政府采購檔案管理制度需完善
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發(fā)布日期：2010年05月19日
自2003年《中華人民共和國政府采購法》頒布以來，政府采購作為我國主要的財政支出手段，其采購金額規(guī)模及范圍日益擴大，采購程序及具體實施辦法相對比較完善，但相應(yīng)采購資料的檔案管理制度及實施辦法卻相對滯后。
在政府采購法第四十二條明確規(guī)定“采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r政府采購法對“采購文件”內(nèi)容做了詳細的規(guī)定，但對采購資料的檔案管理制度及具體實施細則確遲遲沒有出臺。
采購資料檔案管理作為政府采購的基礎(chǔ)工作，作為整個采購活動進行情況全過程記錄，是財政及各有關(guān)部門對項目執(zhí)行全過程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對政府采購程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對政府采購的審批和采購結(jié)果的監(jiān)督，也是審計部門進行政府采購活動審計的重要依據(jù)。另外加強政府采購資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進政府采購廉政建設(shè)和提升政府采購形象。
從制度建設(shè)來講，各主管部門對政府采購執(zhí)行程序制定了詳細的執(zhí)行規(guī)范及細則，且在采購實踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購資料檔案管理制度建設(shè)及實施細則上則沒有明確規(guī)定，這是檔案管理實施上的制度漏洞。
政府采購法只是規(guī)定了采購資料的保存及期限，但對如何保存沒有具體規(guī)定，一般來說采購人、采購代理機構(gòu)、監(jiān)管部門均應(yīng)當保存采購活動記錄，而且政府采購法中也明確規(guī)定了采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目的采購文件進行保存，從各地操作經(jīng)驗來說，采購人、代理機構(gòu)和監(jiān)管部門都保存采購檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費，因為采購人、代理機構(gòu)、監(jiān)管部門都需建立自己的檔案部門，還需要安排專人負責；考慮到各部門之間的關(guān)系及各單位對檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬別。
從目前我國政府采購檔案管理的模式來看，主要是依靠代理機構(gòu)或政府采購中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級政府政府采購檔案管理中心。但代理機構(gòu)或者是采購中心僅僅是負責執(zhí)行采購活動中間的一個環(huán)節(jié)，且作為代理機構(gòu)或采購中心僅僅是代理本機構(gòu)的項目，檔案管理僅僅局限在本機構(gòu)、本單位采購活動的資料檔案管理；而且對于采購活動前期和后期的檔案不能及時歸檔也無權(quán)管理。從而采購前期的項目立項、項目審批、預(yù)算審批、采購方式變更、實施采購到采購后期的合同簽訂、項目實施、項目監(jiān)理、項目驗收及款項的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購活動涉及眾多部門，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購中心或代理機構(gòu)實施采購檔案管理明顯是不現(xiàn)實的。隨著采購規(guī)模的日益擴大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購程序的單位保存采購活動記錄，驗收單位保存驗收材料，支付款項的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門各自為政會導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購結(jié)果不一致，嚴重的時候可能會相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗收報告進行付款，對其中的變更無法進一步審查和核實；或者是供應(yīng)商工程項目完工后，因為原項目管理人員的變更或其它原因造成項目遲遲不能驗收，從而人為加大供應(yīng)商回款風險，給政府采購工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過程來講，政府采購監(jiān)管部門往往重視采購程序的執(zhí)行過程及情況，對采購結(jié)束后的驗收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標采購過程的活動記錄，對其它和采購有關(guān)的活動重視不夠。
從廉政建設(shè)來看，嚴格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購活動現(xiàn)象的發(fā)生，促進政府采購法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對以上存在問題，有以下幾點建議：
財政部門出臺政府采購檔案管理制度及具體實施細則；建立統(tǒng)一的政府采購檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進行管理，同時加強采購檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購和公共財政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購活動全過程的記錄，還應(yīng)包括對政府采購活動的最終評價以及為財政投資提供科學決策的依據(jù)。
來源：中國政府采購網(wǎng)
在政府采購法第四十二條明確規(guī)定“采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r政府采購法對“采購文件”內(nèi)容做了詳細的規(guī)定，但對采購資料的檔案管理制度及具體實施細則確遲遲沒有出臺。
采購資料檔案管理作為政府采購的基礎(chǔ)工作，作為整個采購活動進行情況全過程記錄，是財政及各有關(guān)部門對項目執(zhí)行全過程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對政府采購程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對政府采購的審批和采購結(jié)果的監(jiān)督，也是審計部門進行政府采購活動審計的重要依據(jù)。另外加強政府采購資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進政府采購廉政建設(shè)和提升政府采購形象。
從制度建設(shè)來講，各主管部門對政府采購執(zhí)行程序制定了詳細的執(zhí)行規(guī)范及細則，且在采購實踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購資料檔案管理制度建設(shè)及實施細則上則沒有明確規(guī)定，這是檔案管理實施上的制度漏洞。
政府采購法只是規(guī)定了采購資料的保存及期限，但對如何保存沒有具體規(guī)定，一般來說采購人、采購代理機構(gòu)、監(jiān)管部門均應(yīng)當保存采購活動記錄，而且政府采購法中也明確規(guī)定了采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目的采購文件進行保存，從各地操作經(jīng)驗來說，采購人、代理機構(gòu)和監(jiān)管部門都保存采購檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費，因為采購人、代理機構(gòu)、監(jiān)管部門都需建立自己的檔案部門，還需要安排專人負責；考慮到各部門之間的關(guān)系及各單位對檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬別。
從目前我國政府采購檔案管理的模式來看，主要是依靠代理機構(gòu)或政府采購中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級政府政府采購檔案管理中心。但代理機構(gòu)或者是采購中心僅僅是負責執(zhí)行采購活動中間的一個環(huán)節(jié)，且作為代理機構(gòu)或采購中心僅僅是代理本機構(gòu)的項目，檔案管理僅僅局限在本機構(gòu)、本單位采購活動的資料檔案管理；而且對于采購活動前期和后期的檔案不能及時歸檔也無權(quán)管理。從而采購前期的項目立項、項目審批、預(yù)算審批、采購方式變更、實施采購到采購后期的合同簽訂、項目實施、項目監(jiān)理、項目驗收及款項的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購活動涉及眾多部門，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購中心或代理機構(gòu)實施采購檔案管理明顯是不現(xiàn)實的。隨著采購規(guī)模的日益擴大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購程序的單位保存采購活動記錄，驗收單位保存驗收材料，支付款項的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門各自為政會導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購結(jié)果不一致，嚴重的時候可能會相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗收報告進行付款，對其中的變更無法進一步審查和核實；或者是供應(yīng)商工程項目完工后，因為原項目管理人員的變更或其它原因造成項目遲遲不能驗收，從而人為加大供應(yīng)商回款風險，給政府采購工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過程來講，政府采購監(jiān)管部門往往重視采購程序的執(zhí)行過程及情況，對采購結(jié)束后的驗收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標采購過程的活動記錄，對其它和采購有關(guān)的活動重視不夠。
從廉政建設(shè)來看，嚴格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購活動現(xiàn)象的發(fā)生，促進政府采購法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對以上存在問題，有以下幾點建議：
財政部門出臺政府采購檔案管理制度及具體實施細則；建立統(tǒng)一的政府采購檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進行管理，同時加強采購檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購和公共財政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購活動全過程的記錄，還應(yīng)包括對政府采購活動的最終評價以及為財政投資提供科學決策的依據(jù)。
來源：中國政府采購網(wǎng)
