備案管理現(xiàn)狀不理想
現(xiàn)行政府采購(gòu)管理工作中，采購(gòu)資料備案的管理在制度、內(nèi)容等方面存在一定的缺陷。形成了有項(xiàng)目、無(wú)管理，有審批、無(wú)手續(xù)，有內(nèi)容、無(wú)資料的備案，不利于政府采購(gòu)制度實(shí)施和管理。
備案制度不健全。隨著代理政府采購(gòu)業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)增多以及部門集中采購(gòu)、分散采購(gòu)業(yè)務(wù)的增加，對(duì)這些政府采購(gòu)項(xiàng)目的備案管理日益顯得薄弱。很多地方?jīng)]有對(duì)社會(huì)中介代理機(jī)構(gòu)、部門集中采購(gòu)、分散采購(gòu)的政府采購(gòu)活動(dòng)建立和制定備案制度與措施。因此造成監(jiān)管機(jī)構(gòu)在一些資料匯總、情況調(diào)查、質(zhì)疑投訴中無(wú)第一手資料，形成政府采購(gòu)活動(dòng)中書證的空白。
備案觀念淡薄。按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)開標(biāo)前公告的發(fā)布、標(biāo)書都要進(jìn)行備案，可是一些采購(gòu)單位對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)后的部門采購(gòu)、分散采購(gòu)活動(dòng)資料備案意識(shí)缺乏。盡管監(jiān)管部門再三督促，可采購(gòu)單位錯(cuò)誤認(rèn)為既然批準(zhǔn)了部門或分散采購(gòu)，就是部門自己的事了，在政府采購(gòu)活動(dòng)程序、不同方式的規(guī)范上就導(dǎo)致很多難以管理的問題，備案也就隨之淡薄。
備案內(nèi)容不明。由于制度上的空白和備案觀念的不強(qiáng)，在很多專地方備案的內(nèi)容不統(tǒng)一，該備案的沒有備，不該備案的卻要求備案，如屬于采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存的資料，一些涉及到商家技術(shù)、價(jià)格的資料，有的監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求備案，而對(duì)開標(biāo)評(píng)標(biāo)的記錄卻不要求備案，對(duì)一些招標(biāo)公告、中標(biāo)公告等應(yīng)該備案的沒有要求，卻要對(duì)專家評(píng)審資料、專家打分匯總表等本屬于代理機(jī)構(gòu)保存的材料要求備案。使代理機(jī)構(gòu)無(wú)所適從，左右為難。
備案時(shí)間不一。有關(guān)地方規(guī)定：采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施前一個(gè)工作日，分別將招標(biāo)公告、招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)審專家名單報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)管部門備案。有的地方是要求到開標(biāo)后再將標(biāo)書，公告等備案，原因是有的監(jiān)管部門要審查標(biāo)書，有的只是備案。
備案手續(xù)不全。主要是對(duì)備案的一些資料沒有交接簽字手續(xù)，一些監(jiān)管部門收到備案資料后，既不出具簽字手續(xù)，也不對(duì)備案資料提出意見，事后迎檢時(shí)卻說(shuō)一些項(xiàng)目沒有備案，資料不全，程序和內(nèi)容和法規(guī)的要求不相符等，使得監(jiān)管和操作出現(xiàn)不必要的誤會(huì)和摩擦。
建立和完善備案制度的建議
建立健全備案制度。一是要出臺(tái)相應(yīng)的管理辦法，使采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有法可依，有規(guī)可行；二是明確相應(yīng)的備案資料，做到備案資料統(tǒng)一，對(duì)主要環(huán)節(jié)資料相關(guān)招標(biāo)活動(dòng)程序進(jìn)行備案，如項(xiàng)目審批計(jì)劃、方式的批復(fù)、招標(biāo)公告、中標(biāo)結(jié)果等；三是根據(jù)《政府采購(gòu)法》，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件的管理和監(jiān)督。做到備案項(xiàng)目與采購(gòu)活動(dòng)中采購(gòu)文件一致，做到備案內(nèi)容一致、保存時(shí)間一致、管理制度一致。
強(qiáng)化部門采購(gòu)和分散采購(gòu)的備案管理措施。在制定部門集中采購(gòu)和分散采購(gòu)相應(yīng)的備案制度的同時(shí)，一是把握對(duì)部門集中采購(gòu)和分散采購(gòu)的項(xiàng)目審批、方式審批資料的備案。二是對(duì)其采購(gòu)過(guò)程必要資料如公告、標(biāo)書、評(píng)標(biāo)辦法、中標(biāo)公告等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和每步程序的主要資料的備案。三是加強(qiáng)采購(gòu)單位在實(shí)施部門采購(gòu)和分散采購(gòu)的檔案建設(shè)工作和備案資料檢查，防止虛假招標(biāo)等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
完善和規(guī)范備案內(nèi)容、時(shí)間、手續(xù)等要求。建立的備案制度中要明確備案詳細(xì)具體內(nèi)容，結(jié)合不同方式、確定不同方式備案主要資料、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的資料，重點(diǎn)要求程序中的哪些手續(xù)和資料需要備案，哪些不備案，明確這些資料備案的時(shí)間限制和規(guī)定，并建立備案的手續(xù)交接和認(rèn)定工作，做到事前沒有備案的后面的工作就不予以批準(zhǔn)，使政府采購(gòu)制度中的牽制制度體現(xiàn)在備案工作上。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息報(bào)
