很多人都知道“細節(jié)決定成敗”的道理，但在具體工作中，不是每個人都能把握好細節(jié)的。最近就聽說了這樣一個事情，某采購項目招標結(jié)束后，監(jiān)管部門接到了幾個供應商的聯(lián)名投訴。供應商在投訴中稱，自己的投標文件還沒制作出來，預中標供應商就知道了自己要參與這次競爭……而且預中標供應商事先就知道了哪些供應商會投這個標。投訴人據(jù)此推斷，預中標供應商和采購中心一定有勾結(jié)，否則預中標供應商怎么會知道這樣的內(nèi)幕，而且最后還中標了。
監(jiān)管部門介入調(diào)查后，卻始終沒有找到采購中心與預中標供應商“有勾結(jié)”的證據(jù)，深入了解后，也沒發(fā)現(xiàn)采購中心參與此項目的工作人員與預中標供應商之間有什么關(guān)系。那么，問題到底是出在何處呢？
采購中心對此項目的采購環(huán)節(jié)進行認真梳理后，終于發(fā)現(xiàn)了癥結(jié)所在：購買標書時，該預中標供應商最后一個來購買招標文件。而采購中心的購買記錄是表格形式的，23個供應商的購買記錄就在一張表格上。預中標供應商在購買招標文件登記時，速度相當慢，估計就是在“偷看”招標文件的出售記錄。盡管如此，采購中心還是有口難辨……
實踐中，很多采購代理機構(gòu)在登記購買記錄時，都是在一張紙上進行的，而一張紙上可以登記很多家供應商的購買記錄，投標人在購買招標文件時，常常會隨便翻閱其他投標人的購買記錄。這對先購買招標文件的供應商來說，是非常不公平的。因此，政府采購代理機構(gòu)在出售招標文件環(huán)節(jié)，對購買記錄進行保密非常重要，也非常必要。
具體可以這樣操作：有條件的地方，最好都使用辦公自動化系統(tǒng)進行記錄，供應商只要在網(wǎng)上登錄并填寫信息就可以了。沒有條件的地方，在出售招標文件登記時，應當每個供應商單獨登記一張表格，切忌共用一張表格，以防出售信息泄露。招標結(jié)束后肯定要作報告，到時候再把所有的表格統(tǒng)一裝訂即可。
有人認為，一張紙登記一個供應商會形成一定的紙張浪費，分開登記查閱起來也不太方便。但分開登記不僅可以保證供應商能在一個更加公平的環(huán)境中競爭，而且還可以預防因為信息泄露影響采購質(zhì)量、不得不重新組織采購活動等不良后果。如此權(quán)衡，或許您就不覺得麻煩、不認為這是浪費了。
可可 政府采購信息報
