目前，我國(guó)政府采購(gòu)的代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理存在諸多弊端。尤其是項(xiàng)目管理的不分層次、不設(shè)重點(diǎn)、沒有目標(biāo)，嚴(yán)重影響了采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)為客戶提供更好的服務(wù)，也制約了自身的發(fā)展。本文作者就從項(xiàng)目管理的角度為采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)提出建議，旨在使他們加強(qiáng)管理，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)常會(huì)受到市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)外夾擊。而管理風(fēng)險(xiǎn)是內(nèi)部的，隱而不現(xiàn)的，因而其危害更為可怕。它不僅會(huì)使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)收益下降，市場(chǎng)份額減少，而且更為嚴(yán)重的是它可能使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)陷入法律訴訟的窘境。因此，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中健康、穩(wěn)定地長(zhǎng)足發(fā)展，建立、健全自身的內(nèi)部管理制度，降低管理風(fēng)險(xiǎn)很關(guān)鍵。
從目前來看，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理狀況通常存在如下兩大缺陷：一是管理內(nèi)容簡(jiǎn)單，管理層次膚淺，僅滿足于法律規(guī)定的最起碼要求；二是管理內(nèi)容零散，未形成一個(gè)統(tǒng)一的體系，管理形成的信息尚不能為決策服務(wù)。
項(xiàng)目管理是什么
所謂項(xiàng)目管理，簡(jiǎn)單講是由專人進(jìn)行的專項(xiàng)管理。專人管理，指管理工作由懂得業(yè)務(wù)且經(jīng)驗(yàn)豐富的人士來進(jìn)行。專項(xiàng)管理是指在將采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的所有項(xiàng)目納入統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)范的前提下，結(jié)合采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理策略，根據(jù)重要性原則，對(duì)重要項(xiàng)目實(shí)行專門管理，形成關(guān)鍵控制點(diǎn)，在管理中做到有的放矢。
良好的項(xiàng)目管理，不僅提高了管理的層次和深度，使各項(xiàng)管理制度的實(shí)施不再流于形式，而且有助于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)拓展市場(chǎng)、穩(wěn)定收入，同時(shí)又大大降低風(fēng)險(xiǎn)。
三層次完善項(xiàng)目管理
在項(xiàng)目管理的實(shí)際過程中，根據(jù)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)管理層的需要，可以進(jìn)行如下三個(gè)層次的管理：
層次一：針對(duì)性管理 由于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的采構(gòu)項(xiàng)目繁多，不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)，其管理方式和側(cè)重點(diǎn)是有所區(qū)別的，用統(tǒng)一的要求來管理顯然是不合理的，更是不科學(xué)的。要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行良好的管理，首先要對(duì)其按業(yè)務(wù)性質(zhì)來分類，一般可劃分為常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目、特殊采購(gòu)項(xiàng)目。如對(duì)計(jì)算機(jī)、汽車、辦公設(shè)備等經(jīng)常性項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)側(cè)重對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)、品質(zhì)的信息調(diào)研；而對(duì)一些諸如醫(yī)療設(shè)備等專業(yè)設(shè)備的采購(gòu)，則應(yīng)當(dāng)側(cè)重對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)資質(zhì)、業(yè)績(jī)及產(chǎn)品性能的審查核實(shí)。在管理過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地督促采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部采購(gòu)執(zhí)業(yè)人員按照“公開、公平、公正”的原則，堅(jiān)持規(guī)范的采購(gòu)運(yùn)作程序。對(duì)于常規(guī)性項(xiàng)目，采購(gòu)一般會(huì)保持一定的穩(wěn)定性，因此需對(duì)該類項(xiàng)目建立動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包括下列信息：項(xiàng)目供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等，以了解各供應(yīng)商在行業(yè)中的地位、行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及商業(yè)信用、服務(wù)質(zhì)量；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和助理人員，以對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)人員進(jìn)行監(jiān)督；采購(gòu)期間，前后采購(gòu)期間的對(duì)比，可為改進(jìn)工作、提高效率提供依據(jù)等等。
層次二：重點(diǎn)管理 在上述分類的基礎(chǔ)上，還可按業(yè)務(wù)的規(guī)模進(jìn)行細(xì)分，業(yè)務(wù)規(guī)模大的采購(gòu)項(xiàng)目無疑是管理的重點(diǎn)。隨著政府采購(gòu)制度的不斷深入發(fā)展，越來越多的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)入到政府采購(gòu)市場(chǎng)中來，尤其是一些大批量的貨物采購(gòu)、市政工程建設(shè)項(xiàng)目等，對(duì)整個(gè)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)收入而言，關(guān)系重大。在這種情況下，有兩方面必須考慮：一是由于這類業(yè)務(wù)收入在整個(gè)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)收入中占較大的比重，在采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)利益可能受到影響的情況下，是否能保持其公正性；二是由于這類項(xiàng)目業(yè)務(wù)一旦喪失，會(huì)使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)大受損失，因此必須與采購(gòu)人建立良好的公共關(guān)系，最大程度地為采購(gòu)人提供滿意的服務(wù)。由此，對(duì)這類項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)管理，針對(duì)每一項(xiàng)目的特定情況研究制定相適應(yīng)的采購(gòu)策略與辦法，就顯得尤為重要。
對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)模小的項(xiàng)目也不能忽視，因其可能存在兩種情況：一是由于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在該方面的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)對(duì)其質(zhì)量是否達(dá)到有關(guān)規(guī)定或服務(wù)是否令采購(gòu)人滿意予以關(guān)注；二是該類采購(gòu)項(xiàng)目市場(chǎng)尚待開拓。
層次三：進(jìn)取性管理 對(duì)項(xiàng)目可進(jìn)一步細(xì)化，如按采購(gòu)人行政層次可分為中央級(jí)、省級(jí)、地市級(jí)、區(qū)縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)項(xiàng)目采購(gòu)；按采購(gòu)項(xiàng)目種類可分為貨物類、服務(wù)類、工程類等。通過這種細(xì)分得到的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并結(jié)合政府公布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及其他資料，就可以大致推斷出采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)份額，并對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展前景作出判斷，觀察出新的市場(chǎng)機(jī)會(huì)。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)此時(shí)可以結(jié)合自己的人才優(yōu)勢(shì)，積極開拓新的政府采購(gòu)市場(chǎng)。
來源：政府采購(gòu)信息網(wǎng) 作者：徐瑛
