隨著公共資源交易行業(yè)不斷整合與快速發(fā)展，公共資源交易在城市建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。交易文件材料的有效管理則是準(zhǔn)確反映交易全流程是否符合有關(guān)法律法規(guī)的重要?dú)v史憑證，是管理工作中的重要組成部分。然而，公共資源交易檔案制度在我國(guó)法律法規(guī)中仍無(wú)明確詳細(xì)的規(guī)定，使得交易檔案的整理、立卷、裝訂標(biāo)準(zhǔn)不能有效統(tǒng)一，各相關(guān)單位在此業(yè)務(wù)上方法不一，形態(tài)各異。筆者在實(shí)際工作經(jīng)歷了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程，數(shù)字化檔案向電子化檔案管理的探索，建立健全公共資源交易檔案制度，有利于保護(hù)國(guó)家和公共資源交易活動(dòng)當(dāng)事人的利益，保證工程、采購(gòu)等項(xiàng)目完成的質(zhì)量。
一、電子文件的基本含義
（一）在本行政區(qū)域內(nèi)公共資源交易活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。
（二）術(shù)語(yǔ)的定義：電子文件，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具有真實(shí)性、完整性，安全性和有效性等特征。
二、電子文件的歸檔要求
（一）電子文件的收集按照“誰(shuí)代理，誰(shuí)立卷，誰(shuí)移交”的管理模式，項(xiàng)目代理主體負(fù)責(zé)電子文件原始記錄材料的收集、整理，立卷和移交工作，保證電子文件的各種性能完好。
（二）紙質(zhì)文件處理
1.紙質(zhì)文件掃描加工，將紙質(zhì)文件掃描轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式的電子數(shù)據(jù)，保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過(guò)專業(yè)的數(shù)字圖像處理軟件對(duì)圖像進(jìn)行糾偏和去黑等技術(shù)手段處理，做到圖像清晰、頁(yè)面完整、色彩還原逼真，能夠達(dá)到國(guó)家檔案數(shù)字化有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
2.紙質(zhì)文件數(shù)字化期間，確保紙質(zhì)文件原件的無(wú)損傷、無(wú)損毀、無(wú)丟失和無(wú)泄密等安全保密工作。
3.（1）相關(guān)圖像處理標(biāo)準(zhǔn)：①圖像分辨率：以dpi為單位，300dpi及以上。②圖像顏色：按照原件顏色確定黑白或彩色。③圖像格式：PDF格式。④壓縮方式：PDF。
⑵掃描加工要求：①采用檔案數(shù)字化設(shè)備。②掃描時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚度等客觀因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對(duì)比度設(shè)置，確保原始掃描圖像效果與原件吻合一致。③掃描過(guò)程中，盡量保證紙張擺放端正，確保原始掃描圖像無(wú)歪斜缺陷，減少后期完善處理可能導(dǎo)致的圖像失真現(xiàn)象。
4.掃描圖像處理要求：掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)文件材料掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理。①圖像歪斜，采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過(guò)2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原方法，以確保符合閱覽習(xí)慣。②圖像臟點(diǎn)、臟斑，圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，例如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循保持文件材料原貌的原則。為節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)對(duì)圖像進(jìn)行裁邊處理，去除多余白邊。
5.檔案條目著錄要求：①應(yīng)當(dāng)認(rèn)真錄入條目信息，確保檔案目錄內(nèi)容及頁(yè)碼與實(shí)際內(nèi)容完全一致。②對(duì)一些重要的目錄及字跡不清楚的目錄應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好對(duì)檢作業(yè)。
三、電子文件的管理
（一）電子文件在形成過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式。能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的電子文件，視為符合法律、法規(guī)要求的書面形式。除法律、法規(guī)規(guī)定不適用的情況外，經(jīng)第三方認(rèn)證的可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。
(二)公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須符合國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份識(shí)別、權(quán)限控制、防計(jì)算機(jī)病毒、防木馬及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。各系統(tǒng)要對(duì)元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點(diǎn)與內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃，將應(yīng)由系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。
（三）對(duì)于電子文件的歸檔范圍和保管期限，開標(biāo)、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)音像資料和電子招標(biāo)投標(biāo)文件材料，應(yīng)當(dāng)刻錄在電子光盤中，保管期限與紙質(zhì)檔案保管期限相同。
（四）電子文件歸檔流程圖，詳情請(qǐng)見下圖
（五）關(guān)于文件材料移交登記表，項(xiàng)目代理主體向項(xiàng)目單位和交易中心移交文件材料時(shí)需要認(rèn)真檢查電子光盤內(nèi)容，填寫《電子文件立卷登記表》和《公共資源交易文件材料移交登記表》等材料。
（六）符合調(diào)檔條件的相關(guān)單位在申請(qǐng)檔案調(diào)閱利用時(shí)，需要真實(shí)、準(zhǔn)確和完整地填寫《項(xiàng)目檔案利用效果登記表》后，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，檔案室方可提供調(diào)檔服務(wù)。
（七）在物理歸檔方式方面，歸檔電子文件的存儲(chǔ)格式按照《歸檔電子文件存儲(chǔ)格式》選擇；歸檔電子文件的載體選用檔案級(jí)光盤。不可使用軟磁盤、U盤、存儲(chǔ)卡等作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。收集的圖片、Word、Excel、PPT等電子文件材料，應(yīng)轉(zhuǎn)換為PDF格式后存檔。
四、電子文件的保管
（一）電子文件保管應(yīng)符合下列要求：
1.歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.歸檔載體應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓。
3.歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。
4.歸檔載體的保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：光盤20%-50%。具體要求見DA/T15-1995、DA/T38-2008。
5.歸檔電子文件至少一式四套，一套項(xiàng)目單位保管，一套項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)保管，公共資源交易中心保管兩套（其中，一套為電子元數(shù)據(jù)封存保管，一套作為檔案提供調(diào)閱利用）。有條件的單位可增加一套異地封存保管。
（二）電子文件或電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)自行成起一年內(nèi)，可移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館。
（三）各電子文件保管單位應(yīng)當(dāng)按照要求，及時(shí)配備保管所需要的裝具和硬件設(shè)施，確保電子文件的保管安全。
（四）對(duì)于電子文件信息填寫，
電子文件光盤必須裝入專用存儲(chǔ)盒內(nèi)，注明檔號(hào)、案卷題名、項(xiàng)目編號(hào)、立卷單位、文件容量、刻錄日期及套別。
1.檔號(hào)：應(yīng)由檔案室統(tǒng)一填寫。檔號(hào)格式：全宗號(hào)-檔案類別代碼-電子載體代碼-年度-保管期限代碼-案卷號(hào)，項(xiàng)目編號(hào)。
2.案卷題名：應(yīng)完整填寫電子光盤內(nèi)存儲(chǔ)的內(nèi)容名稱。
3.項(xiàng)目編號(hào)：應(yīng)填寫交易文件的項(xiàng)目編號(hào)。
4.立卷單位：應(yīng)填寫項(xiàng)目代理單位全稱。
5.文件容量：應(yīng)填寫電子光盤內(nèi)存儲(chǔ)文件材料的容量總和。
6.刻錄日期：應(yīng)填寫電子光盤內(nèi)存儲(chǔ)文件材料的刻錄時(shí)間。
7.套別：指檔案室存儲(chǔ)電子檔案載體的套號(hào)，用大寫英文字母A、B、C、D表示。A表示電子元數(shù)據(jù)封存保管，B表示查閱利用，C表示項(xiàng)目單位保管，D表示項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)保管。（汪 杰）
（來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)）
