A市一中學，原屬于市直單位，其集中采購目錄內的項目都委托給市直集采部門（下稱“市政府采購中心”）。前不久，市內機構改革，將其中學的管理權下放到了區(qū)里，區(qū)里要對該中學進行年度審計，而有關政府采購的檔案資料在市政府采購中心。所以，該中學以檔案資料不在學校為由不想審計。審計部門則要求該中學將政府采購檔案資料全部拿回來審計后再歸還市政府采購中心。而市政府采購中心則認為該檔案既然屬他們保管，則有保管職責，政府采購資料的借閱應按檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。
僅此一個檔案的歸屬與借閱問題，雙方文來文往近一個月，雙方為此都感到很不愉快。
同樣，B市也是一個政府采購項目音像資料的保管問題，因責任未落實，造成一個公開招標項目的音像資料丟失，使政府采購監(jiān)管部門無法查閱評標過程的音像資料。采購人說該項目是委托給采購代理機構做的，采購代理機構表示是在公共資源交易中心開標、評審的，公共資源交易中心表示是采購代理機構逾期沒有復制，自動覆蓋了?？傊氊煵磺?、無法追究責任。
我國自2003年起實施《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）十幾年來，有些集中采購機構也因大量的政府采購檔案的歸檔、保管而苦惱。因為，隨著時間的推移，有些政府采購檔案也正好達到了法定的失效期，處置起來較為麻煩，政府采購資料的歸檔、保管花費了大量的人力、物力。
而我國的政府采購法律法規(guī)對政府采購檔案管理問題的相關規(guī)定較少，也不明確。只是在《政府采購法》第四十二條中規(guī)定：采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
因此，目前我國有待出臺一個高層級的政府采購檔案歸集、保管，相關責任以及違規(guī)處罰的規(guī)定或辦法。
依據政府采購工作實踐來看，政府采購檔案管理的規(guī)定或辦法應包括如下內容：
一是政府采購文件資料所包含的范圍和內容。目前，我國《政府采購法》規(guī)定，“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料”。由于當時《政府采購法》出臺的歷史原因以及一定程度的局限性，將“采購文件”所包含的范圍和內容沒有窮盡和羅列出來。
從實際操作的情形看，政府采購的文件資料還應該包括：采購項目可行性研究報告（主要指大型項目）；采購預算（包括追加的預算）；采購實施計劃；公開招標公告截圖（包括邀請招標的資格預審公告及預審結果、競爭性談判、競爭性磋商、詢價采購方式采用發(fā)布公告邀請和在供應商庫中隨機抽取截圖以及評審專家書面推薦供應商的書面函件）以及變更、更正公告和通知書；招標文件（包括競爭性談判文件、競爭性磋商文件、詢價通知書、單一來源論證和公示截圖及采購方案）以及變更、更正公告和通知書；投標文件（包括競爭性談判響應文件、競爭性磋商響應文件、詢價響應文件以及供應商對投標文件的補充、修改或撤回的文件）；評審專家抽取情況記錄（包括中途更換評審專家記錄）；評標（審）標準（包括評審過程中投標人的澄清、說明或者補正的書面資料，談判、磋商中的實質性變動情況）；評審報告；中標公告和中標通知書（包括成交公告、成交通知書，未中標通知書）；合同文本；行政救濟資料（包括質疑、投訴、行政復議和行政訴訟資料）；政府采購活動記錄（包括單一來源采購的協(xié)商情況記錄）；驗收證明（包括服務項目中的服務對象的感受情況）；采購項目績效評價資料（包括采購代理機構對評審專家的評價、評審專家對采購人、采購代理機構的評價）；在采購活動中有關違反政府采購法規(guī)情形的記錄等。
二是明確政府采購檔案保管的責任人。采購人是采購項目的責任人，那么采購人也就是政府采購檔案保管的責任人，負主體職責。哪怕是采購人委托給采購代理機構委托代理采購，但其對政府采購檔案保管的主體責任不因委托而消失或轉移。
采購人在政府采購檔案保管中負主體責任，但并不意味著其他政府采購當事人沒有義務和責任。當采購人委托給采購代理機構采購時，在委托期間，受托人（采購代理機構）有歸集和保管采購檔案的義務和責任。而作為服務機構的公共資料交易中心，也有錄制和保管音像資料的義務和責任。
由于政府采購活動有一個時間過程，各階段責任主體不同，而政府采購檔案又不可能分散在各采購階段的各責任主體中進行保管，這就必須出臺法規(guī)，明確各自的職責，要求各當事人在規(guī)定的期限內將采購檔案資料及時地移交給采購人，防止政府采購檔案散落于政府采購當事人手中，或因職責不清、保管不善而遺失，造成損失。
三是政府采購檔案管理與利用應依據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的規(guī)定進行。政府采購檔案是政府采購活動所直接形成的具有保存價值的原始記錄。和其他檔案一樣，政府采購檔案也具有歷史的再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特點。
依據《檔案法》的規(guī)定，對政府采購檔案的管理“應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。
對于政府采購檔案的利用，也應在《檔案法》的框架下，制定完善的利用制度。由于政府采購檔案與其他一些檔案相比有一定特殊性，在政府采購活動結束后的一定時期內是應相對保密的，所以個人或供應商是不能隨意查看的，因此，查看政府采購檔案必須履行相關手續(xù)和按規(guī)定的程序辦理。
四是政府采購檔案銷毀的程序及規(guī)定。我國《政府采購法》規(guī)定，“采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年”。法律規(guī)定的政府采購檔案至少是十五年，但十五年并非是最大限期。按照一般的理解，依據采購對象的不同，其政府采購檔案保存的限期不一致。如一般的會議服務采購項目，合同履行完成后，其檔案保存十五年即為到期。而大型工程項目的采購檔案的保管，其保存期應為從采購結束之日起到該工程項目的使用壽命到期之日后再加十五年。
從《政府采購法》實施到2018年年底，我國的政府采購改革正好走過了十五年歷程，第一批政府采購檔案也到了法定的最少保存年限，由于沒有相關法規(guī)，一些政府采購管理部門和集中采購機構對于越來越多的政府采購檔案束手無策，不知如何處理。而目前又沒有具體的規(guī)定和辦法，致使政府采購檔案管理成了一大負擔。
五是對違反《檔案法》有關規(guī)定的相關責任人員應依法追究的責任。我國《檔案法》第二十四條規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）違反本法第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉讓屬于國家所有的檔案的；（五）將檔案賣給、贈送給外國人或者外國組織的；（六）違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
對于《檔案法》所規(guī)定的處理條款，在政府采購的檔案管理中完全適用，除此之外，還應增加相關內容，主要有：錄制、保管音像資料的責任；移交資料的責任以及監(jiān)督管理部門的相關職責等。
在政府采購檔案管理的規(guī)定中應明確相應的處罰條款，也就是有責任，必須有相對應的違規(guī)處罰的條款。（宋軍 作者單位：湖北省荊門市政府采購辦公室）
（來源：中國政府采購報）
