數(shù)字經(jīng)濟時代傳統(tǒng)采購模式不斷受到?jīng)_擊，通過數(shù)字化采購實現(xiàn)合法依規(guī)、高效管理、開源節(jié)流已成為企業(yè)采購轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路。某國企采用“互聯(lián)網(wǎng)+”運營模式，搭建了一個集物料編碼、供應(yīng)商管理、采購過程管理、倉庫管理等模塊一體化的綜合性電子采購平臺，助力企業(yè)采購管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景
（一）順應(yīng)數(shù)字化趨勢，貫徹落實國家政策
2015年，國務(wù)院制定并發(fā)布了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)＋”行動的指導(dǎo)意見》，要求積極利用電子商務(wù)平臺優(yōu)化采購、分銷體系，提升企業(yè)經(jīng)營效率。2021年6月，商務(wù)部發(fā)布《“十四五”商務(wù)發(fā)展規(guī)劃》，提出打造數(shù)字商務(wù)新優(yōu)勢，探索運用大數(shù)據(jù)分析，加快構(gòu)建數(shù)字技術(shù)輔助商務(wù)決策機制。同時，隨著國資委采購監(jiān)管體系日漸成熟，監(jiān)管手段日漸完善，但仍有國企采購信息披露不及時、監(jiān)管制度失位等問題。在這樣的大背景下，企業(yè)進(jìn)行采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動采購?fù)该骰?、集成化尤為重要?/p>
（二）構(gòu)建采購管理平臺，打造合作共贏供應(yīng)鏈
采購管理是供應(yīng)鏈生態(tài)中的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)降本增效、整合資源的重要通道，是內(nèi)外部交流協(xié)同的重要窗口。構(gòu)建高效、便捷、集中、統(tǒng)一的采購管理平臺，推動采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型，縱向連接采購企業(yè)、代理機構(gòu)、供應(yīng)商、評審專家等多角色，橫向打通工商信息系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)全流程閉環(huán)運行，將大幅推進(jìn)合作共贏供應(yīng)鏈的形成，促進(jìn)國有企業(yè)降本增效，提高核心競爭力。
（三）貫徹陽光采購要求，提高采購合規(guī)性
國有企業(yè)采購規(guī)模龐大，采購品類復(fù)雜，同時鑒于國有企業(yè)的公共屬性，采購管理已是審計、巡視、專項檢查的重點對象，因此必須保證采購全過程的合法依規(guī)、公平公正。目前企業(yè)采購流程不統(tǒng)一、供應(yīng)商資源分散、決策缺乏數(shù)據(jù)支撐、采購管理人為影響因素較多、物料編碼不統(tǒng)一等管理痛點難點，直接影響采購管理的合規(guī)性及規(guī)范性。通過建立統(tǒng)一的采購管理平臺，加強過程監(jiān)督，防范采購風(fēng)險勢在必行。
二、采購平臺建設(shè)方案
為解決國有企業(yè)傳統(tǒng)采購模式下的諸多問題，搭建一個集物料編碼、供應(yīng)商管理、采購過程管理、倉庫管理等模塊于一體的綜合性電子采購平臺，實現(xiàn)采購管理從采購申請、采購計劃、采購實施、合同簽訂、合同執(zhí)行、到貨驗收等全流程數(shù)字化，促進(jìn)企業(yè)采購管理全生命周期合法依規(guī)、效率提升、優(yōu)化成本的目標(biāo)達(dá)成，助力企業(yè)采購管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
（一）架構(gòu)設(shè)計
采購平臺集成國企總部及各二級單位的各管理層級用戶、外部供應(yīng)商等角色，搭建領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙、門戶網(wǎng)站、業(yè)務(wù)功能、基礎(chǔ)功能四大模塊，具體包含11項采購業(yè)務(wù)功能、18項綜合管理功能，覆蓋企業(yè)采購管理各線條，并實現(xiàn)與第三方系統(tǒng)的互聯(lián)互通（見圖1）。
（二）功能設(shè)置
1.門戶網(wǎng)站
門戶網(wǎng)站是整個平臺系統(tǒng)的門戶和對外服務(wù)的窗口，起著重要的信息交互作用，它既是交易管理的窗口，也是各類相關(guān)單位上報數(shù)據(jù)的通道，又是采購交易相關(guān)經(jīng)營主體開展業(yè)務(wù)的統(tǒng)一入口。采購平臺門戶網(wǎng)站設(shè)置采購公告、多角色登錄入口、失信供應(yīng)商公示、物資商城、政策法規(guī)、幫助中心等模塊，實現(xiàn)各角色與采購業(yè)務(wù)的有機結(jié)合，增強采購的透明度和公信力。
2.物料編碼
建立統(tǒng)一的物料編碼體系，準(zhǔn)確地銜接需求和采購，是打通采購全流程的基礎(chǔ)手段，是實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)集成的重要條件，是采購平臺取得成效的關(guān)鍵核心，可有效優(yōu)化庫存、減少資金積壓、避免重復(fù)性采購。設(shè)定統(tǒng)一的“物料分類代碼+明細(xì)流水碼”的編碼原則，根據(jù)規(guī)則錄入物料關(guān)鍵信息后自動生成物料編碼，組建物料編碼專家組對新增編碼進(jìn)行分品類審核，通過后自動錄入物料檔案編碼庫，形成“一物一碼”，并貫穿采購全生命周期。
3.采購管理
通過流程配置、系統(tǒng)集成等多種形式，實現(xiàn)采購從需求立項、采購計劃、采購實施、合同簽訂、合同執(zhí)行等全流程的數(shù)字化，既保證采購合法依規(guī)高效，又能最大限度地實現(xiàn)性價比最優(yōu)，全生命周期成本最低。采購需求部門根據(jù)需求類型及緊急程度進(jìn)行分類提報，采購平臺根據(jù)物料編碼自動核實庫存情況，庫存充足物料通知需求部門進(jìn)行領(lǐng)料，庫存不足的物料生成采購任務(wù)。采購崗根據(jù)各類采購申請統(tǒng)籌安排采購實施時間，選擇合理的采購方式，完成“發(fā)標(biāo)－評標(biāo)－定標(biāo)”等過程后進(jìn)行合同簽訂，并建立合同執(zhí)行模塊，實時跟蹤合同履約情況，形成采購閉環(huán)（見圖2）。
4.供應(yīng)商管理
建立資料詳實、功能齊全的供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商資源實現(xiàn)共享，有效縮短采購過程，將采購人力資源從繁重的供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理中解放出來。通過第三方身份認(rèn)證系統(tǒng)自動識別供應(yīng)商工商信息，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商資格審查及履約評價流程，建立多維度供應(yīng)商管理和供應(yīng)商評價體系，通過評價考核進(jìn)行等級劃分，建立合格供應(yīng)商名錄管理功能和黑名單管理功能，從而對供應(yīng)商資源進(jìn)行不斷優(yōu)化和分層，聚合優(yōu)質(zhì)供應(yīng)資源為企業(yè)提供服務(wù)。
5.倉庫管理
通過物料編碼平臺及采購全過程數(shù)據(jù)集成，實現(xiàn)物資出入庫的智能化管理和采購倉儲的全生命周期跟蹤。依據(jù)物料編碼關(guān)聯(lián)訂單和申領(lǐng)信息，通過PC端、APP端，實現(xiàn)驗收、入庫、申領(lǐng)、出庫、退庫批量操作，提高作業(yè)效率。同時，構(gòu)建可視化的倉庫物資一覽圖，將物資貨位、庫存信息等呈現(xiàn)在展示終端，圖形化展示倉庫物資信息，精準(zhǔn)物資分類，分析庫存結(jié)構(gòu)和備品備件，強化物采管控力度，最大程度降低重復(fù)采購，降低采購成本。
6.物資商城
針對企業(yè)經(jīng)營性物資的需求散雜、供應(yīng)商分散、談判能力弱、訂單執(zhí)行協(xié)同耗時、對賬難等問題，搭建物資商城，推動店鋪訂單式采購和自動對賬。物資商城共支持兩種采購模式，一是通過總部集中采購，統(tǒng)簽框架協(xié)議，企業(yè)通過物料編碼自動匹配框架協(xié)議，實現(xiàn)物資的快速下單；二是對接第三方電商或工業(yè)品平臺，在線發(fā)布及維護(hù)商品信息，一步實現(xiàn)電商直購、自動三方比價等功能，提高零星物資的采購效率。
7.領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙
根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層級、總部管理部門層級、總部領(lǐng)導(dǎo)層級等不同層級領(lǐng)導(dǎo)的需求，通過多維度、多類型、深層鉆取的各種綜合的圖表，形象展示招標(biāo)投標(biāo)進(jìn)度、采購排行榜、倉庫物資、合同簽約、供應(yīng)商組成、今日采購情況、累計采購情況等關(guān)鍵指標(biāo)，直觀反映采購管理及企業(yè)運營情況，并可以對關(guān)鍵指標(biāo)實現(xiàn)預(yù)警和數(shù)據(jù)分析，為不同層級領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。
8.線上評審
搭建線上評審系統(tǒng)，使用信息化、數(shù)字化手段規(guī)避因評審專家的人為疏忽導(dǎo)致的工作瑕疵，同時通過固化評審流程、全過程線上錄像等手段規(guī)避廉潔風(fēng)險，促進(jìn)采購評審過程的標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化。采購項目自動推送至線上評審系統(tǒng)，評審前組建評審專家組，依據(jù)提前設(shè)置的評審辦法，評審專家按既定流程進(jìn)行評審打分，同時建立供應(yīng)商、評審專家的交互入口，實現(xiàn)線上談判磋商。評審結(jié)束后自動生成評審報告及成交結(jié)果，實現(xiàn)評審全流程的線上化。
9.手機客戶端
圍繞整個采購交易過程建設(shè)手機客戶端，采購人員通過移動客戶端實時掌握采購動態(tài)，提供采購公告、采購管理、供應(yīng)商管理、物料編碼、倉庫管理等各功能版塊信息的查詢功能，同時支持通過手機移動端實現(xiàn)在線審批、在線出入庫、在線采購申請、在線評審等功能，規(guī)避因地域限制而導(dǎo)致的采購業(yè)務(wù)延遲等現(xiàn)象，以便提高采購效率。
10.第三方系統(tǒng)集成
通過系統(tǒng)之間的連接融合實現(xiàn)信息交換與共享，使企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間、企業(yè)與供應(yīng)商之間能夠從統(tǒng)一的協(xié)作空間訪問所需的業(yè)務(wù)信息，實現(xiàn)高效協(xié)作，打破信息孤島，有效避免系統(tǒng)間信息傳導(dǎo)性差、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)執(zhí)行脫節(jié)的現(xiàn)象，提升采供體系運營的協(xié)同性和協(xié)作效率。通過與預(yù)算、報銷系統(tǒng)的集成實現(xiàn)采購成本控制；通過與天眼查等工商信息查詢系統(tǒng)實現(xiàn)供應(yīng)商基本資質(zhì)的自動審核；通過與短信、郵件系統(tǒng)的集成實現(xiàn)待辦提醒及關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)警；通過與第三方電商平臺的集成實現(xiàn)零星物資的快速下單。
三、采購平臺建設(shè)成效
某國企歷經(jīng)11個月的建設(shè)，采購平臺上線運行4個月，企業(yè)總部及下屬單位均已將采購管理切換至線上平臺，已建立10000余條物料編碼，完成700余項采購項目，2000余個注冊供應(yīng)商，采購線上審批效率較上線前提高50%，通過價格回溯機制節(jié)省采購資金約10%。采購平臺的上線運行有效推進(jìn)了企業(yè)采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)了向管理要效益。
（一）規(guī)范采購流程，推動采購管理升級
依據(jù)采購標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，搭建流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的采購平臺，對現(xiàn)有采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化、優(yōu)化，形成一套規(guī)范的采購管理模式，有效提高了企業(yè)的采購合規(guī)性及采購效率。同時，實現(xiàn)采購全流程在線化，各采購環(huán)節(jié)無縫銜接，采購業(yè)務(wù)結(jié)束后一鍵集成采購全過程資料，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，讓每個決策有據(jù)可查、可追溯，提高了企業(yè)的采購整體管控能力。
（二）拓寬尋源范圍，促進(jìn)供應(yīng)商競爭
通過建立統(tǒng)一的采購門戶，實現(xiàn)采購信息的公開、公平、透明，廣泛尋源，打破區(qū)域壁壘，整合分散的供應(yīng)商資源，企業(yè)間共享供應(yīng)商資源庫。同時建立統(tǒng)一的供應(yīng)商管理和績效評價機制，實現(xiàn)供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰，促進(jìn)供應(yīng)商之間的良性競爭，讓采購更安全高效。
（三）在線監(jiān)督管理，防范廉潔風(fēng)險
通過采購平臺配置，固化采購流程，如工程建設(shè)項目采購預(yù)算超過依法必須招標(biāo)線，自動選擇招標(biāo)采購方式；成交金額超過項目概算，自動跳轉(zhuǎn)至財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批，最大限度地減少人為干預(yù)，規(guī)避因人員能力不足而產(chǎn)生的不合規(guī)風(fēng)險。同時推行采購全流程監(jiān)管模式，紀(jì)檢監(jiān)督人員通過可留痕、可追溯的日志功能隨時抽檢采購項目，并通過在線評標(biāo)功能對評審過程進(jìn)行全程監(jiān)督，實現(xiàn)陽光采購，保證采購?fù)该鳌⒐?、廉潔?/p>
（四）建立價格回溯機制，降低采購成本
發(fā)揮國企規(guī)模采購的優(yōu)勢，通過公開透明的采購平臺，吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與采購項目，提高競爭性。同時，通過“一物一碼”實現(xiàn)物料的歷史價格可追溯，對大宗物資及重要物資的歷史價格進(jìn)行定期跟蹤分析，提交采購申請時自動帶出物料歷史采購價格，助力企業(yè)有效掌握市場波動情況，為采購周期及采購最高限價提供有力依據(jù)，降低采購成本。
四、結(jié)語
某國企通過建立統(tǒng)一的采購管理平臺，有效解決了傳統(tǒng)采購模式下各二級單位采購管理流程不統(tǒng)一、手工審批效率低、多系統(tǒng)操作繁瑣、供應(yīng)商資源分散等弊端，實現(xiàn)采購全流程的標(biāo)準(zhǔn)化操作、可視化呈現(xiàn)、協(xié)同化管理、合規(guī)性提升、實時性監(jiān)督等，助力企業(yè)采購管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
作者：韋洋 曲建軍 朱立
作者單位：中化能源物流有限公司
來源：《招標(biāo)采購管理》雜志2024年第2期
