線上競(jìng)爭(zhēng)性談判是疫情期間多數(shù)企業(yè)開展競(jìng)爭(zhēng)性談判的主要方式，但若操作不當(dāng)，會(huì)嚴(yán)重影響采購(gòu)工作的效率和質(zhì)量，存在安全隱患，甚至?xí)o后續(xù)的項(xiàng)目合同簽訂及合同履約帶來麻煩。本文結(jié)合近期的競(jìng)談工作實(shí)踐對(duì)如何高效規(guī)范地開展線上競(jìng)爭(zhēng)性談判進(jìn)行了探討。
競(jìng)爭(zhēng)性談判（以下簡(jiǎn)稱“競(jìng)談”）因其競(jìng)爭(zhēng)充分、方式靈活的特點(diǎn)，在企業(yè)采購(gòu)中發(fā)揮了重要的作用。競(jìng)談采購(gòu)方式與招標(biāo)采購(gòu)方式不同之處在于采購(gòu)方、談判專家、采購(gòu)中介機(jī)構(gòu)需要與應(yīng)答人進(jìn)行溝通、協(xié)商和談判，可以就采購(gòu)中的相關(guān)不明確細(xì)節(jié)進(jìn)行詳盡的溝通。新冠肺炎疫情期間，由于受疫情管控的影響，競(jìng)談工作需要盡量地減少各類人員的近距離接觸，尤其是風(fēng)險(xiǎn)較高地區(qū)的人員接觸，因此線上競(jìng)爭(zhēng)性談判成了疫情期間多數(shù)企業(yè)開展競(jìng)談的一種重要方式。
采用線上競(jìng)談可以有效地避免應(yīng)答人與采購(gòu)人、中介機(jī)構(gòu)、評(píng)審專家及其他應(yīng)答人的近距離接觸，可以有效控制感染風(fēng)險(xiǎn)。但若操作不當(dāng)，則會(huì)影響采購(gòu)工作效率，導(dǎo)致采購(gòu)存在質(zhì)量安全隱患，甚至?xí)o后續(xù)的項(xiàng)目合同簽訂及合同履約帶來麻煩。
為了高效規(guī)范地開展線上競(jìng)談工作，需要從采購(gòu)文件的編制、應(yīng)答文件的要求、線上談判的過程管控、談判過程記錄等方面進(jìn)行全面深入地考慮。筆者下面結(jié)合近期的競(jìng)談工作實(shí)際談一下如何高效規(guī)范地開展線上競(jìng)爭(zhēng)性談判工作。
一、采購(gòu)文件的要求
采購(gòu)人發(fā)布采購(gòu)公告時(shí)需要明確，所有的應(yīng)答人均需要提供掃描版的應(yīng)答文件，即應(yīng)答文件除了要滿足采購(gòu)公告的要求外，還需要提供一份掃描版的電子文件。采購(gòu)公告中還需要同時(shí)明確，應(yīng)答人要對(duì)其提供的電子文件負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁弄虛作假，否則將由應(yīng)答人承擔(dān)一切后果。
其中可能存在的問題是應(yīng)答人為了將其中的蓋章版電子表格掃描清晰，往往會(huì)選擇高參數(shù)的掃描設(shè)置，從而致使整個(gè)電子文件容量偏大，打開或上傳時(shí)系統(tǒng)速度偏慢。因此，采購(gòu)人可以要求應(yīng)答人同時(shí)提供WORD版和PDF掃描版的應(yīng)答文件，從而方便評(píng)審專家查看。
由于談判過程由傳統(tǒng)的面對(duì)面談判變成了網(wǎng)絡(luò)視頻談判，因此采購(gòu)人應(yīng)在采購(gòu)文件中詳細(xì)介紹開展視頻談判的模式及操作要求，確保談判能及時(shí)高效開展。
另外，談判記錄的編制也會(huì)發(fā)生重大的變化，與線下面對(duì)面談判時(shí)的編制方式不同，需要采購(gòu)人在采購(gòu)文件中明確談判記錄的記錄方式及雙方確認(rèn)的方式。
二、應(yīng)答文件的要求
一是應(yīng)答文件要確保格式符合要求。提供的掃描件必須是規(guī)范的紙質(zhì)文檔的掃描件，嚴(yán)禁進(jìn)行圖片編輯，否則后果由應(yīng)答人承擔(dān)。
二是應(yīng)答文件必須確保清晰。尤其是涉及應(yīng)答人審計(jì)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，要確保通過放大能夠看得清晰。
三是應(yīng)答文件要同時(shí)提供掃描版和可編輯版。除了要提供掃描版的應(yīng)答文件外，還需要提供WORD或WPS可編輯版的文檔，并且提供的此類文檔必須有目錄，且目錄是自動(dòng)生成的，能夠方便查閱者查看。
三、中介機(jī)構(gòu)評(píng)審硬件、軟件的要求
線上評(píng)審與線下評(píng)審存在極大的區(qū)別，線上評(píng)審時(shí)評(píng)審專家查看的是電子版的應(yīng)答文件，談判過程采用的是視頻談判交流的方式，因此中介機(jī)構(gòu)需要提供開展上述談判的必要硬件和軟件。
首先，各評(píng)審專家的電腦硬件須滿足查看應(yīng)答文件軟件的要求。采用線下評(píng)審時(shí)，各評(píng)審專家在電腦上進(jìn)行的操作主要集中在填寫相關(guān)的閱標(biāo)記錄及相關(guān)的文檔處理方面，對(duì)電腦的配置沒有太嚴(yán)格的要求。而采用線上評(píng)審時(shí)，各評(píng)審專家需要查看的是文件容量較大的掃描件格式的文檔，因此需要滿足快速打開、快速查找的硬件要求。
其次，中介機(jī)構(gòu)需要準(zhǔn)備滿足多個(gè)供應(yīng)商共同視頻通話的房間及硬件設(shè)備，需要清晰地將評(píng)審室的信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到每位應(yīng)答人，同時(shí)需要將應(yīng)答人的信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳回評(píng)審室。視頻通話的硬件還需要具備錄制視頻的功能，確保將每個(gè)應(yīng)答人的細(xì)節(jié)全部記錄在案，以備后查。視頻通話需要具備加密功能，確保談判的內(nèi)容不被其他人竊取。由于談判時(shí)評(píng)審專家組需要與每個(gè)應(yīng)答人進(jìn)行單獨(dú)的談判，各應(yīng)答人談判的內(nèi)容、應(yīng)答的信息要求保密，當(dāng)出現(xiàn)技術(shù)安全問題導(dǎo)致某應(yīng)答人的信息被其他應(yīng)答人竊取時(shí)，將容易導(dǎo)致不公正現(xiàn)象。
再者，評(píng)審小組的小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器同樣需要滿足線上談判的要求。傳統(tǒng)的線下談判時(shí)，小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器傳輸?shù)奈募鄶?shù)為容量較小的文件，而線上競(jìng)談時(shí)可能會(huì)產(chǎn)生大量的容量較大的線上文檔，當(dāng)小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器的傳輸容量不夠、傳輸速度不快時(shí)，將會(huì)造成工作效率的降低，甚至影響線上競(jìng)談地順利進(jìn)行。
四、評(píng)審專家的選擇
采用線上操作評(píng)審方式，評(píng)審專家需要評(píng)審的是應(yīng)答人提供的電子版應(yīng)答文件而非紙質(zhì)版應(yīng)答文件，如果應(yīng)答人不熟悉電腦操作，不能熟練快捷地應(yīng)用相關(guān)軟件打開應(yīng)答文件，將會(huì)大大地降低評(píng)審的工作效率。
例如，在進(jìn)行不同應(yīng)用程序的切換時(shí)，可以采用“ALT+TAB”鍵進(jìn)行連續(xù)快捷切換，若采用鼠標(biāo)進(jìn)行切換，將大大降低工作效率，浪費(fèi)工作時(shí)間。又如，評(píng)審環(huán)節(jié)在PDF文檔中查找目的信息時(shí)，可以通過目錄查看頁碼，然后直接輸入頁碼來進(jìn)行目的信息的查找。如果評(píng)審專家不熟悉上述操作，將會(huì)極大地降低工作效率。
還有一點(diǎn)也需要注意，由于評(píng)審時(shí)評(píng)審專家需要長(zhǎng)時(shí)間在電腦前進(jìn)行操作，如果評(píng)審專家年齡偏大，甚至眼睛已經(jīng)老花，那么其在長(zhǎng)時(shí)間的評(píng)審過程中將會(huì)產(chǎn)生極大不便，甚至可能會(huì)引起評(píng)審專家的身體不適。
因此進(jìn)行線上競(jìng)談評(píng)審時(shí)，需要優(yōu)先選擇年富力強(qiáng)、熟悉電腦軟硬件的專家來評(píng)審。評(píng)審專家選擇恰當(dāng)后，將會(huì)極大地提高評(píng)審的工作效率，并進(jìn)一步縮短評(píng)審工作時(shí)間，減少各應(yīng)答人的等待時(shí)間。
五、談判過程記錄的要求
競(jìng)談采購(gòu)方式與招標(biāo)采購(gòu)方式最大的不同之處在于競(jìng)談采購(gòu)可以允許采購(gòu)人、評(píng)審專家與應(yīng)答人進(jìn)行充分的溝通交流，就采購(gòu)文件中不明確的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分的討論細(xì)化，此時(shí)需要將談判討論的內(nèi)容落實(shí)到紙面上，并且雙方簽字。
線下競(jìng)談時(shí)，可以非常方便地進(jìn)行雙方簽字的操作，但在線上進(jìn)行競(jìng)談時(shí)，則需要雙方通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行多個(gè)來回的確認(rèn)。
在進(jìn)行談判記錄的確認(rèn)時(shí)，可以先由應(yīng)答人按照中介機(jī)構(gòu)提供的應(yīng)答格式、根據(jù)談判的過程進(jìn)行編制談判記錄，談判記錄由應(yīng)答人完成初步編制，不建議采用線上過程進(jìn)行傳輸。初稿編制完成后，可以由評(píng)審專家通過視頻方式和途徑進(jìn)行審核，由于視頻路徑經(jīng)過安全加密，整體來說相對(duì)安全。當(dāng)評(píng)審專家對(duì)談判記錄審核完畢后，先由應(yīng)答人進(jìn)行簽字，簽字掃描并對(duì)文檔進(jìn)行安全加密后傳輸至中介機(jī)構(gòu)，中介機(jī)構(gòu)將文檔打印成紙質(zhì)版后，由評(píng)審專家在其上進(jìn)行簽字確認(rèn)。待疫情結(jié)束后，可以再要求供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)對(duì)上述談判記錄進(jìn)行再次蓋章。
六、中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目小組的要求
線上競(jìng)談方式對(duì)中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目小組提出了更高的要求，傳統(tǒng)的線下評(píng)審不需要進(jìn)行過多的線上視頻、線上文檔傳輸、線上文檔安全處理等操作，而線上評(píng)審所有的資料傳送及談判過程都需要全部采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。因此，項(xiàng)目小組必須在原先人員的基礎(chǔ)上增加至少1名熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)專業(yè)的操作人員，確保在談判過程中能及時(shí)有效應(yīng)對(duì)和解決可能出現(xiàn)的相關(guān)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等問題。
另外，為了提高整個(gè)項(xiàng)目談判的工作效率，項(xiàng)目小組甚至需要對(duì)應(yīng)答人、評(píng)審專家進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。針對(duì)應(yīng)答人，需要詳細(xì)說明線上相關(guān)應(yīng)答文件的處理、提供等具體的要求和操作方式，線上視頻連接的具體操作模式；針對(duì)評(píng)審專家，需要重點(diǎn)培訓(xùn)如何高效地進(jìn)行線上應(yīng)答文件的評(píng)審，確保既節(jié)省時(shí)間，又能準(zhǔn)確找到有用信息。
七、建立應(yīng)答溝通平臺(tái)
為了方便應(yīng)答人對(duì)項(xiàng)目相關(guān)信息的查看或視頻通話，中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組可以建立平臺(tái)，將所有應(yīng)答人全部加入，一方面可以通過平臺(tái)開展視頻談判，另一方面可以及時(shí)發(fā)布公告信息，方便所有人查看。
例如，當(dāng)需要對(duì)項(xiàng)目的某個(gè)細(xì)節(jié)信息進(jìn)行澄清時(shí)，可以由中介機(jī)構(gòu)發(fā)布蓋章版的信息，所有應(yīng)答人能夠全部及時(shí)查看，有效避免不公平現(xiàn)象的發(fā)生。又如，當(dāng)采購(gòu)人決定采取幾輪報(bào)價(jià)時(shí)，可以在平臺(tái)發(fā)布每輪報(bào)價(jià)具體的截止時(shí)間及開始時(shí)間。
但需要注意的是，項(xiàng)目組在建立溝通平臺(tái)時(shí)最好以項(xiàng)目為單元來進(jìn)行組建，其中應(yīng)答人僅限于對(duì)此項(xiàng)目的應(yīng)答人，其他無關(guān)應(yīng)答人嚴(yán)禁加入。
若競(jìng)談采購(gòu)方式完全采用線上方式來進(jìn)行，采購(gòu)人和中介機(jī)構(gòu)最需要關(guān)注的是應(yīng)答文件的規(guī)范提交、談判過程的安全開展以及談判記錄的規(guī)范記錄等方面，而上述內(nèi)容的規(guī)范高效開展需要中介機(jī)構(gòu)投入必要的人力和物力方能實(shí)現(xiàn)。
總之，各采購(gòu)人在采用線上競(jìng)談這種方式時(shí)需要把握的一個(gè)根本原則就是，落實(shí)各種措施確保各應(yīng)答人進(jìn)行了充分、深入、公平的競(jìng)爭(zhēng)，并對(duì)各類記錄進(jìn)行了規(guī)范的留痕。
作者：劉跟生 張 杰
作者單位：國(guó)網(wǎng)山東省電力公司電力科學(xué)研究院
來源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》
