把“精細、極致、專業(yè)、滿意”理念落到實處
——一個來自多品種“三跨”項目的采購體驗
■ 秦志龍
筆者最近遇到一個具有挑戰(zhàn)性的項目，認為很有必要與各位同行探討和分享。某區(qū)機關(guān)事務(wù)管理局因預(yù)算批復(fù)及采購平臺技術(shù)限制等原因，特委托上海市政府采購中心（以下簡稱“中心”）進行集中采購，本項目不僅采購內(nèi)容繁雜、服務(wù)內(nèi)容多樣，而且屬于突破行政級次、地區(qū)和部門（簡稱“三跨”）的集中采購項目。
需求溝通
筆者以為，一份合適的采購需求是招標成功的第一步，也是非常關(guān)鍵的一步。采購需求一般分為技術(shù)、商務(wù)兩個部分并分別進行闡述，技術(shù)要求是指對采購標的功能和質(zhì)量的要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和標準等。商務(wù)要求是指取得采購標的時間、地點、財務(wù)和服務(wù)的要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務(wù)以及保險等。
筆者上述提及的項目預(yù)算為3280萬元，包含了綜合物業(yè)、餐飲管理、設(shè)備管理、房屋修繕、會務(wù)禮儀、保安、保潔、綠化等服務(wù)內(nèi)容，且具有地域廣泛、服務(wù)要求復(fù)雜等特點。由于預(yù)算及采購平臺技術(shù)限制等因素，該項目必須合成一個項目一次招標，本次招標中的很多內(nèi)容不屬于集中采購范圍，中心經(jīng)辦人對此了解甚少。因此，本次采購需求的溝通變得尤為重要。
在進行需求溝通時，中心經(jīng)辦人員著重從以下幾個方面開展了相關(guān)工作：首先重點向采購人介紹《政府購買服務(wù)管理辦法》（財政部令第102號）和《政府采購需求管理辦法》（財庫〔2021〕22號），明確哪些是必須的？哪些是可選的？又有哪些是屬于禁止性、限制性要求？既讓采購人心中有數(shù)、又便于日后的正式溝通，也就是說，讓采購人明白，許多要求不能提是因為法規(guī)限制，而非中心經(jīng)辦人員故意刁難。
其次，根據(jù)采購內(nèi)容，經(jīng)辦人員分別對每項采購需求進行了認真、細致地討論，尤其對采購需求和采購實施計劃的合法性、合規(guī)性、合理性展開了充分的溝通。
最后，中心經(jīng)辦人員對采購人提出的最低限價要求進行了解釋和說明，告知財政部有明確要求，對政府采購項目只能提出最高限價要求而不得設(shè)置最低限價。采購人認為，其在申請預(yù)算時，對每項服務(wù)需要投入的人力是進行過認真測算的，而招標時不允許設(shè)置最低限價，勢必會造成偏離預(yù)算較多的報價投標人縮減人員投入。
綜上，筆者以為，采購人的擔心不無道理，因為對服務(wù)類項目而言，人力資源的投入是保證服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，而國家對勞動者的勞動報酬是有最低工資標準要求的。這是一個兩難選擇，但我們必須遵守法律法規(guī)，期望各投標人也能遵守法律法規(guī)，誠信報價、公平競爭。
項目策劃
項目策劃的重要性是毋容置疑的，其所要花費的精力也是頗多的。除了需要確定常規(guī)的供應(yīng)商資格條件、評審規(guī)則等，還要充分考慮落實支持創(chuàng)新、綠色發(fā)展、中小企業(yè)發(fā)展等政府采購政策功能以及合同管理安排，包括合同類型、定價方式、合同文本的主要條款、履約驗收方案、風險管控措施等。
基于本項目的復(fù)雜程度，我們還要考慮的是如何按照服務(wù)內(nèi)容、范圍、地域的不同進行合理分包（當然，最理想、最簡單的做法是分成多個項目，但由于多種因素制約，只能放在一個項目中一次招標），與采購人進行了充分溝通，并綜合考慮需求與采購平臺之間的現(xiàn)實可能性，最后，中心將本項目分成了8個包件。項目策劃的難點在于要設(shè)計一個既符合法規(guī)要求又滿足采購人要求的評審規(guī)劃和評分標準，對本項目而言，除了要考慮評審因素應(yīng)當按照采購需求、實現(xiàn)項目目標相關(guān)的其他因素以及設(shè)定客觀、量化的評審因素、分值和權(quán)重外，還要考慮各包件的特點，既要考慮通用因素又要考慮個性要求。
雖然在需求溝通時已經(jīng)對需求的合法性、合規(guī)性、合理性進行了討論，但在項目策劃過程中，仍然需要對招標文件進行非歧視性、競爭性、采購政策、履約風險等的再一次審查，確保招標文件的合法性、合規(guī)性、完整性。
評標準備
行百里者半九十，評標過程的結(jié)束意味著招標過程的“收官”，其重要性不言自明。在該項目中，首先，中心經(jīng)辦人員會同采購人進行資格審查和認真、細致的匯標工作，并在匯標時嚴格遵守只客觀摘錄、不主觀評價的基本原則，最終除了匯總出一份商務(wù)要求對照表外，還整理了一份技術(shù)匯總導(dǎo)讀表，客觀摘錄投標人所響應(yīng)的技術(shù)要點、所在頁碼等信息供專家參考，為節(jié)約評標時間、提高評標質(zhì)量做必要的技術(shù)儲備。
其次，中心經(jīng)辦人員科學(xué)、合理地安排了評標時間，由于項目復(fù)雜、包件多，原計劃要封閉2天，但又基于諸多客觀條件的限制，最終決定安排在1天內(nèi)完成，并在申請專家時，就明確告知專家參與本項目評標時需要晚上加班，請專家做好準備。
最后，當然是要嚴格執(zhí)行評標程序和評標紀律，例如，到了晚上，有專家就提出能否使用手機給家里報個平安？對此，中心的答案是當然不能。又有專家提出：“這個項目這么復(fù)雜，我們評得這么辛苦，是否可以增加評標費？”對此，中心的回答是，會按評標時間，按評標費支付標準支付。諸如此類，不一而足。
難點分析
本項目的難點除了項目復(fù)雜、內(nèi)容繁雜以外，還受制于采購平臺技術(shù)，這對采購機構(gòu)和經(jīng)辦人員來講都是一個挑戰(zhàn)。對此，筆者進行了總結(jié)，該項目主要存在以下幾個難點：第一，既要考慮普遍性又要考慮特殊性，例如資格條件的設(shè)置，有些包件需要面向中小企業(yè)采購，有些包件又需要面向所有企業(yè)采購，且由于采購平臺技術(shù)限制（不能按包件分別確定的企業(yè)屬性進行價格分自動計算），對小微企業(yè)的價格評審優(yōu)惠必須進行人工調(diào)整，不僅工作量大，還容易出錯。第二，評審因素的設(shè)置更為復(fù)雜，因為采購平臺不支持對每個包分別設(shè)置評審因素，所以只能對一些個性化內(nèi)容相對集中在某些評審因素下的，分別進行文字描述，換言之，就是在招標文件中對其分別進行完整描述，再在采購平臺中進行統(tǒng)一處理。對共性內(nèi)容也進行集中處理，既要滿足采購平臺技術(shù)限制，又要滿足評審因素必須與采購需求相對應(yīng)的原則。第三，對房屋修繕、會務(wù)禮儀等不屬于集中采購目錄的內(nèi)容，且經(jīng)辦人員不熟悉、以前也沒有接觸過的內(nèi)容，中心工作人員只能邊學(xué)習、邊摸索，從而更好地完成采購任務(wù)。
感悟
本項目能按計劃保質(zhì)保量圓滿完成，除了秉持“精細、極致、專業(yè)、滿意”的服務(wù)理念外，更離不開采購人和中心雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視、監(jiān)管部門的支持以及經(jīng)辦人員的配合和努力。
一是領(lǐng)導(dǎo)重視。在項目正式委托之前，雙方領(lǐng)導(dǎo)即就本項目的采購進行了充分的溝通，確定了委托的前提條件（因為是“三跨”項目，采購平臺的技術(shù)限制使委托存在一定的困難）、需要解決的各類問題，例如實施計劃、需求準備、人員對接等，并對采購過程有可能會發(fā)生的問題做了預(yù)判，也制定了必要的應(yīng)對措施等預(yù)案。
二是監(jiān)管部門的支持。在項目正式委托前，雙方監(jiān)管部門就如何委托、怎么操作等問題進行了商討和研究，完成了平臺委托以及預(yù)算細分等內(nèi)容。雙方監(jiān)管部門的大力支持，為本項目能夠順利實施提供了必要的條件保證。
三是經(jīng)辦人員的配合和努力。無論是需求溝通、項目策劃還是評標準備等各個環(huán)節(jié)，雙方經(jīng)辦人員始終保持密切聯(lián)系、全力配合、努力工作，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、處理、解決。雙方之間的充分理解也是本項目能得以順利、圓滿、快速完成的重要保證，“理解萬歲”絕不僅僅是一句口號。
（作者單位：上海市政府采購中心）
來源：中國政府采購報
