政府采購是一項組織嚴密、程序嚴謹?shù)幕顒樱瑥牟少忢椖款A算立項、項目采購方式審批、項目采購執(zhí)行到采購項目檔案管理都有著一套完整的程序，每個步驟都是采購活動不可或缺的一部分。然而，現(xiàn)在許多政府采購部門只重視了采購預算和采購執(zhí)行的過程，對政府采購的檔案管理工作并未給予足夠的重視。
檔案管理事關重大
政府采購項目檔案是政府采購活動的真實記錄，是政府采購監(jiān)督管理部門進行監(jiān)督活動的重要依據(jù)。政府采購項目檔案是反映政府采購活動過程及各項決策的真實記錄，它記載了在進行政府采購項目活動中是如何執(zhí)行《政府采購法》及有關政策的情況。政府采購部門可以通過這些記錄的內(nèi)容以及資料是否完整真實，做出政府采購部門工作績效的評價。
同時，這些記錄和資料是政府采購監(jiān)督部門進行投訴處理時不可缺少的重要依據(jù)。且真實、完整的政府采購檔案資料，是進行政府采購統(tǒng)計分析、總結經(jīng)驗教訓的重要原始依據(jù)。
管理程序應該細化
政府采購項目檔案是政府采購工作中的一個重要組成部分，要規(guī)范政府采購行為，提升工作質(zhì)量，就要規(guī)范政府采購檔案管理制度，細化管理程序。做好政府采購項目檔案資料的歸檔工作，應實現(xiàn)政府采購檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化。
建立健全政府采購管理制度 要做好政府采購檔案管理工作，必須使政府采購檔案管理形成制度化。目前，由于國家相關部門還未出臺專門的管理制度，因此，在實際工作中，有關部門可以參照現(xiàn)行的檔案管理制度要求，制定政府采購檔案管理的暫行制度，實現(xiàn)采購檔案管理的標準化，以達到歸檔范圍明確、立卷標準清楚、采購文件歸檔時間嚴格、檔案保管工作專人負責、檔案管理不達要求處罰有力的要求。
在搞好制度建設的同時，還應當進一步抓好檔案管理工作人員的業(yè)務培訓工作，在保證所存檔案資料完整的基礎上，提高檔案管理工作在信息統(tǒng)計、提供參考資料、規(guī)律揭示等方面的能力。
強化檔案管理制度的落實 科學的制度要發(fā)揮功效，還需要通過執(zhí)行落實效果，在工作中，相關各方應做好以下四方面的工作：
一是資料收集工作。資料收集是檔案管理工作的第一步，所以，項目實施人要嚴格按照《政府采購法》的要求收集當次政府采購活動的文件資料及相關活動記錄；二是檔案移交工作。檔案移交是指項目實施人將檢查、整理后的采購文件，建立“采購文件移交目錄”，移交給檔案管理人員立卷、歸檔。檔案的移交工作使檔案管理從準備階段進入正式階段，是承前啟后的一個重要步驟；三是規(guī)范政府采購項目檔案的立卷、歸檔工作。檔案工作人員對收集來的采購項目文件材料，在認真檢查其完整性、有效性后要進行條理化的分類、整理、排列、編目、登記歸檔以備查閱；四是嚴格執(zhí)行檔案的借閱和使用制度、銷毀制度。要最大限度地發(fā)揮政府采購檔案的效用，就要妥善保管這些檔案，嚴格執(zhí)行借閱制度，防止政府采購檔案丟失或缺損，最大限度地延長政府采購檔案載體壽命，達到法律要求的保存十五年的標準。對涉及商業(yè)秘密的資料，應嚴格限定查閱權限，以保護廠商的合法權益。另外，嚴格政府采購檔案銷毀制度，防止了為逃避監(jiān)督檢查銷毀證據(jù)等行為的發(fā)生。
加強監(jiān)督 不斷檢查
目前，政府采購檔案管理普遍不盡如人意的一個重要原因，在于監(jiān)管部門的監(jiān)管不力，而監(jiān)管的不力，促使了部分采購人和采購代理機構放松了對這項工作的重視。為此，監(jiān)督管理部門應樹立對政府采購檔案管理工作的正確認識，使之納入政府采購代理機構的綜合考核中，并與采購執(zhí)行情況檢查一樣，實行定期、不定期的檢查，對查出的違規(guī)問題進行嚴肅處理。
政府采購檔案管理工作是政府采購全過程的一個有機組成部分，無論是采購人、采購代理機構還是采購監(jiān)督部門都要從根本上加強對這項工作重要性的認識，從工作職能角度出發(fā)，采取措施，共同把這項工作做好、做實。
王超 政府采購信息報
