為破解合同備案工作中的新情況與新問(wèn)題，文章通過(guò)介紹政府采購(gòu)合同備案的重要意義，從“由誰(shuí)備”“備哪些”“備什么”“怎么備”等方面詳細(xì)介紹了合同備案的主要內(nèi)容，并針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出了加強(qiáng)合同備案管理的意見(jiàn)建議，以期為采購(gòu)單位和監(jiān)管部門(mén)等提供參考，促進(jìn)政府采購(gòu)活動(dòng)效能提高和營(yíng)商環(huán)境持續(xù)提升。
政府采購(gòu)合同備案是政府采購(gòu)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，是強(qiáng)化采購(gòu)人主體責(zé)任、加快資金支付進(jìn)度、提高政府采購(gòu)效率的重要抓手。近年來(lái)，相關(guān)單位按照《政府采購(gòu)法》有關(guān)要求，規(guī)范單位采購(gòu)活動(dòng)，積極推進(jìn)采購(gòu)合同備案工作，規(guī)范性不斷提升。但從實(shí)際情況來(lái)看，也存在部分單位重視程度不夠、備案不及時(shí)、備案信息不完整等問(wèn)題。當(dāng)前，政府采購(gòu)制度改革不斷深化，“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購(gòu)”應(yīng)用持續(xù)推進(jìn)，合同備案工作在政府采購(gòu)管理中的重要作用更加凸顯。如何加強(qiáng)政府采購(gòu)合同備案管理，進(jìn)一步創(chuàng)新政府采購(gòu)合同應(yīng)用，充分發(fā)揮政府采購(gòu)在支持中小微企業(yè)發(fā)展方面的作用，是各單位面臨的一個(gè)重大課題，需要認(rèn)真研究。
一、政府采購(gòu)合同備案的重要意義
（一）政府采購(gòu)合同備案是政府采購(gòu)法律法規(guī)明確的內(nèi)容
《政府采購(gòu)法》第四十七條規(guī)定，“政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)合同自簽訂之日起七個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)和有關(guān)部門(mén)備案?！睂?duì)于采購(gòu)人未按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行合同備案的，《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第六十七條明確規(guī)定，“對(duì)于未按照規(guī)定時(shí)間將政府采購(gòu)合同副本報(bào)本級(jí)人民財(cái)政部門(mén)和有關(guān)部門(mén)備案的”，“由財(cái)政部門(mén)責(zé)令限期改正，給予警告，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人依法給予處分，并予以通報(bào)”。因此，政府采購(gòu)合同在簽訂完成后進(jìn)行合同備案是采購(gòu)人應(yīng)該履行的法定職責(zé)，采購(gòu)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守和規(guī)范執(zhí)行。
（二）政府采購(gòu)合同備案是采購(gòu)人主體責(zé)任履行的重要體現(xiàn)
各單位是政府采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行的主體，負(fù)責(zé)政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，確定采購(gòu)需求與付款條件，組織政府采購(gòu)活動(dòng)，簽訂政府采購(gòu)合同，對(duì)政府采購(gòu)合同備案信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。由于政府采購(gòu)合同備案工作政策性強(qiáng)、時(shí)限要求緊、質(zhì)量要求高，一方面采購(gòu)人需要依法依規(guī)與供應(yīng)商簽訂政府采購(gòu)合同，并進(jìn)行合同公示、合同備案、合同追加、合同備案變更等，對(duì)政府采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等全過(guò)程負(fù)主體責(zé)任。另一方面采購(gòu)人需要主動(dòng)學(xué)習(xí)政府采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)及政策，不斷提高單位的專業(yè)化水平，確保采購(gòu)合同備案工作落實(shí)好并執(zhí)行到位。
（三）政府采購(gòu)合同備案是規(guī)范政府采購(gòu)活動(dòng)的重要抓手
政府采購(gòu)合同是政府采購(gòu)預(yù)算與政府采購(gòu)活動(dòng)結(jié)果的具體體現(xiàn)，采購(gòu)單位在政府采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后依據(jù)招標(biāo)文件、采購(gòu)需求、投標(biāo)文件、約定的付款方式、評(píng)標(biāo)報(bào)告等內(nèi)容，在中標(biāo)或成交通知書(shū)發(fā)出之日起三十日內(nèi)與供應(yīng)商簽訂政府采購(gòu)合同，合同簽訂后應(yīng)當(dāng)及時(shí)備案。政府采購(gòu)合同內(nèi)容是否完整、合同備案是否及時(shí)，直接影響著政府采購(gòu)項(xiàng)目以及后續(xù)資金支付等工作能否順利進(jìn)行。政府采購(gòu)合同簽訂與備案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性是采購(gòu)單位管理水平的具體體現(xiàn)，能有效檢驗(yàn)采購(gòu)單位的內(nèi)控管理與政府采購(gòu)活動(dòng)的專業(yè)化水平。
（四）政府采購(gòu)合同備案是財(cái)政部門(mén)監(jiān)管的重要內(nèi)容
政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)依法依規(guī)對(duì)備案的合同文本進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同是否符合政府采購(gòu)法律法規(guī)和政策要求、是否符合采購(gòu)預(yù)算管理要求、合同主要內(nèi)容及相關(guān)條款是否與招標(biāo)采購(gòu)文件要求一致、合同變更情況和備案合同與招標(biāo)文件及評(píng)標(biāo)報(bào)告等內(nèi)容是否一致、是否按規(guī)定程序進(jìn)行備案等情況，對(duì)存在違法違規(guī)行為的單位和個(gè)人進(jìn)行監(jiān)督檢查，一經(jīng)查實(shí)將按照《政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
二、當(dāng)前政府采購(gòu)合同備案中存在的問(wèn)題
（一）思想認(rèn)識(shí)方面
部分單位對(duì)合同備案工作不夠重視，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到合同備案工作的重要性，在政府采購(gòu)活動(dòng)中重視采購(gòu)活動(dòng)程序，但是對(duì)中標(biāo)或成交后的合同簽訂及備案環(huán)節(jié)不重視，存在備案不及時(shí)、備案信息不完整等情況。部分單位雖然對(duì)合同備案工作進(jìn)行了部署與要求，但實(shí)際過(guò)程中并未嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致備案工作進(jìn)展緩慢，及時(shí)性和規(guī)范性無(wú)法保證。
（二）備案規(guī)定方面
政府采購(gòu)法律法規(guī)對(duì)采購(gòu)人進(jìn)行合同備案作出了要求，但在采購(gòu)單位實(shí)際操作過(guò)程中，由于沒(méi)有詳細(xì)的規(guī)定，具體操作過(guò)程缺乏可參考的細(xì)則，對(duì)備案流程、備案內(nèi)容以及備案變更流程等不清楚或不明晰。部分地區(qū)或單位雖然制定了備案的規(guī)定，但多為一些粗的規(guī)定和管理框架，可操作性不強(qiáng)，并且對(duì)單位內(nèi)部合同備案工作的職責(zé)也沒(méi)有明晰的界定，不能很好地指導(dǎo)實(shí)際操作。
（三）備案質(zhì)量方面
部分單位在進(jìn)行政府采購(gòu)合同備案時(shí)隨意性比較大，備案合同信息不完整，未按照合同約定的內(nèi)容進(jìn)行信息報(bào)備，提交的備案信息質(zhì)量不高。如存在合同備案時(shí)的供應(yīng)商名稱與中標(biāo)通知書(shū)上的名稱不一致、未完整填寫(xiě)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、備案信息不準(zhǔn)確等情況。
（四）政策執(zhí)行方面
按照政府采購(gòu)法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，采購(gòu)人應(yīng)在簽訂政府采購(gòu)合同后七個(gè)工作日內(nèi)到本級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)備案，對(duì)政府采購(gòu)合同實(shí)行“備案制”，旨在簡(jiǎn)化備案管理業(yè)務(wù)流程，提高政府采購(gòu)合同備案率。但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，影響政府采購(gòu)合同備案效率的因素依然存在：從監(jiān)管部門(mén)角度來(lái)說(shuō)，部分地區(qū)未嚴(yán)格落實(shí)備案制有關(guān)要求，在合同備案過(guò)程中變相設(shè)置審批條件，導(dǎo)致備案流程復(fù)雜，審核鏈條時(shí)間長(zhǎng)；從采購(gòu)單位角度來(lái)說(shuō)，政府采購(gòu)管理工作有待加強(qiáng)，涉及合同備案工作的部門(mén)、環(huán)節(jié)、崗位職責(zé)不清，內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率不高。
（五）技術(shù)支撐方面
部分地區(qū)采購(gòu)單位在進(jìn)行政府采購(gòu)合同備案時(shí)仍需通過(guò)線下方式，合同簽訂完成后需要將紙質(zhì)合同副本送交財(cái)政部門(mén)，合同備案效率不高。由于采用線下方式備案，政府采購(gòu)合同相關(guān)信息匯總統(tǒng)計(jì)數(shù)量多、難度大，信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性難以得到有效保障，同時(shí)紙質(zhì)備案模式也給備案合同的查詢與歸檔管理等帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。各地區(qū)信息化發(fā)展不平衡，部分地區(qū)政府采購(gòu)管理的基礎(chǔ)薄弱，信息化發(fā)展水平落后，涉及合同備案業(yè)務(wù)無(wú)信息系統(tǒng)支撐或信息系統(tǒng)支撐能力不夠，備案工作的及時(shí)性得不到有效保證。
三、政府采購(gòu)合同備案的主要內(nèi)容
政府采購(gòu)合同一般包括項(xiàng)目名稱、采購(gòu)人與供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、付款方式、驗(yàn)收要求、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等內(nèi)容。政府采購(gòu)合同備案有一定的程序和要求，在具體備案過(guò)程中，要重點(diǎn)把握四個(gè)方面。
（一）要清楚由誰(shuí)備
采購(gòu)人是政府采購(gòu)合同備案的主體，無(wú)論是采購(gòu)人直接與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂的合同，還是委托代理機(jī)構(gòu)簽訂的采購(gòu)合同，都需要由采購(gòu)人進(jìn)行備案。因此，采購(gòu)人要充分認(rèn)識(shí)在合同備案中的主體責(zé)任，樹(shù)牢“主人翁精神”，加大對(duì)本單位合同備案工作的安排部署，落實(shí)合同備案工作時(shí)限和質(zhì)量要求，不斷推進(jìn)采購(gòu)人主體責(zé)任的落實(shí)和政府采購(gòu)效率的提升。
（二）要清楚備哪些
采購(gòu)人依法實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)簽訂的政府采購(gòu)合同，都需要進(jìn)行合同備案。從便于把握和執(zhí)行層面來(lái)看，在本級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行政府采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃備案的項(xiàng)目，采購(gòu)合同簽訂后都要及時(shí)進(jìn)行合同備案。具體合同金額未能確定的政府采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)備案相關(guān)的框架協(xié)議。屬于《政府采購(gòu)法》第八十五條規(guī)定的緊急采購(gòu)和保密采購(gòu)項(xiàng)目，以及集中采購(gòu)目錄以外、限額標(biāo)準(zhǔn)以下的項(xiàng)目，可以不進(jìn)行合同備案。
（三）要清楚備什么
政府采購(gòu)合同是明確采購(gòu)人與供應(yīng)商的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的法律文書(shū)，采購(gòu)人和中標(biāo)、成交供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照平等、自愿的原則依法簽訂采購(gòu)合同。在實(shí)際采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中，招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等都屬于合同的一部分內(nèi)容，因此在合同備案時(shí)，除了需要備案簽訂的采購(gòu)合同，財(cái)政部門(mén)通常也會(huì)要求將招標(biāo)采購(gòu)文件、投標(biāo)文件等一并提交備案。除此之外，與采購(gòu)合同簽訂相關(guān)的中標(biāo)或成交通知書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告等也應(yīng)作為合同備案的內(nèi)容。采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)可以根據(jù)本級(jí)監(jiān)管的需要，確定采購(gòu)單位合同備案的“清單”，以便采購(gòu)人“心中有數(shù)”，做到“有的放矢”。對(duì)于合同備案后發(fā)生的合同變更行為，如供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商賬號(hào)等信息變更以及補(bǔ)充合同簽訂時(shí)，都需要在原有合同備案的基礎(chǔ)上及時(shí)對(duì)變更后的內(nèi)容進(jìn)行備案。
（四）要清楚怎么備
采購(gòu)合同備案的時(shí)間要求是合同自簽訂之日起七個(gè)工作日，根據(jù)各地不同的管理規(guī)定和要求，合同備案可以分為線上和線下兩種形式，即通過(guò)紙質(zhì)備案和通過(guò)信息系統(tǒng)備案。隨著政府采購(gòu)領(lǐng)域信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，多地都開(kāi)發(fā)建設(shè)了合同備案的信息系統(tǒng)，采購(gòu)人將簽訂采購(gòu)合同文本的電子文檔上傳至政府采購(gòu)合同備案系統(tǒng)或者合同備案功能模塊，填寫(xiě)合同內(nèi)容、資金支付條件、供應(yīng)商名稱、賬戶、地址等必要的合同信息后，提交監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行備案審核。對(duì)于集中采購(gòu)目錄內(nèi)、采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的政府采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人必須依法履行合同備案；對(duì)于采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以下的項(xiàng)目，即使已經(jīng)在政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行過(guò)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃備案，也應(yīng)該進(jìn)行合同備案；對(duì)于通過(guò)“網(wǎng)上商城”“電子賣(mài)場(chǎng)”等形式進(jìn)行的零星采購(gòu)，通過(guò)將采購(gòu)合同模板化等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備案。
合同備案及履約完成后，采購(gòu)單位要及時(shí)組織驗(yàn)收或工程竣工結(jié)算，驗(yàn)收合格或竣工結(jié)算后，要按照合同約定辦理資金支付，確保政府采購(gòu)資金能夠及時(shí)撥付給最終供應(yīng)商。如果供應(yīng)商為中小微企業(yè)，要簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，優(yōu)化資金支付流程，做到隨到隨辦，提高支付效率，提供更好的服務(wù)。
四、進(jìn)一步加強(qiáng)政府采購(gòu)合同備案管理的對(duì)策和建議
政府采購(gòu)合同備案工作影響面廣、關(guān)注度高，是各級(jí)采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)和采購(gòu)單位面臨的一項(xiàng)管理難題，需要堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向和問(wèn)題導(dǎo)向，制度與技術(shù)雙軌并行，同步推進(jìn)，一方面加大政策保障，另一方面加強(qiáng)措施舉措，推進(jìn)政府采購(gòu)合同備案管理水平不斷提升。
（一）提高思想認(rèn)識(shí)
采購(gòu)單位要高度重視，充分認(rèn)識(shí)合同備案在整個(gè)政府采購(gòu)活動(dòng)中的重要作用，將合同備案作為加強(qiáng)單位政府采購(gòu)管理及工作落實(shí)考評(píng)的重要內(nèi)容，落實(shí)落細(xì)備案管理相關(guān)要求。由于備案工作對(duì)時(shí)效性要求特別高，各單位要主動(dòng)履行合同備案主體責(zé)任，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，細(xì)化部門(mén)內(nèi)部分工，保障合同備案工作順利開(kāi)展。財(cái)政部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人合同備案工作的培訓(xùn)和政策指導(dǎo)，不斷提高采購(gòu)單位合同備案業(yè)務(wù)能力與工作水平，滿足合同備案工作的需要。
（二）細(xì)化制度規(guī)定
財(cái)政部門(mén)要結(jié)合本地實(shí)際，細(xì)化合同備案相關(guān)制度和規(guī)定，明確備案工作責(zé)任、辦理渠道、辦理時(shí)限、申請(qǐng)材料、工作流程、操作細(xì)則、意見(jiàn)反饋、強(qiáng)化應(yīng)用等，規(guī)范采購(gòu)單位合同備案行為，通過(guò)發(fā)布政府采購(gòu)合同備案“辦事指南”“一次辦妥告知書(shū)”“流程圖”等，確保備案各階段、各環(huán)節(jié)、各流程有章可循和有據(jù)可依，為合同備案工作提供強(qiáng)有力的制度保障。
（三）強(qiáng)化服務(wù)保障
一方面，政府采購(gòu)合同監(jiān)管部門(mén)要不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，梳理現(xiàn)有規(guī)章制度，消除與備案制相沖突或不一致的做法，破解采購(gòu)單位在政府采購(gòu)合同備案中的堵點(diǎn)和難點(diǎn)，優(yōu)化政府采購(gòu)合同備案流程。不斷優(yōu)化和完善備案措施和手段，通過(guò)設(shè)置合同簽訂時(shí)間，根據(jù)法定備案時(shí)間要求提醒采購(gòu)人及時(shí)進(jìn)行合同備案，提升服務(wù)精細(xì)化水平。打通財(cái)政內(nèi)部信息系統(tǒng)，將采購(gòu)合同備案作為資金支付的必要條件，只有在完成合同備案并按照付款約定完成驗(yàn)收后，才能發(fā)起政府采購(gòu)項(xiàng)目資金申請(qǐng)，有效提高備案的主動(dòng)性和及時(shí)性。另一方面，發(fā)揮政府采購(gòu)項(xiàng)目合同備案后聚集的優(yōu)勢(shì)，以備案通過(guò)的政府采購(gòu)合同為基礎(chǔ)，探索、創(chuàng)新、深化合同融資、合同擔(dān)保等應(yīng)用，為中小企業(yè)融資提供新的途徑。建立以企業(yè)名稱為索引的政府采購(gòu)合同電子數(shù)據(jù)庫(kù)，在確保安全的情況下，提供對(duì)政府采購(gòu)合同企業(yè)主體信息的便捷高效查詢。
（四）加強(qiáng)合同備案監(jiān)管
破解備案制要求下加強(qiáng)政府合同備案管理的難題，要重點(diǎn)在“創(chuàng)新”上下功夫，創(chuàng)新監(jiān)督檢查方式，將合同備案管理納入政府采購(gòu)管理全過(guò)程監(jiān)管內(nèi)容，通過(guò)構(gòu)建涵蓋采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃編制、計(jì)劃備案、采購(gòu)信息發(fā)布、合同公示、合同備案、履約驗(yàn)收、資金支付等政府采購(gòu)管理全過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控體系，推進(jìn)政府采購(gòu)實(shí)施活動(dòng)與采購(gòu)合同備案相銜接，以合同備案串聯(lián)備案合同與資金支付，切實(shí)提升對(duì)合同備案監(jiān)管的針對(duì)性。加大對(duì)政府采購(gòu)合同備案的監(jiān)督檢查力度，將合同備案作為政府采購(gòu)監(jiān)督管理工作的重要任務(wù)以及政府采購(gòu)績(jī)效考評(píng)的重要內(nèi)容，對(duì)各單位合同備案檢查情況及時(shí)通報(bào)，督促其不斷提升合同備案的規(guī)范性。
（五）提升信息技術(shù)支撐
梳理信息化管理理念，結(jié)合合同備案管理手段和服務(wù)要求，充分運(yùn)用信息化手段，借助區(qū)塊鏈、云平臺(tái)等技術(shù)，強(qiáng)化政府采購(gòu)合同備案技術(shù)支撐。開(kāi)發(fā)完善采購(gòu)合同備案信息系統(tǒng)，搭建合同備案的“快速路”，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)合同備案線上辦理。加強(qiáng)對(duì)備案合同信息全要素管理，實(shí)現(xiàn)各類報(bào)表自動(dòng)匯總生成，滿足監(jiān)管部門(mén)和采購(gòu)單位各種統(tǒng)計(jì)的需要。強(qiáng)化合同備案全過(guò)程電子化管理，推行全程管理留痕，確保合同備案各環(huán)節(jié)操作可查詢、可追溯。從切實(shí)減輕采購(gòu)單位工作量的角度出發(fā)，簡(jiǎn)化采購(gòu)人備案的系統(tǒng)操作，優(yōu)化用戶體驗(yàn)和合同備案流程，對(duì)符合要求的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)備案，提高采購(gòu)單位合同備案的便捷性。推進(jìn)與公共資源交易平臺(tái)、國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)項(xiàng)目合同一次備案、多處共享共用。
作者：鄭智杰
作者單位：河南省財(cái)政廳信息化管理辦公室
來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》
