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第一條 為加強政府采購檔案的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》、《安徽省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的有關規(guī)定，結合我市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用合肥市各級采購人、集中采購機構和其他政府采購代理機構（以下統(tǒng)稱政府采購代理機構）的政府采購檔案管理。
第三條 各級采購人、政府采購代理機構應將政府采購檔案作為本單位檔案的一項重要內(nèi)容。政府采購檔案工作按統(tǒng)一領導、分級管理的原則，由各級財政部門負責管理，并接受同級檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。
第四條 政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄，采購人和采購代理機構在組織實施政府采購項目活動中形成的原始的文件材料，包括形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄正本。
采購活動過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，采購人或采購代理機構可以作為資料保存，但對于涉及商業(yè)秘密和其他保密事項的，應當予以保密。
第五條 政府采購檔案包括采購活動過程中形成的以下文件資料：
?。ㄒ唬┎少徎顒佑涗浀怯洷恚?BR> ?。ǘ┴斦块T或主管部門批準的采購預算和計劃；
?。ㄈ┎少彺韰f(xié)議書；
?。ㄋ模┱袠宋募?，資格預審文件，詢價、談判文件，相關的修改和澄清以及發(fā)售的記錄；
?。ㄎ澹┩稑宋募?、報價文件；
?。┰u審、談判和詢價的標準、工作情況和相應的報告；
?。ㄆ撸┲袠耍ɑ虺山唬┩ㄖ獣?BR> ?。ò耍┖贤谋?；
?。ň牛炇兆C明；
?。ㄊ┵|(zhì)疑答復、投訴處理決定；
?。ㄊ唬┢渌嘘P文件、資料。
其中采購活動記錄登記表至少應當包括下列內(nèi)容：
?。ㄒ唬┎少忢椖款悇e、名稱；
?。ǘ┎少忢椖款A算、資金構成和合同價格；
?。ㄈ┎少彿绞剑捎霉_招標以外的采購方式的，應當載明原因；
?。ㄋ模┎少徯畔l(fā)布情況；
（五）邀請和選擇供應商的條件及原因；
?。＜以u委選取和構成情況；
（七）評標或評定成交標準，確定中標（成交）人的原因；
?。ò耍U標的原因；
?。ň牛┎捎谜袠艘酝獠少彿绞降南鄳涊d。
采購活動記錄登記表一般由采購人在采購合同簽訂之后3個工作日內(nèi)負責登記，采購人委托政府采購代理機構進行采購的，由政府采購代理機構負責登記，經(jīng)辦人與單位負責人簽字，報財政部門備案蓋章后保存。
第六條 采購人自行開展采購工作的，由采購人負責所有采購資料正本原件的保管；采購人委托政府采購代理機構進行采購的，各自保管經(jīng)辦事項的正本原件，各自經(jīng)辦的事項雙方應在采購代理協(xié)議中明確。
第七條
采購人和采購代理機構具體經(jīng)辦采購業(yè)務的部門應做好政府采購相關文件、資料的日常收集、整理工作，保證檔案的真實性、完整性，在采購合同正式簽訂后的一年之內(nèi)將所有文件、資料移交本單位的檔案部門。
第八條
采購人和采購代理機構應指定具備檔案管理專業(yè)知識的人員負責政府采購檔案的管理，應依法做好政府采購檔案管理工作，確保政府采購檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。
第九條
采購人和采購代理機構應當建立健全政府采購檔案的利用制度。政府采購檔案的利用不得違反國家有關知識產(chǎn)權保護的法律規(guī)定。涉及應當保密的政府采購檔案的利用，必須按照有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。
第十條 政府采購檔案按照年度項目編號順序和本辦法第五條規(guī)定的內(nèi)容進行組卷。
政府采購檔案文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標準A4紙，工程圖紙及其他錄音、錄像資料可視具體情況確定。
第十一條 政府采購檔案的保管期限定為永久、15年兩種，保管期限從采購結束之日起算起。
第十二條
工程建設項目、重要的信息、通訊、基礎設施建設或有重要意義的需長久查考利用的采購檔案，列為永久性保管。
一般的貨物、服務項目的政府采購檔案保管期限為15年，但采購活動記錄登記表應列為永久保管。
第十三條 政府采購檔案管理人員變更，應按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負責人簽字認可后，方可生效。
第十四條
采購人或采購代理機構因撤并、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案，應當按檔案管理的有關規(guī)定移交相關部門。
第十五條 禁止擅自銷毀政府采購檔案。保管期滿的政府采購檔案，報經(jīng)本級財政部門同意后，按檔案管理的有關規(guī)定進行處理。
第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
來源：中國合肥市政府采購網(wǎng)
