運用ERP系統(tǒng)為政府采購資金的集中管理與控制提供強力保障，實行在采購資金集中管理的事前預(yù)警、事中過程跟蹤、實時監(jiān)控、定期分析評價以及對未來采購資金支出流的預(yù)測等方面將發(fā)揮積極的作用。
ERP系統(tǒng)對政府采購資金集中管理的預(yù)先審核與預(yù)警
在ERP系統(tǒng)管理中首先體現(xiàn)在對采購財務(wù)的集中權(quán)管理，包括應(yīng)付采購款項、采購工程、貨物和服務(wù)以及采購庫存資金的管理，同時可以編制采購資金滾動預(yù)算，并通過系統(tǒng)程序自動控制。
集中采購機構(gòu)或采購代理機構(gòu)可以通過ERP系統(tǒng)的全面采購資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購資金的流向風(fēng)險控制在事前預(yù)測階段。
采購資金預(yù)算、計劃或目錄的預(yù)先審核。ERP系統(tǒng)通過做報價單自動生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時通過報價單系統(tǒng)自動生成采購預(yù)算、采購計劃、采購目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)需要資金控制的各個方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應(yīng)商信用等級等，采購人可通過相關(guān)信息和指標(biāo)的計算綜合判斷是否通過審核。
對供應(yīng)商的信用進行預(yù)警式控制。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建通過預(yù)審采購支出資金額之后，系統(tǒng)通過應(yīng)付帳款管理實現(xiàn)信用控制。
對采購費用支出實行預(yù)警控制。通過成立采購成本預(yù)測中心控制模塊，實現(xiàn)對采購費用支出的實時控制，將實際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費用預(yù)算進行對比，支出如微量(屬于小數(shù)點范圍內(nèi)的個位值)超預(yù)算，系統(tǒng)會亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會亮紅燈禁止通過(不能進行采購資金的結(jié)算)。
通過以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購超費用預(yù)算的情況，預(yù)警解除需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算來實現(xiàn)(系統(tǒng)還可以對采購成本或采購效能范圍內(nèi)的實時生成實際與預(yù)算對比報表)。
對采購預(yù)付款實施預(yù)警控制。通過ERP系統(tǒng)的創(chuàng)建，可促使采購訂單及時查詢是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗后自動生成應(yīng)付采購帳款。如果采購付款超出原采購訂單金額，系統(tǒng)會自動彈出窗口或橫條提示超過采購訂單(采購合同、采購簽約)金額或預(yù)先設(shè)定的相應(yīng)的供應(yīng)商預(yù)算額度。
采購庫存量的高低位預(yù)警控制。ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有安全的庫存量，可以定義理想高位庫存數(shù)量和金額，并通過開發(fā)報表實現(xiàn)的預(yù)警功能自動提示存貨的短缺、超儲和超時庫存等異常狀況：如果超過警戒線，系統(tǒng)會自動報警；如果低于安全庫存量，會自動生成采購計劃、采購目錄，從而準(zhǔn)確判斷采購的需求提前量、預(yù)留庫存量以及可用庫存量，最大限度地減少采購庫存資金占有率。
ERP系統(tǒng)與網(wǎng)上庫、行的無縫對接和實現(xiàn)定時查詢及監(jiān)控
與網(wǎng)上庫、行無縫對接，通過網(wǎng)上庫、行、采互聯(lián)接口，能使政府采購的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)實時查詢帳戶余額、實時網(wǎng)上資金劃轉(zhuǎn)、網(wǎng)上支付采購款項(庫、銀、采聯(lián)通)等功能。
當(dāng)采購人與供應(yīng)商簽訂的采購合同以預(yù)支付方式支付款項時，國庫集中支付中心在審核付款單據(jù)時，也需要查看采購訂單的狀況。
網(wǎng)上支付采購款項，訂貨部門或單位可通過ERP系統(tǒng)在線交付款申請，國庫集中支付中心對票據(jù)進行校驗，系統(tǒng)通過采購訂單號碼直接查找到供應(yīng)商，依照采購訂單行項目，按批次付款，按合同號清理應(yīng)付采購帳款。
在支付采購貨款的同時與銀行系統(tǒng)對接，從網(wǎng)上銀行支付給供應(yīng)商。
網(wǎng)上支付采購費用。采購人在申報采購費用時，經(jīng)政府采購監(jiān)管部門、采購人授權(quán)后從網(wǎng)上庫、行自動劃拔采購費用款(費用支付收椐可從庫存、行處拿到)。
實時采購資金拔付查詢和監(jiān)控狀況。采購人統(tǒng)一開設(shè)采購款項專用庫、行帳戶，對資金進行集中管理和監(jiān)控。在ERP系統(tǒng)中可以實時查詢采購部門或單位的各個銀行存款帳戶余額，掌握各類采購資金的來龍去脈。
ERP系還可支持國庫集中支付中心或采購人進行自動對帳，及時處理采購預(yù)算資金、采購支出資金和已付資金(費用)的在線操作實時過帳。
ERP系統(tǒng)對采購資金信息的過程跟蹤與定期分析評價
對采購付款環(huán)節(jié)實時過程跟蹤。ERP系統(tǒng)應(yīng)付帳款明細(xì)帳中，以綠燈表示帳目已經(jīng)被清理狀態(tài)，紅燈表示沒有被清理，且只要看看紅燈狀態(tài)的凈值到期日就一目了然：紅色閃電表示該筆應(yīng)付采購款項已經(jīng)過期，白色日歷表示該筆應(yīng)付采購帳款未到期，黃色的燈閃表示該筆應(yīng)付款已經(jīng)到期，這些符號更直接反映了采購應(yīng)付款的直觀情況，更便于對采購資金去向的監(jiān)管。
對采購付款環(huán)節(jié)實時過程跟蹤。通過ERP系統(tǒng)的報價單會自動生成采購申請，采購人訂貨時創(chuàng)建的采購訂單時可引用采購申請，實現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的采購訂單中就可以查到物貨的供給情況。
ERP系統(tǒng)還可以實時查詢應(yīng)付款計劃，再按合同規(guī)定的付款期限和條件給供應(yīng)商付款。無論是在某個供應(yīng)商的明細(xì)帳中，還是在某個采購訂單中，或是在工程類采購物料的單椐流中，只要知道一個信息即可查詢到系統(tǒng)中相關(guān)的所有信息并按不同字段對信息進行篩選、查詢、分析和評價。
ERP系統(tǒng)可定期生成采購資金付出的情況表，使政府采購監(jiān)管部門、采購人等及時知曉采購庫存量和資金的流向等情況。
采購人可按預(yù)算進行預(yù)付貨款和應(yīng)付帳款在ERP系統(tǒng)中實時更新，在采購付款計劃表中既可查看采購匯總金額，也可查看到某個供應(yīng)商或工程類供物料的采購訂單行項目的付款情況。
來源：中國政府采購網(wǎng)
