慮各種環(huán)境和因素的應(yīng)急預(yù)案，確保開標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作萬無一失。
16.其他準(zhǔn)備
在招標(biāo)采購活動(dòng)中，特別是在開標(biāo)的前期準(zhǔn)備過程中，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)及其工作人員要充分考慮各種可能出現(xiàn)的情形和變故，提高預(yù)見和應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜問題的能力，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和預(yù)案進(jìn)行臨場(chǎng)控制。
不論是可以預(yù)見的還是不可預(yù)見的情形，在開標(biāo)前，都是可以由工作人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，最大程度將不可確定性變?yōu)榭纱_定性。對(duì)于不可以預(yù)見的因素和情形，要提高預(yù)測(cè)和防范能力，變不可控為可控，充分做好開標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，以確保招標(biāo)采購活動(dòng)順利進(jìn)行。
來源：政府采購信息報(bào)/網(wǎng) 作者：李平
