公司采購詢價管理規(guī)定
為進一步理順集團公司采購價格管理流程，降低集團公司的采購成本，提高集團公司各工廠的競爭力，特對采購詢價管理作出以下規(guī)定：
一、比價運作程序
1、采購前由采購人員詢價，詢價時要以同等技術標準填寫比價單，要詳細注明三家以上供方比價情況，包括供貨時間、物資名稱、規(guī)格、品牌、標準及供方名稱、采購數(shù)量、單價、付款方式、運費金額及負擔方式等。
2、金屬類物資原則上必須按重量單位采購，要明確規(guī)格、材質，如確實以米、個、支、根等計量單位外購金屬物資，比價單上要標注實際重量，以便與入庫過磅重量相比較。采購帶有包裝物的物資如包裝物需返還供貨方的，須在比價單中明確注明包裝物由供方回收并通知車間。
3、采購員凡是提報在比價單上的客戶必須是有效的客戶，嚴禁虛報。采購員在采購過程中可以通過其他渠道參考所購物資的價格，但是對于沒有把握的客戶，嚴禁填寫在比價單上。
4、凡是采購業(yè)務范圍內(nèi)的物資，原則上不得少于三家比價，一次性單筆采購金額2000元以上（含2000元），要求各采購員每月比價三家以上的戶數(shù)應達到60%以上，二家以上應達到90%以上，一家的戶數(shù)應低于10%。
5、供貨方只有一家的比價單，須在采購說明中具體說明理由,為何只使用一家。杜絕采購中的“權利"行為和“個人”行為。
6、因技術或其它部門指定只有一家的(屬按合同定點采購的，要提供合同復印件,無合同復印件的必須事先由集團總經(jīng)理批準)，須在“采購說明"一欄中詳細說明情況，凡外購物資外加包裝費的,必須在比價單上標出費用金額。
7、技術部門或其它部門指定采購的，只能指定品牌不得指定廠家;可指定多個品牌，多個廠家。不應給采購部門的工作設置障礙。
8、審計部在同等質量同等技術要求下，如發(fā)現(xiàn)其它廠家供貨價格低于比價單上最低價格的，可另選廠家。因審計部[各類審計方法報告模搜索關注公眾號內(nèi)審網(wǎng)獲取,內(nèi)審網(wǎng)注]更換廠家導致出現(xiàn)質量問題，須承擔責任。
9、凡是實施比價的物資在市場價格不變的情況下，其比價周期為三個月(鋼材及化工類等價格波動較大的物資必須隨時采購隨時比價)，超出比價周期的(單獨訂貨期限超過三個月的物資以訂合同為準)重新采購時，需將比價單傳審計部備案。
10、對于承接我公司業(yè)務的客戶，采購員嚴禁向其他客戶透漏接該項業(yè)務客戶的任何信息。
11、涉及到采購物資的付款方式，采購員或是價格專員首選匯票方式。
12、采購物資需同時支付承兌匯票和電匯的，應同時提報承兌匯票價格和現(xiàn)款價格，不得只提報承兌匯票價格。
13、采購部門提報的所有物資應提前兩天提報審計部;對于大型物資及設備的采購，采購部門應提前三天將比價單傳到審計部。
14、采購部門必須按照比價單確定的供貨單位安排采購，未經(jīng)批準不得調(diào)戶。在審計部門未確定供貨單位及價格前，采購部門不得提前定價采購，否則因更換客戶或價格變動所造成的一切后果均由經(jīng)辦人負責。
15、因維修或急用的物資，當日當批總額不超過1000元的可以不履行比價手續(xù),必須由本部門分管領導批準。采購員處理發(fā)票時將“價格明細表送至審計部,由審計部核對價格并備案。
16、對于采購業(yè)務范圍內(nèi)的物資，采購員應提報到公司廠區(qū)的含運費含發(fā)票價格，盡量杜絕產(chǎn)生運費或者寄存費等。
17、審計部接到比價單時,急用物資的比價單在接收后4小時內(nèi)完成比價,其他物資在不耽誤使用的前提下最遲在1個工作日內(nèi)比價完畢。
18、審計部每月8號之前將比價情況及事后監(jiān)督情況提報給集團領導,有必要通報各業(yè)務總經(jīng)理的，要提報給各業(yè)務總經(jīng)理。
19、對選定的供應商，采購部門應與之簽訂"框架合同"，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權利與義務、雙方互惠條件，定期評價，合理流動。
20、采購人員在比價單中標注“同價同供"的，僅指比價單中的供貨商不得隨意換戶。比價單中出現(xiàn)的“同供”要有明確的供貨比例，質量好、供貨及時的可以給與更高的比例。
21、對于外協(xié)廠家給公司制作的外協(xié)加工件，一旦出現(xiàn)質量問題的應嚴格追究相關責任人的責任，并由供應商按成本金額賠償。
22、采購計劃要嚴謹,應按照實際的生產(chǎn)計劃下發(fā)，因計劃下達不準確而造成大量材料的浪費，由相關人員承擔損失。
二、獎罰制度
(一)采購員扣罰規(guī)定
1、凡發(fā)現(xiàn)有下列問題之一者， 每次扣罰責任人500元，嚴重者下崗處理。
(1)采購的物資質量差,嚴重影響產(chǎn)品質量的(試用物資除外)
(2)未經(jīng)批準私自采購的;
(3)擅自確定供應商的。
2、比價單填寫不規(guī)范，開票單位與比價單不一致、價格錯誤、交期錯誤、付款方式錯誤、稅率錯誤、數(shù)量錯誤等，根據(jù)損失的大小扣罰責任人100-200元。
3、嚴禁虛報客戶(指客戶沒有能力供貨、供貨時間嚴重能夠延誤我公司的生產(chǎn)并且確保不了質量等等)，經(jīng)查實發(fā)現(xiàn)一次視情節(jié)扣罰責任人200元，部門負責人200元。
4、當供應商供貨質量異常,不能及時督促及調(diào)整而導致對產(chǎn)品質量或工期造成影響的視影響程度的大小和事后跟催的情況綜合考慮,酌情處罰責任人。
5、若因采購周期延誤影響生產(chǎn)的，視具體情況扣罰責任人50-200元，因未及時傳送比價單而造成的延期按兩倍處罰，部門負責人承擔20%的責任。
6、到審計部比價的物資，必須未采購或未安排制作，如有特殊原因或急用已事先采購的要在比價單中標注明白，否則事后監(jiān)督發(fā)現(xiàn)價格有差異的，按差額考核到責任人及部門負責人。
7、如有特殊情況，報分管領導批準后可以先購買后補辦比價手續(xù)，但必須在物資入庫后二個工作日內(nèi)完成，并標注補比價單。超過規(guī)定時間的每份扣罰50元。非特殊情況每份扣罰100元,出現(xiàn)大范圍補比價單的一次扣罰200元。
8、采購員不得與供應商會餐、娛樂，不得借用交通工具以及接受供應商提供的其它方便或款待等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情況處以200-500元的罰款。
9、采購員不得接受供應商的禮品、現(xiàn)金、購物卡等有價證券，不得向供應商借款等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對受賄人處以2000以上元的罰款,情節(jié)嚴重的，給予無薪開除處理,并送交公安機關處理。
10、采購員每月的比價戶數(shù)，三家未達到60%，二家未達到90%以上，一家未控制在10%以下，根據(jù)情況扣罰100元;部門負責人扣罰100元。
11、有比價周期規(guī)定的，在有效期內(nèi)，凡采購數(shù)量高于比價單填寫數(shù)量20%以上且采購金額在2000元以上( 含2000元)的，須重新比價。(鋼材的采購數(shù)里嚴禁高于比價單填寫數(shù)里的20%以上)違反規(guī)定的，每筆業(yè)務扣罰采購員50元。
12、價格專員未按規(guī)定時間進行詢比價，延誤生產(chǎn)或比價后的物資存在嚴重質量缺陷給公司造成損失的，扣罰相關責任人100元，情節(jié)嚴重的按損失額的10-20%進行處罰。
13、技術人員根據(jù)銷售訂單分解采購物資具體明細及使用里，若超出實際使用量的5%以上，按照超出量的總價值的50%處罰。
14 、不執(zhí)行審計部確定的價格的，嚴肅處理經(jīng)辦人以及各個環(huán)節(jié)的責任人，按照降價后的價格與原價差額的三倍處罰。
15、采購合同、質里保證協(xié)議不簽訂，每份扣罰責任人100元，分管領導承擔30%的責任。
16、擅自使用供方合同版本，或管轄權不在需方所在地，或簽訂合同時擅自修改合同條款未經(jīng)公司法律事務處審核蓋章，每項扣罰責任人100元，分管領導承擔30%的責任。
17、 對弄虛作假、串標、泄露標的或有其他嚴重違規(guī)，給公司造成損失的，按損失額的10%-30%進行處罰;情節(jié)嚴重的給予開除處理。
(二)獎勵細則(以下凡是涉及到的獎勵項目，均在確保產(chǎn)品質量和工作質量的前提下實施)
1、在保證質量的前提下在原供應商的基礎上主動將價格談到比前兩次采購價更低(鋼材及化工類等物資市場價格浮動較大的除外)，根據(jù)情況及采購量獎20-50元/次，若連續(xù)談價下調(diào)，可多次獎勵。
2、市場價格確定張價時，采購人員可保持原價或將價格談到張價范圍之下的根據(jù)情況獎20-50元/次。
3、上級指定人員對訂單或大型物料進行談價的，按采購金額及差價情況獎100-200元/次。
4、貨到付款談到月結或更長按此供應商每年采購金額的0.5--2%獎勵。
5、一年內(nèi)新找的合格供應商有50%以上且能月結的一次性獎勵50元。
6、外包商付款方式有明顯改進，如前期付款額度減小，付款周期增長的獎20-50元。
7、比價單傳至審計部后，采購員、審計部共同降價，根據(jù)實際情況-次獎勵采購員50-100元.
8、在同等質量的前提下，采購人員、技術人員及生產(chǎn)人員能夠配合審計部共同尋新的客戶商或者共同將采購價格壓到最低。采購金額高于3000元的，按降價金額的10%提取;低于3000元的，按降價金額的5%提取。
三、價格管理部門一審計部工資結構
集團審計部作為集團公司的價格管理部門，負責整個集團公司的價格管理。各審計部人員工資實施提成模式，每月只發(fā)放固定工資，根據(jù)當月采購物資降價總額、工程決算審計價格差價總額的60%進行提取，作為績效工資。以每月人均實發(fā)工資8000元封頂，后續(xù)再根據(jù)實際情況進行調(diào)整，放開工資封頂。具體降價總額計算方式:
1、采購降價:以采購部(材料、設備)、綜合部(辦公用品、禮品)、外協(xié)、運費所提報的比價單的單價為準，審計部在此基礎上審核下降的金額為提成計提的依據(jù)。
2、基建、工程類降價:以各業(yè)務中心、各公司經(jīng)財務審核后的決算為準，審計部在此基礎上審核下降的金額為提成計提的依據(jù)。
3、審計部月降價取數(shù):審計部[各類審計方法報告模搜索關注公眾號內(nèi)審網(wǎng)獲取,內(nèi)審網(wǎng)注]建立臺帳，集團財務部閘口。
四、基建工程由集團綜合部負責招標，基建專員負責施工進度及施工質量，工程完成后，工程所屬公司財務部會同基建專員及相關人員出具決算報告，再由審計部對決算報告進行審計。具體流程借鑒以上管理規(guī)定。
五、本規(guī)定自董事長簽發(fā)之日起實施。
XX公司20XX年X月X日
來源：內(nèi)審網(wǎng)，審計之家編輯整理。版權歸原作者所有（如有轉載，請注明以上信息）。
