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第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《政府采購(gòu)法》和《山西省政府檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本辦法。
第二條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指政府集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄。
第三條 本辦法適用大同市政府采購(gòu)中心的所有采購(gòu)項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交和管理等方面內(nèi)容。
第四條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄和史料，有重要的證明作用，應(yīng)當(dāng)依法保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。
第五條 采購(gòu)中心各科組在進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的采購(gòu)文件及相關(guān)記錄，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性。
第二章 職責(zé)和分工
第六條 采購(gòu)各科組負(fù)責(zé)在政府采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中認(rèn)真收集并妥善保管采購(gòu)文件和記錄，項(xiàng)目驗(yàn)收完畢15日內(nèi)經(jīng)整理后移交檔案室。
第七條 其他部門涉及采購(gòu)項(xiàng)目的，必須在辦理過(guò)程中認(rèn)真收集并妥善保管采購(gòu)文件及記錄，并在辦結(jié)完畢的15日內(nèi)整理后移交檔案室。
第八條 檔案室負(fù)責(zé)檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作。并負(fù)責(zé)定期制作項(xiàng)目歸檔情況明細(xì)表，敦促中心各科組及時(shí)移交項(xiàng)目檔案。
第九條 項(xiàng)目的采購(gòu)文件及記錄未移交時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員對(duì)項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并妥善保管；項(xiàng)目檔案正式移交后，由檔案員負(fù)責(zé)。
第三章 政府采購(gòu)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案
第十條 檔案的內(nèi)容
公開招標(biāo)檔案資料
1、大同市政府采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表；2、大同市政府采購(gòu)中心公開招標(biāo)公告；3、采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)表或采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)要求；4、大同市政府采購(gòu)中心公開招標(biāo)文件；5、公開招標(biāo)答疑紀(jì)要；6、開標(biāo)會(huì)簽到表；7、評(píng)標(biāo)辦法；8、唱標(biāo)記錄表；9、評(píng)委打分表；10、綜合評(píng)分表；11、評(píng)標(biāo)得分記錄；12、中標(biāo)確認(rèn)表；13、開標(biāo)會(huì)議記錄；14、大同市政府采購(gòu)中心轉(zhuǎn)帳通知；15、中標(biāo)單位投標(biāo)文件正本；16、投標(biāo)報(bào)價(jià)單；17、政府采購(gòu)合同；18、驗(yàn)收結(jié)算書；19、其它相關(guān)材料；20、公證書；21、報(bào)告。
邀請(qǐng)招標(biāo)檔案資料
1、大同市政府采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表；2、邀請(qǐng)招標(biāo)準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要；3、；采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)表或采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)要求4、大同市政府采購(gòu)中心邀請(qǐng)招標(biāo)函；5、大同市政府采購(gòu)中心邀請(qǐng)招標(biāo)文件；6、邀請(qǐng)招標(biāo)答疑紀(jì)要；7、開標(biāo)會(huì)簽到表；8、評(píng)標(biāo)辦法；9、唱標(biāo)記錄表；10、評(píng)委打分表；11、綜合評(píng)分表；12、評(píng)標(biāo)得分記錄；13、中標(biāo)確認(rèn)表；14、開標(biāo)會(huì)議記錄；15、中標(biāo)單位投標(biāo)文件；16、投標(biāo)報(bào)價(jià)單；17、政府采購(gòu)合同；18、驗(yàn)收結(jié)算書；19、其它相關(guān)材料；20、公證書；21、報(bào)告。
競(jìng)爭(zhēng)性談判檔案資料
1、大同市政府采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表；2、采購(gòu)項(xiàng)目明細(xì)或采購(gòu)項(xiàng)目說(shuō)明技術(shù)要求；3、供應(yīng)商須知；4、談判文件；5、第一次報(bào)價(jià)表；6、第二次報(bào)價(jià)表；7、中標(biāo)確認(rèn)表；8、政府采購(gòu)合同書；9、驗(yàn)收結(jié)算書；10、其它相關(guān)材料；11、報(bào)告。
詢價(jià)招標(biāo)檔案資料
1、大同市政府采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表；2、采購(gòu)項(xiàng)目說(shuō)明或采購(gòu)項(xiàng)目等要求；3、詢價(jià)單4、報(bào)價(jià)單；5、中標(biāo)確認(rèn)表；6、合同書；7、驗(yàn)收結(jié)算；8、報(bào)告；9、其它相關(guān)材料。
單一來(lái)源采購(gòu)檔案資料
1、大同市政府采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表；3、第一或第二次報(bào)價(jià)單；3、中標(biāo)確認(rèn)表；4、合同書；5、驗(yàn)收結(jié)算書；6、報(bào)告；7、其它相關(guān)資料。
第四章 采購(gòu)檔案的收集、整理
第十一條 采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收后15日內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將該項(xiàng)目的全套文件資料進(jìn)行收集整理。
第十二條 整理的資料應(yīng)囊括該項(xiàng)目的全部文件和記錄，包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等形式。
第十三條 項(xiàng)目資料必須根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際操作執(zhí)行的時(shí)間順序進(jìn)行整理。
第十四條 必須保證項(xiàng)目資料的完整、真實(shí)和有效，包括：（一）項(xiàng)目資料是否有遺漏和相互矛盾；（二）采購(gòu)操作中形成的文件和材料是否齊備；（三）必須是原始件的是否以復(fù)印件替代；（四）文件資料中的簽名、印鑒是否齊全；（五）其他不符合項(xiàng)目檔案的完整性、真實(shí)性的情況是否存在。
第十五條 發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目資料不符合要求的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料，保證項(xiàng)目資料的完整、真實(shí)、有效。
第五章 移交及審核
第十六條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目資料整理完畢后，填寫《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》，向檔案室移交項(xiàng)目檔案。
第十七條 檔案管理員對(duì)移交的項(xiàng)目檔案資料編制目錄，并對(duì)資料的完整性、真實(shí)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)不完整、不真實(shí)的情況，在《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》上填寫審核意見，通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人補(bǔ)齊相應(yīng)材料。
第十八條 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案管理員的審核意見，一周內(nèi)將相應(yīng)材料補(bǔ)齊后，交檔案管理員審核并移交項(xiàng)目檔案。
第十九條 項(xiàng)目資料通過(guò)審核后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目檔案目錄移交項(xiàng)目資料，并會(huì)同檔案管理員在項(xiàng)目檔案目錄上簽字確定正式移交。《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》由檔案管理員統(tǒng)一保管。
第二十條 各科組及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)未移交檔案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。
第二十一條 采購(gòu)檔案需要追加時(shí)，由相應(yīng)承辦人整理相應(yīng)文件資料，填寫《采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔登記表》，說(shuō)明追加原因及有關(guān)項(xiàng)目信息，向檔案室移交項(xiàng)目資料。檔案管理員審核無(wú)誤后，歸入原檔案目錄統(tǒng)一管理。
第六章 歸檔管理
第二十二條 檔案室負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目檔案的貯存和妥善保管，應(yīng)保證貯存場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作。
第二十三條 檔案管理員按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。并保證項(xiàng)目檔案的標(biāo)識(shí)清晰有效。
第二十四條 采購(gòu)項(xiàng)目檔案文件、 資料用紙規(guī)格一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。大型工程圖紙、設(shè)計(jì)效果圖、光盤、磁盤等無(wú)法裝訂成冊(cè)的可在項(xiàng)目檔案中統(tǒng)一編頁(yè)，單獨(dú)保存。
第二十五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷。卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料及其它資料。
第二十六條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于政府采購(gòu)招標(biāo)中有重要意義的采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，需長(zhǎng)久查考利用的文件材料，列為永久保管。屬于政府采購(gòu)一般招標(biāo)項(xiàng)目的，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限至少為15年。
第二十七條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管期限，從立卷的第一天算起。
第二十八條 檔案管理員應(yīng)在每年的3月份之前對(duì)上年度移交的檔案應(yīng)完成立卷、裝訂和編制目錄工作；并制作檔案清冊(cè)，列明應(yīng)管理的檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。檔案清冊(cè)應(yīng)作永久保管。
第七章 檔案的查閱及使用
第二十九條 采購(gòu)中心工作人員因工作需要，確需查閱或復(fù)印政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱借閱登記表》，經(jīng)采購(gòu)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案管理員辦理查閱手續(xù)。
第三十 條 凡需查閱或復(fù)印的，必須由檔案管理員抽調(diào)項(xiàng)目檔案，交查閱人查閱。需復(fù)印的，由檔案管理員按指定看管復(fù)印。
第三十一條 查閱、復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的中心工作人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。
第三十二條 采購(gòu)中心檔案不得外借。非本中心工作人員，如需查閱、復(fù)印或借閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱/復(fù)印登記表》，經(jīng)采購(gòu)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理員辦理。
第八章 項(xiàng)目檔案的銷毀
第三十三條 保管期滿的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，可按以下程序銷毀。（一）檔案室提出項(xiàng)目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊(cè)。（二）銷毀意見報(bào)市政府采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)組審核后。（三）銷毀政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案時(shí)，采購(gòu)中心應(yīng)邀請(qǐng)上級(jí)管理部門參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)銷毀的項(xiàng)目檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名。
第九章 其 他
第三十四條 本中心工作人員違反本規(guī)定，按照中心內(nèi)部管理制度和要求進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)部門追究其法律責(zé)任。
第三十五條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)辦理檔案及檔案清冊(cè)的移交手續(xù)，經(jīng)中心主任簽字認(rèn)可后，方可交接。
第三十六條 本辦法由大同市政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)解釋。
第三十七條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
