某市一中學(xué)，原屬于市直單位，其集中采購目錄內(nèi)的項目都委托給市直集采部門（下稱“市政府采購中心”），前不久，市內(nèi)機構(gòu)改革，將其中學(xué)的管理權(quán)下放到了區(qū)里，區(qū)里要對該中學(xué)進行年度審計，而有關(guān)政府采購的檔案資料在市政府采購中心，所以，該中學(xué)以檔案資料不在學(xué)校為由不想審計。審計部門則要求該中學(xué)將政府采購檔案資料全部拿回來審計后再歸還市政府采購中心。而市政府采購中心則認為該檔案既然屬他們保管，則有保管職責(zé)，政府采購資料的借閱應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
僅此一個檔案的歸屬與借閱問題，雙方文來文往近一個月，搞得雙方都不愉快。
同樣，某市也是一個政府采購項目的音像資料的保管問題，因責(zé)任不落實，造成一個公開招標(biāo)項目的音像資料丟失，使政府采購監(jiān)管部門無法查閱評標(biāo)過程的音像資料。采購人說該項目是委托給采購代理機構(gòu)做的，采購代理機構(gòu)說是在公共資源交易中心開標(biāo)、評審的，公共資源交易中心說是采購代理機構(gòu)逾期沒有復(fù)制，自動覆蓋了?？傊氊?zé)不清、無法追究責(zé)任。
自2003年起，我國開始實施《政府采購法》，到2018年底正好是15年的時間。有些集中采購機構(gòu)也因大量的政府采購檔案的歸檔、保管而苦惱，因為，隨著時間的推移，政府采購資料的歸檔、保管花費了大量的人力、物力。有些政府采購檔案也正好達到了法定的失效期，處置也是費力費時的事。
而我國的政府采購法規(guī)對政府采購檔案的管理問題的相關(guān)條款規(guī)定較少，也不明確。只是在《政府采購法》第24條規(guī)定：采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
所以，目前我國亟待出臺一個高層級的政府采購檔案歸集、保管及相關(guān)責(zé)任以及違規(guī)處罰的規(guī)定或辦法。
依據(jù)政府采購工作實踐來看，政府采購檔案管理的規(guī)定或辦法應(yīng)包括如下內(nèi)容：
一是，政府采購文件資料所包含的范圍和內(nèi)容
目前，我國《政府采購法》規(guī)定，“采購文件包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報告、定標(biāo)文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料”。由于當(dāng)時《政府采購法》出臺時的歷史原因以及認知的局限性，將“采購文件”的所包含的范圍和內(nèi)容沒有窮盡和羅列出來。
從實際操作的情形看，政府采購的文件資料應(yīng)該包括：采購項目可行性研究報告（主要指大項目）；采購預(yù)算（包括追加的預(yù)算）；采購實施計劃；公開招標(biāo)公告截圖（包括邀請招標(biāo)的資格預(yù)審公告及預(yù)審結(jié)果、競爭性談判、競爭性磋商、詢價采購方式采用發(fā)布公告邀請和在供應(yīng)商庫中隨機抽取截圖以及評審專家書面推薦供應(yīng)商的書面函件）以及變更、更正公告和通知書；招標(biāo)文件（包括競爭性談判文件、競爭性磋商文件、詢價通知書、單一來源論證和公示截圖及采購方案）以及變更、更正公告和通知書；投標(biāo)文件（包括競爭性談判響應(yīng)文件、競爭性磋商響應(yīng)文件、詢價響應(yīng)文件以及供應(yīng)商對投標(biāo)文件的補充、修改或撤回的文件）；評審專家抽取情況記錄（包括中途更換評審專家記錄）；評標(biāo)（審）標(biāo)準(zhǔn)（包括評審過程中的投標(biāo)人的澄清、說明或者補正的書面資料，談判、磋商中的實質(zhì)性變動情況）；評審報告；中標(biāo)公告和中標(biāo)通知書（包括成交公告、成交通知書，未中標(biāo)通知書）；合同文本；行政救濟資料（包括質(zhì)疑、投訴、行政復(fù)議和行政訴訟資料）；政府采購活動記錄（包括單一來源采購的協(xié)商情況記錄）；驗收證明（包括服務(wù)項目中的服務(wù)對象的感受情況）；采購項目績效評價資料（包括采購代理機構(gòu)對評審專家的評價、評審專家對采購人、采購代理機構(gòu)的評價）；在采購活動中有關(guān)違反政府采購法規(guī)的情形的記錄等。
二是，明確政府采購檔案保管的責(zé)任人
采購人是采購項目的責(zé)任人，那么采購人也就是政府采購檔案保管的責(zé)任人，負主體職責(zé)。哪怕是采購人委托給采購代理機構(gòu)委托代理采購，但其對政府采購檔案保管的主體責(zé)任不因委托而消失或轉(zhuǎn)移。
采購人在政府采購檔案保管中負主體責(zé)任，但并不意味著其他政府采購當(dāng)事人沒有義務(wù)和責(zé)任。當(dāng)采購人委托給采購代理機構(gòu)委托采購時，在委托期間，受托人（采購代理機構(gòu)）有歸集和保管采購檔案的義務(wù)和責(zé)任。而作為服務(wù)機構(gòu)的公共資料交易中心，也有錄制和保管音像資料的義務(wù)和責(zé)任。
由于政府采購活動有一個時間過程，各階段責(zé)任主體不同，而政府采購檔案又不可能分散在各采購階段的各責(zé)任主體中進行保管，這就必須出臺法規(guī)，明確各自的職責(zé)，要求各當(dāng)事人在規(guī)定的期限內(nèi)將采購檔案資料及時地移交給采購人，防止政府采購檔案散落于政府采購當(dāng)事人手中，或因職責(zé)不清、保管不善而遺失，造成損失。
三是，政府采購檔案管理與利用應(yīng)依據(jù)《檔案法》的規(guī)定進行
政府采購檔案是政府采購活動所直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。和其他檔案一樣，政府采購檔案也具有歷史的再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點。
依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，對政府采購檔案的管理“應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。
對于政府采購檔案的利用，也應(yīng)在《檔案法》的框架下，制定完善的利用制度。由于政府采購檔案與其他一些檔案相比有一定特殊性，在政府采購活動結(jié)束后的一定時期內(nèi)是應(yīng)相對保密的，所以個人或供應(yīng)商是不能隨意查看的，因此，查看政府采購檔案必須履行相關(guān)手續(xù)和按規(guī)定的程序辦理。
四是，政府采購檔案銷毀的程序及規(guī)定
我國《政府采購法》規(guī)定，“采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年”。法規(guī)規(guī)定的政府采購檔案至少是十五年，但十五年并非是最大限期。按照一般的理解，依據(jù)采購對象的不同，其政府采購檔案保存的限期不一致。如一般的會議服務(wù)采購項目，合同履行完成后，其檔案保存十五年即為到期。而大型工程項目的采購檔案的保管，其保存期應(yīng)為從采購結(jié)束之日起到該工程項目的使用壽命到期之日后再加十五年。
從《政府采購法》實施到2018年底，我國的政府采購改革正好走過了十五年歷程，第一批政府采購檔案也到法定的最少保存年限，由于沒有相關(guān)法規(guī)，一些政府采購管理部門和集中采購機構(gòu)對于越來越多的政府采購檔案束手無策，不知如何處理。而目前又沒有具體的規(guī)定和辦法，致使政府采購檔案管理成了一大負擔(dān)。
五是，對違反了《檔案法》有關(guān)規(guī)定的相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)依法追究的責(zé)任
我國《檔案法》第24條規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：主要包括損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；涂改、偽造檔案的；違反本法第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；將檔案賣給、贈送給外國人或者外國組織的；違反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。
對于《檔案法》所規(guī)定的處理條款，在政府采購的檔案管理中完全適用，除此之外，還應(yīng)增加相關(guān)內(nèi)容，主要有：錄制、保管音像資料的責(zé)任；移交資料的責(zé)任以及監(jiān)督管理部門的相關(guān)職責(zé)等。
在政府采購檔案管理的規(guī)定中應(yīng)明確相應(yīng)的處罰條款，也就是有責(zé)任，必須有相對應(yīng)的違規(guī)處罰的條款。（作者：宋軍）
（來源：政府采購信息網(wǎng)）
